摘要：在中国信息科技的支持下，数字时代逐渐进入我们的生活中，对生活方式及其社会生产方式都产生了重要影响。与此同时，数字时代的到来也使得单位档案管理工作发生了重大改变。鉴于此，本文先论述了档案信息化的基础理论和主要的内容，然后从数字时代档案信息化建设的价值出发，阐述了档案信息化基本建设现状以及难题，并提出有关的解决措施，以求能够提升单位档案管理工作效率。

关键词：数字化时代;档案;互联信息化;单位

引言

在数字时代，网络技术的迅猛发展和广泛运用，对档案管理工作给出了更高要求，单位档案信息化建设愈来愈受到全国各地档案资料单位的重视。其中，档案系统建设与数字档案馆是现阶段全国单位档案信息化持续发展的重点和趋势。伴随着互联网时代的来临，单位档案信息化基本建设更拥有机遇与挑战。档案资料行业在其高速发展的过程中，单位管理人员也深刻认识到数字化和信息化对于档案管理的重要性，并且也积极开始进行数字化档案基本建设，引入各种各样智能化信息科技实现档案信息的智能化收集，提升档案资料数据采集、查找及其解决效率，尽可能的为单位提供高效、高质量的服务。鉴于此，文中在数据化时代环境下，对档案保管信息化规划开展研究，仅作参考。

1. 档案信息化的概述

档案信息化指的是在档案保管过程中以数字化建设为基础，利用现代计算机科学技术，实现对档案信息资源的全方位的管理和服务，并且随着科学技术的发展，档案信息化也将重点工作从档案资料实体化存放转变为向档案系统和社会提供帮助。

档案信息化建设主要包含以下几个层面：一是利用科学技术逐步实现档案信息的智能化。把纸质文件、相片、工程图纸及声频、视频回放等初始档案文件根据扫描仪、转换等现代数据方式而转化成电子资源，基本创建文件目录、全篇及网络数据库。由于档案资料采用数字化的形式进行处理，因此具有查找资料便捷、利于数据资料的传递和拷贝，同时由于档案资料一般存储在硬盘或光盘中，相对安全。二是完成档案信息的数字化。创建一体化的档案管理系统，优化资源配置，减少人力、物力和财力的投入，确保档案信息的完整性。三是完成档案资料信息化管理运用一体化。档案资料信息的价值在于运用，档案信息化系统软件的效果，除方便管理外，便是完成网络资源分享，进而改变传统“闭关锁国”的负面情况，完成管理方法和利用的一体化。

2.数字化时代档案信息化建设的价值

首先，管理更加便捷。进行数字化的档案系统建设对于单位而言至关重要。为确保能顺利建设，一方面需要根据各自单位特点搭建具有自身特色的信息数据库，该数据库内容一般包含记录信息、照片、声频等关键信息。另一方面对于不同类型的档案文件需要分门别类，采取不同的存储管理办法。单位通过以上建设，当需要查找相关档案文件时，调查人员可快速而准确地定位档案在数据库系统的具体位置，极大地提高了查找档案文件的效率。

第二，对有关档案文件以及文件自身开展数据加密维护。过去该类档案资料都主要以一种纸质文件的形式进行储存，这类纸质文件储存极其不方便，假如档案保存不合理，便可能会致使毁坏。开展档案资料数据加密智能化互联网建设，能将全部档案资料里的原件以各种数据的形式多样上传或传入国际网络中，对于整个档案资料里的原件数据进行数据加密维护。

第三，是推进档案资料改革创新的需求。档案管理工作有助于推动单位改革创新，只有建立全面且高效的档案管理系统才能使得单位高效的运营。另外，不论是传统式的档案管理还是数字化档案管理，大多数档案的原始文件都是纸质版且有完整的记录，因此一旦遗失便很难弥补。因此这就要求我们单位在对单位档案进行管理时，需要有严格的管理制度，并尽可能的利用大数据或计算机技术将资料以数字化的形成进行存储。只有不断的完善档案管理制度和流程，才能逐步的创新档案资料工作。

3.数字化时代档案信息化建设现状及问题

在新时代，现代信息技术做为促进全世界建设与发展趋势的一种方式被广泛运用。各界人士切合数字时代发展的趋势，选用信息化手段对自身档案资源开展高效管理，运用现代信息技术对档案文件开展搜集、梳理、归类、梳理，创新社会档案的管理模式，促进整个社会现代化建设。现如今，已经有部分单位和学校在发展应用智能化方式对自身工作进行高效管理。但是，在信息化管理技术的发展环节中，依然存在很多不够，必须各界人士逐步完善，主要不足如下所示。

3.1综合性档案保管信息化管理认识不到位

在信息化发展环境下，各个领域运用信息化手段对行业的档案资源进行管理已十分普遍。但是却有很多行业在对综合性档案资源进 行 管 理 时 ， 没 有 意 识 到 信 息化方式的必要性;还有部分领域聘请年龄较大的人来出任综合性档案的管理人员，而这些工作人员并没熟练使用信息科技能力，难以有效对综合性档案资料开展信息化管理解决。

