摘要：信息化时代下，我国档案建设发展要与时俱进，跟上时代前进的脚步。档案管理人员必须及时更新自身的档案信息化建设与档案管理工作理念，注重提升自身的实践创新意识和能力，自主学习并掌握各种先进的信息化管理技术，完善档案管理的内容与方式，最大程度地提升档案信息化建设与档案管理水平，从而有效满足档案服务社会的发展要求，为广大用户提供优质可靠的档案综合服务。

关键词：信息化;档案管理;服务模式;创新

引言

在科学技术不断发展中，推动了我国信息化的进程，信息技术是当前社会中的新兴领域，信息技术的研发与应用改变了传统的生活模式与工作模式，推动了时代的发展。档案管理是企业重要工作的一部分，在企业中创新档案管理方式，优化档案管理工作流程，能促进企业有序发展。因此，企业应积极创新企业档案管理方式，并结合社会发展需求，将信息技术运用在档案管理中，满足社会发展需求，营造信息化办公氛围，推动档案管理工作创新发展。

1 档案管理信息化发展的现实意义

第一，提高工作质效。档案管理信息化的发展可以实现信息技术与档案管理的深度融合，基于先进技术全面创新工作模式，从根本上实现档案管理模式的转变，提高档案管理的质量和效率。在这一过程中，我们可以依靠先进的技术和设备，减轻档案管理人员的工作量和工作压力，发挥降低成本、提高效率的作用。第二，增强各单位的综合实力。档案可以用来反映历史和预测未来。政府部门和企事业单位的内部管理都需要以档案管理为基础。在实际操作中，档案管理信息化的发展可以进一步挖掘档案价值内涵，提高档案的实用性，切实增强档案用户的综合实力。第三，完善档案服务。档案管理本身具有服务价值，管理水平越高，服务能力越强。基于档案管理信息化发展，档案输入输出便捷性、档案信息的安全性与保密性、档案应用有效性都将得到提升，档案的综合服务水平也会得到提高。第四，社会资源共享。档案是一种十分重要的社会资源，它对社会经济发展起到了关键性作用。随着档案事业发展，构建档案资源体系，打造档案强国成为档案事业的发展目标，而这一过程要求各单位做好档案管理以及数据共享工作。档案管理信息化发展是加速社会资源共享，提高档案应用便捷性和灵活性的有效方法。因此，强化档案管理信息化发展至关重要。

2 档案管理工作创新的特征

2.1 服务网络化

档案资源可为单位多部门工作服务，但传统的档案管理服务方式受到时间、空间的限制，导致档案运用效率及服务水平相对较低。而在大数据时代背景下，档案管理工作模式呈现服务网络化，即运用网络技术，优化传统档案管理服务模式，进而提升档案管理服务效果。例如：单位部门工作可根据自身工作需要运用档案，通过互联网平台进行交流;档案管理人员通过搜索引擎获取相关的档案资源，在线传递档案，促进档案资源实时性。总之，将大数据技术运用到档案管理工作中，树立服务网络化的思维，既实现了档案资源信息共享，又增强了档案资源服务的水平。

2.2 海量性

信息化时代的虚拟世界使得所有数据源呈现出多样化的状态，数据量大幅度提升，内容更为丰富也更加全面。事业单位尤其是公路工程的相关企业，在开展日常工作的过程中，往往会涉及不同部门的管理内容，人员的数量以及任务划分也具备较强的专业性;而倘若选择传统的管理手段，将使得整个信息化管理水平大幅度下降，后续的工作内容也会因此受到较为不利的影响。相比之下，信息化技术带来的人事档案管理模式，无论是资源分配还是载体的革新都发生了较为明显的改变，有助于施工单位在日常工作中于短时间内完成承载内容的全方位调用，及时完成常规作业内容，其工作方式较为简单，工序并不复杂，因而具有极高的应用价值与意义。

2.3 管理信息化

信息化是档案管理的一大发展趋势，也是档案管理数字化的一大特点。档案管理依托网络技术，构建档案管理信息化工作体系，实现档案资源管理、收集、分析、记录一体化工作模式，推动档案管理工作落到实处。档案管理信息化作为一种思维方式，通过信息化手段和方法对数据资源进行整合和分析，建立高效快捷的档案管理体系，使档案管理服务于本单位多部门工作，促进本单位市场化发展。具体而言，一是档案目录的信息化，运用大数据技术及人工智能技术，建立档案目录数据库，促进资源库的运行，实现档案资源存储及运用模式;二是档案内容的信息化，立足于传统纸质档案资源，将档案资源内容转变为电子化、数字化的形式，运用信息技术进行档案管理工作的实施，从而体现档案数据信息运用的价值。

