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随着我国教育事业的不断改革与发展，高职院校也更加重视人才引进和师资建设。教职工对涉及自身利益的工资关注程度高，为维持师资队伍的稳定发展，高职院校财务部门必须重视工资管理体系的建设。工资管理是财务部门的日常工作之一，看似简单的工作却业务流程繁琐，责任重大。随着“互联网+”“大数据”等信息技术的发展，智慧校园体系逐步发展成熟。智慧校园的发展既为财务信息化夯实基础，也对基于现实需求的工资管理体系变革提出了更高要求。本文通过对重庆几所高职院校工资管理系统及发放流程调研，从信息化着手，结合工作实际，总结归纳高职院校工资管理工作中普遍存在的问题，提出以智慧校园为依托的一体化工资管理体系，方便高职院校教职工进行工资查询，帮助建立便捷高效的工资管理制度以提高学校工资管理工作质量。

一、学校工资管理现状

根据调研情况，了解到多数高职院校工资管理的模式都是人事处提供数据，财务处负责汇总、发放。

（一）涉及业务部门多

工资发放管理涉及人事、财务、后勤（资产）、二级学院等多个业务部门。数据来源渠道多且杂，部门沟通频繁且不畅。

（二）发放流程繁杂

由人事处依据人员变动、工资变动及社保数据提供基本工资和学校津补贴数据；后勤（资产）部门提供房租扣费、水电费等信息；二级学院提供各自指标范围内的其他薪金收入等。最终将所有工资数据传至财务处，由财务处工资管理人员进行核算汇总发放。工资发放后教职工可登录智慧校园财务模块或小程序查询本人收入信息。

（三）发放准备周期短

为避免各种矛盾发生，工资发放需要严格按照学校规定时间区间执行。但每个月的工资数据体量并不固定，且需经过二级学院、人事处及分管领导等多环节审批后才可进行发放。因此，供工资管理人员完成发放准备工作的时间短，如遇周末或节假日，实际可用时间更少。

二、现存问题

根据调研情况，了解到多数高职院校财务部门与提供工资数据的部门联通不紧密且缺乏与账务管理、银行、电子税务局系统等的数据共享且缺乏信息化管理人才。

（一）基础信息数据共享程度低

工资管理体系中，由于不同工资数据信息在不同部门单独录入，形成“信息孤岛”导致数据同步具有滞后性。以高职院校人事处与财务处的数据共享举例，人事处通常负责提供学校教职工的最新人事信息，包括但不限于姓名、身份证号、所处院部处室、职称、职级等信息。财务处每月依据人事处提供的工资数据及人员变动信息，在工资系统进行信息更新。如遇学校内部人员调动，人事处不作特殊说明的话，财务工资系统无法进行及时的更新，进而导致同一人员在财务工资系统和人事系统基本信息不一致、数据张冠李戴等情况发生。

（二）工资数据共享渠道未打通

1.院校工资的发放涉及多个部门及指标，财务工资系统无法从统一的数据库提取每月工资数据并集合核算，对于学院提供的其他薪金收入数据，需要从各学院、系部填报单据中获取，工资核算工作人员需要进行手动汇总，无形中拖延了工资发放准备时间，增加了不必要的工作量。

2.尽管工资数据来源于各院系部，但财务工资系统负责保存全校教职工工资数据。教职工想要查询个人工资明细只能在智慧校园平台查询，且工资数据还存有跨月误差的可能性。如有审计需要，核查个人工资明细只能由财务人员手动导出工资数据，按照不同的要求进行分类核算。缺乏高效查询渠道导致工作效率低，工作流程繁琐。

