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摘要：近几年，随着信息技术不断发展，信息化管理已经应用到诸多领域中。档案信息化建设，对档案服务效能、档案工作模式创新、档案服务领域拓宽均有积极影响。在该种时代背景下，在档案管理中实施电子档案与纸质档案双轨制管理是非常必要的。基于此，本文对电子档案与纸质档案的双轨制及其管理要点进行研究，首先阐述了电子档案与纸质档案的双轨制管理概述，然后介绍了电子档案与纸质档案的双轨制管理意义，最后提出了坚持文档一体化双轨制管理、科学合理组织电子文件的资源、科学选择档案存储电子文件格式、利用计算机辅助双轨制管理工作这几个管理要点，希望可以提供给相关人员一些参考。

关键词：电子档案；纸质档案；双轨制；管理要点

引言

随着科技不断发展，数字档案资源建设、电子档案管理在不断升级。在该种时代背景下，档案管理工作的管理目标发生了一些改变，不再是以结果导向为主，而是聚集在管理过程中，这给档案管理转型升级带来了良好的契机。而以往纸质档案管理工作模式，已经无法满足信息时代下社会服务需求，以计算机、网络为基础的电子档案管理模式促使档案管理不得不创新发展。根据相关调查显示，有很多业务发展仍然需要以纸质档案作为支撑。实际上，不管是电子档案，还是纸质档案，均有优缺点，想要有效提升两者管理水平，可以利用双轨制管理模式，进而全面提升档案管理质量、效率。因此，在实际工作中，相关人员需要明确双轨制档案管理的重要性，且基于实际情况，采取科学有效手段，加强管理力度，促进档案事业长远发展。

1.电子档案与纸质档案的双轨制管理概述

电子档案与纸质档案的双轨制管理，主要是指在存储档案时利用纸质、电子两种管理手段。双轨制管理，不仅是管理方法上的改变，更是打破了传统档案管理理念的束缚，可以有效增加传统档案管理活力[1]。从管理角度来看，双轨制管理是并存管理纸质、电子档案；从操作角度来看，双轨制管理是从纸质管理向信息、知识、数据挖掘和融合以及输出进行过渡，可以有效疏导和规范大量信息。

2.电子档案与纸质档案的双轨制管理意义

基于历史角度来讲，双轨制管理要求相关人员在注重纸质档案管理的同时，还需要注重电子档案管理，把两种档案一并归档，不能出现偏轨、侧轨等情况。简单来讲，在实际工作中，相关人员不能由于电子文件存储便利、应用广泛而忽略了纸质档案管理工作[2]。实际上，很多纸质档案都是历史的记忆、文明的基础，如果忽略了纸质档案的管理、研究，会影响到档案价值的发挥，最终影响到档案管理整体效果。在信息时代背景下，两种档案形式的双轨制管理是非常必要的，主要体现在以下几个方面：第一，在双轨制管理工作中，相关人员在现有研究基础上，强化纸质档案管理与研究，可以有效提升档案利用率，充分发挥出档案价值。第二，在双轨制管理中，相关人员打破传统纸质档案管理模式束缚，引入了信息化手段，且参照传统档案管理模式，使用的是满足时代要求、科技发展特点的电子档案管理模式。但是该种管理模式并不是完全不管纸质档案，而是在充分研究纸质档案的基础上，利用创新的档案管理模式管理电子档案。在该种管理模式下，虽然具有创新特点，但是仍然是参照传统档案管理模式[3]。实际上，双轨制管理就是对传统档案管理的扩充，可以有效提升档案管理水平。第三，在双轨制管理中，整合了传统管理理念和现代信息技术，不仅升华了单轨档案管理模式，也实现了双轨的复合，这无论是对于两种形式档案的收集、整理来讲，还是对于两种形式档案的利用来讲，均是非常有利的。因此，在档案管理工作中，需要基于实际情况，创建完善的纸质档案管理机制，且基于现有科技水平，对电子档案管理进行规范，创建双套存储、管理机制。

3.电子档案与纸质档案的双轨制管理要点

3.1坚持文档一体化双轨制管理

在档案管理中，在实施双轨制管理模式时，需要把其贯穿在档案的生命周期全过程中，尤其是从公文处理方面便需要做好双轨制管理工作，把其纳入到文档案一体化计算机管理系统中，保证管理统一性、规范性。具体来讲，可以从以下几个方面入手：

