摘要：随着信息技术的快速发展，电子档案逐渐应用于日常工作与管理中，其已成为现代信息化社会的重要组成部分。时代的快速发展使得电子档案管理应用于高校档案管理，加强了高校档案的信息化、规范化处理。然而在当前发展背景下，高校档案管理也面临较多的挑战。本文主要对高校档案管理现状进行探索，分析电子档案管理具有的优势，进而对电子档案管理在高校档案管理中存在的问题进行探索，提出对应的解决措施。通过电子档案在高校中的运用，能够促进数字化技术的具体应用，建设智慧校园。

关键词：电子档案；档案管理；信息技术

引言：

高校档案记录了高校的教育历史，是全校师生和日常教育教学活动的真实记录，具有较高的参考价值。结合当前高校档案管理现状分析可知，传统的档案管理模式已不适于当前社会与高校发展需要，因此高校在此方面需要不断创新，利用电子信息技术对此进行优化整改，使得高校档案得到新发展。同时，传统的档案管理所占空间较大，无法实现快速查询、插入等，从而导致高校档案管理工作量大，效率较低。而利用电子档案进行管理，能够有效解决相关问题，推动高校的先进发展。

1. 探索高校档案管理现状及电子档案管理优势

1.1 高校档案管理现状分析

根据调查分析可知，高校在2007年得到广泛建设，其数量和2006年相比增加了10所，且学生的总规模不断扩大，教职工人数相应提升。并且在此之后，高校不断增加扩展，学生总规模大幅度上升，并且呈现稳定增长的趋势。根据《高等学校档案管理办法》可知，高校档案记录了学校从招生、教学、教研等方面的活动，利用文字、图表等形式记录相关内容，具有重要的参考价值。因此对全国高校档案管理工作分析探索可知，其主要具有以下特点：（1）工作量大。高校具有独特的环境，每年都会进行招生、毕业等，这就导致教职工、学生的档案数据变动较大，且档案变动都是数以千计。同时在学生就业、深造等情况影响下，高校档案呈现变动趋势大、数量大、跨区域调度等特点，因此需要耗费较大的人力、物力和财力，整体工作量庞大。（2）科学电子化需求增加。科学电子信息技术是目前处理信息的有效方式，然而目前高校档案管理没有完全发挥其信息处理优势。由分析调查可知，当前高校档案管理依然使用纸质档案管理模式，电子档案管理仅仅起到检索、更正等作用。并且目前电子档案管理的工作人员在技术选择和使用方面处于初级阶段，因此需要深入探索。（3）规范化低下。高校在使用电子档案管理中运用不同的软件、管理方式，这就导致高校在此领域存在较大的差异，工作步调难以协同化处理，进而导致高校档案管理规范化较低，无法推动相关工作创新发展。（4）远距离传递频繁。高校学生变动工作频繁，流动性较高，因此档案需要不断传递，甚至出现跨省、跨国传递等，从而实现档案信息高效管理。

1.2 电子档案管理优势分析

通过实施电子档案管理可以显著提升工作效率，有效打破传统档案管理中固有的弊端。传统的档案管理方式往往涉及大量的手写抄写工作，要求严格的字体规范，且在档案统计、存储等方面都消耗了大量的人力资源，还容易出现差错，给档案管理工作带来较大的困难。而电子档案管理能够利用信息技术对文件资料进行快速收集、分类和统计，减少工作效率并降低重复性工作，使得档案管理工作人员得到解放，更好的进行后续工作处理。其次，通过电子档案管理存储文件档案还可以实现档案的充分交流和共享[1]。传统的纸质档案管理在查询过程中较为繁琐，尤其是在远距离共享或调度档案时面临诸多困难。这些障碍不仅降低了信息更新的效率，还使得文件信息的查找变得困难重重。然而，借助电子信息技术可以高效地实现档案管理自动化，确保信息查询的快速和精准。电子档案管理系统能够轻松应对远距离共享和调度的需求，实现实时更新和快速检索，极大地提升了档案管理的工作效率和用户体验。同时可以结合不同要求实现分类、排序等操作，进一步优化档案管理工作步骤。此外，利用电子档案管理模式还可以高效保存文档，解决纸质档案对环境要求的问题。纸质档案在保存期间对环境中的温度、湿度等具有较高要求，很容易在保存期间出现问题，并且纸张需求量大，容易造成浪费和环境污染。通过电子信息技术对文档进行安全存储，能够减少环境的影响，促进档案存储的稳定性。最后，利用电子档案管理还可以加强文件传递速度和安全性，实现不同校区之间的文档共享。纸质档案在管理期间容易出现丢失等情况，这在一定程度上高校重要信息有误。而利用电子档案管理能够提高文件的安全性和时效性，保障高效工作的顺利实施。

