摘要：本地居民档案管理具有重要的作用，其能够为社会治理、社会服务等各项社会工作的开展，提供必要的信息支撑和依据，是保证社会和谐、有序运转，促进社会建设的前提要素之一。不过，随着本地居民人口数量的增多，本地居民档案管理的难度也变得越来越高，传统的人工档案管理方式，已经不能在适应当前的本地居民档案管理需求，如本地居民的档案信息不能得到及时的更新，档案管理的规范性不能得到保证，容易出现各种疏漏，还会极大增加档案管理人员的工作压力等等。从而使得本地居民档案管理的效率和质量大打折扣，难以体现出本地居民档案在社会工作中的价值，制约社会的管理和建设、发展。为解决这样的难题，在当前的本地居民档案管理中，应全面加强对信息化技术的应用，推进本地居民档案管理信息化建设，借助信息化技术的功能和优势，提高本地居民档案管理的效率和质量，减轻档案管理人员的工作压力，更加充分的发挥出本地居民档案对社会管理和建设、发展的促进作用。本文首先分析了本地居民档案管理信息化建设的意义，然后主要就本地居民档案管理信息化建设的途径，提出了部分探讨性建议。

关键词：本地居民;档案管理;信息化;意义;建设途径

本地居民档案管理旨在全面掌握地方常住人口及流动人口的居住信息、就业信息、健康信息、流动信息等，为社会治理、社会服务等各项社会工作的开展，提供信息支撑和依据，促进社会的管理和建设、发展。尤其是在疫情防控背景下，通过本地居民档案管理能够有效辅助人口流调，帮助优化防疫资源分配，为防疫决策提供依据，对提升防疫工作的科学性、有效性来说作用重大[1]。除此之外，本地居民档案管理还能够帮助地方社会建设做出更加合理的规划，辅助就业指导、医疗卫生服务等各项社会工作的开展。在如今的信息化时代下，为了更好的落实本地居民档案管理，应改变传统的人工档案管理方式，积极推进本地居民档案管理信息化建设，借助信息化技术的功能和优势，提高档案管理的效率和质量，更有力的促进社会管理和建设、发展。

一、本地居民档案管理信息化建设的意义

（一）及时更新本地居民档案信息内容

随着本地居民人口数量的增多，以及本地居民档案管理规范性要求的提高，其档案管理任务也变得越来越繁重，需要对地方常住人口及流动人口的各项信息进行收集、整理、保管以及鉴定、统计和利用，而且本地居民档案信息内容要越新，才越符合现实社会情况，具有更高的利用价值。但在传统的人工档案管理方式下，面对如此大量的人口和信息，以及如此繁琐的档案管理流程、环节，是很难做到及时更新本地居民档案信息内容的，档案所记录的情况滞后于现实社会情况成为常态，导致本地居民档案的可利用价值降低，甚至可能对相关社会工作的开展造成误导[2]。通过本地居民档案管理信息化建设，借助信息化技术在即时通讯方面的便捷性和优势，可以帮助档案管理人员，更加快速的掌握本地居民情况的变化，及时更新本地居民档案信息内容，保证档案信息内容符合真实的居民和社会情况，避免出现档案信息过于滞后于社会现状的问题，使本地居民档案具有更高的利用价值。

（二）提高本地居民档案管理的效率和质量

如上所述，本地居民档案管理涉及到的具体信息内容非常多，包括居住信息、就业信息、健康信息、流动信息等等。并且除了要对这些信息进行及时的收集之外，还要对其进行规范的整理、保管、鉴定和科学的统计、利用。在人工档案管理方式下，完全依靠人力来完成这一系列的工作，进度会非常的缓慢，因为档案管理经验再丰富的人，其思维能力和行动能力都是有限的，所以档案管理工作的效率也就会受到明显限制，最终出现对档案信息的处理速度，跟不上档案信息更新速度的情况[3]。再者，人工档案管理难免会由于人工作的匆忙和失误，出现各种档案信息内容上的疏漏，如常见的档案信息内容不全、不规范、缺失、模糊等等，致使档案信息内容出现质量问题，可读性、可用性大大下降，得不到有效的开发和利用。而信息化技术具有非常高效的数据信息处理能力，而且具有自动化甚至是智能化功能，通过本地居民档案管理信息化建设，将信息化技术应用到档案管理中来，可以更为高效和规范的帮助档案管理人员完成相关工作，不仅能够提高档案管理工作的效率，同时还能够规避人工无意间造成的档案信息内容质量问题，提高档案管理工作及其信息内容的质量，使本地居民档案具有更高的开发和利用价值。

