关键词：企业；建设项目档案管理；“档案 ⁺ 业务”融合；管理创新；数字化转型；全流程管控

一、引言

企业建设项目兼具投资规模大、建设周期长、参建主体多的特点，其档案涵盖立项审批、工程施工、设备安装、竣工验收等全流程文件，是项目合规管控、质量追溯、运维保障的核心凭证。随着《档案法实施条例》的深入实施及《“十四五”全国档案事业发展规划》推进，国家档案局明确要求“推动建设项目档案工作与业务工作深度融合”。当前，部分企业项目仍存在“重建设轻档案”“档案与业务脱节”等问题，导致档案归集滞后、信息缺失，难以支撑项目全生命周期管理需求。基于此，探索“档案 + 业务”融合创新路径，对提升企业建设项目管理质效具有重要现实意义。

二、“档案 + 业务”融合的政策依据与企业需求

（一）政策驱动：档案管理法治化规范化新要求

2025 年全国档案局长馆长会议明确提出，要“完善建设项目档案全过程管理机制，推动档案与项目建设同步策划、同步实施、同步验收”。新颁布的《电子档案管理办法》对建设项目电子文件归档范围、格式标准、安全管理作出刚性规定，要求电子档案与纸质档案具有同等法律效力。同时，国家推动建设项目档案纳入全国投资项目在线审批监管平台，为“档案 业务”融合提供了政策遵循和技术支撑，倒逼企业打破档案管理与业务管理的壁垒。

（二）企业刚需：建设项目管理提质增效诉求

企业技改项目、物流中心建设等重点工程，涉及专用设备安装、消防安全管控等专业领域，对档案的专业性、及时性要求极高。某企业在易地技改项目中发现，传统档案管理模式下，文件传递滞后导致施工与验收标准衔接偏差，需反复整改完善。此外，企业项目合规性审查严格，从项目核准到竣工审计均需完整档案佐证，而“档案 + 业务”融合能实现档案信息与业务节点精准匹配，为项目合规管控提供基础支撑。

三、“档案 + 业务”融合的创新实践路径

（一）构建“三位一体”组织机制，夯实融合基础

借鉴南网超高压公司“生产基建一体档案管理机制”经验，企业应建立“档案部门统筹、业务部门主责、参建单位协同”的三级管理体系。一是明确责任链条，由企业党委统筹档案工作，签订《项目文件归档责任书》，将档案任务纳入业务部门绩效考核及参建方合同条款，实现“责任到人、考核到岗”。二是健全协同机制，在项目指挥部设立档案联络岗，由业务骨干兼任，负责同步收集施工日志、检测报告等文件，避免“事后补档”。三是强化硬件保障，为业务科室配备档案装订设备，统一档案封面、盒式标准，确保档案形成规范。

（二）打造全流程管控体系，实现同步运转

以项目建设周期为主线，推动档案管理与业务环节深度嵌入。在立项阶段，档案部门联合规划部门制定《项目档案工作规划》，明确归档范围和保管期限，形成“业务启动即档案启动”的前置管控；施工阶段，实行“随工随查”制度，由档案员与监理人员同步核查隐蔽工程记录、设备调试数据等文件，制作《档案质量通病清单》实时整改；验收阶段，建立“五级审查制”，通过“施工自检 $$ 监理审查 $$ 业务部门预验收→档案部门核验 $$ 联合终审”流程，将档案验收作为项目竣工的前置条件，未达标准不得结算尾款。某企业通过该模式实现技改项目档案与工程同步移交，归档差错率下降 90% 。

（三）搭建数字化融合平台，提升管理效能

依托信息化手段打破信息壁垒，构建“业务-档案”一体化数字平台，实现档案管理与项目业务的无缝衔接。一是整合系统资源，将档案管理模块深度嵌入企业项目管理系统，打通与 OA 办公、财务核算、设备管理等系统的数据接口，实现立项批复、招标文书、工程款支付凭证等文件的自动归集，避免信息孤岛。例如，某企业在技改项目平台中集成档案管理功能，预设 75 项行业规范及 37 项企业制度参数，业务人员在发起审批流程时可同步调取档案归档标准，确保文件形成即符合归档要求。

二是应用智能技术赋能管理，开发档案智能采集终端，通过OCR 识别技术自动提取施工记录、检测报告中的关键信息并生成元数据，大幅降低人工录入误差；借助 RFID 电子标签和智能货架系统，实现档案定位、借阅、归还的全程可视化追溯，借阅效率提升 60% 以上。

三是构建协同共享体系，搭建企业内跨单位档案共享端口，与设计单位、施工企业、监理机构及监管部门建立数据互通机制，项目图纸变更、隐蔽工程验收等文件可实时同步至平台，既减少重复报送成本，又确保档案信息的时效性与完整性，为项目全周期管控提供数据支撑。

（四）建设智慧库房，强化档案安全与利用

参照智慧档案库房建设标准，升级档案存储与服务设施。在安全管控方面，部署温湿度传感器、烟感探测器等设备，实现 14-24^∘C 温度、 45‰ 湿度的自动调控，通过AI 摄像头识别违规操作并实时预警。在利用服务方面，设立“档案服务专区”，提供项目档案“一站式”查询，将传统 3 个工作日的查询时长压缩至 1 小时以内。同时，通过大数据分析档案借阅频次，梳理高频利用的技术文件，为后续项目提供参考，实现“档案赋能业务”的良性循环。

四、融合实践的成效与思考

（一）实施成效

某技改项目应用“档案 + 业务”融合模式后，形成纸质档案 1.2 万卷、电子档案 800GB，投产 3 个月内完成国家档案局验收，成为企业示范案例。实践表明，该模式能使档案完整率提升至 99% 以上，项目合规审查时间缩短 40% ，后续运维阶段因档案缺失导致的故障处理时间减少 60% 。同时，完整的项目档案为专用设备国产化改进提供了关键数据支撑，助力形成 2项行业技术标准。多地企业实践表明，“档案 + 业务”融合模式成效显著。某企业技改项目通过该模式，档案完整率、准确率均达 99.5% ，项目合规验收周期缩短 40% ；某企业物流中心建设中，依托数字化平台实现档案与工程同步移交，运维阶段故障处理效率提升 65% ，为企业项目档案管理提供了可复制范本。

（二）深化思考

1. 人才培养是关键：需加强“档案 + 业务”复合型人才培育，通过“档案培训进项目部”“业务骨干学档案”等方式，提升全员档案意识与实操能力，破解“懂业务不懂档案、懂档案不懂业务”的适配难题。

2. 标准统一是基础：应联合国家档案局制定企业建设项目档案管理细则，细化电子文件格式、归档流程等专业标准，解决参建方标准理解偏差问题，为系统互通、数据共享扫清障碍。

3. 安全管控是底线：针对企业档案涉密特点，需强化数字档案加密存储，引入区块链技术固化档案数据，建立“权限分级+操作留痕”制度，防范信息泄露与篡改风险。

4. 价值挖掘是核心：依托 AI 技术构建企业知识库，通过分析历史项目档案数据，为工程成本优化、设备选型提供决策支撑，推动档案从“凭证留存”向“价值创造”升级。

五、结语

“档案 ⁺ 业务”融合是企业落实档案管理新政、提升建设项目管理水平的必然选择。通过构建协同机制、全流程管控、数字化赋能的创新路径，既能破解传统档案管理与业务脱节的痛点，又能充分释放档案的凭证价值、参考价值。未来，企业需持续深化技术应用与标准建设，推动档案从“静态存储”向“动态赋能”转变，为企业高质量发展提供坚实保障。

参考文献

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