2. 高校档案管理中电子档案管理存在的问题

2.1 管理意识低下，内容是否真实

当前大多数高校在档案管理方面还采用纸质档案管理方式，对数字化的档案管理意识低下，缺乏相应的重视。并且电子档案在日常管理期间只起到简单的检索、备份等功能，没有对此进行深度探索。因此，高校档案管理中的电子档案管理在工作流程、管理意识等方面缺乏相应的管理意识和关注。同时在电子档案进行工作查询、录入等环节时，工作人员往往按照特定步骤进行录入，但是没有对此进行思考分析，因此难以实现电子档案管理的创新发展[2]。电子档案工作的普及力度较低，无法形成有力的档案规章，这就导致电子档案工作推进较为困难。此外，电子档案内容需要具有真实性、记录性，其直接影响高校后续发展和工作质量。因此在高校档案管理中，其内容真实性具有重要作用。然而根据分析可知，目前部分高校对于电子档案管理较为疏松，导致档案内容大多数都是由学生自己填写。这就导致学生部门科目的成绩、处分等没有及时录入，造成档案信息记录真实性低下。这种情况严重影响了高校档案信息的诚信度，对学生和教职工后续工作和发展非常不利。

2.2 技术不够先进，管理制度不全

电子档案管理与信息技术具有较强的联系性，因此其存储的安全性、信息数据的长期性对高校档案管理具有重要影响。然而在实际应用中，电子档案管理容易受到安全性威胁，从而丧失了纸质档案具有的特征性。并且电子档案信息大多都是统一的字体，因此可以被轻易改变，从而难以保障信息的真假识别。同时在电子档案工作中，一次失误就可能会导致相关信息受到较大的影响，从而造成高校档案管理失误，影响档案的记录与真实性。此外，根据分析可知，许多高校的电子文件实际上没有顺序，对于电子文档归类划分不够明确，因此存储期间存在较大的安全隐患。由于电子文档缺乏规范化管理制度，因此在自动化管理期间，许多没有价值的文件和有价值文件容易造成混乱，从而导致后续管理工作困难，较多的重要文件被随意覆盖。

2.3 工作人员素质低下，文件与档案脱节

高校档案管理中的电子档案管理需要工作人员具有一定的信息技术。然而当前档案管理人员大多都不具有专业技能和相关理论知识，且对于电子信息技术、通信技术等一知半解，没有结合实际情况对自身进行更新，从而导致电子档案在管理期间出现被动管理局面。并且当电子档案管理系统出现问题时，管理人员也不能及时处理相关问题，从而耽误高校档案管理工作。工作人员对于电子档案管理系统缺乏深度了解，还会导致系统的后续维修工作困难，无法实时对问题进行记录，从而造成后续工作开展困难。此外，工作人员在工作处理期间随意进行删改，导致电子档案管理工作分散。同时，电子档案管理工作还没有实现集中脱机报关，这使得文件和档案管理协调性较低，容易出现偏差。

