摘要：小额总务物资是医院运转的最基本保障。小额总务物资种类多、金额小、工作量大，也时刻考验着医院的管理水平。本文就以如何提高医院小额总务物资的采购效率、降低成本，解决采购困难进行探索。

关键词：医院；总务物资；采购；供应商

一、医院概况

先介绍本人的工作单位--广东医科大学附属医院。广东医科大学附属医院坐落于美丽的南海之滨，素有南粤明珠美称的湛江市。医院先后获得广东省首批三级甲等医院、全国“百佳”医院荣誉称号。

医院现有建筑面积约22.5万平方米，现有在职员工3290人，其中医生1027人，护士1470人。博士160人，硕士660人，在站博士后12名，拥有12名博士后导师，28名博士生导师，190名硕士研究生导师，特聘教授30人。

医院开放床位2277张，年门急诊量超过177万人次，年出院近10.8万人次。拥有粤西地区最先进、最齐全的医疗设备，包括粤西首台临床研究型128排PET-CT、320排640层螺旋CT、3.0TMRI、达芬奇手术机器人等。

二、小额总务物资采购情况

我院小额总务物资2021年采购金额1851万元；2022年采购金额2458万元。

（一）小额总务物资的范围

小额总务物资，是指预算金额10万元以下（不含10万元）各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、产品、设备及配件、仪器、低值易耗品和办公用品、日杂用品、五金配件、被服服装等；不包括药品、科研试剂、医用耗材、医用设备器械、计算机设备和耗材、工程等。

（二）小额总务物资采购的方式

政府采购法及其实施条例、招标投标法及其实施条例等法规政策有规定的采购方式，按照其规定执行。其他的采用政府的采购平台、协议供货、网上竞价、询价等采购方式。

（三）实施采购基本流程

1.申请人制订采购需求，并发起OA 采购申请。

2.申购科室（部门）负责人审批。项目预算金额大于等于1000元的，需要其分管院领导审批。

3.经费主管部门审批（如符合情形适用）。

4.立项归口管理部门论证和审批，总务物资经资产管理部论证和审批。

5.招标采购部负责人审批。项目预算金额大于等于1000元的，需要其分管院领导审批。

6.院长审批预算金额大于等于5 万元项目。

7.采购员按法律法规和医院制度要求执行采购，并上传采购结果。采购金额大于等于 5 万元的，采购员还需上传合同。

8.采购金额大于等于2万元但不超过10 万元由审计部审核（政府集中目录采购除外）。

9.合同审批（适用于采购金额大于等于5 万元）：经申购科室（部门）、立项归口管理部门、审计部等相关部门审批（政府集中目录采购除外）。

10.签订合同（适用于采购金额大于等于5 万元）。

11.采购员通知供应商供货或提供服务。

12.立项归口管理部门管理合同履行。

13.相关部门组织验收。（1）验收：按医院规定和合同约定执行。（2）申购科室（部门）在领到物品后，应对物品的质量、数量及相关标准认真验收，对于领用的物品，存在质量问题的，应及时向招标采购部和相关部门反馈意见。

14.相关部门根据财务制度办理付款手续。

15.协议供货（定点采购）物资须发起OA采购申请流程，无需审计部审核。

（四）合同签订

1.凡属于医院采购范围的，且金额为5万及以上项目必须严格按照成交结果签订书面合同，以明确权利和义务；合同所涉及的相关单位均应依照合同的约定履行合同。

2.医院是医院合同的法定签署人，授权范围按医院规定执行。

3.自成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项，由立项归口管理部门与成交供应商磋商拟定具体合同内容，并按医院规定办理合同审批手续。

4.拟签订的采购合同需按医院规定审批后，再办理合同签订和加盖医院相应的合同专用章手续。

三、小额总务物资采购存在的困难及对策

随着国家采购制度、规定和政策在不断完善，我院的采购制度、规定也在不断修订完善，采购流程也在不断优化，采购是越来越透明、公正。但我院小额总务物资采购现阶段还是存在一些困难：

（一）小额总务物资种类繁多，采购工作繁杂，管理困难。

总务物资就是医院其它专项采购流程不予采购的物资，就属于总务物资流程采购。年营业收入近20亿的三级甲等医院，大大小小、零零碎碎的预算金额10万元以下（不含10万元）的总务物资，还是特别的多，特别的杂。

