摘要：所谓医院采购招标档案管理，它是医院采购工作中的重要环节。它涉及招标采购活动全过程所有资料的保存，其中包括招标公告的发布、招标文件的编、投标文件的管理收集、所有评审过程的记录、最后中标结果的公告和中标通知书的发放，甚至后续采供双方合同的签订与招标过程的质疑和投诉的档案管理。随着当今世界信息技术的不断发展和普及，信息化档案管理模式也映射到现在的招标采购当中，它的便捷、高效等特性也将使其成为未来档案管理的主流趋势。

关键词：信息化视角；医院招标采购；档案管理模式；探讨

引   言：我国各级医院的设备、耗材和服务等项目的采购多年来都采用招投标的方式，进行公平公正公开的采购。医院招投标的项目繁多，不但涉及医院的每个临床科室，还涉及医院的后勤和管理等行政科室，因此繁多的招标采购档案管理成为招采工作的重难点之一。随着医院信息化建设的加速，招标采购项目档案的管理的也应该随着信息化不断发展进行管理模式升级。本文就来基于信息化视角下的医院招标采购档案管理模式进行相关讨论，看看如何使用信息化来适应新时代医院档案管理的需求。

一、医院采购招标档案管理的重要性

采购招标档案管理是医院采购管理工作中的重要一环，它涉及到招标采购活动的全过程。招标采购档案的管理首先能保障招采流程的合法合规性，能直接为后期督查审查工作提供材料，保证医院招标活动遵循国家相关法律法规，也能促进医院内部招采规章制度的完善。其次为了保障多方权益，包括供应商、医院及第三方等，在发生招标采购过程中或合同范围内外的争议时，为其提供有力证据。

二、医院采购招标档案管理的内容

招标采购档案管理内容丰富，主要有四个部分的内容：1.采购需求和招标文件的编制与归档，包括项目主管部门提交的评标标准、技术要求、前期招标公告和招标文件的归档等。2.评审过程档案的归档，包括专家抽取表、公司签到表、评审意见、评分结果等。3.中标结果的公布，包括网上中标结果的公示和中标通知书的发布。

三、医院采购招标档案管理的挑战与对策

3.1医院采购招标档案管理遇到的挑战

目前招标档案管理仍存在问题，如果解决这些问题就是招标档案管理面临的挑战。首先，医院招标采购档案的信息量非常大，医院采购招标活动涉及大量文件，管理难度大，内容复杂，收集、整理和保存耗费的时间长。其次，档案管理模式地区不一致。国家档案管理法规变化快，相关法律法规和医院内部采购管理制度也在不断变化。可是很多地方医院的信息化水平不一，部分医院信息化水平相对较低，也极为影响档案管理效率。再次，医院档案管理人员不充足，大量的纸质资料和数据的收集、整理、保存都有很大困难。一旦遇到大规模的审计项目，传统纸质档案调取的弊端就很突出。纸质档案调取费时费力，效率很低，审查结束后纸质档案的重新归档时，也可能出现招采档案资料的部分缺失。

3.2 医院采购招标档案管理遇到的对策

首先，建立健全档案管理制度：明确相关档案管理流程、进行职责分工和制订档案管理安全要求和规范，用制度为档案管理工作内容的规范化以及标准化提供保障。其次，加强信息化建设：跟随我国信息化建设步伐，引入先进的档案管理软件和档案管理信息化平台，来提高档案管理的信息化水平，让档案管理更加便捷高效。最后，加强培训与交流：定期对档案管理岗位上的工作人员进行培训，提高其业务素质和信息化档案管理的技能水平；同时加强与其他信息化技术较为先进的医院的进行交流与合作，借鉴其先进的信息化管理经验。

四、信息化视角下医院招标采购档案管理的作用

4.1提升管理效率

随着医院招标各项工作区域信息化的铺开和采购项目的日益增多，传统的纸质档案管理模式不堪重负。纸质档案管理的弊端更加突出，如管理人员多，纸质资料的保存难，特别是陈年档案会出现丢失或者破损，影响档案的调取，难以满足当今高速发展的医院建设和档案高效管理的需求。相比传统纸质档案管理，信息化档案管理模式优势更加明显，更能适应当今医院高质量发展的要求。它能使招标采购档案管理实现两条腿走路。它有专业的管理平台和健全的保密制度，能够大幅提升医院招投标档案的归档、查询、统计等工作的效率，还能减少人工操作的干扰，降低档案丢失率和错误率。

4.2降低管理成本

利用信息化进行招投标的档案管理，可以直观的降低档案管理的成本。首先可以减少存储空间，信息化视角下电子化招投标的档案并不需要占用大量的物理存储空间，也就是不在需要专门的档案室去存放陈年档案，而直接可以使用电子化的云盘、硬盘等进行存储和备份，这样就可以降低存储成本。其次就是降低人工成本，信息化档案管理是基于电子化平台系统进行的，这些智能化的系统能够自动完成分类和维护等任务，极大节省人力资源。

4.3促进资源共享

医疗系统之间的招投标整体状况都基本类似，对于好的物资以及合理服务，医院之间也可以相互传递。但在传统的人为档案管理的模式下，为了档案资料的安全性，一般不会有医院之间的过多资料传递。如今利用信息化手段，医院招标采购档案管理完全可以实现数字化和网络化存储，可以将相关资料进行备份，便于不同部门、不同人员、不同医院之间的信息共享，也就打破信息孤岛状况，大幅度提升资源利用效率。

4.4保障信息安全

在信息化视角下，医院使用信息化档案管理模式，还有一个重要作用就是与纸质化档案管理模式相比，信息化管理模式使用的系统通常具备较高的安全性能。现在技术手段下的电子加密锁等保密措施的应用，能够对招标采购档案进行非常有效的加密处理，不会出现人为丢失相关资料，不可抗力损失相关纸质材料的情况；同时能防止相关招投标信息的泄露，确保招投标档案信息的安全性和资料的完整性和长久性。最后就是对于档案管理工作人员来说，完善的电子信息档案管理系统，也可以减轻他们的工作负担，提高工作效率。

4.5促进档案价值挖掘

各医院不同时期的招投标档案都有很深度的挖掘价值，采用信息化技术能够使得档案数据的深度挖掘更加便利。这些电子化的运行系统能够通过对档案数据的分析，发现这些档案当中潜在价值和规律，为各医院的科研、教学和管理都提供更加有力的数据支持。另外还方便进行动态管理，这就能够直接性实时反映档案的变化情况，存档、更改、调出都有记录，在需要的时候可以为医院的决策提供更加准确的信息依据。

六、结束语：

整体来说，医院采购招标档案管理一直以来都是是医院管理工作中的重要项目，它需要医院领导及档案管理岗位人员的高度重视和共同努力才能完成。随着目前世界上信息技术的不断发展，以及医疗改革的持续深入推进，医院采购招标档案管理将呈现更加适应时代发展的趋势，那就是信息化、智能化。只有利用大数据、云计算、人工智能、相关管理云平台等信息技术手段，档案管理的智能化和自动化才得以实施，才能推动档案资源的共享与合理利用和不同的医院之间的协同合作，档案管理效率和服务水平才会不断提高。

参考文献：

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[3]邓玲玲. 信息化时代医院档案标准化建设的现状与对策 [J]. 大众标准化， 2024， （15）： 143-144+147.

课题名称：2023年度校级重点项目科研基金，基于“互联网+”的三位一体招标采购档案管理系统的设计及优化，课题号：WK2023SZD08