摘要：建设项目周期较长，在项目建设期间，会形成大量的档案资料，因此，要高度重视建设项目档案管理，保证档案内容全面、准确、真实。由于这一类档案资料数量巨大，类型众多，管理人员要融入项目全生命周期理论，对项目每个环节进行有效的管理，确保档案得到妥善收集与整理，为项目建设工作提供参考依据。文章以文件全生命周期理念为视角， 分析开展建设项目档案管理的具体路径。

关键词：全生命周期；建设项目；档案管理

引言

随着我国工程项目建设规模日益扩大与项目类型不断增加，与项目相关的档案类型和数量日益增多，同时也对档案管理工作提出更加严格的要求。通常，建设项目的施工周期比较长，在每个环节均会形成大量的资料，管理人员需对各类档案进行妥善采集与管理，有效保证档案内容的安全性和准确性，为后续工作提供参考依据。档案管理人员将文件全生命周期理念作为档案管理的重要指导思想，不仅可以减少重复性劳作，还能提高管理效率和质量，确保档案价值得到有效发挥。

一、建设项目档案管理特征

首先，档案行程时间比较长，档案数量众多。通常，建设项目有较长的施工周期，且投资成本较高，在建设过程中会形成大量的文件资料，且文件类型多种多样。从立项到竣工验收，项目历经不同阶段，由此也形成大量的文件，同时这些文件内容可能随时面临修改，导致文件出现多个版本。其次，建设项目档案的管理难度较高， 管理流程比较复杂。档案管理人员要结合项目建设涉及部门要求， 加强对各类档案的收集和整理，并结合不同部门的职责和工作任务，对档案进行针对性管理。再次，对档案管理管理员的要求比较高。建设项目档案的内容十分专业，要求档案管理人员需具备扎实的专业知识和技能，了解与建设项目相关的工作内容和要求。例如，开展项目建设时，要考虑到不同建设内容所涉及的审批手续，保证各项工作顺利开展，若档案人员缺乏专业的知识，则很难胜任该项工作。

二、基于文件全生命周期理念下建设项目档案管理的意义

首先，档案管理人员将文件全生命周期理念与档案管理工作相结合， 可对档案的各个环节进行针对性管理与控制， 避免出现遗漏，提高档案信息的准确性和完整性。在这一理念下，档案管理人员要遵循统一的档案管理标准和操作流程，保证管理工作更加规范，确保相关人员能够及时获取所需信息，为决策提供参考依据，促进各部门彼此高效协作，为项目建设工作奠定坚实的基础。其次，基于文件全生命周期开展档案管理，管理人员会严格按照相关法律法规要求对档案进行整理和保存，减少档案信息泄露的可能性，为管理人员提供专业的资料和数据，使其及时了解项目建设的具体情况，为后续决策提供参考依据，为后续工作提供宝贵经验。再次，管理人员会充分引进先进的技术手段，对档案管理模式进行优化，推动档案管理实现顺利转型，确保档案管理迈向现代化和数字化方向。同时，档案管理人员还可引进先进的信息技术提高工作效率，确保各项资源得到合理配置与利用，满足项目建设的需求。

三、基于文件全生命周期理念下建设项目档案管理措施

1、构建完善的管理机制

在建设项目中，为保证与项目相关的档案得到科学有效的管理，档案管理人员要结合项目的特点和管理要求，构建完善的联动工作机制，鼓励各参与方积极参与到档案管理工作之中。首先，企业要高度重视档案管理部门的作用，明确该部门的职责，制定完善的管理制度和管理流程，构建健全的档案业务体系，对档案进行全面的监督和指导，提高档案管理效率和质量，满足建设项目各项需求，保证档案资源得到有效的开发和利用，提高档案的安全性和可靠性。其次，设置专门的档案管理负责人，对业务流程进行梳理，确保管理工作得到有效规范。同时，要构建完善的档案管理框架，充分发挥管理的职能，对各部门的文件收集和处理等工作进行全面的检查和指导，制定完善的管理标准和健全的评价体系，定期对工作进行检查，一旦发现问题，要及时进行整改。

2、做好档案管理准备工作

正式开展建设项目档案管理工作之前，档案管理人员要了解项目的具体信息和建设要求，与建设方及时进行沟通。首先，档案部门要制定完善的归档范围，明确归档标准和具体要求。其次，从业务角度出发，对档案归档范围内容进行细化，制定健全的档案归档范围表。再次，制定健全的档案管理机制和管理规范，加大宣传力度，使广大工作人员了解档案的归档要求，并做好技术交底工作，对工作人员进行针对性培训，提高其保密意识，保证档案内容的安全性和可靠性。

3、建立健全的档案收集管理机制

正式进行档案管理之前，档案工作人员要对各类档案进行妥善收集。首先，明确文件源头，及时对文件进行收集和整理。结合文件归档的具体要求，明确归档节点，对各类档案进行全面系统的检查与管理。同时要对档案收集工作进行全面的指导和审查，敦促相关单位及时对档案进行收集和整理，并做好归档和移交等工作。要加强对项目实施各个环节的监督与控制，并及时对各环节中产生的文件资料进行妥善收集与整理。其次，档案管理人员要主动参与到项目建设各项工作之中，使档案管理工作更有成效。具体来讲，档案管理人员随时了解工程进度，对各项材料进行全面而细致的检查，定期对相关业务进行指导，保证档案的收集和管理工作更加规范。再次，引进先进的信息技术，构建专门的档案信息化管理系统，并将该系统与设备管理和采购管理等系统进行有效衔接，确保档案资料及时得到收集与共享。开展该项工作时，工作人员要做到以下几点。

（1）明确归档计划，将计划下发到各负责人手中，确保该项工作定期开展，制定工程归档情况报表，为相关工作提供参考依据。（2）对档案归档过程进行有效的控制，明确归档节点，对每个环节进行严格的监控，结合档案归档进度情况， 利用先进的信息技术生成档案汇总表格。当外部参建单位按照流程对档案进行归档处理后，需对其归档情况进行严格审核，确定没有问题后，要及时出具归档完成证明。（3）负责人要及时按照归档计划的要求，对各类文件材料进行妥善收集与整理，操作完毕后，通过先进的信息化管理系统生成资料移交清单，确保归档信息和相关资料顺利提交，然后档案管理人员需对其提交情况进行严格检查。

4、开展专项验收和末端控制

首先，做好项目专项验收工作，对不同阶段的档案内容进行仔细检查，确定其各项操作流程和内容符合验收标准。其次，对纸质档案进行扫描，将其转化成电子档案。再次，保证档案内容的完整性和准确性。正式将项目档案进行提交之前，需严格按照项目的验收标准，对档案进行全面的检查和验收，有效保证档案的质量。同时，要将验收结果作为支付和考核的重要依据。

结束语

综上所述，对建设项目档案进行管理时，管理人员要融入文件全生命周期理念，构建健全的档案管理体系，对各个环节进行针对性管理与控制，使相关人员及时了解档案内容，并确保档案及时得到归档处理。档案管理人员要结合建设项目的要求与项目具体信息，对每个环节的档案进行针对性收集与处理，充分落实全生命周期思想，保证档案内容的安全性、全面性和客观性， 为后续工作提供参考依据，有效保证建设项目的质量。

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