摘要：国家目前已步入信息化大时代，各媒体的信息化、数字化建设正飞速发展。本文从档案管理方面入手，以新闻档案管理数字化为着力点，探索档案管理如何顺应数字化潮流，提高档案管理效率及存储安全，实现自身时代性数字化跳跃。

关键词：档案管理;数字化建设;新闻档案

引言：随着信息化、数字化发展逐步深化，档案管理工作面临着社会新发展所提出的全新挑战，档案工作需充分利用互联网大数据等技术，推进档案数字化建设工作，进而保障档案管理工作的高效性、高质性。本文通过以新闻档案数据化视角来阐述档案数字化工作进行的必要性、过程中所存在的问题及解决措施。

1.档案数字化工作概述

1.1档案数字化简介

通过0与1两个数字进行编码表达信息是数字化技术的一大特征之一，数字化技术可以将所有信息转换为数字信号[1]。档案数字化的本质就是档案信息化建设，档案管理工作数字化主要借助数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等，将传统纸质文件、声像、电子文件进行整合，构建系统化的数据信息库。通过实现档案数字化管理，不仅大大降低档案管理人员的工作强度，还能实现档案储存空间的减负，减少重要纸质档案存在反复查阅后出现的损毁问题，降低档案管理存在的遗失风险，为档案管理工作提供了一定的安全保障与储存支持。

1.2档案数字化的时代意义

档案数字化是档案管理工作的一场重大改革。档案数字化的意义主要体现在以下几个方面：①在各单位不断运营的过程中，所产生的信息资料越来越多，传统纸质档案方式对这些信息资料进行整合管理，浪费大量时间与人力，极大降低档案工作效率，同时在档案保存方面具有一定安全隐患。目前，向网络化、智能化方向转变是档案管理工作的主流趋势，也体现了加强档案数字化建设，使各项档案管理工作能够高效、高质完成;②档案管理工作目前已由信息共享向价值共享方面转变，当前各行业在档案管理工作中，更加侧重档案资料的挖掘、开发与利用[2]。当面对庞大的档案资料，传统的档案管理方式显得实在无力，而通过大数据技术，促使档案管理工作数字化，档案储存、档案分析、档案开发利用都能够高效、高质地在数字化环境中实施。

2.档案数字化管理过程中存在的问题——以新闻档案数字化管理为例

2.1档案整理与保存问题

新时代下的新闻档案工作向数字化前行是一种必然发展趋向。然而目前在新闻行业中仍有不少单位存在着过多重视纸质档案，忽视数字化档案建设重要性的现象，依然应用着传统的档案管理方式，通过收集过往报纸来实现，在时间和人力资源方面消耗巨大。对于新闻档案管理工作而言，具有年代意义的过往期刊、报纸都是档案管理工作中的重要内容，其有效地保存对国家、社会都具有独特的时代价值[3]。以报纸为载体的新闻信息可以直接、直观地进行阅读，但纸质档案在随年代的久远，易发黄受损。新媒体推出的电子新闻是以电子版形式呈现，只能通过网络获取阅读，其依赖于整个计算机系统的正常运行，不仅需要考虑存储格式，还要充分考虑到计算机系统的稳定与安全。

2.2数字档案信息安全隐患

在信息技术大时代背景下，计算机信息安全是一个高敏感问题，新闻档案数字化建设必须面对更高的挑战。计算机信息安全主要存在三个方面威胁：①计算机病毒。计算机病毒是当前威胁网络信息安全的主要敌人。计算机数字信息技术正在迅速创新发展与在各领域逐渐普及，计算机病毒的更新与传播速度也随之不断提升;②信息窃取间谍活动。通过计算机获取极具价值的特殊机密信息是间谍活动的最常见的方式;③计算机黑客问题。黑客是计算机信息安全的巨大威胁之一，加密性与匿名性是计算机信息所具有的特性，但同时也为黑客在互联网中的活动进行了掩护;④人为有意破坏。也是对系统信息处理功能进行人为故意破坏;⑤意外事故。如存档计算机系统在运作过程中突遇不可预测事件，如自然灾害等导致网络系统出现故障。

