【摘要】科研单位拥有大量的资源和信息，这些信息来源可以在一定程度上进行再次利用，从而获得效益。因此，档案信息资源对科研单位的发展起着重要作用。基于当前大数据背景下，科研单位的档案管理信息化是未来档案管理的必然发展趋势。因此，针对我国科研单位档案管理的现状，思考如何利用好档案，如何管理好档案，建立有效的信息管理平台，是科研单位档案管理的重要工作方向。本文分析了科研机构档案信息管理的必要性和现状，提出了加强档案信息建设，提高档案管理信息化水平的建议。

【关键词】科研单位;档案管理;信息化

随着计算机和网络信息技术的普及，信息资源的作用越来越重要。科学研究机构有各种信息来源，可用于日常研究工作，是促进科研机构发展的知识储备。档案管理的目的是对信息资源的合理存储和分配。档案的保存和使用对科学研究机构的效率至关重要。随着信息时代的到来，信息化管理已成为档案管理的一种趋势，科研单位提高工作效率的要求也越来越高。科研单位档案信息化建设和管理的重要路径值得研究。

一、科研单位档案信息化管理的必要性

（一）提高档案查询利用的便捷性

所有档案信息应纳入档案管理系统。档案管理信息化后，档案的每一项内容都以电子信息为媒介进行记录、扫描并录入数据库，以确保档案的安全性、完整性和真实性。未来在审核文档时，我们可以直接使用系统中的关键信息（如名称）来审核和打印档案信息，从而减少对纸质文档的查找，避免时间的浪费，显著提高管理效率和用户的宝贵时间。

（二）提高档案管理工作人员的工作质量

档案管理信息化后，将会使档案管理工作变得更加轻松。在档案管理信息化的背景下，可以实现实时、自动化、网络化的管理方式。档案管理工作人员只需将文件数据加载到计算机中一次，即可重复使用^[1]。无论文件、数据、资料、信息是在档案管理环节还是在文书管理环节录入，都可以实现档案管理数据的内部共享，有效提高工作效率。信息管理系统还可以自动打印各种资料，在输入数据后，无论是文书管理还是档案管理，都可以快速打印出相应的概览表、收发文档、打印机文档封面、主干、案卷目录、文档目录、备考表等信息，并自动统计文档信息。使用计算机可以方便地补充档案信息的统计和说明，有效地提高档案管理工作的效率。

（三）保障档案管理的安全性

科研院所档案记录单位研究过程中产生的数据信息以及个人的工作经历等。档案能够为科研单位的工作开展提供准确、完整的资料和信息，是最原始的依据。相较于传统档案来说，档案信息化能够在储存方面更加便捷，而且不损害原始档案，避免了外部因素造成的信息破坏。档案管理也可以从实体文档管理扩展到电子信息管理^[2]。

二、科研单位档案信息化管理的现状

档案信息应包含科研单位的相关客观记录，这些客观记录具有准确、及时、通用的特点，并可在高度可获取的累积信息存量中寻求新的发展。科学研究和设计机构的档案包含了多年来收集的技术工作成果，这些成果集中体现了科研人员的智慧，包含非常丰富的研究信息，是科研单位未来生产的重要参考点。与外部信息相比，科研单位内部档案信息更可靠，更适合自身的发展潜力。随着网络的发展和技术的更新，科研单位档案信息化必然成为未来科研单位的主要管理方式，通过计算机技术管理效率，减少管理工作量，以辅助科研设计机构成为必然。

当前我国科研单位在档案管理工作中给予了足够的重视，但是科研机构更加关注档案信息的管理和开发，通过目标管理实现了一定的发展。而通过应用高扫描技术、微存储技术、计算机存储技术等现代技术，档案管理的效率和管理水平得到了有效提升。科研单位从开始的档案目录建立计算机管理储存，然后到电子文件形式，这一过程实现了现代化发展。而在技术较好的科研单位中，档案管理信息化的发展十分迅速，并且充分的利用了计算机的优势，将纸质文件废除，全面采用电子文件，增强了档案信息的可利用性和可读性^[3]。但由于信息化管理需要具有足够的硬件作为支撑，所以在一定程度上限制了档案管理信息化的发展。

此外，科研机构档案管理存在信息安全隐患。科研机构档案不仅是从事科学技术研究的科研人员收集的知识和记录的集合，也是科研机构的宝贵财富。科研档案信息安全关系到国家安全和国家利益。随着网络信息技术的发展，电子档案在科研机构中的比重迅速增加。这通过计算机和网络管理档案成为了主要的工作形式。这给科研机构档案的开发利用带来了巨大的效益。但是随着信息技术的大量使用，它也意味着风险也随之增加。从网络安全的角度看，一些科研单位对网络设备和设备的接入没有限制，缺乏网络层面的防范和防病毒功能。从数据安全的角度来看，科研单位的档案数据库对相关数据、配置文件和应用认证信息缺乏加密和存储保护。在安全管理方面，科研单位的档案信息安全的总体目标、范围、原则和安全规定不明确^[4]。而这些所存在的安全风险对科研单位的档案信息安全构成了严重威胁。

