摘要：档案数字化技术不但能够将文字转化为数字信息，且还可以对图像信息进行转化。近两年，我国档案数字化建设有了非常明显的成绩，然而与国外比较还有一定距离，为了能更高效地提高数字化档案实践效果，相关部门及工作人员应深入研究数字化技术，进而提升数字化档案管理水平，本文从档案数字化建设的重要意义，特点以及档案数字化建设的相关实践，以为相关人士提供一定借鉴。

关键词：档案数字化;档案管理;意义

1档案数字化建设的重要意义

2018年，习近平总书记在致首届数字中国建设峰会的贺信中强调：“以信息化培育新动能，用新动能推动新发展，以新发展创造新辉煌。”这一思想在不断引领网信事业发展的同时，也为档案管理工作提供了新的思路，带来了新的机遇。信息化时代背景下，档案管理的目标对象逐渐由纸质档案转变为以数字形态存在的档案信息，档案数字化也日益成为档案事业发展的重中之重。作为档案信息化建设的核心内容与基础工程，推进档案数字化建设的重要性不言而喻。

1.1档案数字化有利于促进档案事业发展

首先，促进档案管理模式转变。在现代信息技术的深度应用下，档案管理模式从最初的传统手工模式发展为如今的信息化管理模式。在此过程中，档案管理形态逐渐从实体档案形态向电子档案形态转变，这不仅使档案信息实现了动态分配，档案检索方式趋于简单、高效、便捷，也极大地提高了档案信息资源收集、开发、使用的效率。其次，促进档案资源保存方式的转变。当前，我国档案保管、储存方式逐渐由纸质化向电子化转变。通过采用扫描、图像存储、图像处理、数据备份等数字化形式，实现档案资料的电子化存储、备份，极大地提高了档案存储的便捷性、安全性，也为档案管理相关工作的开展提供了重要保障。最后，促进服务方式的转变。在对档案信息资源进行提炼、加工、整合、浓缩的基础上，档案数字化建设为利用者提供了及时准确、系统方便的档案信息检索及获取方式。

1.2档案数字化对档案管理工作的积极影响

基于对传统档案管理的了解，传统档案管理的优势在于可以实现对档案原件的有效保存，由于传统档案有专用场所以及有专业管理人员进行管理，可以实现对档案原件的有效保存，并且保存质量相对较高;可以实现对档案原件的长期保存，对于重要性较高的档案原件，采用传统档案管理方式具有较大优势，可以最大程度地保管档案原件，避免档案原件丢失或者在保管过程中受到损坏。因此，传统档案管理在这一方面具有一定的优势。档案数字化对档案管理工作有一定的积极作用：方面，档案数字化可以提高档案管理效率;另一方面，提升档案管理质量，在档案管理数字化的具体工作中，可借助扫描仪、计算机图形识别技术等将已有的纸质档案转化为数字化、信息化的电子档案信息。

1.3最大程度地满足社会和人民群众的需求

为社会公众服务，满足广大人民群众对档案信息的需求，是档案工作的基本宗旨之一。当前，社会及广大人民群众对档案信息的需求与日俱增，人们越来越关注档案信息获取的及时性、方便性，这对档案管理工作提出了新的、更高的要求。档案数字化能最大程度地满足社会对档案信息资源利用的需求，是最大程度地发挥档案服务社会功能的最佳途径之一。首先，有助于降低获取档案信息服务的成本。在传统档案管理模式下，档案信息资源无法实现跨时空获取、利用，档案信息需求主体往往需要到对应的档案存储地获取自身所需要的信息。这无疑耗费了大量的时间和精力。借助计算机技术传输信息，现在，社会个体只需要借助计算机中特定档案信息系统的管理软件，输入相关的查询条件，即可快速、准确地从电子档案信息资源库中找到自身所需要的档案信息，大大节省了其档案信息服务的时间成本。其次，有助于档案信息的共享。借助计算机技术，不仅能对档案信息进行全面整合，还能强化不同单位、地区档案部门之间的联系，实现档案信息的自动检索、资源共享。最后，借助大数据技术可以累计用户的搜索习惯，分析用户的实际需求，进而主动推送用户所期望的相关档案信息，提升档案信息服务的人性化水平。

