摘要：随着我国经济水平的不断提高和社会的不断发展，很多企业单位的规模越来越大，员工也越来越多，这就使得综合办公室的工作也是越来越繁杂。在机场建设的档案管理中，办公室档案管理是机场重要的信息来源之一，随着员工的不断增多员工档案也在大幅度的增加，综合办公室的档案管理工作的工作量也是随之水涨船高工作量不断增加，面对越来越繁重的档案管理工作综合办公室需要改善档案管理工作的工作方法建立科学的工作体系，来提高档案管理工作的工作效率。本文笔者结合档案管理工作的特点和现行工作中的一些问题提出了改进档案管理工作的一些具体方法。

关键词：办公室;档案管理;工作研究

引言

综合办公室的档案管理工作是一项十分繁重复杂的工作，机场的工作人员工作内容涉及的方面十分广泛，包含收集信息并对信息进行简化的整理，此外还要根据档案的内容和价值对档案进行归类和整理，但是在民航机场建设档案中综合办公室的档案管理工作中常常因为各种原因而存在着许多问题，导致综合办公室的许多工作没有办法正常的开展和进行。面对这样的工作局面综合办公室应该加强对档案的管理工作，改善工作方法，建立健全科学的档案管理工作制度和体系，提高办公室人员的业务水平和工作效率，保证档案管理工作的高质量和高效率的完成，从而保证综合办公室整体工作的顺利开展和进行。

一、综合办公室中档案管理工作的工作特点

（1）需要管理的档案种类非常多

在民航的综合办公室的档案管理工作中，通常包括员工信息档案，设备档案管理，行政文件，重要的会议记录，对外联系的公文以及工会的资料等等内容，这还只是档案的种类，此外档案的储存载体也是多种多样的，日常工作中比较常见的有文档、图片、音频、视频等档案载体，还有一些协议文件和电子资料等等，数量庞大和种类繁多的档案以及各种不同的档案储存载体都增加了综合办公室档案管理工作的工作量和工作难度。

（2）由于档案的特殊性致使档案管理工作需要很强的专业性

由于有相当一部分档案内容是专业性比较强的信息，比如一些工程项目的施工方法和一些技术性比较强的资料等等，对于这些专业性比较强的档案管理就需要工作人员具备相关方面的专业知识，此外这些专业性强的档案在管理流程和方法上也是不同于一般档案的，这也需要民航办公室的工作人员具备相当的专业知识，否则极易造成这些档案内容的管理混乱，从而造成整体工作无法顺利开展，机场各个综合办公室的资料如果不合格、内容不规范或者出现了漏写、缺页的情况，将会直接影响工作进展的。

（3）在档案的日常管理中档案的内容更新是十分频繁的

随着工作的不断开展，民航综合办公室管理的档案也是需要实时进行更新的。这里面有人员档案的更新也有设备档案的更新和工作内容，会议纪要等等一切需要登记造册的档案信息随着工作的进展都要进行实时的更新，比如单位内部人员的流动就需要对员工信息档案进行更新，机械设备的更新换代也需要对设备档案进行更新。所以说档案并不是一成不变的，而是需要综合办公室根据工作的开展和实际情况随时进行更新。

二、当前综合办公室在档案管理工作中存在的问题

（1）思想意识跟不上，对档案管理工作不够重视

民航综合办公室的工作本来就是整个企业单位的后勤保障，这些工作不是企业的主体业务很多时候并不能直接产生企业利润，因此综合办公室的工作很多时候不能得到主管领导的重视，办公室的档案管理工作就更是这样，这么多的档案和需要登记更新和管理，这么多繁重的工作要做，可是很难直接看到档案管理工作能够直接给企业带来什么直接的效益，这就导致很多领导对综合办公室的档案管理工作不够重视，宁肯把更多的精力放到企业的主体业务中去。由于领导对档案管理工作的不够重视，忽略了档案管理工作的重要性，导致综合办公室的档案管理工作得不到及时的完成，使得档案管理混乱，工作质量和工作效率都十分低下。但是在实际的工作中办公室的档案管理工作是企业主体业务的重要保障，如果这部分工作做的不到位，就会直接影响企业主体业务的顺利开展和进行。所有说综合办公室的档案管理工作和企业的主体业务工作同样重要是相辅相成的关系，企业的相关领导应该给予足够的重视，想方设法提高综合办公室的档案管理工作的工作效率和质量。

