摘要：文档一体化是将文件管理和档案管理整合为一个统一的工作体系，通过计算机和网络技术对文档信息进行存储、控制、加工和传输的综合管理过程。这种管理模式的核心在于实现文档从生成、流转到归档的全过程控制，确保信息的连续性、完整性和一致性。在信息化技术的帮助下，文档一体化工作理念变得更加完善，整体文书档案管理效率和管理效果都大幅度提升。基于此，本文就以文书档案信息化管理为主要探讨内容，着重分析文书档案信息化管理方法。

关键词：文档一体化；文书档案信息化管理；方法策略

通过一体化管理，很多企业都可以减少文档处理过程中的重复劳动，提高工作效率。与此同时，一体化管理促进了档案资源的共享，使得更多的信息得以充分地利用，推动档案管理与时俱进。在实际应用中，文档一体化可以通过办公自动化系统、档案管理系统或OA与档案系统的结合等方式实现。在信息化技术的帮助下，文档一体化的优势得到了充分体现，为了充分发挥信息化技术的优势和作用，相关工作人员需要积极学习信息技术理念，全面贯彻落实信息化管理方法，推动文书档案管理工作高效发展。

一、基于文档一体化的文书档案信息化管理优势

基于文档一体化的文书档案信息化管理，主要是通过与上游业务系统的无缝衔接，实现了档案数据的自动化收集，大大提高了工作效率。这种管理模式采用数字化手段，不仅规范了档案的管理流程，还通过智能化的检索技术，如模糊检索、条件检索和全文检索，使得档案检索更加快速和准确【1】。同时，信息化管理还注重档案数据的长期保存和安全性，利用先进的长期保存技术和设施，确保电子档案的安全备份和防篡改，通过区块链技术的应用，增强了档案的真实性和可靠性。数据可视化技术的应用则为管理者提供了宏观数据的直观展示，辅助决策制定。此外，文档一体化管理还强化了知识的结构化和利用，通过维基模式的编研集，促进了知识的传播和应用。在保障信息安全的同时，这种管理模式还支持国产化适配，满足信创国产化的需求。通过网络平台的资源共享，提高了信息交流的效率，节约了人力成本。电子文档的长期稳定保存，相比纸质档案，更加安全、便捷，减少了存储和管理上的问题。信息化管理的实施，不仅优化了文书档案的管理模式，提高了工作效率，还通过风险防范措施提升工作人员的信息化素质，增强了档案管理的整体安全性和科学性。

二、基于文档一体化的文书档案信息化管理策略

（一）加强工作人员的责任意识

基于文档一体化的文书档案管理要强化工作人员的责任意识，就需要建立一套完善的培训体系，确保每位工作人员都能够充分理解信息化管理的重要性和操作方法。然后通过定期的培训和考核，提高他们对文档一体化管理的认识和技能水平，从而增强其责任感【2】。企业还需要明确职责分工，加强责任意识。企业可以制定详细的工作流程和责任清单，让每位工作人员都清楚自己的职责范围和工作要求，这样在执行任务时能够更加专注和负责。同时，企业还要建立监督和考核机制，对工作人员的工作进行定期评估，确保他们能够按照既定的标准和流程执行工作。与此同时，企业还需要强化信息安全教育，提升员工的责任意识。工作人员需要了解信息安全的重要性，掌握保护档案资料安全的技能，防止数据泄露或被非法篡改。企业可以通过模拟演练和案例分析，提高他们对潜在风险的识别和应对能力。企业还需要构建正向激励机制，通过奖励那些在文档一体化管理中表现出色的员工，激发他们的积极性和创造性。同时，企业对于违反操作规程或造成档案损失的行为，也要给予相应的惩罚，以此强化责任意识。除此之外，企业还可以建立一个开放的沟通渠道，鼓励工作人员就文档一体化管理提出意见和建议，参与到管理制度的完善和优化中来。这样不仅能够增强他们的参与感和归属感，还能够及时发现和解决管理过程中的问题，进一步提升文档一体化管理的质量和效率。通过这些措施，可以有效提升工作人员在文档一体化管理中的责任意识，确保文书档案管理工作的顺利进行。

（二）统一文书档案信息化管理标准

基于文化一体化的文书档案管理要统一信息化管理标准，制定和遵循统一的档案分类方案，确保不同门类、形式的档案分类方法协调呼应，便于档案的统一管理和利用【3】。如《企业档案管理规定》中提到的，企业应当制定统一的档案分类方案，并且分类方案一经确定，应当保持一致，不得随意变动。企业还要推进信息化标准工作机制的创新，包括完善国家信息化标准体系、优化信息化标准管理制度、强化信息化标准实施应用。这可以通过《信息化标准建设行动计划（2024—2027年）》中提出的行动计划来实现，该计划强调了信息化标准在引领技术创新、驱动经济社会发展中的作用。标准制定完成以后，一定要确保所有职工都能遵守标准，这就要求企业加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质，并为其评聘职称创造条件。档案工作人员应当忠于职守、遵纪守法，具备相应的专业知识与技能。在技术和设施设备方面，企业应按照档案信息化要求，建设、配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子档案管理需求的设施设备，具体应当符合相关要求。除此之外，企业还应统一信息化管理标准，加强统筹协调和系统推进，确保信息化标准工作机制更加健全，信息化标准体系布局更加完善，标准研制、服务等基础能力进一步夯实。通过这些措施，可以有效地统一文书档案信息化管理标准，提高管理效率和质量。

（三）注重文书档案信息化管理功能设计

基于文化一体化的文书档案管理，要实现功能设计的优化，需要明确系统构建的需求，其中包括对档案管理的业务需求和功能需求的深入分析。业务需求方面，系统应能够处理通知、决定、制度等文件信息的添加、修改和查询管理，以支持办公自动化和提高信息传递效率。功能需求方面，系统设计应包括档案管理、编制目录、检索查询、档案信息统计等核心模块，确保各功能模块能够满足实际应用的需要。在数据库设计上，信息化管理应统一编码和分类，以便于信息交换和资源共享。档案分类整理和类目标适应按照方法要求实施，确保档案管理的科学性和系统性。功能模块设计时，要特别注重档案管理模块的增加、修改、删除功能，以及编制目录模块的分类方式和检索查询模块的综合查询能力。系统设计应采用B/S架构，以便于安装、维护和使用，不限制用户数量，通过客户端浏览器、WEB服务器和数据库服务器的协同工作，实现系统的稳定运行。

结束语：

综上所述，文档一体化是适应信息时代档案工作发展的一种新型管理模式，它通过整合资源和流程，提高了文档管理的效率和质量，对于企业和组织来说具有重要的实际意义。文书档案信息化管理几乎是所有企业的未来主要发展方向，因此，各大企业无论是从企业自身角度发展来看，还是从社会发展角度来看，推动文书档案信息化建设都是企业发展的必经之路。因此，企业不仅要提高重视，还要加强经济投入、人才投入，让文书档案管理工作变得更加智能化、现代化。

参考文献：

[1]刘佳.基于文档一体化的文书档案信息化管理研究[J].黑龙江档案，2024，（02）：243-245.

[2]冶生福.基于文档一体化的文书档案信息化管理[J].办公室业务，2021，（11）：77-78.

[3]张春生.刍议文档一体化在文书档案信息化管理中的应用[J].云南档案，2021，（04）：58-60.