3 信息化环境下档案管理模式存在的问题

3.1 缺乏健全的档案信息化管理机制

建立符合实际情况的信息化档案管理系统，不同于以往的档案管理。它具有高速、高效和数据管理选项的特点。然而，档案信息化管理系统也存在不足。例如，在建立档案信息化管理模式的初期，建设项目单位应防止计算机中存在木马病毒。由于其设立的档案信息化管理机制不健全，在具体使用过程中，一旦管理人员操作不当，就会引发各种各样的问题，如工作人员随意登录各种网站，导致计算机系统不小心中了病毒而不自知，或黑客入侵直接造成信息被严重泄露。对此，建设单位在建立档案信息化管理模式时，必须要做好相应管理机制的把控工作，并将其具体落实到实际工作中，谨防出现信息泄露等问题。

3.2 思想观念上的问题

许多档案馆从成立开始，在局、馆不分的情形下，一些党政领导人员和档案工作者，把档案馆看成是党政机关重要的部门，导致从事该工作的人产生了一种不正确的观念，认为档案馆是人民大众不能靠近的重要场所，有一种神秘感，造成了思想观念的封闭。目前馆藏档案内容结构相对单一，经济、科技等领域中的许多问题无据可查，或查而不全。因此我们必须加快改变传统的档案意识和档案观念，树立大档案、大信息、大服务意识，重视馆藏档案的优化，强化和提高档案信息资源建设。

3.3 管理人员专业素养不足

员工必须掌握相应的技术素养和知识储备，才能有效创新档案管理，更好地提高档案管理服务质量。但就当前情况来看，一些单位的档案管理人员并非专业人士，不仅知识结构、储备落后，专业素养也远达不到信息化管理的水平，因此无法推动该领域的有效创新。除此之外，单位对管理人员的简单培训也是其专业素养不足的原因之一。因无法深层次掌握信息技术，对档案的管理和应用不熟练，难以有效融合信息技术与档案管理，因此在创新档案管理之时无法对其进行有价值的挖掘和深入开发，自然就很难满足档案管理信息化创新的需求。

3.4 档案信息化建设与管理缺乏标准性

在推进档案管理和实施信息化建设过程中，一些传统档案管理单位会根据自身档案发展和实际工作情况，制定相应的配套档案和信息系统建设方案，并将传统的档案管理业务模式引入到信息管理系统中，从而更有效地实现档案业务管理和信息化建设的效果。但是，在许多实际信息化的建设过程中，很容易出现档案信息化建设标准不明确的情况，而且各个行业档案管理部门的信息化建设情况又存在差异，致使用户在日常管理应用工作中，无法达成统筹管理与出现多重设计标准，从而容易对档案信息化建设流程及系统管理使用效果等方面造成诸多不便。比如，档案信息化管理的系统数据由于存储记录方式和软件接口技术方面产生的一些差异，会导致档案信息交换共享利用与传输流通造成障碍，从而可能影响档案管理信息化系统建设运行和数据库管理服务的最终效果。

4 信息化环境下档案管理模式的思考

4.1 革新档案管理意识

在信息化时代发展背景下，档案机构管理部门的工作人员要及时更新自身的档案管理工作意识，主动学习各类档案信息化管理技术与方法。档案机构高层领导要高度重视在内部有序开展档案信息化建设工作，努力创建出良好的档案信息化建设管理工作环境，并提供充足的人力、物力与财力资源。以公安局档案管理工作为例，档案管理部门必须努力实现海量档案资源的信息化建设，合理利用信息化技术完成对内部档案资源的科学分类整理与安全储存工作，以方便各部门警务人员随时调取使用所需的档案信息，最大程度地发挥电子档案资源的价值作用。公安局日常业务活动开展中会涉及大量重要的档案信息资源，如果将其信息化、数字化，就能有效提升公安局内部的档案信息资源管理质量和效率，实现其对档案资源的优化配置与利用。档案机构管理部门要想实现自身现代化建设，就必须注重利用先进的信息化技术搭建专业完善的档案馆数据库。档案数据库的有效建立，能够使传统纸质档案资料全部转化为电子档案资料，这样一来，不仅能够节省更多档案资源存储空间和成本，还能方便用户随时随地地检索查阅电子档案信息资料。