我院招标采购部处理小额总务物资采购流程是由1位采购员办理。1个采购项目，采购员需要处理的工作：就采购物资与申请科室联系，找到其称心如意物资；处理OA流程；按要求在广东省政府采购智慧云平台办理挂网采购手续；2万元以上的办理挂网医院外网或竞价网的采购手续；5万元以上的办理合同手续；办理物资的票据和请款；跟踪所采购物资的售后；完成政府采购数据统计、填报工作等等。2023年2-7月份完成小额总务物资采购数量分别是：703项、690项、544项、712项、852项、778项。每个工作日需要办理结束近35项采购。这工作量是非常繁杂的。

小额总务物资繁杂采购工作的对策：

1.建立供应商体系。

单靠1名采购员来了解科室采购需求、跑市场采购和跟踪售后，在这医院是不可能完成的工作。我们就需要建立一个良性竞争的供应商体系来帮助完成采购工作，要充分利用好供应商这把好帮手。应小额总务物资采购的项目金额小、项目多、工作量大、事情繁琐但利润低，一般每个医院固定的小额总务物资供应商并不多。我们采购员就要把这仅有的几个供应商组织安排好，建立一个良性竞争的供应商体系来帮助我们完成采购工作。对供应商分类，每类物资有较为熟悉领域的几个供应商；需要供应商了解科室需求，寻找货源，但又能相互竞争，最后达到我们高效采购到物美价廉物资的目标。

2.加强供应商、申购科室和采购员的沟通。

（1）加强供应商、申购科室和采购员的需求沟通。我们首先要了解采购需求，采购员要按规章制度公布采购需求，或直接告知医院较为固定的供应商，或把科室需求挂网公布。但供应商还需要就采购需求与申请科室和采购员进一步沟通。供应商要按采购需求，联系符合采购需求货物，要通过文字、图片或样品与申请科室和采购员进一步确认是否达到采购需求。

（2）加强供应商、申购科室和采购员的价格沟通。价格是成交的最重要因素之一，也是最为关注的因素。技术需求满足了，价格也要供应商、申购科室和采购员三方都接受才行。因小额总务物资项目繁多细小的自身特点，有时会出现供应商未与申购科室和采购员就价格进行沟通协商就确定采购价格，这情况是不允许的。

3.督促供应商，避免出现漏单情况。

因小额总务物资数量太多，有时供应商就会出现漏单情况，过了一段时间申请科室或供应商自己回查起来，才发现漏单了，这是影响临床工作的，也影响到采购部门。我院的做法是一个季度就把小额总务物资的供应商召集起来开个会，说明漏单情况，督促敲打下供应商，以引起重视；在工作QQ群上定期发布回查订单的要求，出现漏单及时补救。我们就是一而再再而三的提醒督促，尽量减少漏单。

4.建立供应商奖罚机制

建立供应商奖罚机制，还是很有必要的。想要马儿跑得快，就得给马儿草。小额总务物资是小本生意，是体力活生意，对于供应商而言予以小利益是有很大的促进作用的。对于订单响应较快的，使用科室对其反映较好的，出现漏单情况较少的供应商，我们可以给他发多些订单，鼓励他。

5.对需求固定、需求量大、同类的物资，进行定点招标。

针对小额总务物资杂、小、多的特点，对需求固定、需求量大、同类的物资，可以进行定点招标，减少零星采购工作量。平时我们做好统计工作，有些物资是固定的，技术参数是不变的，需求量也大，这类物资就符合定点招标的要求。我们医院定点招标的有：办公用品、日杂品、五金、办公用纸、家具、电器、液态氧、被服、护士鞋等。

6．科学简化工作

我们要科学合理的简化小额总务物资工作。

（1）善于运用沟通工具简化工作。我们对沟通工具的要求就是沟通有效、便捷并能留下工作痕迹，方便事后查找工作信息。目前我院主要是使用QQ作为与供应商之间的沟通工具，传达信息，也留下工作痕迹。但现在QQ沟通方式越来越少人使用了，有时供应商甚至会忘了查看QQ信息，也就耽误了工作。和使用科室之间还是电话、手机沟通较多，沟通快捷但不便于留下工作痕迹。还可以考虑使用微信，或者其它普遍性的沟通软件工具。

（2）善于运用办公软件简化记录、统计工作。

（二）采购环节时间长

采购环节时间长，是指申请流程到达采购员开始，到物资送达使用科室的时间长。小额总务物资相对于其他物资的采购时间还是算流程简捷，时间短的了，但在大家的思维中小小的东西也需要这么长时间，所以大家还是认为它时间太长了。

小额总务物资采购环节大概是：采购员发布采购信息，供应商接到采购信息后到使用科室了解详细采购信息，通过各种各样的渠道联系符合采购需求的物资，跟使用科室确认是否符合需求并就物资价格与使用科室和采购员协商，最后确定后再报价采购。这过程时间主要花费在寻找符合采购需求的物资并得到使用科室的认可这环节。有时一个小物资，供应商要在市场和使用科室之间来回跑三、四回，找到的物资都还不能得到认可。