3. 高校档案管理中电子档案管理应用策略分析

3.1 建立科学的管理系统，加强安全管理工作

高校档案管理工作中需要建立一套科学的电子档案管理系统，从而保障高校档案管理工作的有序开展。首先，制定严谨、合理的电子档案管理流程，利用信息技术实现信息的快速收集、处理和划分工作。并进一步落实相关工作流程应用，保障管理人员在实际管理期间按照步骤管理[3]。同时利用电子信息技术对管理员的权限进行划分，主要分为管理员和教职工两类，通过不同权限划分使得不同的工作人员进入不同页面，进而完成相关工作。通过建立科学的管理系统，能够保障高校档案管理工作顺利开展，降低电子档案管理存在的潜在危机。同时，还需要在档案流程中加入人性化电子管理建设发展思维，设置相应的网络平台，利用网络对文档和资料进行共享交流，形成相应的资源库，从而保障教职工、学生对档案信息进行盘查，及时分析有误的档案信息。此外，为了进一步增强高校档案管理工作，高校需要投入相应的人力、资金，加强电子档案的安全管理。对此进行专机专用，严禁某些外来存储设备插入电子档案设备中，防止电子档案信息出现丢失情况。通过聘请相应的计算机工程师，结合高校档案管理实际情况开发相关档案存储设备，有效保障电子档案管理的科学性、安全性。高校档案管理者和工作者还要结合安全管理法律法规进行优化整改，不断提高相关管理制度。高校档案管理工作者可以利用加密文件设置的方式对电子档案进行排序管理，使其在安全的网络环境中进行存储。同时建立完善的监督管理系统，使得电子档案操作和纸质档案存储均得到有效管控。

3.2 健全规章制度，提高管理人员素质

高校档案管理工作开展中，领导层需要重点提升管理意识，加强相关领域的制度建设。档案管理部门需要积极组织专兼职档案管理人员参加相应的交流活动，有效提升自身电子管理技术和业务水平，加强管理工作理念[4]。结合国家关于电子档案管理工作要求进行分析探索，与高校实际情况匹配分析，提出具有可行性的规范措施和管理制度。并且电子档案管理规章制度应涵盖电子档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等各个环节，明确各项流程的具体操作步骤和要求。通过收集范围、整理方法等档案管理措施，加强不同部门在归档工作中的实际操作，进而推动电子档案管理工作的系统化、整体化发展。通过建立健全电子档案的安全保密制度，确保电子档案在存储、传输和使用过程中的安全，可以对电子档案进行定期备份和检查，防止数据丢失或被篡改，同时加强网络安全管理能够防范黑客攻击和病毒入侵。高校档案管理工作的顺利开展也离不开工作人员的专业技能和综合素养。因此高校需要提高电子档案管理工作人员的职业道德，利用定期培训的方式开展培训班，使得管理人员学习先进的电子信息技术和管理知识，不断更新自身管理理念，熟练掌握电子档案管理的应用技巧。通过提高管理人员的素质，可以有效推动高校档案管理的信息化、高效化发展。此外，高校还需要建设一支高素质档案人员管理队伍，加强档案管理工作人员的管理效率，使其不断学习相关法律法规。同时，为了进一步提升档案管理工作的质量和效率，需要加大对专兼职档案管理人员的培训力度。通过全面而系统的培训培养出一批具备复合型能力的档案管理人才，为高校档案管理工作注入新的活力。这些人才不仅具备扎实的档案管理专业知识，还能灵活运用现代电子信息技术，推动高校档案管理工作向着更加创新、高效的方向发展。