4.2 树立档案创新服务的意识

首先，要树立起“以人为本，一切为利用者服务”的理念。档案工作是一切工作的基础，蕴藏着丰富的资源，具有广泛的社会性。要通过报告、杂志、广播、电视、专题讲座、有奖知识竞赛等有效方式，大力宣传档案知识，扩大档案工作的知名度和社会渗透力，让更多的人了解、关心，进而参与、支持档案工作。档案人员必须做好充分准备，尽可能为群众提供一个舒适环境，使他们快速、准确地查阅所需的档案。在实际工作中，档案工作人员必须积极转变服务理念，利用发展的眼光来看问题，在维护好档案的整体性和安全性的基础上，加快观念的转变，为社会大众提供高质量的档案服务。

4.3 提升档案管理人员专业素养

信息时代创新档案管理必须要由高素质人才来完成，这样才能确保创新实效性，才能让众人真正看到档案管理信息化的价值。单位在积极探索创新之路时要明确对管理人员的素质要求，确保其具备一定的档案管理基础技能和信息技术运用技能，要满足数字化档案管理操作需求，确保操作流程专业化、标准化。对此，相关单位在人才培养方面要注重内外兼修的原则，以内部自主培养，外部积极引入的策略来激活本部门活力，为部门注入更多新鲜血液，以推动该部门有效创新发展。一方面，单位可以组织基础知识培训，提高员工对档案管理基础概念和工作意义的认知，提升其对法律法规的了解，为其全方位学习和领悟档案管理创新工作奠定基础。另一方面，可以组织该部门员工到其他单位学习专业知识和技能，培养其终身学习的理念和危机意识，激发其自主学习意识，使其能紧跟时代步伐，与时俱进，砥砺前行。

4.4 进一步完善档案管理信息化技术体系

在当前档案管理工作信息化平台建设势在必行的现实背景前提下，档案管理部门要明确档案的管理需要数字化信息技术力量的进一步大力推动支持。只有我们在对馆藏档案信息管理的工作手段进行了改革、创新，将各种先进高效的数字化管理运作方式有效引入到档案工作信息化系统建设中，才能更好使数字信息资源充分有效发挥作用，推动档案业务工作与信息化建设向一体化的方向发展。首先，相关的档案管理部门需要大量引进高素质的信息化技术人才，在专业人才的支持下，对档案管理工作的信息化技术体系进行优化与完善，以提高档案管理工作的信息化程度与安全性。其次，可以根据档案管理工作的实际需要进行技术研发。再次，结合档案综合管理发展的具体实际进展情况，构建档案馆信息化技术管理及其相应体系，提升档案管理信息化专业水平，促进档案技术管理工作信息化发展。

4.5 加强安全建设，保证档案管理持续发展

（1）应在档案管理工作中提升安全保管意识，并制定安全保管制度，为档案管理工作塑造安全的保管环境。（2）构建电子档案管理工作模式，并在电子档案管理中设置密码，设定权限，指定专人进行档案管理，保证档案信息内容的安全性。（3）在档案管理中建设档案开放审核制度，在档案开放使用中为了确保档案内容的安全性应设置审核制度，对开放使用的档案进行审核，并在系统内设置开放式目录，通过以上方式保证档案管理信息安全，促进档案管理持续发展。

结束语

在信息化时代构建信息化档案管理服务模式是必然发展趋势，因此应积极响应时代发展需求，对档案管理服务模式进行革新，构建信息化办公环境，加强信息化技术的应用，并在档案管理中加强对人才专业素养与创新能力的培养，提升档案管理信息化办公能力，在档案管理中熟练应用信息化技术，提升档案管理工作效率，提升档案工作人员服务意识，促进档案管理信息化发展。

参考文献

[1] 李桃.信息化时代下档案管理服务创新模式探究[J].黑龙江档案，2021（5）：132-133.

[2] 刘郁兰.档案信息化管理及推动档案信息化建设的策略研究[J].兰台内外，2020（19）：1-3.

作者简介

李尧玲（1980-）女，汉族，湖南常德人，本科，助理馆员，主要从事档案管理工作。