2.3信息数字化技术的落后与欠缺

档案数字化是通过高新技术不断发展，计算机领域不断进步发展，各类设备功能不断完善、性能不断加强，应运而生的现代数字化技术。着眼于档案数字化技术产生与构成，档案管理数字化建设的主要问题存在于自身的技术层面。技术方面对数字化建设的制约主要体现在三个方面：①数字化相关设备无法满足工作需求。档案管理工作的数字化建设作为一项网络硬件技术为基础的数字化工程假设，对于网络设备的功能、性能方面具有一定的要求，需要设备对文本、语音等档案资料能够进行基本的传输作业，实现档案资料信息的多平台审阅，实现档案资料的交流性。目前，国家网络供需方面还存在着不平衡现象;②档案数字化建设技术未达到工作标准。档案数字化建设能够顺利发展的重要核心基础是网络硬件技术的成熟，在档案数字化建设过程中，同样会面对目前计算机领域所面临的界内难题。档案数字化建设技术严重受制于数字化图像压缩与存储、对档案信息的高效检索、不同语言平台的交流以及档案信息储存等技术性问题，数字化建设技术的发展严重受阻;③档案数字化的现代化信息技术更新换代常导致原有技术落后。IT行业的不断进步发展，相关产品更新与技术的换代都十分频繁，而新技术也常带来许多新问题，如产品间的兼容性问题等。目前还无法保障兼容性的范围时效，在数字化档案管理中存在旧信息无法被新硬件系统设备读取，倘若数据未能得到妥善的保存与安全的转移，其将随着信息数据迁移次数愈多，在迁移过程中逐渐丢失的部分信息累计量就愈多，这会严重影响到数字档案信息的完整与否。

2.4档案数字化安全制度与相关法律未得到完善

数字化时代不断发展，但针对档案数字化管理的各项相关制度还未真正健全，导致破坏、窃取档案信息的行为无法被有效遏制[4]。档案数字化本身便存在着计算机互联网方面的安全隐患，罪犯常利用这些安全隐患破坏、盗窃档案信息，导致犯罪证据、犯罪信息难以获取。因相关制度不全，故目前档案管理工作所采取的各项保护措施，在实际问题中难以发挥真正作用，同时由于部分档案管理人员的安全意识及专业技能都不能达到工作的合格标准，且在档案管理工作中不能严格规范自身，遵守档案信息的保密条文，导致档案信息严重泄露等工作问题。

3档案数字化存在问题处理的有效措施——以新闻档案管理为例

3.1提升归档意识与加强归档时间、内容管理

档案管理人员需充分认识到电子新闻档案的重要性与必要性，加强电子新闻档案管理是认真贯彻落实中央下发的关于加强和改进新闻舆论工作的一系列讲话精神的举措，守好意识形态主阵地，推动新闻行业进一步发展重要工作[5]。今天的新闻就是明天的历史，新闻档案归档也是档案管理中的重要工作。由于电子新闻稿件、音视频数量庞大，因此要加强对每天的新闻资料收集整理，通过建立每日新闻文件夹，及时对当日的新闻稿件、图片、音视频进行分类收集，针对电子版新闻，可采用网页抓取功能，对网络界面抓取截图保存，采用PDF的格式进行保存，形成详细标注年月日的管理文件夹的电子文件管理模式。在档案内容上，需要注重详细分类与整理，发更好地发挥新闻档案的社会服务功能。以新媒体为例，可以分为“重大会议”、“民生事业”、“重大经济项目”、“重大活动”等分类项目。引起社会热议、大量关注的新闻要更加关注整理成档。同时，也要重视特殊时期的电子新闻档案，如党的十九大、2020年全民抗疫、2021年的党史学习教育、建党100周年纪念活动等重大事件的完整记录。对于电子新闻档案的保存，其一般是在电子文件形成或者任务完成后及时收集。通常以一个季度为单位，由新闻采编、新媒体部门将新闻报纸、音视频、照片等新闻资料移交至单位档案部门进行整理归档。鉴于电子档案的特点，最好采取电脑+光盘的双重保存方式，避免档案出现数据遗失。

3.2加强档案数字化技术，提高安全防范

数字化档案工作及整体信息技术水平将影响整体的应用效果。一般报社进行数字化时，通常采用如下标准：①通过双层PDF技术对数据进行合理加工，上层为图片，下层为文字，版面需使用数字化技术进行整体优化处理;②数据表现形式主要有HPDF、JPG等格式;③在整个版面中需标明日期、标题、作者等标识，对广告设定类别、广告内容、版色、品牌等8个标引项，对图片设立类别、作者、来源、报道对象等12标引项，以制作报纸独有的特色专题。在整体档案数字化系统开发上，档案检索系统通过采用Lucene检索进行架构，选择性应用智能语义分析等现代信息技术，将国内检索系统特点进行融合，分为信息搜索、文字图片浏览交流、信息管理三个主要部分。在提高数字化安全方面，可以通过以下三条有效途径：①引进先进的信息加密技术，对档案信息进行数字化加密，只有相关档案人员或具有档案权限人员能够正确获得该数字化档案信息，将对数字化档案进行非法窃取与修改等用户拒之门外;②重视数字批示技术的应用，有效防止档案信息被随意修改，遏制以权谋私、借权谋私等现象，保障数字档案的完整与真实;③应用访问控制手段，通过检测系统与防火墙技术的应用，能够高效、高质地监测系统是否有人非法入侵或产生系统漏洞，协助管理人员迅速解决问题。