2档案数字化建设的特点

2.1信息的非人工识读性

与纸质档案相比，数字化档案有本质上的区别，具体来说，数字档案与纸质档案都是以文件的形式存在的，也是档案信息的载体，具有物理实态的特征。电子档案与纸质档案都是对真实活动的一种记录，并具有极高的利用价值。电子档案通过计算机录入生成，而传统纸质载体的档案则是通过人工记录而成，两者载体存在差异。从这些区别我们可以看出，数字化档案具有非人工识读性，需要通过计算机解码方可为人们所使用。

2.2信息存储的高密度性

光盘和移动硬盘是数字档案的最主要储存载体，具有容量大、储存便捷等特点，这种储存载体可以对各类信息进行储存，不仅如此，光盘与移动硬盘携带便捷，可以有效减少档案信息的储存空间，人们使用和阅读也非常方便。

2.3信息与载体之间的可分离性

档案数字化过程中各类电子档案不需要有固定的物理位置，它们可以一种非实体的状态存在，人们也可以对这些信息进行加工和管理，这种信息与载体相互分离的这种特性，不仅具有极强的安全性，可以避免原档案资源被反复利用而破损，而且便于复制、传输，可以实现异地查阅和使用。电子档案挣脱了时间、地点、空间的制约，可以在同一时间为不同地区的不同使用者提供服务，真正实现了信息共享。

2.4多种信息媒体的集成性

电子档案依托互联网技术、数字化技术将文字、图像、动画、声音等资料数据档案信息进行整合，并可以在一定的交互界面上展示，电脑具有交互性、动态性，人们阅读档案十分便利，也改变了人们阅读档案的方式，与当代人们阅读需求相契合。

2.5系统依赖性

电子档案是以数字化的形态存在的，因此需要专门的设备作为支持。电子档案的形成、传输、储存都需要通过电子计算机来实现，一旦离开计算机的支持，电子档案则无从谈起。另外，电子档案对运行环境要求很高，信息加工、信息储存、信息传递与检索等各个环节都需要依托各类硬件、软件来完成，并且需要遵循相关的标准和规定，一旦不符合标准，那么电子档案则可以出现不兼容、无法读取等问题

3档案数字化建设的相关实践

3.1加快档案网站建设建立档案网站是档案数字化建设中不可缺少的重要方面，在构建档案网站的过程中，技术人员、档案管理者需要紧密合作，坚持“内容为王”，对于档案网站来说，内容是最重要、最关键的，优质的档案信息资源不管在任何时间都不会缺乏用户。尤其是在“互联网 +”时代，档案网站必须要独特的内容，同时具备专业的技术，才能够脱颖而出，因此，档案管理部门要针对实际情况，构建就被优质内容的档案网站，以此提高档案信息服务水平。

3.1.1 构建专业的数据分析团队

专业的数据团队能够及时对数据信息进行分析、优化、改进、推动，数据分析团队成员要具备搜索、编辑等专业知识，同时，对社群、社会、数据分析技术有深入了解。构建专业的数据分析团队，可以快速提高档案数据搜集能力与分析能力，也可以灵活把握当前档案数字化的动态和趋向，进而及时调整网站内容与服务质量。互联网产业技术要与档案网站内容创意生产要紧密结合在一起，以此提升档案网站服务品质。

3.1.2创新档案内容制作、呈现和传播形式

通过创新档案网站内容、传统与呈现方式，可以更好的吸引用户。新媒体的繁荣和发展，为档案数字化提供了更有利的支持，网站构建要基于用户需求打造个性化、多元化的内容，尽可能利用动漫、视频以及图片等展示档案信息，提高档案内容可视化程度，增强档案网站内容的感染力与冲击力。丰富的色彩、动态的图像，更具吸引力。

