摘要：随着信息技术的快速进步，事业单位的档案数字化建设已经成为提高工作效率、服务质量和信息安全的必然选择。文章全面深入的分析了当前事业单位档案数字化建设中存在的问题，并从完善数字化设备系统、提升管理人员综合能力以及档案数字化的信息共享等方面提出了加强新时期事业单位数字化管理的对策，以此来提升事业单位档案管理的数字化水平，更好的服务社会。

关键词：事业单位；档案数字化；信息共享；系统更新

引言

随着信息技术的飞速发展，我们已经步入了一个数据驱动、信息为王的新时代。在这一时代背景下，事业单位作为国家行政体系的重要组成部分，其档案管理模式正面临着前所未有的变革。档案数字化建设，作为这场变革的核心，不仅关乎事业单位自身管理效率的提升，更是国家信息化战略的重要组成部分。

新时期的事业单位档案数字化建设，旨在通过先进的数字技术，将传统的纸质档案转化为数字化信息，实现档案信息的快速检索、高效利用和安全存储。这一转变不仅极大地提高了档案管理的便捷性和效率，还为事业单位的发展提供了强有力的信息支撑。

在这一进程中，我们不仅要关注技术层面的创新与应用，更要深入思考数字化建设对事业单位管理模式、业务流程以及服务方式的深远影响。同时，我们还需要积极应对数字化建设过程中的挑战，如数据安全问题、标准化建设等，确保档案数字化建设的顺利进行。

一、事业单位档案数字化建设中存在的问题分析

（一）技术设备陈旧与系统更新缓慢

事业单位在档案数字化建设方面往往面临经费短缺的问题。由于档案数字化建设在设备和软件系统上具有较高的要求，而单位可能未能投入足够的资金来购买和更新这些设备。

缺乏资金的支持，导致事业单位难以采购到最新、最先进的硬件设备，同时也难以维护和更新软件系统，使得整个档案数字化建设的进程受到制约。同时，事业单位在档案管理信息化平台的建设上，往往因为重视程度不够或者人员能力不足，导致平台的更新速度缓慢，一些单位可能缺乏专业的技术人员来维护和更新系统，导致系统的稳定性和安全性无法得到保障。另外，事业单位在档案管理信息化建设中可能缺乏统一的规划和标准，导致各个系统之间的数据难以共享和互通，进一步影响了系统的更新和维护[1]。

（二）人员培训和数字技能提升不足

当前的事业单位档案管理培训活动虽然频率增加，但培训内容往往较为单调传统，缺乏针对数字化建设的专门课程。有限的培训内容可能主要集中在理论知识的介绍和基本操作流程的演示上，不能与时俱进地满足档案管理人员在数字化建设中遇到的业务操作困扰。培训方式可能仍然停留在传统的讲授式教学上，缺乏实践操作和案例分析等互动性强的培训方式。这可能导致档案管理人员对培训内容缺乏兴趣，影响培训效果。在培训过程中，有些档案管理人员可能缺乏积极参与的热情，存在“走马观花”的现象。他们可能只是被动地接受知识，而不主动思考和提问，导致培训效果大打折扣。有些档案管理人员过于关注通过培训获得资格证，而忽视了培训内容本身的价值。他们可能只是为了完成任务而参加培训，而不是真正为了提高自身的业务能力和数字技能[2]。

（三）缺乏档案管理的信息共享

事业单位在档案数字化建设中，可能存在网络建设不完善的问题，如网络带宽不足、稳定性差等，这限制了档案信息在网络中的传输和共享。信息安全保障不足，网络安全是信息共享的重要前提，但部分事业单位在信息安全保障方面可能存在漏洞，如防火墙设置不当、病毒防护不足等，这可能导致档案信息在传输过程中被泄露或篡改。缺乏统一的信息共享标准，不同的事业单位在档案管理中可能采用不同的标准和规范，这导致了档案信息的异构性和不兼容性，影响了信息在不同单位之间的共享。部分事业单位可能缺乏完善的信息共享机制，如信息共享平台的建设、信息共享流程的制定，这限制了档案信息在单位内部的共享和利用[3]。

