摘要：近年来，随着我国档案事业的发展，我国的信息化建设与应用水平不断提高，传统的纸质档案模式已无法适应我国档案事业的飞速发展。因此，在幼儿园档案数字化建设中，必须加强对档案的管理，提高档案管理的整体水平，加强信息化建设，实现信息资源的共享。在此基础上，必须加强对档案数字化的安全管理，以保证其在幼儿园教育、教学中的应用。

关键词：档案管理;资源共享;数字化建设方法

引言

随着信息技术在我国的应用领域日益扩大。将数字技术应用到机关档案管理工作中，有助于提高档案工作的工作效率和水平。作为幼儿园的档案工作人员，不仅要学习如何建立标准化的档案，更要顺应时代潮流，正确认识档案工作中存在的问题，转变传统的档案管理理念，提高档案工作的服务意识，真正做到为教育和教学服务。

1、数字化技术概述

随着计算机技术的全面运用，数字技术应运而生，其应用范围很广，而且有很好的针对性，主要表现形式为虚拟的载体。对于复杂的数据，采用数字技术进行处理、传送，以虚拟载体的形式存储信息，方便数据的收纳和检索。虚拟化是数字技术发展的一个主要特征。在实际应用中，由于要处理海量的、复杂的数据，所以其传输和分析能力需要更强。计算机的运行效率明显，采用了数字化技术，处理速度大大加快，符合档案管理的信息化需求。

2、档案数字化的重要性

2.1对历史文献的保护是当务之急

利用数字档案管理的方法，加速了档案工作的信息化，能够更好地提高档案的运行效率。特别是一些纸质文件由于保存时间过长，使用时存在着很大的不便和损坏的危险，很难发挥其实际价值。通过数字化，既能有效地提高档案使用的效率，又能建立起专业的档案资料平台，使档案资料更广泛地共享。

2.2顺应时代发展的根本潮流

数字档案的数字化，使档案的使用方式更加多样，也有利于更好地发掘其潜力。建立档案管理体系，加速档案数字化的进程，对提高档案资源的使用效率具有重要意义。目前，要建立一套专门的档案管理体系，以全面地记录档案资料，克服传统的档案管理方法的局限以及多种因素的制约，使档案的实际应用价值得以充分发挥。

2.3对加强原始资料的保护

档案因其本身的特殊性，与其他的史料、文献资料相比，档案的原稿、孤本也是最有价值的，然而，由于时间、空气、环境等多种因素的影响，往往会造成档案的破损，例如档案馆发生火灾，可能会烧毁一批珍贵的档案;或者失窃，那么大量的数据和物品就会丢失;经常翻阅也会对大量的珍贵档案，产生一定的损耗，因为在没有消毒的情况下，翻阅时诸多不可控因素都有可能造成档案不可逆转的损失，影响乃至损毁档案的历史价值，档案数字化建设则避免了上述档案管理的弊端，不仅大大提升了原始档案的保存和利用效率。同时，利用数码技术，对档案进行加密、备份、上传等技术手段，不仅可以取代原有档案，还可以延长档案的保存期限，从而更好地保护档案。这样，就可以实现对文件的永久保存。此外，还可以利用数码影像技术对档案资料中的模糊、退色的文字进行复原，并对受损、破损的图片进行修补，尽可能地避免或减少文件的损坏和丢失。

3、幼儿园档案数字化建设方法

3.1幼儿园加强档案数字化建设，实现资源共享

（1）幼儿园要加强档案数字化建设。幼儿园档案管理人员要强化档案管理工作。传统的纸质文件既有教材，又有教职工的个人信息，难以实现资源的共享。随着电子时代的来临，原来的文件被转化成文字、声音和视频文件，存储在电脑、移动硬盘等媒体中，不仅可以随时从电脑中提取文件，而且可以随时查阅。

（2）档案数字化建设更加有效地实现了资源共享。所有拥有校园网共用权限的老师，均可凭存取口令存取文件。此外，由于电子文件存取在时间和空间上都没有任何的限制，使得使用者的操作更为便捷。