小额总务物资采购环节时间长的对策：

1.供应商要相对固定

供应商与使用科室之间确认采购物资，主要就是信息之间的沟通，人与人之间的沟通。一个供应商与一个使用科室沟通过几次后，就会相互之间有更多的了解，了解对方的品行、爱好，跟上对方的思维，也就更容易理解对方的所表达的信息，这个供应商也就更容易找到符合这个使用科室需求的物资。所以要维持供应商的稳定性，但也要重视供应商之间的竞争性。

2.对供应商进行相对的领域划分

总务物资可以大致分不同的种类，不同的领域。一个供应商对某种类的物资较为熟悉的话，他也就会更容易的找到符合使用科室需求的物资。因此，我们也要根据原先供应商的经历，对供应商进行大致的分类，分配给他们更多熟悉领域的订单。

3.物资信息分享

医院大部分的物资都是重重复复的采购，这个科室需要后另一个科室也需要。出现这种情况时，如果采购员对供应商分享曾经采购的科室、物资信息的话，那供应商就会很快找到符合需求的物资。

（三）采购价格高于市场价格

采购价格高于市场价格，这是国家单位采购普遍存在的问题。这采购价格包含了物资价格，还有很大部分的服务价格。

采购价格包含国家税收。供应商卖货给医院是要开发票的，这时国家就要收税，供应商必然把国家税收包含到物资价格里，这就有别于市场物资不开发票时的价格。

采购价格包含人工费。人工费也是较贵的隐形费用。例如：一根20瓦的紫外线消毒灯管，如果自己到市场上买，你大概5元就能买到一根符合你要求的20瓦的紫外线消毒灯管。在医院买东西是让供应商去买，供应商首先要到科室找联系人了解需求，要买怎样的，什么消毒灯管接头的，多少瓦的，什么品牌的等等，有时候来了找不到联系人又得第二次来，然后是供应商到市场去找灯管，如果找不到符合需求又或者品牌不对就得换个市场或渠道再找，有时有些科室还要求看到样品才认可同意，再到送货到医院验收部门验收，最后是送货到使用科室。在我们南方大热天的有时得来回跑好几次。数量少，像这单独一根20瓦的紫外线消毒灯管，供应商给医院报价20元，你认可吗？小额总务物资，说人工费是较贵的费用，不为过。

付款时间长。送货了，验收手续办理了，提交送货单和发票了，最后半年货款都还没到帐，这有别于市场现金交易，一手交钱一手交货，立马到账。

采购价格包含售后、质保服务。有人甚至会说淘宝、网上价格多低多低，我不能说它是一锤子买卖，但也差不多。淘宝或网上买的东西，一旦坏了，你是找不到卖主或较长一段时间都处理不了。在医院找供应商买东西，一旦坏了，半小时内供应商不跑到使用科室面前就会被使用科室投诉。所以，在医院里卖东西，供应商要保你使用的好，使用的开心。当然这售后、质保服务成本也就加到了采购价格里了。

小额总务物资采购价格高于市场价格的对策：

1.适当加大供应商之间的良性竞争。竞争是降低价格最有力手段。医院要在竞争和合作之间找到平衡点。我们依靠供应商帮助我们高效地找到合适的物资，当也要维持在合理的价格之间。我们可以在供应商之间主动引起竞争。

2.医院缩短付款期限。缩短付款期限，减低供应商资本成本，自然可以减低部分报价。

（四）存在申购科室自行采购，后补采购申请情况。由于各种各样的原因，普遍存在申购科室自行采购，后补采购申请的情况，这是明显违反医院制度的。

申购科室自行采购小额总务物资的对策：

1.加强医院制度宣传教育，提高员工认知和自觉性。

2.出现申购科室自行采购后补采购申请情况的，要求要有科室主任、科室主管副院长、采购部门主任及采购部门主管副院长在供应商报价单上签字同意才予以办理。

四、结束语

我们要发挥主人翁精神，与供应商在竞争中寻找到最有效、最经济的合作，完成小额总务物资采购，取得经济和社会效益，防止腐败，实现采购目的。

参考文献：

[1] 彭北鸿.对医院物资采购管理的认识与探索[J].中国医学装备， 2013， 10（3）：2.DOI：CNKI：SUN：YXZB.0.2013-03-030.

[2] 田秀兰.对医院物资采购管理的认识与探索[J].中文科技期刊数据库（全文版）医药卫生， 2022（9）：3.