摘  要：档案管理工作的有效落实可以为国有企业的高效运转提供资料参考，进而达到人尽其才、物尽其用的管理效果，提高国有企业的运转效率，而保障档案管理保密性、明确保密性措施保证数据安全是档案管理中十分关键的一环。本篇文章也将目光集中于此，主要讨论了档案管理保密性的重要性，分析了档案管理保密性的现存问题，讨论了档案管理保密性的保障对策，希望通过本篇文章的探讨和分析可以为国有企业档案管理与保密工作开展提供更多的参考与帮助，及时的做出优化和调整，保障数据安全。

关键词：档案管理；保密性；落实路径；信息安全

在国有企业运行发展的过程中档案管理工作的有效落实是十分必要的，尤其是在现今时代，档案不仅是信息记录的手段，同时也可以为各项管理决策、运行决策的确定提供更多的信息参考，为国有企业的高效运转和各项工作的有序推进提供必要保障。但是就现阶段来看档案管理保密工作落实仍旧存在着一定的欠缺和不足，而在分析档案管理保密性的保障措施之前，首先需要了解保密工作对于档案管理的重要性。

一、档案管理保密性的重要性

保障档案管理保密性是十分必要的。首先，档案管理所管理的档案较为驳杂，涉及到的内容相对较多，档案内记录国有企业运行发展的点点滴滴，保障档案管理的保密性，可以为国有企业精神文化的传承、观念的传承提供必要保障，也可以为国有企业文化建设、政工工作等相应工作的有效落实提供更多的信息参考，是确保国有企业能够正常运行发展的重要基石。例如本单位文书档案管理中就涉及到了党群工作类、行政管理类、经营管理类等各方面信息，可以为行政管理、生产活动等各项工作的开展提供信息参考。

其次，保障档案信息的保密性也可以为控制国有企业运营成本提供更多助力。一方面，档案中记录了不同人才的能力结构、受教育水平、工作经历，这可以为人才素养分析、组织结构调整、人事调动提供更多的信息参考，达到人尽其才的效果。另外一方面档案中记录了国有企业的资源现状以及资源发放流程等相应的数据信息，可以结合国有企业的运转需求做好资源调配。例如本单位与闵行项目部有较为紧密的合作，为了保障物品能够准时准确的发放建立了劳保用品发放档案，保障档案的保密性和数据的安全性与完整性，则可以为资源调配划拨提供更多的信息参考，进而有效降低国有企业的运营成本和运行风险，提高资源利用率。

最后，保障档案信息的保密性可以避免核心资料泄露问题，这对于国有企业的稳定运行甚至其各项工作的顺利推进也会起到至关重要的影响，如果出现核心资料泄露的问题则很容易会给国有企业或员工带来较大的威胁，因此需要引起关注和重视。例如人事档案中就会记录一些员工的个人信息，一旦泄露则很容易威胁员工的财产安全。

二、档案管理保密性的现存问题

1、需要对规章制度作出进一步完善

加强规章制度建设可以更好的保障档案管理的规范性，进而确保保密制度的执行效力，避免出现信息泄露、丢失等相应的问题，而在规章制度建设的过程中必须从档案的保存、开发、利用和保密等多个维度来展开分析。然而就现阶段来看，尽管部分国有企业对于档案管理给予的关注和重视相对较高，并且建立了相应的档案管理制度，但是往往忽略了档案保密性制度建设方面的内容，档案保密工作制度建设存在着一定的欠缺和不足。同时规章制度建设存在欠缺需要完善，也很容易会导致档案管理工作人员在实践工作落实的过程中对于档案保密性的认知不够全面，进而威胁档案的完整性、全面性[1]。

2、需要加强人才队伍建设

工作人员始终是工作开展的最终落脚点和第一执行人，工作人员的素养能力、观念意识对于工作落实的效率、质量会产生较大的影响，想要保障档案的保密性，加强人才队伍建设、提高从业工作人员专业素养是十分必要的，尤其是就现阶段来看，推进档案管理信息化建设成为了档案管理发展的必然趋势，在这样的背景下相关工作人员不仅需要对于档案管理的重要性、保密性等相关方面的内容有较为全面的认知和了解，同时也需要熟练掌握信息技术、大数据技术、计算机技术等相应现代化技术灵活解决工作开展过程中的各种问题，在提高档案利用率、提升档案整合收集管理效率的基础之上保障档案信息安全。但是就现阶段来看，因为时代发展相对较快，档案管理工作技术流程转变也相对较快，因此不乏有个别工作人员对于某一项内容了解不足，进而影响了档案管理工作的正常落实，很容易会出现档案丢失、损坏等相应问题。

