摘要：当前，在信息化技术迅速发展的趋势下，学校档案信息化建设已经成为学校日常工作的一个重要组成部分，是教学辅助工作的重要环节，档案管理水平也成为衡量一所学校整体管理水平的重要标志之一。在多元的信息化手段下，许多学校都开始实行档案信息化管理，但如何更好地依靠信息化手段来推动学校整体管理水平的提升仍是一个值得我们认真研究的课题。本文就当前中职学校档案管理的现状，具体探讨如何促进中职学校档案管理工作的规范创新与信息化建设。

关键词：中职学校档案管理工作;规范创新;信息化建设

1、中职学校档案信息化管理存在的问题

1.1软硬件经费投入仍需进一步加强

硬件设施设备和软件系统是信息化管理建设的两翼，两者缺一不可。 随着国家对人社档案信息管理的日益重视，经费投入也逐年加大，但是相比较于信息技术的更新发展，人社档案的信息化硬软件建设有待进一步提升。特别是在当前城镇化日益推进，跨省、跨地区人口流动性不断加强的背景下，地域间人社信息交流共享增多，更需要强大的信息化支撑。同时，由于设备和系统投入不足，仍有大量的纸质档案材料和人社管理事务没能建立有效的信息管理系统，人社部门档案信息化管理的开发距离社会对人社公共服务的高质量要求还有一定差距[1]。

1.2档案管理人员信息化管理意识和专业能力不足

档案学在高校属于冷门专业，学习该专业的学生并不多，因此，进入人社部门的档案学专业人员数量比较少，同时，既是档案学毕业，又掌握一定信息技术能力的复合型人才更是稀缺。 虽然，人社部门对档案管理人员在入职前和工作过程中，进行了培训，但这些培训多为业务流程培训，对档案学专业知识和信息技术专业知识培训不多。 因此，在人社部门专职或兼职从事档案管理工作的人员，普遍档案管理意识不强，信息化管理专业能力不足。

1.3人社档案信息化管理缺乏严格的制度和流程规范

近年来，我国虽已出台了大量的档案信息化管理标准，但是真正具有现代信息化意义且符合人社档案管理要求的制度标准并不多，人社部门往往根据自身信息管理设施设备情况，自行制定信息化管理的制度和基本流程，这种因人因设备而制定的管理流程具有一定的灵活性和适应性，但却并不规范和科学，特别是没有形成一套档案收集、传输、处理、索引、查阅、管理、调取等基本流程，影响了档案的共享使用。

1.4档案信息安全意识和防范能力有待提高

人社档案的安全程度直接关系到群众的切身利益，信息化管理背景下的档案安全主要包含网络安全和系统安全两部分。 网络安全主要是由于病毒、黑客等对信息的窃取，系统安全则是硬件软件自身的安全性，需要管理人员要有较强的专业使用能力和维护能力。 因此，人社部门要牢固树立信息安全意识，通过硬软件建设提高防范信息泄露和信息丢失等问题的发生。

2、中职学校档案信息化管理改进的策略

2.1增加经费投入，加强硬件和软件基础建设

人社档案信息化管理的前提是纸质档案材料的保存要科学完整，基础是储存运行信息的硬件设备和软件系统要安全可靠。 这就要求人社部门在工作过程中，首先要建立专用经费，加强档案室建设，切不可认为，有了档案的信息化管理，就可以忽视档案实体管理。其次，在高标准、专业化建设档案室的过程中，以严谨的专业态度，利用多种媒介完成对纸质信息的输入。 同时，增加经费投入，更新软硬件设备，提升信息化管理水平。 其中，硬件设备包含服务器、存储硬盘网络设备、多元终端及其他资源;软件系统包含支撑信息输入、索引、查询、调阅、管理等诸多子系统，各系统之间的共融共享必须以畅通安全的网络系统为基础[2]。