（三）促进本地居民档案共享、利用

本地居民档案管理，具有双重价值，其最基础的价值体现是历史文化价值，因为其以居民的个人信息为要素，详细的记录了地方社会的发展、变化情况。其另一价值的体现，则为现实性的利用价值，如可以辅助进行地方疫情防控，辅助就业指导、医疗卫生服务等各项社会工作的开展，促进地方社会的管理和建设、发展。但是传统人工档案管理方式，在档案的共享和利用上存在非常大的限制，因为纸质化的档案不仅存储信息所占的物理空间非常大，而且对档案的调阅、查询也困难重重，任何的政府部门、行政事业单位要想使用本地居民档案，都将会是一个浩大的工程，而且即使是获得了本地居民档案，也难以凭借人工的方式，从中分析、挖掘得出充分的有用信息，不能最大限度发挥出本地居民档案管理的作用价值。在前文当中已经提到，信息化技术具有即时通讯方面的功能和优势，其本质上是即时性的数据信息传输能力，将其应用到本地居民档案管理中来，可以直接将纸质档案信息转换为电子化的存储方式，不仅节约存储所需的物理空间，而且调阅、查询也更加的方便[4]。通过网络和计算机等信息化设备，还能够在具有权限的前提下，随时、随地访问本地居民档案信息，从而促进本地居民档案的共享和利用。任何政府部门、行政事业单位如有需要，便可以快速的访问、获取本地居民档案，再利用信息化技术对档案信息内容进行全面、深入的分析，从中获得更全面、更详细的可用信息。

（四）减轻本地居民档案管理人员的负担和压力

传统的人工档案管理工作方式，不仅会使得档案信息内容更新滞后，降低档案管理的效率和质量，限制档案的共享和利用，其还有另外一个不能忽视的弊端，那就是会给档案管理人员带来非常大的负担和压力[5]。档案管理工作的专业性较强，而且涉及到了脑力劳动和一定的体力劳动，因此面对繁重的工作任务，档案管理人员会承受很大的负担和压力。在这样的情况下，即使档案管理人员具备专业的档案管理知识和能力，也具备丰富的档案管理工作经验，也难免会显得力不从心。推进本地居民档案管理信息化建设，将信息化技术应用到本地居民档案管理中来，可以把大部分重复性、机械性的档案管理工作内容，交由信息化技术进行高效、规范的处理，让档案管理人员可以将自身工作的重心和注意力，投放到更有价值和创新空间的工作上来，减少其工作量，减轻他们的工作负担和压力。

二、本地居民档案管理信息化建设途径

（一）打造性能优越、功能全面的本地居民档案管理信息化平台

自十八大会议以来，习近平总书记便数次强调，要不断改进和优化国家治理体系。十九大会议上，习近平总书记宣布中国特色社会主义进入了新时代，这标志着我国的整体建设发展步入了一个新的阶段，不过其同时也作出了加强和创新社会治理，加快服务型政府建设的新指示、新要求，旨在适应新时代下的社会治理需求，进一步提高社会服务品质。在习近平总书记的指示和要求下，各地方都相当重视自身的社会治理与社会服务建设，在就业、医疗、防疫等各项中心工作上投入巨大，也取得了理想的工作成效。但地方各级领导还需要认识到本地居民档案管理对各项社会工作的重要性，以及本地居民档案管理信息化建设的意义所在，在抓好各项中心工作的同时，还应增强对本地居民档案管理信息化建设的投入，打造性能优越、功能全面的本地居民档案管理信息化平台。如各地方都应当根据本地居民档案管理需求，配置性能适用且具有预留空间的各类硬件设备，包括本地居民档案管理服务器，档案管理工作站计算机、扫描仪、专用的内部网络，以及信息安全设备等等[6]。在具备了这些硬件设备支撑的基础上，各地方还需要从本地居民档案管理的具体工作内容出发，开发专用的本地居民档案管理信息化系统软件，将本地居民档案管理的收集、整理、保管以及鉴定、统计和利用等一系列工作环节，集成到本地居民档案管理信息化系统中去，让档案管理人员能够“一站式”的完成档案管理工作。期间，要尤为注重对本地居民档案管理信息化系统功能的开发，要使其具备较高的自动化、智能化能力，如自动检查档案信息的规范性、完整性，自动补全可以逻辑推测出的档案信息等，能够替代档案管理人员处理重复性、机械性的工作任务，有效提高档案管理的效率和质量。