3、需要加强平台网站建设

在上文中也有所提及，推进档案管理信息化建设是档案管理发展的必然趋势，而在信息化建设的过程中做好平台网站建设是十分关键的一环，这将会直接决定信息技术、大数据技术等相应现代化技术的技术优势能否有效发挥。此外，档案管理信息化建设可以进一步提高档案的共享能力和开发能力，发挥档案的作用和影响，但是也很容易会增加档案泄露丢失的风险，在这样的背景下则需要综合考量档案管理的实际需求对平台网站做出有效优化和调整。然而就现阶段来看，尽管部分国有企业建立了平台网站并且完善了平台网站功能，但是针对于数据保密性方面的问题给予的关注和重视相对偏低，平台的运行稳定性和抗风险能力还有待提升，因此需要做出进一步的优化和调整。

三、档案管理保密性的保障措施

1、加强规章制度建设

建立完善的档案管理保密制度可以为档案信息安全提供更多保障，而在保密制度建设的过程中需要注意以下几点问题。

首先，在制度建设时应当秉承着具体问题具体分析的原则，结合实际情况来对管理制度作出适当优化和调整，确保保密制度与档案管理工作流程相吻合，能够为工作人员的工作开展提供更多的信息参考，让相关工作人员更好地明确在档案管理工作落实的过程中应当遵循的规范、标准和原则，发挥规章制度的约束规范功能，提高档案建设、使用、管理水平，保障档案数据安全。

其次，在保密制度建设的过程中需要做好责任划分，明确不同工作人员肩负的责任、负责的档案。秉承着专人专事专管的原则落实档案管理，尤其是工作内容相对较多的项目需要做好责任划分和内部协调，在保障各项工作能够顺利落实、高效推进的基础之上保障各项工作落实的规范性。例如在对接桥吊班组的过程中，需要对接的成员相对较多，这时则可以通过责任优化明确任务分工以及对接频次，进而收集更加完整全面的信息数据，并做好数据保存，保证数据的完整性和安全性[2]。

最后，在档案管理保密制度建设的过程中可以结合前期划定的责任确立责任追溯制度，在确保责任边界清晰明确、责任对标到个人岗位的基础之上，利用责任追究机制更好的提升从业工作人员的主观能动性，让相关工作人员在实践工作落实的过程中有意识的规范自己的工作行为，有效避免出现不遵守规定、损坏资料、伪造档案内容等相应问题。一旦发现概率问题要严加处罚，更好的保障档案信息安全。此外，在保密机制建设的过程中还需要注意的则是应当从各个环节出发来明确档案丢失、泄露或损坏的风险。在此基础之上突出重点，通过工作规范、奖惩机制等相应规章制度优化，更好的保障档案信息安全。

2、加强人才队伍建设

工作人员始终是工作开展的第一执行人和最终落脚点，工作人员的素养能力、观念意识对于工作落实的效率质量会产生较大的影响，在档案管理工作的过程中也同样如此，如果工作人员对于档案保密给予的关注和重视相对偏低，则很容易会出现档案泄露、丢失等相应问题，为了更好的解决这一问题加强人才队伍建设是十分必要的。国有企业需要建立完善的培训机制，并且明确和优化培训内容，在培训内容调节的过程中需要抓住以下几个要点。

首先，需要通过培训内容的优化明确档案管理的重点与核心以及各项工作的落实方法和常见问题。例如可以通过系统化、理论化、周期性培训工作的落实，例如让相关工作人员明确文书档案和人事档案的分类，了解不同档案的管理标准，为工作人员的工作开展提供明确指导。同时也需要在培训工作落实的过程中加强规章制度培训，让相关工作人员对于工作规范、工作标准有较为全面的认知和了解，进而更好地保障档案管理工作落实的规范性与有效性，避免因为工作不规范、工作方法选择不科学、工作质量不达标进而导致的档案信息丢失、损坏等相应问题[3]。