三、科研单位档案管理工作信息化的发展途径

（一）加强档案信息管理系统的维护

档案信息平台必须要日常开展维护。对于归档的电子文档，应设置查询索引并上传到网络平台。根据《电子文档管理规则》，对归档文档采取相应的保护措施，并做好恢复管理，避免因网络原因对归档内容造成影响。完善公共存储管理是一项艰巨的任务，但电子文档的安全性非常重要，合理的保护措施可以减少宝贵信息源的浪费。首先，应确保电子文档的正确性和全面性;严格按照规范归档电子文档，准备网络使用许可，监控非法访问;定期支持和维护电子文档数据库，并对文档进行备份。档案人员应当按照档案管理的要求，正确行使职权，开展工作。

（二）建设自动化管理平台

科研单位不仅要具备良好的档案信息质量，还需要具有信息化管理软件和管理硬件作为支撑。硬件和软件方面所需要的投资相对较高，但与档案管理的潜在价值相比是值得的。基于科研单位的长远发展目标，档案信息化建设应是一项长期规划。设计一套适合科研单位发展的档案管理信息化系统，可以为单位提供长久的服务。档案信息化数据存储管理平台的建立，能够显著提高工作效率，降低重复性工作内容。档案管理系统的建立还需要开发管理软件。根据科研机构的档案要求和实际数量，采购相关管理软件，结合科研单位的实际情况进行二次开发和改进，建立各级电子文档数据库，全面设计信息索引，并准备信息搜索和提取模块。此外，档案信息管理平台需要严格的电子文档管理系统和有序的信息管理系统，才能充分发挥电子档案管理的优势。这项工作需要在档案文件收集时开始，将档案进行规范划分，并分类储存，为档案管理人员、使用人员提供便捷，从而提高工作效率和质量^[5]。

（三）建设专业的档案人才队伍，加强科研档案管理培训

要实现科研档案信息化，必须加强档案人力资源的科学合理配置。科研机构应当结合本单位的档案管理工作，明确档案的管理结构和职责分工，及时配备档案管理和信息管理人员。结合本科研单位实际工作配备相关学科兼职档案员，建设一支高素质的科研档案队伍，进一步提高和系统化科研单位的档案管理工作。提高档案管理信息化团队所有人员的服务意识，结合科研机构对档案利用的需要，不断创新服务，简化流程，提高效率，根据各类科研项目的需要，提供有针对性的档案服务，满足个人档案需求，充分挖掘科研档案的潜在价值。定期对专兼职档案人员和信息管理人员进行专项培训，包括档案人员专业知识、网络安全、信息实践等方面的培训。特别是积极参加上级干管理部门组织的员工专业技能培训，针对性加强档案管理工作能力，强化档案管理意识。除此之外，将档案管理工作人员的服务意识、培训情况、履职情况等纳入单位绩效管理考核体系，采用奖惩制度或激励制度提高档案工作人员的综合素养^[6]。

（四）电子文件收集整理工作

电子档案的信息载体具有非常多的形式，如光盘、磁带、U盘等，以便档案信息的归档工作可以有不同的存储格式。与传统的纸质信息业务相比，信息化管理存储量大、存取方便、形式多样等优点。档案管理的信息化存储方式自然引入了大量的先进技术，具有明显的优势，但在技术的维护和更新方面还存在一些不足。随着高新技术的不断出现，日益激烈的竞争要求档案管理工作的效率不断提升，电子文档的潜在效益逐渐显现。整理档案信息需要采用哪种方法，须根据科研单位的具体需要确定。在不同的使用条件下，电子文档主要有两种类型：一方面，扫描电子文档。纸质文件上存储的信息应以压缩图像或其他高分辨率扫描仪的形式储存，以形成与原始文件内容相同的电子文件。电子文档的内容很难更改，因为它接受高清晰度扫描而不是特定标识，并且可以接受高分辨率存储以改进或减少电子文档的存储空间。第二个是软件处理电子文件，它处理电子文件的内容是专门存储数据的内容。与扫描电子文件相比，软件处理电子文件的文档信息可以修改，存储空间相对较小。可以看出，后一种存储形式更易于访问、修改，更适合于办公自动化。由于科研设计单位的工作内容特殊性，一些技术图纸和技术资料很难用软件以方便的形式进行处理，因此高清扫描更适合绘制电子文档^[7]。

随着电子文件的传播发展，对文档的归档管理工作产生了更高的需求，并且在局域网的查询、共享方面，读写权限、格式均有一定的局限性。因此，科研单位在建设档案管理信息时，应该对使用自己的文件类型有一定的了解，选择先进的数字技术，设计有效的电子文档，作为信息平台建设的基础。

总结

综上所述，通过分析当前科研单位实施档案管理信息化的必要性以及在档案管理工作中存在的问题，提出相应的管理策略，有助于提高科研单位的档案管理信息化发展意识，促使档案管理工作人员不断提升自己的能力，增强档案服务意识，提高科研档案的利用率，让档案发挥出应用的价值，提高科研单位的档案管理信息化水平，为科研机构的档案管理发展提供保障。

参考文献：

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[7] 尹蓉，李丽江. 基层科研单位档案管理现状及一点发展探索[J]. 人文之友，2020（24）：98-99.