3.2信息化手段较落伍

一部分社团组织或组织对其档案资料进行管理和建设的过程中对综合性档案保管信息化管理有了一定的了解，并期待引进该技术对综合性档案资料进行管理，但由于资金短缺，一方面也会导致这种社团组织或组织对综合性档案保管信息化管理体系的基本建设不健全，使时代各界的综合档案信息的搜集欠缺及时性;另一方面，其还无法对组织或团队内原有的纸质综合性档案资源开展数值化处理，这不仅使综合性档案资源在信息化管理过程中出现数据的融合空缺、信息内容传输速率迟缓等诸多问题，还会使社会团体或团队内的人员没法运用信息化管理处理社会发展综合档案资源，从而缺乏对社会的全面了解。

3.3信息系统规范未统一

现阶段，有很多社会团体或组织在综合性档案信息化建设发展已取得了一定成果，在各个组织或团队内构成了特殊的信息化综合性档案保管管理体系，可是综合性档案保管信息系统规范不统一问题并未获得有效解决，造成组织与机构中间无法实现高效的交流信息与分享，也使组织或团队内外的工作人员均没法恰当掌握档案信息网络资源，进而导致社会各界的综合性档案保管信息化规划错乱，对档案文件的管理也较为错乱，使得信息内容重合发生的次数极大提升，而失效数据的提升又会导致综合性档案资源发挥出不来其应该有的使用价值。因而，在进行综合性档案保管信息化规划工作的时候，一定要重视对综合性档案信息化系统软件标准的进行统一，以促进综合性档案资源的互动与分享。

3.4基础建设不健全

在社会各界的综合性档案保管信息化管理建设中，为信息化建设给予硬件支持等基础设施，是推动社会发展档案保管信息化规划必不可少的因素之一。但是很多社团组织或组织对其综合性档案保管开展信息化建设时，为了能降低成本，没有及时配置新型电脑设备，组织或团队内原有的电脑设备过度老旧，计算机系统软件也相对落后，信息化规划建设缺乏计算机系统的大力支持

3.5档案信息化人才短缺

当社会各界在开展综合性档案管理信息化规划建设工作时，技能人才是必不可少的因素之一。但是现阶段具有专业现代信息技术及其电子信息技术的人才偏少，使档案信息化建设的工作中不能正常进行。

4.数字化时代做好单位信息化档案工作的相关策略

4.1搭建档案信息管理服务平台

档案数字化体系建设有助于提高档案管理工作效率和档案信息安全，并希望能实现档案资料共享资源这一目标。搭建针对全国的档案信息管理与服务信息中心，并设定业务沟通交流的版面，可以和社会团体中的各种档案服务机构取得联系，产生统一认知，为推进档案资料网络安全管理工作的开展给予关键支撑。此外，在构建档案服务网络信息中心的建设中，必须充足授予其丰富样的服务能力，融合档案系统服务建设实践应用状况，设定出档案资料信息搜索、信息反馈、档案信息归类等各个关键模块，实现当前我国档案查询系统工作的稳定发展，确保档案资料客户随时随地可以通过这一综合服务平台得到所需的档案资料，提升档案信息网盘资源搜索效率。

4.2 提升目前数字化档案基本建设体制

为有效促进我国数字化档案建设的开展，需要以具备功能完善的管理档案系统作为主要载体，具体主要包含档案系统软件架构设计、档案资料服务器资源综合梳理、档案资料服务资源备份数据扫描仪、数字化档案网络资源备份数据等。除此之外，对于我国的档案系统服务体系重点工作，相关档案资料工作部门一定要继续加强对这一项工作的高度重视，提高资金投入，积极推进引入国际性技术设备，迅速进行全国各地档案资源信息数据库的优化基本建设。

4.3 塑造档案系统业务流程管理有关专业性人才

随着档案管理步入信息化管理时代，档案信息的发布总数不断增长，传统档案资料工作方式无法满足众多档案资料者的要求。因而，需要对机构档案资料有关工作人员开展协同学习培训，一方面让档案工作者引起高度重视，另一方面是提高其灵活运用电脑管理技术的能力，不断提升档案资料工作人员理论知识和管理水平，突破传统管理方法观念的局限性，为我国档案资料发展做出更大的贡献。

4.4 健全信息化管理档案保管的制度

单位需要去服务管理单位制订统一的档案制度体系，发觉违规行为须及时地开展整治，防止类似违反规定再次出现，使档案资料真正能够充分发挥作用，并处理具体中的现实问题。档案管理人员理应积极主动下基层单位进行管理工作，积极发现并及时处理类似问题，这样才能有效的推动上级管理部门工作员逐渐向规范化的工作内容方向发展.

5.结束语

综上所述，社会的高速发展给现阶段单位档案保管增添了一个新的机遇与挑战，以往手工录入的低效能方式将会被逐渐替代。这代表着当今单位档案管理部门要高度重视完成管理方法、工具及方式的改变，深入意识到智能化、现代信息技术给档案保管、总体硬实力提高所带来的极大价值，从增加硬件建设资金投入，从提高管理人员的科学素养、搭建完备的数字化档案体系管理为抓手，全方位保证单位档案工作的智能化、信息化管理、智能化系统贯彻落实，最终提高档案保管成效，确保其可持续发展。

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