（2）档案管理制度有欠缺，没有形成科学的管理工作体系

由于相关领导对综合办公室档案管理工作没有给予足够的重视，导致档案管理工作没有形成科学高效的工作体系，相关的档案管理制度也很不健全。比如有的企业的档案抽调借阅就没有进行详细的登记和归还程序，导致很多档案资料借出去以后很长时间得不到归还，从而影响到其他人的使用，还有的企业即便是制定了相关的制度，在实际工作中也存在着落实不到位的情况，对规章制度的执行大打折扣致使很多规章形同虚设，有相当于没有。比如有的企业明明规定的设备档案信息要实时更新，可是在实际工作中有的工作人员就不会对当天更换的设备进行及时的登记和更新，而是攒够一定的时间和数量以后集中处理，这就导致设备档案信息更新不及时，很有可能会影响到企业的正常生产活动。总之，很多企业在档案管理工作的工作体系和相关的规章制度方面有着很多的欠缺，使综合办公室的档案管理工作不能很好的发挥作用。此外，民航机场档案管理工作过程没有和绩效以及晋升机制挂钩就目前的机场办公的现状来看，虽然各个部门都设立了奖惩制度，但是实践性很差，没有对办公室工作人员进行过表彰和奖励，导致档案管理工作者的工作态度比较消极。

（3）业务能力不高，工作态度不积极

虽然民航机场的办公室工作人员都经过了比较严格的岗前培训，在工作过程中也会定期对办公室员工进行相应的培训，但是当今社会发展太快，综合办公室的档案管理工作也在发生着比较大的发展和变化，这就导致有时候档案管理工作人员的业务能力跟不上时代的发展不能适应工作的需要。由于相关领导不够重视致使很多企业对综合办公室的档案管理工作人员对自己的工作也不能引起足够的重视，导致很多工作人员在日常的档案管理工作中不能积极学习提高自己的业务水平和工作能力，对待工作更是态度敷衍没有工作热情，不能积极主动的完成自己的工作。比如在很多企业中很多档案管理工作人员，认为自己的工作就是把各部门提交上来的材料做好登记放到柜子里就好了，根本就不进行分类整理导致有的资料在需要借阅的时候长时间找不出来，从而耽误了正常的工作进度。还有的企业配备的档案管理工作人员数量不够，导致工作任务繁重，加上工作人员的业务水平和职业素养不达标，导致很多企业综合办公室的档案管理工作效率十分低下，个别的科室工作甚至一片混乱处于一种停滞的状态。

（4）很多民航系统的档案管理工作的工作方法比较落后

随着科技水平的不断发展很多企业实现了信息化办公，但是在档案管理的工作方面由于起步比较晚发展水平不高，很多民航系统的档案管理工作还停留在手工录入的工作方法上，没有跟上时代发展的潮流，这种传统的手工录入的工作方法不仅费时费力，效率低下而且非常容易出现错误，档案信息的准确性得不到保证，此外手工录入的档案信息的信息载体都是纸质材料很容易造成信息的丢失，所以说传统手工录入的档案管理方法已经不能适应现代化的民航系统档案管理工作的要求，所以民航系统也应该适应时代的潮流学会使用信息化工具，实现民航系统档案信息管理的信息化。

三、对民航办公室人员做好档案管理研究的建议

（1）加强对民航办公室人员的档案管理意识

档案管理意识是一个职工必备的基本职业道德，在民航的档案管理工作中，是设有专人进行档案管理的，办公室各个部门的工作职责和档案管理的工作是相辅相成的，办公室的领导要意识到各个部门的联系性，这样才实际的培训员工的过程中才能给工作人员树立档案管理的意识。所以在实际的工作开展过程中负责人要及时对管理工作进行抽查，对于那些在实际工作中出现的问题或存在的缺陷要及时的给予指导，同时要要求全体工作人员要做好配合工作，要经常给员工培训，提高专业技能的同时也提高了档案管理的重要地位，能有效的给民航的工作人员树立信心，从而树立档案管理意识。