（三）工资数据未与电子税务局系统等建立共享机制

财务部门工资管理人员在汇总核算完当月工资数据后，需要在电子税务局平台为教职员工申报个税并提前预扣税。但工资系统相对独立，无法与电子税务局个税申报直接共享数据，因此只能通过下载模板手动录入并上传工资数据的低效率办法来完成。这种手工上传工资数据的方法量大、效率低，并且极容易出现汇总错误。进行预扣税后，工资管理人员将最终的工资电子数据传送给出纳，由出纳修改格式传至银行代发系统进行批量代发。一旦工资数据存有误差，个人所得税将会发生变化，要想更正错误代扣税，只能在下月或之后的工资汇算中退回多扣税项或进行补扣。如果没有及时发现错误数据，错误数据将一直留存，有损教职工个人利益，最终对财务部门甚至学校造成较大的负面影响。数据共享机制的缺陷导致了这一系列操作流程的繁琐复杂，进而将给核算科会计人员做账的工作产生巨大负担。

（四）财务信息化管理人才资源匮乏

随着互联网、信息化的不断发展，高校财务处也逐渐依靠大数据平台工作。对于大数据的依赖也要求财务人员多方面发展要求，特别是信息化发展。财务人员不仅要掌握财务专业知识，更要求融会贯通信息化技术。现金办公大量依靠用友、金蝶及博思等系统，如果工作人员仅仅是熟悉计算机基本操作，对于软件的应用、更新及处理一窍不通，操作能力有限，遇事只能依靠远程咨询软件供应商的话则会拖信息化工作的后腿。

三、优化建议

（一）形成一体化信息系统，实现数据联通

院校应以智慧校园平台为依托，结合自身信息化管理需要，借助财务管理软件完善工资管理体系来建设工资发放管理体系，优化发放流程，形成一体化信息系统，实现工资数据的联通。

高职院校财务部门应利用本校财务管理软件汇总信息，建立工资信息资源库。要求人事处先行导入教职工个人信息及职称职务变动情况，并规定薪金上报时间区间，每月截至日期，就不能再上传工资数据。之后由工资管理人员从工资信息资源库中获取审核后的当月拟发放工资数据传至工资系统，进行扣税计算后进行发放。学校各部门应在规定日期内将当月拟发放的工资数据上传至工资信息资源库，如人事处将当月基础工资，后勤处将租房扣款信息，二级学院将当月拟发放课题奖金等通过系统上传并同步至工资信息资源库，再同步至智慧校园工资查询平台，以便教职工查询个人工资数据。

（二）实现工资系统与银行、账务系统对接

1.工资管理人员与出纳进行对接，确定信息上传格式及模板，由工资管理人员汇总好工资数据后提交给工资复核人员进行审核。之后，出纳检查无误后在工资系统点击工资发放就可将工资的发放数据传输到银行代发系统。

2.工资系统与账务系统对接，实现自动记账。依据工资记账凭证格式要求，设置好支出、代扣、借贷方、应付职工薪酬等会计信息，选择好支出科目、项目及经济分类等的明细科目。

如：计算计提单位应缴纳的社会保险费、住房公积金时：

借记： 教育事业支出

贷记： 应付职工薪酬——社会保险费（单位缴纳部分）

应付职工薪酬——住房公积金（单位缴纳部分）

发放职工工资和代扣个人所得税、代扣个人社会保险费、住房公积金时：

借记： 应付职工薪酬——职工工资

应付职工薪酬——其他个人收入

贷记： 其他应付款——社会保险费（代扣个人部分）

其他应付款——住房公积金（代扣个人部分）

应交税费——应交个人所得税。

（三）加强内部控制，加强内外部审核监督

1.完善工资薪金管理的各项规章制度、建立职责分离、定期轮岗制度；

2.强化外部监督。工资发放完毕后，自动上传数据至工资数据资源库，相应部门可至智慧校园平台进行查询使用。例如人事处可以监督财务部门是否篡改社保、公积金等发放数据。

（四）加强财务人员信息化技能

1.财务处可分设信息科，招聘信息技术人才，增强财务处信息化发展自主能力。

2.定期组织财务处工资管理人员参与交流培训会；邀请相关软件技术人员及工程师到校进行培训，解疑答惑，以提升人员信息化工作效率及处理信息化问题能力。

参考文献：

[1]张斯杰.高校工资发放流程的优化方案 [J] 河北企业（2023）

[2]曹晶.信息化背景下新疆高校工资管理存在的问题及对策研究 [J]商讯 （2024）