摘要：在信息技术迅速发展及新时期从严治党的背景下，干部人事档案的利用率越来越高，探索如何利用信息化技术提高人事档案的管理效能已是大势所趋。在干部人事档案信息化建设的过程中，笔者认为应从集中式数据平台的角度，把整个机关事业单位的干部人事档案信息化从全局的角度整合起来，从而提高机关事业单位的干部人事档案信息化管理水平和效率。

关键词：人事档案;信息化;人事档案信息化;档案信息化建设

干部人事档案不仅是详细和真实记录人事工作活动表现以及干部个人信息最基本和最权威的凭证，而且是单位了解、掌握、提拔任用干部的重要依据。所以，在人事管理工作中，反复查阅和及时收集、整理更新人事档案是必不可少的环节，但是传统的档案查阅手续繁杂，且查阅过程的获取信息的效率很低。导致档案工作者不仅需要耗费大量的时间和精力还容易出错，给人事工作带了极大的压力。所以，推进干部人事档案信息化建设，成为当前促进人事工作提高效率的有效方式。接下来，笔者将从“现状、问题及意义、完善功能、流程优化的策略”这四方面进行实际研究，希望对促进机关事业单位干部人事档案信息化建设有所帮助。

一、机关事业单位干部人事档案信息化建设的现状

中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中要求“新一代信息技术在档案工作中应用更为广泛，信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型”。由此可见，推进人事档案信息化建设是大势所趋。

信息技术代表当今先进生产力的发展方向，将信息技术手段与档案管理融合起来，是一种先进高效的干部人事档案信息化管理模式，并且在国内外机关事业单位干部人事档案信息化建设应用中取得良好效果。国外很多的机关事业单位对于现代化和信息化的干部人事档案信息化系统管理有着比较久的探索和研究，已经就有了一套成熟的、规范化和科学化的管理模式。1963年，日本学者初次提出了信息化的概念。麻省理工学院于二十世纪七十年代首次提出了“数字概念”这一内容，伴随着后续数十年的发展与优化，越来越多的机关事业单位开始建立属于自己的数字平台，且技术日益成熟。档案信息管理系统的模式主要集中在基于全局数据信息的集中式数据库管理。经过较长时期的发展的总结，国内的机关事业单位干部人事档案信息化建设，在借鉴的基础上也逐渐开发出适合自己的管理系统条件。从根本上讲，将干部人事档案系统管理与信息技术相融合的手段，能够刺激更高效的资源优化，促进干部人事档案信息化管理模式的改革。在我国，大部分机关事业单位也已经实现了干部人事管理方面的信息化，但是在现在的管理工作中，依旧存在手工操作形式多、管理成本高、出错率高、工作效率低、工作压力大等问题，这个是目前很多机关事业单位急需要解决和改变的。但是值得欣慰的是，近年来市场上关于干部人事档案管理系统的软件层出不穷，且有收费及免费多种形式供各机构选择。这样有助于各大机关事业单位通过信息化的管理，更加精确、高效的对干部人事档案进行管理，有助于节省人力、物力和财力。同时，从管理的角度来看，这几年很多机关事业单位也对干部人事档案管理系统的设计、研究和开发，而且也有越来越多的学者开始对档案管理系统进行设计和分析并取得了一定研究成果。

二、机关事业单位干部人事档案信息化建设的问题及意义

（一）机关事业单位干部人事档案信息化建设研究所存在的问题

目前人事档案信息化建设所存在的主要问题表现是：首先，档案信息化建设常被误认为是简单的计算机辅助工作模式或档案数字化;实际上，计算机辅助模式和档案数字化只是信息化建设的基础工作，但也是不可或缺的关键环节。其次，目前大多数机关事业单位人事档案管理依然处于半信息化管理或人工管理的状态，不便于人事档案的查询审阅及相关数据统计和分析。再次，尽管目前部分企事业单位已经研发和使用了自己的人事档案管理系统，但国内还没有关于人事档案信息化建设的统一标准，人事档案管理系统的开发也缺乏整体规划及统一的技术标准，因此还存在许多局限性。

