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摘要：随着信息化不断地渗入制造领域，在其高效能和标准化的驱动下，企业在生产、制造、研发、销售等方面获得了源源不断的动力，同时也让企业享受着喜悦的成功。科技型制造企业结合企业自身特点，秉承着精益管理的理念，对管理成效提出了新的要求，利用信息化手段来实现“效率化”、“效益化”，以“管理制度化、制度表单化、表单信息化”为主线，结合对管理规范性、严谨性、高效性的要求，通过对信息化和职能管控模式的研究，逐步形成了适用于企业高效运行的信息化职能管理体系。

关键词：职能管理；信息化；高效；流程

一、前言

科技型制造A企业一直秉承着“消除浪费、提高效率、持续改进、追求卓越”的精益管理理念，对管理成效也提出了新的要求，管理目标要实现“效率化”、“效益化”，通过运用信息化手段，以“管理制度化、制度表单化、表单信息化”为主线，以“大道为简，兼顾风险”为基本管理，以严格的信息化督办、考核为保障机制，在不断的研究和实践过程中，实现了职能管理高效运行的信息化管控体系，提升了职能管理整体管理效率，实现了管理与业务的有效融合。

二、管理的迫切需要

1.随着科技型制造A企业（以下简称A公司）随着规模的不断扩大以及未来规划目标的加速推进，面临着多地域多区域的管理幅度，要求A公司对内部管理的规范性、严谨性、高效性越来越迫切。为避免组织规模庞大、管理决策信息滞后以及管理流程效率低下，确保持续做强、做大竞争实力，通过借鉴优秀企业的信息化经验，不断探索适应A公司职能管理流程信息化工作尤为凸显。

2.跨地域、跨区域等多交叉管理工作的必要趋势。目前A公司已形成七个事业部、十二家子公司的管理架构，产业涉足五大领域，各事业部、子公司办公地点分别分布于株洲、天津、咸阳、内蒙古、青岛等多个城市。随着公司战略规划目标的持续推进，A公司面对的将是一个组织结构更加复杂、产业更加多元、地域分布更加广阔的集团管理形式，对于越来越多、越来越复杂的管理流程，建立规范、简洁、高效的职能管理流程信息化平台尤为重要。

3.实际管理工作运用的必要性和迫切性。随着产业规模的不断扩张，从而带来了许多管理上的新问题，目前A公司内部常年来以纸质审批单为各项职能管理审批的载体，随着地域的不断扩大，时常会出现审批一项事项需要跨区域来回往返签字，受地域、时间等因素事先办审批后补的事项也常有发生，致使无效审批逐增、事前审批要求弱化的现象越来越严重。结合A公司的管理现况，利用信息化手段改变目前的管理现况至关重要、迫在眉睫。

三、搭建A公司高效运行的职能管理流程信息化体系

（一）职能流程的基本管理思路

1.改变传统的管理运行手段。

把日常管理流程的手工作业流转方式转变为自动作业流转方式，减少我们员工办理审批流程过程中花在来回跑路或找领导等领导的时间。

2.规范现有的管理行为。

通过 “管理制度化”、“制度表单化”、“表单信息化”，从而纠正时代新材内部员工因各类原因或困难而选择不规范执行流程的行为，要严格管控每个环节的流转时间而提高流程运转效率。

3.通过信息化的可追溯性，严格考核做到层层落地。

通过系统自动统计计时，将各层审核审批环节进行严格的监控，做到审后有档，批后有底，查时无假，结合相关管理制度，将职能管理的信息化流程各环节延时和滞后时的情况如实记录，自动统计，严格执行考核。

（二）实现职能管理流程信息化的阶段步骤

A公司通过现状分析，结合管理迫切性需要，为了解决日常职能审批仍以纸质流传为主、流程效率低下、缺乏几点时效管控、信息追溯困难等问题，成立了职能管理流程信息化项目工作组。该工作组以“管理制度化、制度表单化、表单流程化”为主线，以“大道为简”为基本管理思想，以严格的信息化督办与考核为必要的保障机制，确保目标的落地。

职能管理流程信息化项目主要操作环节包括开发准备、系统开发和流程上线运转三个阶段来实施。

1.开发准备阶段：本阶段主要工作是以“规范、简化”管理流程。主要操作方式以“大道为简”为指导思想，梳理公司职能管理层面的所有管理性文件，同步厘清内部文件所含的管理流程，按照“一般流程环节不超过3个，综合性流程节点不超过5个”的原则进行简化，再由主导部门组织审计部门和管理专家对简化后的流程进行专业评审，充分评估管理风险性。通过评审后的流程同步修订相应管理性文件，并按照业务运行情况制定表单，绘制流程图，规范环节角色及时限。

2.系统开发阶段：本阶段主要是管理流程信息化的实现。通过平台选型确定职能流程上线实施的平台，并实现与A公司OA办公自动化系统无缝对接，结合各流程的实施信息进行功能开发，对表单、角色、流程实现和考核进行开发确认。系统实现流程运行、角色定位、超时记录自动提醒等功能，实现系统自动判定、计数及流转。人员和架构与HR系统同步，应用便捷，操作容易，流程可视。

3.流程运转阶段：本阶段是流程的全面运转及管控。主要涵盖试运行、正式运行、建立管理制度和考核制度四个部分。主要是流程信息化的落地关键，主要以制度为保障，月度执行考核，通过同步建立制度，为运行后期的流程修改、新增做好运行保障，确保流程运转的顺畅与高效。

