摘 要：随着经济建设的发展，以及市场竞争的日益激烈，企业需要不断提高自身竞争实力，其中人力资源管理成为现代市场竞争的核心内容。对 于企业可持续发展目标的实现而言，对人力资源管理与人事档案管理工作加强重视至关重要，通过档案管理有效性的提高，能够使其重要价值和作用在 人力资源管理中得到充分发挥。

关键词：大数据;事业单位;人力资源档案管理

引言

人事档案信息资源整理、运用、共享及创新，对人力资源管理有着极其重要的影响。随着知识经济以及快速发展，人事档案作为人才信息的重要载 体，其充分开发利用是可持续发展的重要保障。人事档案作为甄别人才、提拔任用及教育培养的重要基础，其信息资源开发利用不仅关系社会影响力和 竞争力，更关系能否满足当今时代发展、服务新时期事业改革的现实需要。

1 现代人力资源管理和人事档案管理的联系

人力资源管理主要针对人力资源的合理开发、配置、利用和生产进行研究，使企业预期目标得以实现，其中需要涉及的领域和学科包括了社会学、 人类学、心理学以及管理学等，在企业的人员岗前培训、岗位规划、选拔录用，并对业绩考核的计划、协调、组织以及控制的活动过程进行组织和管 理。作为管理工作的重要核心，人是企业发展的重要基础，也是管理的主客体。随着市场竞争的日益激烈，其实质也是人才的竞争，由于人才的流动不 断加大，因此不少企业对人力资源管理越来越重视，甚至目前企业的人力资源管理水平直接影响和决定着企业未来的发展高度[1] 。在人力资源管理中，人事档案作为员工个人信息储存的重要载体，能够为企业对员工进行了解、考察、安置、录用等提供重要参考依据。同时人事档案也是企业档案的重要 组成部分，有利于人力资源管理各项职能的充分发挥，并进一步促进人力资源的有效开发和利用。主要体现在：人力资源内在效力的充分发挥; 人力资 源的科学配置的有效推动;科学预测人力资源等。因此人事档案管理与人力资源管理需要同步发展，形成统一的整体。

2 人事档案管理问题分析

2.1 人事档案管理重视度不足

当前，在人事档案管理工作中，还存在着片面化的认识，认为人事档案管理不够重要，从而导致人事档案管理工作滞后不前，不能跟随时代的发展 步伐，难以发挥人事档案管理的重要作用，人事档案管理方式急需改革。一方面，一些单位的人事档案管理工作中，管理流程不够规范，管理职责不够 明确，导致人事档案管理不能达到预期效果：另一方面，在人事档案管理中，由于不够重视，因此投入的人力资源、资金等不足，严重影响人事档案管 理的质量。在这种情况下，人事档案管理没有发挥应有的价值，不能有效地服务于人力资源管理。

2.2 人事档案管管理手段落后

传统人事档案管理工作中，档案管理的方法和设施比较落后，信息技术利用率不够高，不利于提升人事档案管理的效率。一方面，人事档案管理系 统的功能较为单一，在工作中只是简单地记录，无法更好地利用这些信息资源，对这些信息数据进行加工;另一方面，一些单位数字化管理效率低下，采用的是纸质方式进行档案管理，不利于提升档案管理的效率。

2.3 人事档案利用价值不高

档案管理的目的最终是要服务企业，要合理地利用这些档案才能发挥出其重要的价值。然而当前在很多单位中没有重视到对档案的有效利用，这就 失去了档案管理原有的意义。另外，一些单位在人事档案管理中，只是简单记录人才的年龄、政治面貌、文化程度、工作经历等基本信息，没有详细了 解人才的素质、心理健康状况、需求，不能反映员工的真实情况，因此没有发挥人力资源管理的合理配置作用。