3.2做好数字化档案的安全性管理

（1）实行档案保管的“双套制”。幼儿园档案管理包含了领导档案、家校合作档案、规章制度档案管理，由于档案的遗失，会影响到园内的事务，也会影响到教职工的教学，所以，档案管理可以实行“双套制”，即在档案管理的基础上，实行档案管理，对重要档案的同一内容，采用纸质档案与电子档案相结合的方式。

（2）对档案进行集中、统一管理，由教研室制定并须存档的电子文件由专门人员负责。幼儿园教研室形成的各类档案，可以储存在特定的校园硬盘中，也可以储存在加密的网盘、云盘中，由学校的教研室老师将形成的电子文档，分逻辑存档和物理存档，重要活动的电子文档都要在活动结束后进行归档。

3.3领导重视，完善档案管理体系，强化全员参与档案管理意识

（1）领导要高度重视档案管理工作。档案管理在学校的整体使用中占有举足轻重的地位，所以在幼儿园的领导下，要把档案管理工作放在首位，建立一个综合档案室，并由专门的人员负责。以此为依据，引导全体教师积极主动地投入到档案的工作中来，引导每位老师学习电脑、学习如何上传档案，并协助档案管理员建立健全档案。同时，作为幼儿园档案工作的老师，要不断提高自身的素质，使自身更好地适应档案工作，并学会利用数据查询等方法进行档案查询，为学校师生提供有价值的教学资源，使他们能快速地找到所需的文献。对不擅长上传电子文件的老师，需要按照文件的要求，指导老师进行数据上传。

（2）档案管理主动化。档案工作关系到每位教师的个人信息，同时也是关系到每位老师的切身利益，作为一个档案管理员，既要与每位老师保持联系，又要在档案管理中充分调动每位老师的主动性。通过电话联系、面对面交流等方法，指导老师以适当的方法做好档案工作。对学校领导未安排的档案工作，档案管理人员要积极主动地开展。例如，在学校的公开课、六一活动等重要活动中，档案管理员可以通过数码摄影、文字资料的上传，指导每位老师把资料上传，并设立相关的资料，使每位老师都能把档案的建立视为自己的自觉行为，确保活动有资料。勤于积累，勤于搜集，不仅可以推动每位老师的成长，还可以让学校的档案资料更加系统化，更具有学术研究的价值。

3.4档案管理规范化

档案管理工作既是档案的搜集与整理，也是档案资料的查询与管理。虽然幼儿园的档案管理在幼儿园的管理中只是一个很小的环节，但它的档案资料对整个幼儿园的教育、教研工作都有很大的影响。幼儿园档案管理人员不仅要对档案归类进行规范化管理，而且要随时对其进行适应和修正。在档案查询方面，行政老师应设定相应的权限，以便不同类别的老师可以查询所需的档案。

3.5加强软硬件基础设施建设

要不断地完善软硬件设备，是发展档案数字化的前提，必须在进行数字化建设之前做好这项工作。在此背景下，基建单位要加强对档案的信息化管理，加大经费投入，确保相关网络设备、计算机设备的先进性、完整性，为档案信息化的发展奠定坚实的基础。另外，根据数字化档案的实际情况，及时进行电脑、网络软件的更新与升级，及时弥补缺失，优化档案的职能，使档案的数字化建设更加有效。另外，为改善机房内各类设备设施，配备专职维修人员，及时检查设备设施、网络及软件的兼容性，为用户提供更高品质的管理服务。对于软件兼容性的问题，可以采用外包的方式，依赖于专门的机构进行程序的优化。

结论

档案管理是为幼儿园科学管理服务的，档案资料不仅可以使教师更好地完成教学任务，而且可以为教师的教学和研究提供便利。档案使用效率愈高，就愈能避免以往的缺点，愈能更好地完成工作。作为幼儿园的档案管理员，要做到勤于搜集，主动地做好档案的整理工作，并建立与之相适应的档案查询权限，真正做到了档案信息资源的共享。

参考文献

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[2]宋尚成，程彩娥.事业单位档案数字化建设面临的问题与对策研究[J].青年时代，2018（21）.