第一，收文管理时应基于情况分别处理。在实际工作中，若是先收到电子文件，然后收到纸质文件，相关人员需要及时进行登记，如果单位有局域网络，可以把该文件在网络中进行运转；如果单位没有局域网络，可以对文件进行打印运转。如果随后收到了纸质文件，需要在电子文件登记条目中对收到的纸质文件标记进行注明，且把纸质文件交给相关主管部门进行保存。在实际工作中，若仅仅收到纸质文件，相关人员需要对文件是否属于实施双轨制管理的范围进行明确，若在范围内需要对其进行扫描，把其转变成为电子档案，且在收文等几种进行双套保存的标注[4]。此外，不管是纸质文件，还是电子文件，其信息均需要录入到计算机系统中，且需要把电子文件和纸质文件一并归档。

第二，发文管理时应基于情况分别处理。在实际工作中，针对在计算机网络中的文件，只要是双轨制管理范围内的，在制发时均需要制作对应的纸质文件和发文处理单，且在处理单上对公章进行加盖，然后和电子文件进行一并归档。在实际工作中，针对纸质文件，只要是双轨制管理范围内的，在档案制发后需要对电子文件进行打印，且和纸质文件进行一并归档。

第三，内部归档文件双轨制管理。在实际工作中，内部归档文件涉及到的内容较多，如会议材料、报表、会议纪律、内部签报、协议等。在归档上述材料前，通常是在经办人中进行保存的。只要是双轨制管理范围内的，若是纸质文件，需要做好电子文件扫描工作；若是电子文件，需要做好纸质文件打印工作，且需要签署、盖章，然后一并归档[5]。

第四，档案双轨制管理。针对已经保存的纸质档案，只要是在双轨制管理范围内，需要对其进行扫描，把其转变成为电子档案，且在机读档案目录中对纸质档案、电子档案著录条目的连接进行创建，以便于检索电子档案、网络信息共享。

3.2科学合理组织电子文件的资源

在档案管理工作中，归档电子文件是非常重要的一项工作，其也是重要的档案信息资源，相关人员需要科学合理的进行组织、整理，保证资源完整性、安全性、系统性。具体来讲，可以从以下几个方面入手：

第一，分布式管理电子档案。电子档案管理，需要依靠计算机软件设备完成，而计算机技术不断更新、升级，若根据纸质档案管理模式把电子档案都集中到档案室中，会在技术、人力、资金上带来一些麻烦。因此，在实际工作中，可以利用各个部门分别保管的形式。在各个部门网络服务器上，配备专门用于档案存储的空间，对电子档案、著录数据库进行集中存储，且由各个部门权限控制、统一管理存储区域，且由各个部门把整理后的电子档案定期卸载到脱机载体上，向档案部门上交，由档案部门进行管理。

第二，注重归档电子文件元数据、背景信息的管理。针对电子文件来讲，元数据、背景信息是非常重要的，其是保证文件有效、真实的重要凭证[6]。在实际工作中，相关人员应注重对电子文件运行期间的日志信息进行收集、保存，且利用相关技术手段，给予其封装，把其和电子文件进行一并归档。

第三，规范化命名电子文件。针对电子文件，若命名不够规范，会直接影响到管理效果。因此，在实际工作中，相关人员需要明确电子文件的规范命名方法，在著录文件时需要做好文件名、文件存储路径的著录，这对于后续检索利用是非常有利的。

第四，创建归档电子文件和纸质文件的通道。在实际工作中，可以给予两种类型文件统一编号、著录。或者是在著录电子文件或纸质文件时，互相参照文件名、标识符号等。

第五，规范化整理。在实际工作中，相关人员应做好规范化整理工作，从著录、标引入手，对电子档案著录项目、部门、规则、标引语言和方法等进行明确，进而对双轨制管理要求进行满足。