（二）利用信息化技术布局本地居民档案信息收集网络

在前文当中已经提到，本地居民档案信息内容要越新，才越符合现实社会情况，具有更高的利用价值。为了能够及时的更新本地居民档案信息内容，在本地居民档案管理信息化建设中，应当利用信息化技术布局本地居民档案信息收集网络，如各个社区可以通过互联网建立网络工作群，通过该工作群及时汇报本地居民变动情况，以一户一档的方式，进行居民情况信息统计，做到24小时关注动态，每月再进行一次集中性的本地居民情况汇报，对档案信息的更新情况进行核对，从而保证本地居民档案信息内容符合现实社会情况。这样的本地居民档案信息收集网络是非常实用的，特别是在疫情防控背景下，其可以发挥出突出的作用、价值[7]。如但凡本地居民家中出现了外来暂住人口，信息便可以立即被社区收集并汇报到档案管理工作单位，档案管理工作单位在获悉情况后随机更新档案信息，同时向疫情防控部门告知具体情况，帮助协调疫情防控工作，防范外来暂住人口引起和传播疫情的风险。

（三）采用信息化技术进行流动人口档案管理

在本地居民档案管理工作中，除了要全面、详细的记录常住人口的居住信息、就业信息、健康信息等，同时还需要对流动人口的相关信息进行档案管理。在传统人工档案管理方式下，对流动人口的档案管理存在很大的难度，因为流动人口的流动性非常强，不一定能够及时的收集到相关信息，容易导致地方本地居民档案管理不全面的情况，尤其是难以准确掌握其行程，这对于防疫工作的开展是极其不利的。而采用信息化技术，可以专门对流动人口进行特殊的档案管理，如可以在档案管理信息化系统中，对流动人口进行标识，不论是访亲访友、旅游暂住还是务工，都可以将他们的档案信息集中起来，方便档案管理人员定时通过电话、微信等方式，对其个人居住、工作、健康，特别是行程情况进行了解，做到实时跟踪个人行程，促进疫情防控工作的开展。

（四）基于信息化技术充分共享、利用本地居民档案

为了最大限度发挥出本地居民档案的作用、价值，在本地居民档案管理信息化建设中，一定要基于信息化技术的应用，充分共享、利用本地居民档案。如本地居民档案管理部门，应当同相关的政府部门、行政事业单位，以及其他地方的本地居民档案管理部门，建立起本地居民档案共享体系，可取的具体方式有两种，第一种是在严格遵守本地居民档案保密制度的前提下，对相关单位开放访问档案资源的途径，予以其访问本地居民档案的权限;二是可以共同建立云端档案数据库，相关单位将可以共享的本地居民档案上传到云端档案数据库中，任由合作单位访问[8]。不过在这个过程当中需要注意一点，那就是要在各个单位相互之间，建立统一的本地居民档案管理信息化技术标准，如本地居民档案信息数据的存储格式、传输格式、加密方式等等，都需要统一起来，避免对本地居民档案的共享造成阻碍，这样才能真正促进本地居民档案的共享、利用，达到最大限度发挥出本地居民档案作用、价值的效果。

（五）完善本地居民档案管理信息化制度

在本地居民档案管理信息化建设过程当中，由于工作环境、条件的改变，会使本地居民档案管理呈现出一些新的特点，因此在本地居民档案管理的制度上也需要随之做出调整和完善，这样才能提高本地居民档案管理信息化的规范性。实践中，首先是需要根据本地居民档案管理工作的本质要求，从既往的档案管理工作中汲取经验，将可用的、适用的制度直接移植到信息化的本地居民档案管理工作中来，如对本地居民档案信息内容的制度要求，就不论如何都不会发生变化，在信息化的本地居民档案管理中，应当继续严格执行。另外是应当基于信息化的档案管理工作转变，以《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》、《全国档案信息化建设实施纲要》等为指导，结合本地居民档案管理工作需求，对本地居民档案在信息化管理中的收集、鉴定、整理、编撰、统计以及保管、研究和利用等，做出明确的制度约束，不能损坏居民的隐私权。