3 现代人力资源管理中人事档案管理存在的问题分析

3.1 管理手段不足

不少企业由于各种因素的影响，如人事专员业务能力不足，档案人员兼职多，职责松懈，对人事档案管理缺乏足够的专业知识积累，导致部分管理 工作仍采用传统手工模式，主要体现在职工的人事资料、信息等还采用纸质材料进行记录，并用纸质档案袋进行储存和保管，在后期使用借阅时，在档 案室对其进行查阅、审核等。但随着企业的发展，以及纸质资料长时间的存放会出现变黄、霉变、虫蛀等情况，对档案资料造成一定的损坏，或因人为 因素等使档案资料出现遗失、不完整等情况，使档案管理的安全性和完善性受到极大影响，甚至会给企业带来无法估量的损失[2]。

3.2 还未构建人事档案管理体系

人事档案管理与工作的全局影响非常明显，包含不同的管理规则和管理要求，每一个环节都会直接影响最终的管理质量。目前，企事业单位还没有 构建完善的人事档案管理体系，忽略了对不同信息内容以及信息载体的分析及研究。大部分的管理策略比较单一和机械，没有着眼于目前的管理现状，积极践行一系列的管理策略和管理手段。档案查询、档案检索和档案归类等工作面临着诸多的困境和障碍，非常容易出现各种管理漏洞，无法确保人事 档案的有效保存。档案沉淀等问题时有发生，后期的搜索策略发挥的作用微乎其微，无法更好地根据各项工作开展的实施条件有效调取档案，后期的档 案查询工作也备受束缚及影响，这些都直接影响了人事的管理工作的全面突破和改进[3]。

3.3 还未树立服务意识

企事业单位以及社会人力资源管理部门需要意识到人事档案管理工作的必要性。在市场经济体制改革的过程之中，市场竞争机制产生了明显的变 化，有一部分工作人员还没有树立良好的服务意识，没有了解职员以及群众的实际需求。另外，整体的工作流程和工作要求较为复杂及多元，因此在人 事档案管理的过程中，工作人员面临着诸多的困境，工作压力相对偏高。在落实相关宣传工作时，没有树立良好的服务意识，个人以及职工对档案管理 工作的重要性了解程度不够深，严重影响了后期档案管理和档案的调用，难以充分发挥档案管理工作应有的作用和价值[4]。

3.4 档案信息利用度不高

人事档案信息内容丰富，涉及多个行政部门的相关材料，档案管理制度不完善，存在档案信息归档被动、不及时的问题。由于档案工作人员缺少相 关知识储备，往往不能精准找到自己需要的信息。同时，对档案信息没有进行系统的整理分析，人事档案资料尤其是人员专业技术档案混乱，不能真正 挖掘人事档案管理的价值[5]。

4 大数据下事业单位人力资源档案管理工作的优化策略探究

4.1 优化调整档案管理机制

在大数据背景下，需要构建起现代化的档案管理制度，促进事业单位人力资源档案管理工作不断向着标准化、信息化的方向发展。实践中，应当着 重完成以下四项工作：其一，持续强化对事业单位人力资源档案保管空间管理的制度建设。实践中，要求重点落实对人力资源纸质档案存储空间温度与湿 度的调控，并结合管理制度的优化建设以及奖惩制度，避免相应空间内出现明火或是发生虫霉等问题，依托环境安全维护人力资源档案的安全。其二，借助先进技术手段，尽可能对已经出现损坏的档案实施修复 [6] 。其三，充分发挥出信息技术的优势，在大数据理念的指导下，积极推动事业单位对人力 资源档案管理工作开展信息化建设，依托计算机系统、信息技术等对人力资源档案管理工作模式进行优化调整。其四，关注档案数据库的搭建以及档案 信息资源安全性的维护，在引入数据安全防护技术（如身份认证技术、权限设置技术、防火墙技术等）的基础上，搭建系统回访机制，防止人力资源档案 信息丢失、泄露或是遭受恶意篡改。与此同时，还应当进一步优化调整事业单位人力资源档案管理的制度，着重参考中共中央办公厅发布的《干部人事 档案工作条例》，对人事档案的归档要求、人事档案管理内容及审核要求、人事档案材料的收集归档范围的规定和分类方案、人事档案的调转及手续、 人事档案管理存在的问题与对策、流动人员档案管理方法实施优化调整。为了进一步提升相关管理人员的工作积极性，还需要搭建起责任制度、 考核制 度，对管理人员的工作成效、标准情况进行管理与约束，确保人力资源档案管理制度在事业单位内得到切实落实[7]。