其次，在培训内容优化和调整的过程中需要紧抓工作形式转变需求对培训内容做出完善，确保从业工作人员的能力结构和知识储备与实践工作需求相吻合。例如推进档案管理信息化下必须保障从业工作人员对于相应的软件系统以及信息技术、计算机技术等相应现代化技术有较为全面的认知和了解。因此需要通过培训内容的优化促进从业工作人员业务素养的提升，提高从业工作人员的综合素质，让相关工作人员树立大数据思维，提高计算机操作能力，进而为档案管理的信息化建设、现代化建设提供必要保障[4]。

最后也是最为重要的一点则是需要通过培训内容的优化和调整加强观念意识建设，一方面需要通过观念意识建设，让从业工作人员对于档案管理的重要性、档案保密的重要性有较为全面的认知和了解，提高从业工作人员的责任意识、质量意识、安全意识、保密意识，培养从业工作人员的职业责任感、归属感和认同感。另外一方面，需要通过培训内容的优化和调整，从从业工作人员可持续发展需求出发加强观念意识建设。例如培养从业工作人员的创新意识、学习意识、自我管理意识、自我教育意识、自我发展观念等等。让从业工作人员在实践工作落实的过程中能够积极主动的分析档案管理中可能存在的风险问题，明确档案管理保密性保障措施的优化路径，挖掘从业工作人员的潜力和动力，为档案管理的高质量开展提供必要保障。

3、推进档案管理信息化建设

推进档案管理信息化建设是十分必要的，可以从以下几点着手做出优化和调整。首先，需要加强软件平台建设，为发挥现代化技术的技术优势提供必要保障，而在软件平台建设的过程中除了需要充分考量档案管理实际需求以外，更需要从档案保密性的角度来展开分析完善网络安全防护措施。例如可以根据不同岗位工作人员的工作需求设立实名认证登录和信息开放权限功能，工作人员在登录网站平台以后系统会根据工作人员的工号明确工作人员的档案浏览权限，在保障各项工作有足够数据资源参考、提高档案利用率的同时可以更好的保证数据安全。此外也需要通过防火墙等相应安保功能建设来更好的提高系统运行的稳定性。在这一点上，国有企业可以与第三方机构建立合作关系，由第三方机构结合档案管理的工作需求以及保密需求做好软件系统开发与建设[5]。

其次，需要加强硬件设施建设，在硬件设施建设的过程中，需要结合软件系统的运行需求配备相应的硬件设备，保障软件系统和硬件设备之间的兼容性，否则很容易会影响系统的稳定性，进而导致数据丢失等相应问题的出现。此外，还可以通过扫描设备等相应仪器设备的引入提高档案管理工作效率，更快更好的完成纸质文档向电子文档的转换，这也可以有效避免人工输入出现数据丢失、影响数据信息准确性的问题。

最后，推进档案管理信息化建设并不意味着传统纸质档案毫无用处，事实上做好纸质档案备份也可以更好的预防信息丢失问题，及时恢复数据信息，这就需要结合档案管理工作开展过程中不同信息的重要程度来明确信息的存储方案，做好信息备份。在将纸质文档转化为电子文档的基础之上做好纸质文档管理，这样无论是纸质文档信息还是电子数据信息出现丢失问题，都可以通过翻阅其他文本的方式来查找信息补足信息[6]。

结束语

档案信息对于国有企业运行成本的控制以及国有企业文化精神继承等都会起到至关重要的影响，是国有企业运行发展过程中十分重要的一项工作内容，保证档案信息的保密性是十分必要的，国有企业可以从人才队伍建设、信息化建设和规章制度建设等多个角度出发，结合实际情况完善保障措施。

参考文献：

[1] 傅英治. 综合档案管理系统中的信息保密技术探析 [J]. 办公室业务， 2024， （01）： 22-24.

[2] 刁伟. 事业单位档案信息化管理工作的思考 [J]. 四川农业与农机， 2023， （06）： 45+51.

[3] 赵静. 信息化时代下档案保密工作的思考 [J]. 石家庄铁路职业技术学院学报， 2023， 22 （04）： 82-85.

[4] 武岩，田苗，孙姝琬. 档案数字化与信息化下的工程建设档案安全与保密研究 [J]. 北方交通， 2023， （11）： 88-90+94.

[5] 蔡业敏. 浅谈如何加强医院文书档案安全保密管理 [J]. 黑龙江档案， 2023， （05）： 28-30.

[6] 王文强，谢春霖. 档案工作中的安全保密管理 [J]. 机电兵船档案， 2023， （05）： 52-54.