（三）职能管理信息化高效运行体系的分析、改善与实施过程

1. 确定工作思路和目标。

借鉴台塑公司“管理制度化、制度表单化、表单信息化”的管理方式，将公司职能管理的审批流程实现信息化，从而全面提升职能管理效率，使管理更科学、流程更规范、效率更快速。

2. 组建专业团队，制定详细计划。

（1）利用精益管理工具，进行全面的分析和了解。

在实施的初期，利用精益管理的思路来对现有的环境进行分析，现有的审批模式和职能管理信息化高效运行体系使用范围。通过专业工具（鱼骨头形式）来分析公司现行职能管理审批存在的主要问题，从“企业环境”、“参与人员”、“执行效果”、“监管工具”等几个主要方面分析找出根本原因所在。

（2）组建了以公司总经理为倡导人，公司专业委员会主任为指导老师，公司办公室组织实施推进和各专业职能部门（审计、信息）及下属各业务单元参与的团队。

（3）按照结合管理制度制定的依据、日常的行为管理习惯及信息化实施的主要要求，分阶段制定了详细的推进过程和时间要求节点。

3. 确定职能管理流程信息化操作的方式及要求。

（1）制定规范统一的操作形式（如流程图、流程表单、流程标准），确保信息收集的统一性和完整性。

（2）依据“一般流程不超过3个节点、复杂流程不超过5个节点”的原则，集中组织专业人员对各流程进行评审讨论，多次反馈和修改，简化流程防范审批风险。

4.明确流程上线的名称和使用原则。

（1）发布实时通知，开放不同角色的权限和管理需求。

（2）分批次、有目的选择流程上线，牵引员工及时配合使用，逐步让全体员工适应信息化形式的改变。

5.实现试运行和正式运行模式。

（1）现场亲授和培养主要人员详细了解使用过程，建立多渠道推进解决问题的通道。

（2）试运行期间，及时发现问题，及时予以解决，确保上线流程的准确性和可操作性。

（3）正式运行期出台实时考核，并予以落地。

6.实行阶段性的效能分析形势。

（1）通过“对比分析法”“统计分析法”等方法，抽量对第一批等批次进行效能分析，用实际结果来印证职能管理流程信息化的双效提升效果。

（2）通过访谈法和对比法，了解各部门运行情况，及时调整方案或实施的形式。

7.正式运行期出台实时考核，并予以落地，以达到习惯的养成和责任的意识。

（1）制定考核实现，一般审核环节设置为4个小时/工作日；领导审批环节设置为1个工作日；特殊审核环节设置为2-3个工作日。不给考核设置人为因素，系统自动统计记录。

（2）制定运行管理办法，搭建流程变更渠道，做后期维护工作。

（3）不定期的进行职能管理流程知识的宣贯、指导。

四、职能管理信息化高效运行体系效率与效益的提升

1.职能流程优化带来的效益提升。

通过以“大道为简”为理念指导，主要是对总部所有职能管理流程进行梳理与优化，共梳理出200个审批流程（有审批单或表格），有超过130个职能管理制度涉及的流程在符合管理控制要求的前提下按照“一般流程不超过3个节点、复杂流程不超过5个节点”的原则进行简化。不仅有效理清了之前职能管理中存在的部门职责不清晰、职责交叉或重叠、职责缺失等问题，更使管理流程得到了有力的“瘦身”，各部门运转明显提速、管理更加顺畅，并为职能管理流程信息化的实现奠定了坚实的基础。

职能管理的信息化上线，高效提升了管理效能，解决的跨区域跨地域的难点和痛点，直接带来的管理效益也较为可观，每年节省的人工、纸张、交通等成本合计预计超过200万元/年。

2.职能管理信息化带来的效率提升。

职能管理信息化高效运行体系已覆盖了A公司总部、业务单元及主要子公司。在已上线流程中，对于时效性较强的流程整体提升效率超过70%以上。典型流程如机器设备机器设备购置、技改申请审批流程从原平均19天降至3.3天。通过管理手段的提升和信息化提升，A公司精简管理人员达146人，有力打造了一支精干有效的管理队伍。

3. 内控规范情况改善明显提升。

（1）对所有内部管理制度及流程全面梳理，理顺与上级部门及下属业务单元的管理界面，并保持上下管理的一致性，实现管理顺畅。

（2）流程固化和精准的角色定位功能，完全杜绝了流程审批过程中的漏批、错批情况，流程执行规范性有了颠覆性增强。

五、应用与结果

A公司经过三年的努力及不断深入推进，已圆满完成项目的目标指标，涉及领域涵盖行政管理、党群工作、质量管理、技术管理、IT管理、投资管理、人力资源管理等13个领域，实现了职能管理各领域全覆盖，总共上线了225个职能管理流程。同时，A公司还获得了集团内其他各子公司的学习借鉴，交流学习人员超过百人，建立了集团统一的流程管控模式，实现全流程管理过程，对于企业的效率和效益均作出了贡献。

参考文献：

[1]俞烽，企业信息化管控体系构建，实践与应用，第3卷第2期2012年4月；1674-909X（2012）02-0038-06.

[2]维克托.迈尔-舍恩伯格、肯尼思.库可耶著，盛杨燕、周涛译，大数据时代（生活、工作与思维的大革命），浙江人民出版社，2013年1月第1版.

[3]菲利普.科比（美）著，肖舒芸译，流程思维（企业科持续改进实践指南），人民邮电出版社，2018年3月第一版.

作者简介：阳琼，1982.04，性别：女，民族：土家族，籍贯：湖南，学历：大学本科，职称：工程师，研究方向：信息管理、保密管理及行政管理。