2.2加强档案信息复合型人才的引进和培养

具备档案管理和信息技术处理双重专业能力的复合型人才是推进人社档案信息化管理的关键。如何才能提高管理人员的信息化意识和信息化能力？一是领导高度重视，提高引入标准，构建专业的档案信息化管理团队。在人社部门招聘中，要单列档案员编制计划，并在招聘条件中明确提出档案学专业和信息技术等级标准等要求把好引入关。二是强化对从业人员的信息化专业培训。 方面，组织专职档案管理人员参加上级人社系统的专业化培训，鼓励其到高校接受档案学、信息学培训;另一方面，要加强对全体从业人员的信息化培训，要让全体工作人员充分认识到档案管理是一项系统工程，需要每个人在工作的过程中为之付出努力。三是加强高层次档案信息化管理人员的交流学习，注重对档案信息化管理操作人才、研究人才和管理人才的分类培养。

2.3重点建好数字化管理服务平台

根据人社工作类别和内容，分门类、分流程，精心打造好数字化管理服务平台，使工作人员在办公的第一时间完成信息的收集、输入、提取、管理等，实现业务办理和档案管理的有效衔接。对于数据、文字、纸质资料等不同信息来源，形成不同的收集和输入方式。 数据资料以汇总整理导入为主，按照存档要求提前设计好数据库存储格式，各部门定期汇总数据，分批次导入档案数据库。纸质材料要现场进行电子扫描并上传系统，同时分传档案管理系统，由档案管理人员根据业务属性，分类保存。日常的档案信息化管理包含编目、索引、查阅、调取等环节，因此在数字化管理平台的设计上要突出档案的使用功能，便于各类资料的快速查询。与此同时，配套建设智能化的实体档案室，与电子信息档案呼应，实现电子信息查询和实物资料印证的结合。

2.4完善人社档案信息化管理的制度和流程

人社部门在建设档案信息化管理制度和流程的过程中，必须坚持系统性、应用性和共享性的原则。 国家对于人社等各行业的档案信息化系统建设都有着严格的制度规范和具体要求。 就档案信息化管理的基本规范等。 档案数据是档案信息化建设的基石，档案数据包含数字、图片、多媒体及编程专业语言等，规范的档案数据对档案的信息化管理至关重要，管理人员要严格按照国家规范和系统软件要求，输入数据要素，确保不因数据输入错误引起档案信息的不准确。档案信息管理应用规范主要是指档案管理各环节的规范，信息技术条件下的档案管理实现了文件、数据等的无纸化传输，档案管理人员必须突破原有的纸质档案管理的思维，根据规范要求，优化档案信息化管理各环节，确保档案信息条理清晰、准确无误，同时，实行档案审查部门负责制，将优化档案管理环节和细化责任要求相结合，提高档案信息提报的速度和准确率。

2.5完档案信化管理安全保障机制

安全系数是判定信息化管理水平高低的重要因素。人社工作的特殊性， 对档案信息安全有着更高的要求。因此，人社部门要从硬件安全、网络安全、软件应用三个方面提升档案信息化管理的安全水平。硬件安全首要的是硬件的质量，部门在硬件设备的采购上，要将质量安全放在首位，高标准配置信息化管理设备。 在使用过程中，要建立使用反馈机制，对出现问题的硬件设备及时上报、及时维修，排除潜在的硬件系统安全风险。为防患于未然，档案管理人员要对资料进行多份存储，以免因突发原因，丢失档案信息。 网络安全也是信息化管理经常遇到的问题，为杜绝此隐患，管理人员要安装安全系数高、防御风险能力强的防病毒软件，定期对软件进行安全监测，同时建立电脑病毒等预警机制，与不同区域的人社部门加强信息安全措施的经验交流。加强软件系统安全，要求系统管理者设置访问权限、身份验证等手段，加强对个人用户的保护，避免因系统操作不规范或系统设置漏洞泄露用户信息，影响档案管理。

3、影响中职学校档案信息化因素

3.1档案信息化建设的水平因素

在进行档案管理的信息化建设过程中，由于档案管理很容易受到技术水平的限制和传统的档案管理的理念的影响，就导致在实际的档案管理工作过程中，虽然有的档案管理部门已经配备了相应的计算机设备来进行档案信息化管理，但是，档案管理人员仍然难以将计算机设备合理地利用起来，只讲这些设备用于日常的办公工作。在这样的背景下，档案管理人员如何通过提升自己的技术水平，利用相应的计算机设备进行对信息化数据的收集整理，提升档案信息的管理水平和管理效率，已经成为了制约档案信息化建设的重要因素之一。随着互联网技术和计算机技术的进一步发展，用户对于档案信息的要求也越来越高，针对这样的情况，如何改变传统的思维观念，有效地开发出新型的档案管理技术，已经成为了档案信息化建设的重要问题之一。

