摘要：当前，我国已经进入了信息化发展新时代，不同行业为了全面提高自身的工作效率，注重将数字化技术手段逐渐融入到行业发展中。在国家机构中，事业单位作为重要组成部分之一，为了顺应时代发展趋势，逐渐实现数字化技术融入档案管理工作，促进整体事业单位档案管理更加专业规范。本文基于事业单位数字化档案管理存在问题进行分析与研究，以期提出具体应用对策，为其他事业单位提供一定参考与借鉴意义。

关键词：事业单位;数字化;档案管理;发展现状;应用策略

对于事业单位来说，其不以营利为目的，跟企业相比存在一定的差异性，对于档案管理工作重视程度较高，这对于全面提高事业单位的管理工作效率具有重要价值与意义。基于大数据与云计算发展时代背景下，如何运用好数字化技术手段来加强事业单位档案管理工作显得至关重要。所以，在实际工作开展过程中，事业单位往往需要结合现实档案工作情况开展分析与研究，以期提出更加科学合理的应用对策，保障事业单位取得良好运行与发展。

一、数字化档案管理的相关概述

数字化档案管理主要指的是将传统意义上的纸质档案通过电子文档的方式转存到计算机中，运用计算机数字化程序对档案进行有效归集分类，按照相关要求与标准制作成为电子档案信息，这整个过程中就可以称为数字化档案管理。除了纸质档案以外，还可以将一些图片、视频与文字等相关档案资料转化成为电子档案形式，存储在计算机中。随着数字化技术水平不断提高，数字化档案管理取代传统纸质档案管理也成为一种必然发展趋势。

在数字化档案管理建设过程中，往往需要开展好以下两方面相关工作。一方面，要注重实现非数字化档案转化成为数字化档案，还要实现数字化档案的非数字化转化过程中，主要指的是就是将数字化电子档案直接打印成纸质档案归档处理。另一方面，对于档案管理部门来说，数字化建设显得尤为重要，数字化档案管理直接影响到档案能否实现长久有效保存，这也是事业单位实现数字化档案管理与建设的使命与责任。在实际工作过程中，数字化档案管理还存在较大难度，其中最主要问题之一就是涉及到档案如何有效接转，如何才能够通过计算机网络实现电子档案的分享与使用，构建起虚拟的数字化电子档案馆。在这一个发展过程中，往往涉及到许多难题还需要进一步强化与研究，这也是未来数字化档案建设的重点领域。

二、事业单位数字化档案工作的具体原则

为了全面保障事业单位档案管理的工作效率，从安全管理角度出发，实现数字化档案管理也成为了事业单位档案室的基础性工作任务之一。随着新时代的快速发展，在开展事业单位数字化档案工作过程中，要注重从以下几方面把握好具体原则。

（一）克隆原则

要从多个角度实现档案信息的完整保存。对于事业单位内部来说，涉及到的不同专题的档案都需要进行数字化处理，不能仅仅只是按照内容的重要程度及敏感程度来确定数字化的具体内容，一定要全面准时实现数字化建设工作，这样可以最大程度上避免由于人为因素所导致出现的档案信息不完整的情况，也不会给档案管理工作人员造成一些不必要的麻烦与困扰。此外，还需要注重维护好事业单位相关档案信息的完整性与原始性，尽可能降低对纸质原件内容随意更改。还需要针对数字化等多项工作环节科学开展统一规划工作，科学做好安排与管理。

（二）排序原则

第一，要注重建立电子档案目录文件及数据库，全方位组织开展好数字化档案管理工作，注重加强基础工作的有效性与系统性。数字化档案管理是主要应用计算机相关技术手段，对事业单位档案工作开展高效化管理，档案信息的详略程度直接影响到数字化工作是否能够取得成功。因此，从这个角度进行分析，事业单位前期要对档案工作进行精准有效分类，建立高质量的数字化档案工作目录，为开展好事业单位数字化档案管理工作打下良好的基础，避免出现管理不协调问题。

（三）便捷原则

档案工作数字化建设最主要目的就是为了促进档案信息的全面有效利用，同时还能够保障相关信息原件不被破坏。特别是对于已经成型的数字化档案来说，工作人员要及时做好鉴定工作，针对公开范围进行精准划分与使用，第一时间向社会公布可开放的档案，这在一定程度上可以保障好数字化档案的有效性，为更多公众提供相关服务工作，促进数字化档案建设不仅只是作为一项档案信息保存，更多可以用于信息资源的开发与利用。