3.3 增强电子档案安全保护，保障档案真实性

随着信息技术的深入发展，电子文档在档案管理中具有重要作用，其安全问题也是当前面临的重要挑战。根据分析可知，高校档案管理的电子管理每一个阶段都存在相应的威胁，其从电子档案的产生、存储和传输等阶段都具有相应的安全问题，因此要选择质量好、性能优的信息载体存储档案信息[5]。在电子档案管理过程中还应积极营造良好的存储环境，以延长信息载体的使用寿命。具体而言，应采取有效措施减少光线和有害气体对电子档案管理软硬件的潜在危害。为此，可以引入先进的存储技术和设备，确保电子档案在适宜的温湿度、光照条件下得到妥善保存。另外，还要保障电子档案内容的真实性。由于纸质文件的内容清晰可见，且易于判断真假，而电子文件则字体相同，难以判断真假，文件能够轻易被复制。所以相关部门在对电子档案进行检验时，需要对电子档案的原始性、真实性进行判断分析，保障内容的真实合理。通过建立审计机制，可以记录每次电子档案的访问和修改情况，以便追溯和监控任何异常行为。电子档案管理系统还可以限制电子档案的共享范围，只允许特定的人员或机构进行共享，降低安全风险。并且进一步对电子档案进行实时监控，从文件生成到文档归档，生成不同跟踪记录和相关文件，使得电子档案管理步骤环环相扣，减少电子文件信息出现失误现象。

3.4 优化服务方式，加强设备投入

高校档案管理期间档案管理人员需要不断挖掘档案馆藏资源，重视处理、加工等过程，利用计算机信息技术、多媒体技术进行处理，实现电子档案管理的个性化发展，并促进电子档案资源的交流传输。同时可以利用光盘存储电子档案信息，实现相应的计算机技术操作，使得电子档案管理服务方式多元化发展[6]。高校网络在线服务体系的构建可以为教职工和学生提供在线咨询服务，更好的解决学生和教职工存在的问题，并利用留言的方式和管理人员进行沟通交流，从而解决电子档案存在的信息问题，及时处理并对此进行更正，利用多元化的服务方式更好的服务于电子档案管理。并推动电子档案管理的标准化发展，制定统一的管理规范和操作流程，通过引入自动化技术和工具，如自动分类、智能检索等，减少人工干预，提高管理效率。此外，高校档案管理工作开展期间需要加强电子档案管理信息化建设，将电子档案管理经费也算入高校预算中，为电子档案管理提供更好的电子设备，从而保障资源库和系统的实时更新。充分利用互联网技术，将电子档案管理服务从线下转移到线上，通过建设电子档案网站或移动应用，为用户提供便捷的在线查询、下载、打印等服务，打破时间和空间的限制。同时，高校应积极探索和开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备先进的计算机刻录设备，确保电子文档能够得到有效且可靠的存储。在电子档案管理系统应用期间，还需要重点关注系统的安全性，利用升级优化的方式加强系统安全防护功能，促进电子档案的安全管理。此外，针对硬件管理领域持续优化和完善存储环境，保障温度和湿度等条件，为电子档案提供一个稳定、安全的物理存储空间，从而确保电子档案的长期保存和有效利用。

结语

信息技术的快速发展推动了档案管理形式转变，打破了传统纸质档案管理存在的弊端，提升了高校档案管理工作效率。然而当前高校档案管理工作仍然面临相应的问题，需要结合实际问题进行分析探索，提出对应的解决措施。传统的纸质档案管理模式已无法满足高校工作发展，因此电子档案管理能促进高校档案管理工作创新优化，利用信息化管理、网络资源化建设推动高校档案管理的稳定性、安全性。

参考文献：

[1]杨婷婷.浅析电子档案管理在高校档案管理中的应用[J].办公室业务，2023，（15）：133-135.

[2]王润婷，刘欢，李玥，等.大数据环境下区块链技术在高校电子档案管理中的创新应用[J].信息记录材料，2023，24（08）：71-73.DOI：10.16009/j.cnki.cn13-1295/tq.2023.08.071.

[3]宋辉宇.区块链技术在高校电子档案管理中的应用[J].济南职业学院学报，2022，（01）：119-121+124.

[4]任晓怡.新时期电子档案管理在信息化建设中的运用分析[J].兰台内外，2021，（27）：30-31.

[5]谭雷姝.区块链技术在高校电子会计档案管理中的应用[J].昆明冶金高等专科学校学报，2021，37（04）：90-93+104.

[6]刘秀菊.大数据时代区块链技术在高校电子档案管理中的创新研究[J].菏泽学院学报，2021，43（03）：138-142.