3.2加强数字化档案信息资源的组织建设

3.2.1 总体规划，分步实施

在数字化档案信息资源建设中，有关部门以及工作人员要切实分析档案内容与管理需求，建立统一的数字资源导航系统，打造牢固的基础坚实，在这个基础上，分步骤搜集档案信息资源，之后在对档案信息进行分类、归纳、转化，这样可以降低档案信息资源搜集整理的难度，避免由于工作量大而阻碍管理步伐。

3.2.2 强化应用，讲求实效

系统构建之后，要构建与其相匹配的技术规范，建立完善的服务机制，强化人员培训，切实提升档案管理者的专业技能和综合素养，统一档案管理规范和标准，稳定档案管理队伍，为档案数字化建设提供最有利的支持。

3.2.3数据仓库 ， 拓展范围

要加强资源共享和数据挖掘，强化系统之间的联系，避免孤岛信息的产生。档案工作人员要深入挖掘档案信息数据，并积极引入专业的数字化技术，构建数据仓库，建立不同的资源中心，强化档案部门之间的合作，拓展档案共享范围，为档案数字化提供更好的支持和参考。3.3强化管理制度从数字档案管理的角度来讲，还要运用计算机网络信息技和安全可靠的信息系统。明白数字档案管理的重要性意义，并强化经济方面的投入力度，从而完善建立管理环境;先进化的计算软件与技术装备要积极引进，并且要配备专业化的信息化人才，确保数字化文件管理的良好实现;结合计算机网络技术，建立科学化的档案管理制度，从而强化信息资料的管理工作，在综合材料管理的前提下强化信息管理的安全。如果是在特殊化的文件管理网站上，可设置单元内部调用与查询内部文件，避免病毒的入侵对文件安全产生不利影响;对文件的数字化管理流程要严格加以控制，确保工作内容能够在制定的机制当中落实与执行。

3.4建设数字档案馆

数字档案管理具有集成性、共享性，它不仅是一个数据中心，而且也是一个档案管理中心，在档案管理方面以集成机制为中心，有效突破了业务部门之间的限制，提高了档案信息资源的共享性，保障了档案信息的真实性、完整性，进一步推进了档案数字化建设的有效性、有序性。具体分析如下：

3.4.1及时更新数字化档案资料。档案管理信息建设十分重要，并且也是一项比较复杂的项目，由于档案资料内容较多，信息量较大，并且所涉及的时间较长，所以，针对档案信息进行管理时，采集信息过程中，应该尽量化繁就简，避免出现“凡文必扫”现象，提高信息系统查询的效率，使得操作更便利。

3.4.2 健全数字档案传输体制

传输体制要健全化，让档案数据流通稳定得到有效保障。在档案中心，先要整合现有资源和对现有资源进行有效性分类，再把软硬件应用结合到档案信息上，利用信息采集设备更新存储设备，从而让设备性能够支撑信息管理工作。在实际档案工作的过程中，在职工作人员的分工要做好，并让档案数字化管理人员能够实行统一化的调配，从而在数字化管理服务中分析好档案中心内部数据管理组织，业务流程和数据信息等，从而设置信息存储网站时筛选出有用信息，让没有用的信息规程得以减少。网站的建立可利用网站和互联网，也可以连接到档案信息共享的网站，从而让档案规范化数字化的普及度得到全面提高。第四，严格控制好档案信息的分类工作，将档案年号，档案的时间，档案的关键词做好审查，再安排工作员定期核实档案信息内容。

3.4.3制定完善管理责任分配制度

为让数字化档案管理得以实现，需要确定好相应的责任制度，并且要成立工作小组，该小组负责对数据和材料进行归档，以达到数字化发展的良好效果。所以数字文件管理工作规范要明确化，依据具体工作的任务设立相应的要求，做好数据的详细分类，数据整理以及数字化处理的工作;科学化，合理化的责任分配制度要建立，先要清楚数字档案管理的内容，并依据实际制定程序方面的基本工作流程，有利于依据需求实现内容管理的细化;进职责分配的时候，还要确定具体工作的目标，不仅要让数字化管理全面实现，而且还要确保数据管理的规范。以整理归档信息为例，可以安排专门化的管理，由 1-2 人来专门负责，从而依据具体类型与材料的不同进行科学化分类。

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