4.2 搭建人力资源档案数据库

结合前文的分析能够了解到，在大数据理念的指导下，必须要积极推动事业单位对人力资源档案管理工作开展信息化建设，并结合事业单位的现实 需求以及实际情况，组建人力资源档案数据库。在此过程中，需要将事业单位中原有的纸质人力资源档案全部数字化，转变为电子档案，并统一保存于 数字化系统内。实践中，为了降低转化工作的实际工作量，并保证档案数字化的准确性，可以使用扫描的方式将纸质文档直接以图片的形式转录于数字 化系统内，以此为基础构建起人力资源档案数据库，为事业单位人力资源档案管理工作的数字化、信息化建设提供支持。与此同时，不应当完全抛弃纸 质档案，需要对纸质档案的出入库情况开展监管，防止纸质档案的遗失，为人力资源电子档案的管理与使用提供“保险”。在此基础上，还应当对人力 资源档案数据库中的内容进行实时性更新，避免其中保存信息存在滞后性，提升信息资源的时效性以及准确性，防止人力资源档案信息化建设以及相应 数据库的构建流于形式，并从源头上规避档案内容随意修改的问题发生，达到降低人力资源档案管理工作风险的效果，促使事业单位的档案管理工作不 断向着规范化、标准化的方向发展[8]。

4.3 树立良好的服务意识

服务意识有助于档案管理工作人员在开展各类管理工作的过程中主动调整自身的工作行为，加强与其他部门之间的合作和沟通，学习同行的优秀做 法和经验。企事业单位则需要以人事档案管理工作人员综合素质的提升为依据，引导工作人员、教育工作人员、了解工作人员素质水平对档案管理工作 成效的重要影响，确保其能够进一步提升个人的服务性认识，主动地创造出更多的管理效应的经济效益。

4.4 构建完善的人事档案管理制度

完善的人事档案管理制度能够为后期各项改革管理工作的有效落实指明道路及方向，确保不同部门以及各个工作实现有效的运作。人事档案管理工 作对制度规范要求相对偏高，管理工作人员需要严格按照一定的管理措施进行分析以及研究。管理层只需要注重不同的标准，明确各个环节的管理原则 以及管理条件，积极简化整个流转程序，加强对档案管理保存方式以及调整方式的统一划归。

4.5 人事档案的数字化与外包

目前不少企事业单位采取了人事档案外包的方式进行管理。由于外包公司作为从事数字化加工服务的专业公司，其服务人员具有专业技能和从业经 验，能够确保档案管理工作的高效性，能够完成档案数字化加工外包全过程的技术和管理工作，如：数据挂接、高清图像制作、数据存储、系统运行与 维护、备份等技术，使档案部门缺乏数字化所需技术问题得以解决。由于公司性质及管理体系等因素的影响，外包公司加工周期较短、工作效率较高，不仅能够为档案工作人员进行现场学习提供良好的机会，还能促进工作人员对档案数字化及其他相关技术的有效掌握，并使人员外出培训费用及时间得 以节约，为人事档案全面数字化奠定良好的基础[9]。