3.2档案信息化建设的认知因素

在进行档案信息化建设的过程之中，还存在着档案管理领导对档案信息管理的重视程度不够的问题，其集中体现在档案管理部门并没有针对档案信息化建设提供一套完整的管理体系，对档案信息化建设的认识和重要性评估也不到位。在实际的档案管理工作过程之中，档案管理工作人员被传统的思维观念所笼罩，只注重对档案的收集，并不注重对档案的合理利用和分析，难以充分发挥出档案的宝贵价值，严重浪费了档案资源。

3.3档案信息化建设的观念因素

在传统的档案收集过程中，档案收集管理人员只需要将档案资料收集进入相应的保管仓库之后就没有别的任务了。但是，随着人民群众对信息的需求的逐步提升，对于存储的信息的合理利用已经逐步超过了信息本身的价值。因此，档案管理人员应当合理地改变自身的观念，学会如何有效地利用档案信息资源，重视对档案的信息化管理，但是，截至目前为止，大部分的档案信息管理人员仍然难以意识到档案信息化的重要性，难以满足对信息的处理要求。

4、档案信息化基础设施建设

软、硬件基础设施是档案信息化建设的物质要件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。软、硬件基础设施的核心是信息网络，充分利用公共网络环境构建符合特定要求的档案信息网络平台，是档案化基础设施建设的重要内容。档案信息基础设施建设的主要任务有两项：

4.1配置信息处理设备

其任务是配置适应档案信息网络平台需要的计算机、服务器、扫描仪、数码摄录机、复印机、打印机等信息处理设备，构建档案信息处理的硬件环境，提高应用计算机管理档案的普及率。

4.2建设和完善档案网络

根据服务对象和服务范围的不同，目前档案信息传输、利用的网络环境可分为三个层次：档案局（馆）内部的局域网、连接政府各部门的政务网、连接公众的外部互联网。三网应当实行物理隔离，形成独立的网络体系。

5、档案信息资源建设

档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发利用是档案信息化建设的核心内容，标志着档案信息化发展的水平，决定了档案信息化建设的成效。档案信息资源建设的具体任务有以下几项。

5.1档案目录数据库建设

档案目录数据库又称为“档案机读目录”或“档案电子目录”，是存储在计算机内，使用某种数据库管理系统（如SQL-SERVER、ORACLE等）组织管理起来的档案目录数据集合。根据著录对象的不同，档案目录数据库分为文件级目录数据库、案卷级目录数据库和专题目录数据库三大类。

5.2档案目录中心建设（区域档案文献目录中心）

档案目录中心是在集成各级、各类档案馆目录数据的基础上建立起来的档案目录数据交换、共享平台，它是实现更大范围内档案资源共享的有效手段。档案目录中心根据其汇集目录的类型或范围的不同而分为专业档案目录中心和区域档案目录中心。利用网络平台实现档案目录数据的集中和共享是档案目录中心建设的目标。

5.3电子文件归档管理

在数字形式的文件占形成文件比重越来越大的今天，电子文件将成为未来档案的主要来源。加强对电子文件的归档管理，制定电子文件归档管理规范，实现从电子文件到数字档案的“无缝连接”，是档案信息资源建设最艰巨的任务。

5.4档案数字化

档案数字化是指利用扫描技术、多媒体技术、数据压缩存储技术等将传统介质的各种档案通过扫描、拍摄、采集转换成为可在计算机系统中存储，在网络环境中传输的格式规范、结构有序的数字档案的过程。根据数字化对象的不同，档案数字化可分为纸质档案数字化、照片档案数字化、声像档案数字化和缩微胶片数字化等。档案数字化的实质是传统档案信息向现代数字环境的迁移，是为了解决传统档案信息对数字环境的不适应性而采取的技术措施。

参考文献

[1]刘月，毛静雯，田凤伟.信息化视角下高校档案管理的现状、问题与对策[J].办公室业务，2020（05）：121+123.

[2]马静.学校档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].办公室业务，2019（10）：90.