（六）将大数据技术合理的应用到本地居民档案管理中来

本地居民档案管理信息化建设一定不能局限于对一般信息化技术的应用，应创新性的将大数据、人工智能等技术，应用到本地居民档案管理中来，更好的辅助本地居民档案管理工作开展。当前，大数据技术已经相当的成熟，在诸多领域当中已经得到了应用，并在各行业的进步与革新中发挥出了重要的作用。所谓的“大数据”，其指的是对巨量数据的收集、整合、存储与分析和利用，IBM公司指出大数据具有数据量大、效率高、数据类型多样、价值密度低以及真实可靠等特点。需要指出的一点是，“价值密度低”是相对大数据的数据信息体积而言的，只要能够对大数据进行有效的分析、利用，其所能够带来和创造的价值，实际上是无法估量的。在本地居民档案管理信息化建设实践中，应首先考虑本地居民档案管理的大数据存储技术的问题，就大数据的发展现状来看，存储技术主要包括了New SQL、No SQL以及分布式文件系统等，通过对这些技术的应用，能够基本满足本地居民档案管理大数据存储要求。另一方面，要更加专注于对大数据分析技术的建设，这是大数据及其应用的核心，如现阶段大数据分析技术主要有机器学习、情报检索、数理统计分析、可视化分析、专家系统等。本地居民档案管理可以根据居民档案的特点和信息分析需求，应用不同的大数据分析技术，为疫情防控、就业指导、医疗卫生服务等各项社会工作的开展，提供更加丰富、详实的参考和依据。

（七）加强本地居民档案管理信息化安全建设力度

在本地居民档案管理信息化建设中，信息安全问题是非常敏感和特殊的，并且必须要落到实处。一定要加强本地居民档案管理信息化安全建设力度，全力保证本地居民档案的信息安全，不能出现任何的档案信息泄露，否则便会损害到居民的个人隐私权，引起不良的社会舆论。实践中，首先是需要做好对本地居民档案管理信息化平台服务器、专用数据存储设备等硬件的保护工作，使其可以免受水、火、空气湿度等外界的危害与影响。其次是需要对本地居民档案进行必要的加密保护，如果需要传输本地居民档案，例如不同单位之间的档案数据信息共享，应使用VPN——虚拟专用网络，建立私密的数据通道。再者应综合性的应用好防火墙、访问控制、身份认证等相关信息安全技术，防止平台受到外部的非法访问和攻击。为了避免本地居民档案信息因为平台故障，或是外部攻击等原因，遭到破坏造成损毁，导致之前的所有工作付出功亏一篑，应定时对本地居民档案数据库进行备份，强化本地居民档案管理信息化平台的容灾能力[9]。即使是出现了上述损毁的情况，也可以基本恢复本地居民档案数据，减少可能出现的损失。最后，是要严格限制档案管理人员的平台操作权限，要求一人一号登录本地居民档案管理信息化平台系统，相互之间不得出现跨号、跨权限、共用账号操作等行为，全面确保本地居民档案管理信息化安全。

三、结语

在如今信息化时代下的本地居民档案管理中，应当将自身的信息化建设作为一项关键课题，积极加强研究、探讨与实践。一方面既要客观、深入地认识到本地居民档案管理信息化建设的意义，另一方面更要采取科学的本地居民档案管理信息化建设策略。将信息化技术合理的应用到档案管理中来，借助信息化技术的功能和优势，全方位提高本地居民档案管理的成效。

参考文献

[1]龙一鸣.数字化时代档案管理信息化建设分析[J].文化产业，2022（11）：92-94.

[2]史菲.提升事业单位档案管理信息化建设的方法与策略[J].数字通信世界，2022（03）：176-178.

[3]李莹.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].科技风，2021（15）：96-98.

[4]从卫春.信息化推动社区居民健康档案管理方法探讨[J].中国医学装备，2010（06）：26-28.

[5]李娜.居民档案信息化管理对社区公共卫生服务的影响[J].黑龙江档案，2021（02）：150-151.

[6]吴晓伟.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].兰台内外，2020（26）：4-6.

[7]刘永，赵旺，任妍.跨界融合模式创新驱动档案信息化建设探讨——以智慧城市档案管理云平台体系建设为例[J].档案管理，2017（03）：4-9.

[8]李全喜.流动人员人事档案信息化管理建设存在的问题与对策[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2017（06）：11-12.

[9]刘莎.档案信息化管理的风险识别与安全管理策略研究[J].山西档案，2020（01）：94-103.

作者简介：管有恒（1980.03—）女，傣族，云南芒市，大学，馆员，研究方向：档案。