二、新时期加强事业单位档案数字化建设的对策

（一）完善事业单位档案管理的数字设备和系统

事业单位应明确档案数字化建设的资金预算，并确保资金的专款专用，用于购置和维护数字设备、升级系统以及开展相关培训。根据档案数字化建设的实际需求，合理配置硬件和软件资源。硬件方面，应选择性能稳定、安全性高的设备；软件方面，应选用功能齐全、易于操作的档案管理系统。对于陈旧、性能低下的硬件设备，应及时进行更新和替换。确保档案管理过程中使用的计算机、扫描仪、打印机等设备均能满足数字化建设的需要。定期检查和评估档案管理系统的功能和性能，及时进行升级和更新。确保系统能够满足新的档案管理需求，提高档案管理的效率和安全性[4]。

（二）加强事业单位档案数字管理人员综合培训

采用多样化培训方式，利用网络平台进行远程教学，提供视频教程、在线问答，组织面授课程、研讨会、工作坊等，进行实际操作和案例分析，结合线上和线下的优势，灵活安排培训内容和时间。利用互动性强的培训方法，组织学员进行实际操作，如档案整理、数字化录入，通过实际案例让学员了解并学习解决问题的策略和方法，鼓励学员之间进行交流和讨论，分享经验和心得。关注档案管理领域的最新动态和技术发展，及时更新培训内容，根据实际需求和发展趋势，定期更新和完善培训体系。此外，还需要根据单位的发展目标和档案管理人员的实际需求，制定长期和短期的培训计划，明确培训的组织者、实施者、参与者等各方责任，确保培训工作的顺利进行，对参加培训并取得优秀成绩的档案管理人员给予表彰和奖励，提高他们参加培训的积极性。

（三）实现档案管理的信息共享

建立统一的信息共享标准，包括数据格式、传输协议、安全规范等，确保不同单位之间的档案信息能够相互兼容和共享。构建统一的信息共享平台，提供档案信息的检索、浏览、下载等服务，方便各单位之间的信息共享和交流。完善信息共享流程，明确信息共享的流程和责任分工，建立档案信息的申请、审核、传递、反馈等机制，确保信息共享的顺畅进行。加强与其他单位的合作：积极与其他事业单位、政府部门等建立合作关系，共同推进档案数字化建设和信息共享工作，参与档案行业的交流与合作活动，学习借鉴其他单位的成功经验和管理模式，不断提高自身的档案管理水平。加强政策引导与支持，积极争取政府和相关部门的政策扶持，如资金补贴、税收优惠等，为档案数字化建设和信息共享提供有力支持。加强政策宣传与引导工作，提高各单位对档案数字化建设和信息共享的认识和重视程度，形成良好的工作氛围[5]。

三、总结

随着信息技术的迅猛发展，新时期的事业单位档案数字化建设已成为提高档案管理效率、促进信息共享的关键所在。档案数字化建设不仅实现了档案信息的电子化存储和快速检索，还通过网络平台实现了信息的跨部门、跨地域共享。这一变革不仅极大地提高了工作效率，也为决策提供了更为准确、及时的数据支持。各单位需不断投入资金和技术力量，更新升级硬件设备，完善软件系统，确保档案信息的安全性和完整性。同时，提升档案管理人员的数字技能和意识也至关重要。通过定期培训和考核，确保管理人员能够熟练掌握数字化档案管理技术，提高档案管理水平。建立健全信息共享机制，制定统一的信息共享标准，加强合作与交流，也是实现档案数字化建设目标的重要途径。

综上所述，新时期事业单位档案数字化建设是顺应时代发展的必然选择。只有不断加强投入、完善机制、提升人员素质，才能确保档案信息的有效利用，为事业单位的发展提供有力支撑。

参考文献：

[1] 张晓嫄.关于新时期事业单位档案数字化管理的探讨[J].兰台内外， 2023（19）：34-36.

[2] 王程.机关事业单位档案管理数字化技术应用探究[J].信息技术时代， 2022（3）：70-72.

[3] 孙光辉.浅议事业单位档案数字化建设存在问题与实践策略[J].兰台内外， 2023（25）：13-15.

[4] 门亮，魏琳，王旭飏.互联网背景下事业单位档案数字化建设策略[J].造纸装备及材料， 2023， 52（8）：181-183.

[5] 刘佳.新时期如何创新事业单位档案数字化管理工作的若干思考[J].销售与管理， 2022（4）：90-92.

作者简介：

蔺森（1987.02-），男，陕西渭南，汉族，本科，馆员，研究方向：档案。