3.3整合管理系统、办公自动化系统

档案管理系统与办公自动化系统常是不同软件开发公司设计，其标准与格式常出现不够匹配的问题，导致档案管理在实践应用过程中出现不兼容情况，不仅会影响档案系统与办公系统的正常连接，同时还会对数据一致与数据交换造成阻碍[6]。在档案数据管理系统处于设计开发阶段，需要档案数据系统同办公信息保持同步性，对系统数据接口进行设置，为档案信息资料导入与移植的高效提供有力支持，为今后开展系统升级和运维工作打下良好基础。

3.4建立优化大数据资源平台，完善相关法律法规

为了更好实现档案数字化，必须对档案数据信息资源进行联网，提高档案数据信息整体共享水平，不能仅依靠过去的单机管理与内部局域网两网[7]。要充分利用大数据技术，对大数据档案数据资源平台进行必要的建设，通过大数据平台实现对相关档案信息资料搜寻，推动各项工作顺利高效地开展。在数字化档案工作中需更加注重档案信息服务，对相关的档案信息进行升入研究与解析，深入挖掘档案数据中潜在可利用价值，为单位各项工作提供信息支持。由于数据库中具备大量档案信息，通过大数据平台服务中心能够为各单位提供便利的检索服务，因此，不仅针对报社行业，也可以以地方为中心，进一步加强档案数据库检索和服务中心建设。同时，要重视相关标准与规范建设，可争取政府的支持与科学的引导，制定相关法律法规，铺设档案数字化与档案安全化协同建设的制度路径。为了实现档案数字化与安全化协同建设顺利进行，首先必须完善数字化档案工作的执行标准与行为准则，建设科学的安全检查、技能培训、工作审核制度。其次，提高档案管理人员对档案数字化工作重要意义的认识，进一步明确自身的岗位责任与社会责任，积极投入到数字化档案管理的工作之中，为数字化档案信息安全筑起屏障。

3.5提高档案工作者素质，加强档案数字化用户教育培训

目前，在新闻档案数字化建设的过程中，需要加大提升对相关工作人员的职业素养、引进新型人才[8]。新闻单位可以与部分公司建立合作，获取信息技术方面支持，并积极开展相应培训。要更加高度重视提升档案管理相关人员专业素养，通过“走出去”“请进来”等方式，常态化地开展数字化相关技能培训和业务交流，提升档案管理队伍的整体水平。同时，档案管理工作人员要强化专业的档案数字化技能课程学习，保障自身技能的先进性，为档案数据资料及管理系统的工作做出重要保障。

结语：在数据化这个新形势下，必须充分认识到档案数字化的时代意义。档案数字化建设不仅是新时代发展向档案事业提出的新课题，同时也是各行业档案管理发展要面临的必然问题。因此，应高度重视档案数字化整体建设，实现传统档案管理模式转型，才能更好地顺应新时代发展潮流，接受来自新兴信息技术的多重挑战，推动我国档案事业全面发展，更好地为经济发展和社会进步服务。

参考文献

[1] 南茜.档案数字化策略[J]. 文渊（小学版），2020（6）：113-114.

[2] 程荣.文书档案数字化管理的策略探究[J]. 黑龙江档案，2022（1）：270-272.[3] 孙赛.大数据下的档案数字化变革[J]. 数码设计（下），2021，10（5）：70-71.

[4] 李淼.档案数字化建设与数字化档案信息的利用[J]. 办公室业务，2022（4）：139-140.

[5] 姜向聪.档案数字化与档案安全的协同建设路径[J]. 兰台内外，2022（9）：31-33.

[6] 王志红.档案数字化建设实践与发展研究[J]. 黑龙江档案，2022（1）：245-247.

[7] 毕卫平.对新闻档案数字化建设的思考[J]. 数字化用户，2017，23（25）：139-140.

[8] 江月兰.“互联网+”时代下加强新闻档案信息化管理建设的意义及实施途径探讨[J]. 传播力研究，2021，5（34）：148-150.