4.6 加快管理现代化进程

目前我国企事业单位改革的持续深入，结构不断多样化，传统人事档案管理模式已明显出现不适应性，因此信息化及现代化管理模式的引入势在必 行。为了有效避免手工处理方式中普遍存在的出错率高、查找资料不便等问题，需要加强信息化建设，对管理理念和管理模式进行更新，使人事档案管 理的高效率与科学化得以实现。在企业现代人力资源管理中，需要通过现代化技术手段的引入，使人事档案管理能够更好地满足企业发展的实际需要，使人事档案管理水平和效率大幅度提高。在企业人力资源管理系统中，首先硬件方面需要添加打印机、扫描仪、复印机、刻录机等设备对传统的办公方 式进行有效补充，使用数据化实现自由转换。同时从环境硬件出发，还需要对空调系统、去湿机、吸尘器、温度计等设备进行设置，使档案管理环境始 终保持理想状态，确保纸质资料储存的安全性。在管理软件方面，需要通过充分利用计算机软件、智能化程序、数据库系统、云存储等先进信息化技 术，对电子信息系统进行构建，从而使整体技术建设效果有效提高。另外相关人员在进行信息化操作时，依托各类计算机软件，对档案资料进行分类、 归档、立卷、使用等，同时结合档案资料的数据库建设，有效促进人事档案信息化建设的不断升级。最后利用先进技术的严谨性和科学性，通过计算机 数字化存储软件程序的运用，使档案资料规范化调整得以实现，档案资料使用时间与服务效果得以有效延长和提高[10]。

4.7 提升相关工作人员的综合素养

无论是哪一个部门的工作都需要工作人员优秀的综合素养进行支持。许多企业的人事档案管理工作，被认为是一项可有可无的工作，因此，从事这 项工作的员工不受重视，而且其综合素质也十分堪忧。但是正如前文所述，人事档案管理在人资管理当中起着非常基础性的作用，而且它对于企业的决 策，以及人资管理的发展，都有着重要的意义，因此，重视人事档案管理工作员工的素质也是非常重要的。这就需要企业在进行人事档案管理工作人员 招聘的过程当中，积极对相关工作人员的素质进行考核，严格遴选。除此之外，还应该对人事档案管理工作人员进行必要的培训。对于人事档案管理工 作人员而言，不仅需要具备档案管理的工作技能，还应该具有人资管理的工作技能，因此，该项工作的难度并不低。

5 结束语

综上所述，大数据时代下对事业单位人力资源档案管理开展创新具有极高的现实价值。通过优化调整档案管理机制、持续强化管理的信息化建 设、更新管理思想与方式、组建优质的管理人才团队、搭建人力资源档案数据库，促进了人力资源档案管理工作效率效果的提升，推动了事业单位人 力资源档案管理工作的升级。人事档案管理在现代人力资源管理中的重要性日益凸现，同时人事档案管理人员需要提高自身认识，对工作理念进行更 新，加强现代化信息技术的运用，对人事档案管理制度进行健全和完善，使人事档案管理水平有效提升，进一步促进人力资源管理的良性发展。

参考文献：

[1]谢婧斐.基于现代人力资源管理对人事档案管理工作的探讨[J].企业文化（下旬刊），2018（008）：156.

[2]范博.基于现代人力资源管理视阈下的人事档案管理[J].兰台世界，2018 （01）：134.

[3]陈娟.基于新形势下做好现代干部人事档案管理研究[J].办公室业务，2019.

[4]张彤.大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响[J].办公室业务，2019（10）：170 ，190.

[5]潘筱雨.事业单位创新人事档案管理水平的探索[J].中国市场，2020（17）：195-196.

[6]郑海荣.对加强和改进人事档案管理工作措施的思考[J].青海教育， 2019Z1）.

[7]杨丽丽.新时期人事档案管理工作的对策与思考[J].黑龙江科学，2019（10）.

[8]火星.大数据环境下的事业单位人力资源管理研究[J].现代经济信息，2020（13）：33-34.

[9]周瑞廷.人事档案信息化在公路科研单位人力资源管理中的重要性研究[J].中国市场，2020（5）：193-194.

作者简介：甄静，1980年3月，女，汉族，籍贯山西大同，航天医疗健康科技集团有限公司人力资源部部长、董事会秘书，高级工程师，研究生学历，人力资源管理、医院管理。