三、事业单位数字化档案管理的发展现状

（一）缺乏科学有效的工作标准

当前，绝大多数事业单位为了实现自身的快速转型升级与发展，越来越重视数字化档案管理工作。但是在实际工作开展过程中还存在些许问题，由于长期受到档案管理工作模式的制约，在推广数字化技术手段之一，许多事业单位的档案管理工作人员内心存在一定的侥幸心理，认为只需要将表面的数字化档案工作开展好就可以了[1]。此外，在数字化建设发展背景下，档案管理工作人员未能有效结合整体发展情况开展好规范化建设要求，这也往往会导致数字化档案管理工作发展相对滞后，在一定程度上也会导致该项工作相对比较被动。

（二）安全管理工作意识不到位

随着互联网的快速发展，数字化技术手段拥有着较多优势，与此同时也存在较多问题，以安全性问题最为突出、在数字化技术使用过程中，经常性会受到来自外界不法分子通过互联网技术攻击系统，从而获取了事业单位相关档案信息，最主要原因是由于工作人员自身对于数字化档案管理的技术水平不够高，进而导致经常性出现各类安全问题。除此以外，由于当前我国数字化档案管理整体工作进程发展较慢，在一些核心技术手段上也不够成熟，这就要求着相关工作人员要全面提高自身的专业能力，切实增强安全管理意识，从根本上杜绝出现安全信息泄露等情况。

（三）管理人员的工作素质有待增强

随着数字化档案管理的持续发展，管理人员的工作意识及工作能力还不够到位。同时，事业单位档案管理人员要充分意识到自身专业素质与专业能力的重要作用，要高度重视自身综合能力的全面提高。结合当前整体的发展情况来看，管理人员的培养速度相对偏慢，缺乏系统化、专业化的培训工作机制，导致管理人员的管理技能不到位，这也是当前档案相关部门需要高度重视的地方。

四、数字化档案管理在事业单位中的应用策略

（一）构建数字化档案管理工作机制

为了全面贯彻落实好数字化档案管理工作相关内容，要注重构建一套系统化、专业化、合理化的工作方案，要求管理人员要严格遵循相关要求与标准，这样才能实现数字化档案管理工作不断优化。结合当前的实际发展情况来看，许多管理人员未能充分意识到这一问题的严肃性。在具体实践环节，档案部门要让所有管理人员明确数字化档案工作的发展方向，遵循相关工作原则完成好既定工作任务。与此同时，事业单位为了更好顺应时代发展潮流，需要结合档案工作具体内容制定科学的档案管理工作机制，不断优化数字化档案管理工作流程，从而大大提高工作的整体效率[2]。特别值得注意的是，相关领导干部要明确自身工作职责与工作内容，以领导带头为榜样作用，这样基层管理人员才能拥有更加积极、更有热情的工作态度，进而直接推动数字化改革更好落到实处，投入更多的人力、物力与财力，不断强化数字化设备建设工作，完善相关基础设施建设体系，为促进数字化档案管理工作提供强有力支持。

（二）实现办公系统与档案系统全面对接

事业单位数字化档案管理工作建设对于系统管理衔接也是非常重要的，在这个环节当中可以适当增加一些查询的工作接口，也可以实现资源化、简单化操作。绝大部分的管理人员都知道建设系统化数据库是一项非常困难的工程，因此全体管理人员必须提高自身的工作能力与技术水平，不断完善档案数据库，与此同时也要及时实现数据库中的档案内容准确无误，确保数据库系统可以合理正常运转。在实际工作开展过程中，还要注重实现档案的统一化管理工作，加强保密机制与网络安全机制的构建，这些都为实现办公系统与档案系统全面对接提供基础保障条件，也可以使得有需要的人可以更好更方便进行访问，所有的访问记录都可以直接被追踪与查询。

（三）提高数字化档案软硬件设备性能

管理人员一定要正确认识到不论是磁盘类还是硬件设备类，都应该要在档案管理设计前期完成相关工作，这也可以确保今后软硬件设备的可靠性。但是，当前整个的工作形式已经难以满足发展趋势，因此要支持硬件设备的热拔插系统与管理系统进行全面升级，保障档案数据信息的安全。与此同时，管理人员还要注重全面提高数字化档案管理工作性能，这样可以保障从根本上缓解一些不必要的问题，全面提高整体工作的优势与性能。此外，整个档案管理体系也应具备有一定的开放性，可以更好适应日常工作的需求，充分发挥好档案管理工作数据资源的便捷性，更好服务广大群众。其中对于数字化档案管理的硬件设备也要注重其避免受到温度、湿度等多方面因素的影响，进而导致出现档案数据损坏情况。在软件技术层面，一般需要加强密码管理、权限设置等，不断加强学习系统的保密作用与功能，避免出现由于系统软件被破坏而出现数据资源损坏情况，这样可以最大程度上保障信息的安全。