（二）机关事业单位干部人事档案信息化建设的意义

1.提高人事档案管理效率，同时有利于纸质档案的保护

由于内外部环境的不断变化，单位人员流动性大，造成干部人事档案材料增多、档案转递频繁，且在中央“凡提必审”的原则要求下干部人事档案反复翻阅利用的次数大大增加，直接冲击着传统的干部人事档案管理模式。长期以来，人事档案一直采用纸质载体进行保管，档案的收集、整理、审核和利用等环节也都是采用手工方式，档案工作者工作量大效率低，且经常反复地翻阅拆装，容易造成纸质档案材料的丢失及损坏。所以，利用信息化技术和大数据技术建设人事档案管理系统，纸质档案将可以通过扫描、采集、批量录入等方式，生成有效的数字文件格式，以电子载体为存储方式，从而构建起完整的电子人事档案体系。档案工作者就可以实现在人事档案管理系统里获取、管理、存储和分析本单位的人事信息，同时实现同一份档案材料可同时供多人查阅，减少了纸质档案的翻阅次数。不仅提高了工作效率，还有效的保护了纸质档案。

2.充分发挥人事档案信息在人事管理活动中的价值

基于干部人事档案管理系统的大数据手段，可快速有效的了解到单位的人员结构，可有计划的对每一位干部进行成长路径研究，为组织人事部门培养干部、选拔干部、任用干部提供准确的参考依据，起好参谋助手作用、最大程度地搞好档案服务保障。通过对干部人事档案各类信息进行编辑管理存储和检索，提供更快速、更准确、更方便的干部人事档案信息利用，优化档案管理流程，加快推动档案信息资源共享步伐，创新干部人事档案管理手段。

总之，在机关事业单位的办公中，运用计算机和网络技术对干部人事档案进行管理是极为必要的。首先，运用计算机技术进行干部人事档案的管理，可以提高检索的速度，并且可靠性高。其次，运用计算机技术则可以更好的保护数据不外泄，并且使用寿命比较长，另外，此方式使用成本比较低，并且运用网路技术可以迅速发布信息。这些优势可以大大提高干部人事档案管理的效率，也是有关单位科学化、正规化管理，也是国际化的重要条件。

三、干部人事档案管理系统基于业务流程完善四个功能模块

干部人事档案管理系统需具备一个整体性和全局性，在业务流程上具备条理性、层次性、连贯性。领导、档案管理员、普通干部职工、上级单位或下属单位档案工作者等角色在干部人事档案管理系统中，各自拥有独立功能且具备互相关联和作用的关系，在业务流程上要遵循逻辑上的统一性和协调性。在具体表现上，为了实现干部人事档案的查阅、信息统计等大批量工作的实现，在这个过程中管理人员会对各个干部人事的档案进行记录、填写、统计、分析，并且将档案的统计分析结果以及所需信息进行上报和及时反馈。这是干部人事档案管理系统业务流程中极为重要的一环。基于此，便需要把干部人事档案进行下发和通知。但是，因为干部人事档案管理系统任务庞杂所涉及的干部人事数量广泛，传统的干部人事档案管理系统纸质保存或半纸质半信息化的形式比较多，这也为对干部人事的档案管理工作制造了巨大难度。同时对干部人事考试档案的采集和查询也是一个重复而枯燥的工作，每年干部人事的信息都有所不同，这便导致整个干部人事档案管理系统流程所耗费的人力和物力都很巨大。基于此，建议干部人事档案信息化管理系统应包括四个功能模块：干部人事档案信息模块、数据维护模块、报表统计与信息输出模块、干部任免模块。