（2）重视对人才的培养，壮大民航机场档案管理人员队伍

民航系统的综合办公室的工作人员也需要很专业的业务水平和职业素养，这会直接影响到档案管理工作的效率和质量。想要提高民航系统档案管理工作人员的业务水平，民航系统应该加大投入重视对档案管理工作人员的职业培训，以提高他们的业务水平和工作效率。比如现如今信息技术得到了巨大的发展，很多企业都实现了信息化办公，档案管理工作也实现了信息化，这大大提高了档案管理工作的工作效率，提高了档案的准确性，降低了失误率。民航系统的档案管理工作人员也应该加强培训提高工作人员的计算机应用水平实现民航系统的信息化办公，实现民航系统的档案管理工作信息化。此外还要加强民航系统档案管理工作人员的工作热情，充分发挥工作人员的主观能动性，使得工作人员在具体的工作实践中改善自己的工作方法提高工作效率。最后还要注意培养民航系统档案管理工作人员的责任心，建立和健全相关的监督机制监督和管理档案管理工作人员的工作以提高档案管理工作的工作效率和工作质量。

（3）有效运用奖惩制度激发档案管理人员的工作积极性

民航系统应该加强对综合办公室档案管理工作人员的业务能力考核，实行绩效奖惩制度，以提高档案管理工作人员的工作积极性。在以往的档案管理工作中民航系统的档案管理工作人员由于没有相应的奖惩制度导致员工的工作积极性很差，很多人都认为做事也是发一天的工资，不做事也是发一天的工资，导致很多人浑水摸鱼占着岗位不做事。为了改变这种局面民航系统的综合办公室应该建立档案管理的绩效考核制度，给工作能力强工作效率高的工作人员以相应的奖励，同时给工作不负责和工作效率低下的工作人员以相应的惩罚，这样会提高档案管理工作人员的工作动力以提高他们的工作积极性和责任心，从而保证民航系统档案管理工作的高质量和高效率的完成。此外还要加强对这种绩效奖惩制度的宣传，扩大这种制度的影响，使更多的档案管理工作人员明白奖惩制度的好处，从而使得人人争先不愿落后，使整个档案管理部门形成一个积极努力的良好工作风气，不仅提高了档案管理工作的工作效率也加强了民航系统综合办公室的团队建设。

（4）完善管理制度的建设，把好机场建设档案材料的收集

民航办公室档案管理人员的水平直接影响着档案管理的质量，随着现代化的设备在工作中的应用，需要档案管理工作者具备先进的专业知识以及科学知识去适应现代化的发展进程，要加强对相关人员的管理能力考核，设置完善可行的考核制度，要让办公室管理人员意识到档案管理工作是自己的职责所在，不断的在实际中提高管理档案的效率和质量。

在信息收集的过程中要重视规范管理的实施情况，严格按照法律的规定做好信息资料的收集和整理以及鉴定和销毁工作，在收集资料的时候要确保信息的真实可靠，做档案管理要确保信息的完整性和方便查阅，另外在收集资料的过程中要加强与各部门的联系，尽可能的提高卷宗的质量。

（5）采用信息化的管理平台对民航的档案进行管理

民航的档案管理工作具有特殊性，传统的管理方式中会存在各种弊端，所以在实际的工作过程中要引入先进的信息化管理平台，让民航的办公室管理采用信息化的管理技术，对资料的采集和整理用网络来管理，并在这基础上进行资源的整合和开发利用。信息管理要做到对民航档案的储存做到标准化，随着业务的扩大以及档案资料的不断增多，单纯的硬盘储存已经不能满足繁杂的档案资料，需要对保存的载体进行深入的研究，加入信息化的管理使得信息保存更具有安全性;另外在档案管理中融入信息化的技术管理可以使得民航的档案管理软件更加标准，软件应用的标准化能做到信息的及时共享，最终形成统一的信息资源，通过网络技术给各部门提供精准的数据，确保企业的发展能经济最大化，同时也能节省人工成本，使档案管理工作变得更加高效。

结语

民航系统综合办公室的档案管理工作能够高效率和高质量的完成能够极大提高整个民航系统的工作效率，不仅能够保证各种档案信息的有效管理和安全保密，也能够最大限度的保证这些信息在民航系统内部的开发和利用。科学的档案管理制度和先进的档案管理工作方法能够极大的降低档案管理工作人员的工作强度提高他们的工作效率，对民航系统的档案管理工作有着极其重要的意义，我国的民航系统应该结合档案管理工作的实际，提高思想认识，改善工作方法，建立健全制度，培养优秀的档案管理人才，以提高民航系统综合办公室档案管理工作的工作效率和工作质量，为整个民航系统的整体工作的顺利开展提供好后勤保障。

参考文献

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[2]俞志兰.信息时代办公室档案管理问题与应对[J].办公室业务，2022（05）：181-183.