（四）引进新型数字化技术手段

当前，随着我国信息技术的快速发展，数字化技术手段已经发展到一定水平，各行各业在日常生产过程中逐渐引入了数字化技术，特别是在档案管理工作中，要注重从多个角度全面构建数字化信息技术工作机制，实现与事业单位档案管理工作进行全面结合。在该技术手段的使用过程中，管理人员要注重加强搜集工作，实现重要数据资源进行优化与整合，这样可以全面提高事业单位档案管理工作质量与工作效率[3]。在具体实践环节，档案管理人员要注重引进模拟化先进数字技术手段，在使用技术过程中一定要全面结合整体发展趋势，运用好专业软件来实现最终目标。除此以外，由于当前我国在这方面的技术水平还不够强，因此在日常使用过程中可能会遇到各种各样的问题，基于该种形势下，事业单位要为广大档案管理人员提供更多学习培训的机会，引导他们不断学习新技术新手段新理念。同时，新型的数字化技术手段在一定程度上可以替代传统档案管理工作模式，避免在档案信息管理过程中出现信息资源丢失情况。

（五）提升档案管理服务水平

当前值得注意的一点是，我国历来倡导以人为本的工作理念，在数字化档案管理工作中运用好该理念，那么就需要科学开展好为人民服务的工作初心。结合相关调查研究发现，部分事业单位未能高度重视服务的工作职能，这与我国倡导的以人为本的工作理念不匹配。因此，随着信息化不断改革与发展，为了全面提高事业单位档案管理工作的数字化竞争优势，就要注重从根本上来提高数字化档案服务的工作质量与工作水平，事业单位管理人员必须发挥带头示范引领作用，结合自身的实际行动来提高档案管理工作质量，在日常实践环节要注重不断反省存在的问题并加以优化，这样才能够妥善推进档案管理工作质量与工作效率。例如，在档案查询工作中，传统档案管理模式对于查询功能非常复杂，往往需要花费较长时间进行查询，但是利用数字化技术手段来对档案内容进行查询就比较简单快捷，完全可以避免该种情况。只需要在档案数据库当中输入关键字段就可以进行快速锁定目标，管理人员就可以在这些档案中快速寻找到自己需要的材料，这在一定程度上可以大大提升服务效率与工作质量。

（六）提升管理人员的专业素质

事业单位档案管理人员要明确提升自身竞争力的重要价值，事业单位在落实相关工作过程中要加强对管理人员进行全面培养工作，引导其树立数字化信息的工作理念，这样可以更好满足实际工作需求。为了全面提高管理人员的学习积极性，事业单位要注重加强构建激励工作机制，比如在学习考核工作中，针对一些档案管理人员考核成绩较好的给予一定物质奖励，并与其年底绩效考核相挂钩[4]。对于档案管理人员考核成绩较差的给予一定批评，并督促他们加强学习，以确保数字化档案管理工作可以有序开展。事业单位在构建数字化档案信息过程中，要注重提高管理人员的综合素质与专业能力，这样才能从根本上保障管理队伍的专业性，为今后开展好数字化档案管理工作提供强有力的支持与保障。

（七）发挥主管部门能动作用

主管部门的能动性对于落实好事业单位档案管理工作具有较强优势，可以增强具体工作指导与管理工作力度，这样可以在较短时间内完成好相关工作。在落实工作过程中，事业单位档案管理部门要加强配合与指导工作，从宏观层面上加强把控管理[5]。此外，档案主管部门要定期组织开展基层监督工作，这样可以更好约束自身的行为规范。在日常监督检查过程中，如果发现了相关人员未能按照规定开展工作，那么就要对基层档案部门进行一定处罚。在日常管理工作方面，要努力构建形成规范化工作体系，定期组织开展考查工作，以保障档案管理工作的规范化开展与落实。

结语

总而言之，事业单位数字化档案管理工作实现了信息技术手段与传统档案管理模式的有效统一结合，这也成为了未来事业单位档案工作的主要趋势。基于信息化发展时代，科学组织开展好事业单位数字化档案建设工作，不仅可以大大提升档案资源的利用效率，而且还可以降低人力资源成本，为促进事业单位档案管理的数字化建设提供强有力的支持。

参考文献：

[1]杨志平.数字化档案管理在事业单位档案管理中的应用探讨[J].卷宗，2021（12）：151.

[2]丁清.数字化档案管理在事业单位中的应用策略[J].黑龙江人力资源和社会保障，2022（10）：97-99.

[3]杨旭飞.数字化档案管理在事业单位中的应用[J].兰台内外，2020（24）：21-21.

[4]王茜茹.事业单位数字化档案管理的现状与对策[J].城建档案，2021（3）：33-34.

[5]龙海霞.事业单位数字化档案管理现存问题与策略[J].城建档案，2021（1）：22-23.