就传统的档案管理系统业务组织结构上来看，机关事业单位领导处于干部人事档案管理系统的顶层，能够观看所有人员的信息和档案状况。但是众所周知，档案审核是一个大批量、复杂、耗时、费力的工作，所以，对每一个干部人事档案进行观察分析是不现实的，故而机关事业单位领导在干部人事档案管理系统中所承担的主要职责是统筹大局、统观整体及负责和配合其他干部人事档案信息化组织和机构对干部人事档案的抽查等工作。而档案管理员在干部人事档案管理系统中主要负责的是完成核算干部人事档案的复杂工作。另外，档案管理员所负责的干部人事档案管理工作主要囊括对自己所负责区域、部门、级别、各个干部人事进行各个档案的汇总、统计、记录、审查、纠错、反馈、以及上报配合机关事业单位任务等。档案管理员可对整个干部人事档案管理系统进行查阅、管理以及查询干部人事各科档案并进行上报等工作。干部人事可按编号记录干部人事的档案结果、也具有查询、更改干部人事档案等操作权限。最后，我们要提到的便是干部人事这一基础群体，干部人事在干部人事档案管理系统中存在数量庞大、个性化、针对性、具体性的特点。主要参与的工作是参加个人档案基础信息管理和提交，并对档案进行分析和反思。在传统的干部人事档案管理系统中干部人事的权限较低，很多时候甚至不能审查自己的档案。

四、干部人事档案管理系统信息化业务流程优化策略

（一）基础信息管理流程优化

作为一个智能管理系统，档案管理系统的基础信息管理流程具有良好的信息化、通用性及灵活性，结构清晰且内容明确，主要由管理对象、管理者以及其他各色元素组成。大部分机关事业单位的干部人事档案管理系统主要包括“管理员系统”“干部人事用户系统”，而针对用户群体的基础信息管理流程，是需要及时、有效、全面录入个性化、针对性的个人信息，进而达到促进基础信息管理流程优化的目的。在具体表现上，也可以称之为“个人中心”模块。首先，要邀请单位人员在系统上录入自己的个人有效信息，形成完整全面的数据库基础，包括干部人事基本信息数据库、档案材料和借阅返还登记等内容。在具体信息管理设置上，用户需要涉及到的基础信息包括用户姓名、所在部门、登录密码等内容;管理员用户需要录入用户姓名、所管辖范围等信息。另外，“在职干部基本信息”可通过对其他相关系统中的信息进行汇总整理后由模板导入批量获得，以提高系统构建的效率，也可逐一新增。与传统的干部人事档案管理系统想比，信息化的管理会让整个流程更加简洁、方便，相较于纸质版干部人事档案管理系统，避免了基础信息重复、查找、整理等方面的资源浪费。

（二）档案填报与认定管理流程优化

在干部人事档案管理系统信息化流程上，各个信息化功能模块之间具有既相对独立又彼此关联的关系。其中档案填报与认定管理流程，主要针对的是干部人事用户群体。相较于传统的纸质版干部人事档案填报和认定管理，借助信息化的力量，可以帮助干部人事在登陆档案管理系统后，由系统自主分析并及时显示该干部人事的信息。另外，“档案材料”是通过扫描设备扫描将纸质档案电子化存档，在档案录入时，可以进行模板的导出和考试档案导入，使得档案录入更加快捷。在档案填报与认定管理流程上，能够做到信息化地管理、填报、认定管理干部人事的档案。便于使用且操作简单上手，可以减少手动工作量和时间成本，提高干部人事档案信息化管理的效率，促进干部人事档案信息化资源的合理使用。

五、结束语

综上所述，干部人事档案管理系统的信息化发展和完善能够促进机关事业单位的管理进程，为机关事业单位各个部门的工作提供数据化、信息化、图像化的支持，使人事档案工作逐步走上科学化、信息化管理的轨道。以便更好的确保整个业务流程的规范性、可操作性及完整性，不断根据实际需求调整和完善系统功能并对正在进行的业务做出快速、正确的响应。

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