3.3科学选择档案存储电子文件格式

针对电子档案来讲，若是图纸信息，可以利用矢量方式进行存储，或者是利用光栅方式进行存储；若是文字信息，可以利用字符方式进行存储，或者是利用图象方式进行存储。在档案管理中，不管是利用哪种方式进行存储，均需要利用特定的电子文件格式。近几年，计算机技术不断发展，电子文件格式随之也有很多种，相关人员若没有科学选择文件格式，会给档案管理带来较大影响[7]。电子文件格式不同，优缺点也不同，相关人员可以结合档案具体情况进行选择。根据相关调查显示，现阶段最适宜电子档案的存储格式是FDP格式，在法律条纹、保险单据、工程设计等领域中均利用该格式进行电子文件存储。该中存储格局具有诸多优势，主要体现在以下几个方面：第一，软件流行性。其可以免费下载安装的。第二，适用面较为广泛。其可以对字符、声音、图形、多媒体信息进行存储，还可以实现超级文本连接，可以灵活跳转页面。第三，具有强大的功能。其能够实现任意放大和缩小文字、线条，不会出现锯齿状，非常美观；其可以组织成和纸质文件相似的页面，以便于使用者分页浏览；其可以避免非法篡改，具有较高安全性能。第四，节约容量。其可以实现元件压缩，具有较高的压缩比例，压缩后文件容量较小，可以有效节约存储空间，还可以实现网络快速传输。第五，支持电子签名。其可以自动对电子文件元数据、背景信息进行生成。第六，具有较强通用性。其可以运行在不同操作系统中。

3.4利用计算机辅助双轨制管理工作

在新时代背景下，电子档案与纸质文件的双轨制管理可以利用计算机进行辅助管理。具体来讲，可以从以下几个方面入手：第一，数据库设计。在实际工作中，需要增加双轨制管理需要的著录项，且需要创建两种载体互相关联的数据库结构、相关代码管理数据库（图1）。第二，功能设计。在实际工作中，需要在计算机档案管理中增加收集、运转、鉴定、整理、归档等功能。且在档案著录中对两种载体信息关联的通道进行增加，还需要对互相参照检索途径、电子档案显示、打印输出功能等进行增加[8]。第三，性能设计。在实际工作中，电子档案的安全问题是重点内容。基于此，相关人员需要利用多样化的安全措施，保证电子档案存取安全性。例如，创建数据备份（图2），以防档案被篡改、被黑客攻击、被病毒侵入。此外，在实际工作中，需要对网络资源共享检索速度问题进行全面考虑，保证档案利用率、服务水平。

结束语

总而言之，在新时代背景下，注重电子档案与纸质档案双轨制管理是非常必要的，不仅能够有效提升档案管理质量，还可以促进档案事业的发展。现阶段，由于受到诸多因素影响，电子档案和纸质档案在管理方面均存在一些问题，严重影响到了档案的利用率。想要有效改善这一现状，在实际工作中相关人员需要明确电子档案和纸质档案双轨制管理的重要性，且基于实际情况，利用科学有效手段，积极开展双轨制管理工作，进而有效提升档案管理质量、效率。

参考文献

[1]孟理静. 电子档案与纸质档案的双轨制及其管理研究[J]. 档案记忆，2024，（02）：60-62.

[2]张岩. 纸质档案管理与电子档案管理的融合探究[J]. 赤峰学院学报（自然科学版），2024，40（01）：77-81.

[3]张文雅. 纸质档案与电子档案的共同管理研究[J]. 中华纸业，2024，45（01）：142-144.

[4]白盈霖. 纸质档案和电子档案共存发展探讨[J]. 机电兵船档案，2023，（06）：75-77.

[5]吴云帆. 纸质档案管理与电子档案管理的融合分析[J]. 造纸装备及材料，2023，52（11）：169-173.

[6]付虓. 纸质档案管理与电子档案管理的融合分析[J]. 兰台内外，2023，（29）：40-42.

[7]牛华一. 纸质档案与电子档案的优缺点及融合管理研究[J]. 造纸装备及材料，2023，52（08）：169-171.

[8]苏煜尧，梁志霞. 国有企业纸质档案与电子档案的融合管理与风险防控[J]. 互联网周刊，2023，（13）：72-74.

作者简介：林辉（1976.10）男，汉族，湖南省鼎城区，本科，初级档案管理员，主要从事档案管理、消防设计审查及验收等工作