摘要：信息时代，档案承载着海量敏感信息，档案保密工作至关重要。对于目前档案实体以及数字化载体所遭遇的双重风险，创建起严密的防御体系是十分重要的。依靠加强库房物理环境的微观调控和监控布局，创建起实体档案流转全过程的轨迹追踪体系。依靠物理隔离以及加密技术来构筑起数字化信息的边界防线，阻止外部的入侵以及内部的泄露。创建涉密人员的背景审查以及岗位制衡制度，构建人防、物防、技防互相配合的闭环系统。目的在于从多方面采取措施来保证档案资源的完整和机密，消除安全隐患，提高整体防护能力。

关键词：档案治理；实体防线；信息闭环；密级审核

档案管理中的保密工作至关重要，关乎国家、企业及个人的安全与利益。随着时代发展，档案管理环境日趋复杂，保密工作面临诸多新挑战。由于信息技术的介入以及档案载体多样化的趋势，传统的单一封存方式已经不能满足复杂的风险。实体档案的自然老化、人为损毁、数字化信息的网络攻击、非法复制等，都是目前所面临的主要威胁。一旦发生泄密或者损毁事件，就会造成无法挽回的损失。因此，抛弃传统的粗放式保管思想，转而采取精细化、技术化、制度化相结合的综合防御策略是势在必行的。对物理环境、流转过程、数字边界、人员权限进行深入剖析并加以严密部署，可以发现薄弱环节，建立起坚不可摧的防御体系，保证档案资源长期存续中绝对可靠、机密。

一、档案实体存储环境的物理防护

（一）库房温湿度与微环境调控

档案库房的物理环境直接影响纸质和磁介质载体的寿命及完整性。必须设立一个独立于办公区之外的专用存储区，利用恒温恒湿系统来控制微环境。对于纸质档案，温度要保持在一定的范围内，防止温差过大造成纸张纤维脆化或者霉变；湿度要严格控制，过高会引发虫蛀，过低会造成静电积聚。磁性载体、光盘档案对磁场和光照很敏感，要配备防磁柜和避光设施，定期做数据读取测试来监测载体的健康状况。库房内空气质量也不可忽视，应该安装空气净化设备，净化库房内酸性气体和悬浮颗粒，减小对档案实体慢性腐蚀的破坏。主动干预和动态调控微环境，是延长档案寿命、保证实体稳固的基础性防御手段 ^[1] 。

（二）防灾害设施与监控布局

防御自然灾害和突发事故属于物理防护体系的另一重心。库房建筑要具备较高的耐火极限，内部装饰材料应使用阻燃或不燃材质，设置气体灭火系统，防止水喷淋对档案造成二次破坏。防水防潮方面需要对墙体、地面做特殊防渗处理，设置漏水报警装置，在极端降雨或者管道破裂的时候可以及时做出反应。防盗和防入侵体系依靠全方位的监控布局，在库房出入口、通道、窗户等重要节点安装红外报警和视频监控设备，实现24 小时无死角覆盖。监控数据要实时传送到独立的服务器上，并且异地备份，保证发生异常的时候可以迅速追查。通过构建集防火、防水、防盗为一体的立体化物理屏障，可以最大程度地降低外部环境突变给档案实体造成的毁灭性打击。

二、档案借阅流转中的密级管控

（一）实体档案流转轨迹追踪

档案离开库房以后流转过程属于高风险环节，必须实行全流程的轨迹追踪。采用射频识别技术（RFID）给档案卷宗贴上电子标签，在库房出口、查阅室和办公走廊等地方设置感应节点，实时获取档案的物理位置。档案未经过授权就离开指定区域的时候，系统立刻发出警报并且锁定相关的门禁。人工交接时实行双人复核制度，交接双方对档案的案卷号、页数、完好情况逐个核对并签字。采用电子台账与纸质登记并行的双重记录方式，对档案出库时间、经办人、去向、归还时间等做详细的记载。技术与制度并重的追踪机制消除了档案流转中监管的盲区，使每一份档案的去向一直处于受控状态。

（二）查阅权限的分级与隔离

根据档案的密级以及查阅者的身份来建立严格的权限分级体系，防止越级查阅和违规扩散。根据档案的机密程度分为绝密、机密、秘密、普通四个等级，分别对应不同的审批程序和查阅范围。查阅者要经过身份认证系统匹配权限之后才能接触档案内容，只能接触到与其职级或者任务有关的档案内容。在物理空间上，设立独立的阅览室，将涉密档案查阅区和普通档案查阅区物理隔离，严禁将涉密档案带入公共区域。对于绝密级档案实行专人陪同查阅制度，查阅时不得携带任何通信工具、摄录设备。采用精细化的权限划分和物理隔离的方法，有效地阻止了机密信息流向没有权限的人，从根本上降低了泄密的风险 [2]。

（三）档案复印与数字化加工监管

复印和数字化加工是把档案实体转变成可以复制的信息的过程，很容易成为信息泄露的突破口。必须对复印设备加以管控，使用有审计功能的专用复印机，自动记录复印内容、时间、操作人员等信息。对于涉密档案的复印要经过严格的书面审批，限制复印份数，复印件要加盖受控印章并编号登记，在使用完毕后及时回收销毁。在数字化加工时，加工场所要形成封闭区，实行全封闭运行，严禁加工人员携带个人存储设备进入 0 加工所用的计算机要拆除无线网卡和USB 接口，防止数据通过网络或者移动介质传出。所有加工产生的过程数据以及中间文件，在项目结束之后必须全部清除，并且进行多次覆盖擦写，

防止数据残留被恢复利用。

三、档案数字化信息的边界防护

（一）局域网络与外部物理隔离

档案数字化系统中存储着大量的敏感数据，必须把网络环境构建为一座信息孤岛。严禁档案管理系统直接连接互联网，必须采用物理隔离网闸或者完全断网的方式，建立独立的内部局域网。所有接入该网络的终端设备都需要注册认证，绑定 MAC 地址，防止非法接入。内网和外网之间没有逻辑上的连接通道，从根本上杜绝了黑客利用互联网远程渗透的可能性。对于确实需要进行数据交换的场合，应使用经过国家保密局认证的单向导入设备，保证数据只能单向流入内网而不能流出。绝对的物理隔离策略，是抵御外部网络攻击最底层也是最有效的防线。

（二）存储介质的专用性与加密

各类移动存储介质是数据摆渡的主要载体，也是病毒传播和数据泄露的高危媒介。必须设立专用存储介质库，所有的U 盘、移动硬盘、光盘都要进行编号注册并加密。严禁在涉密计算机和非涉密计算机之间交叉使用存储介质，防止摆渡攻击。存储介质使用要遵循专人专用、专机专用的原则，使用前必须经过病毒查杀和完整性扫描。对于存储在服务器或者终端硬盘上的核心数据，必须使用高强度的加密算法进行密文存储，保证即使物理介质丢失，非法持有者也不能解析出其中的内容。经过存储介质的严格管理以及数据的加密，消除了静态存储和离线传输中数据被窃取的风险 [3]。

（三）电子数据操作日志审计

完善的日志审计系统是发现违规行为、还原事件真相的利器。档案系统要对所有用户的操作行为进行自动记录，登录时间、IP 地址、访问文件、修改内容、打印下载、导出等都要被记录。审计日志要存储到独立的审计服务器里，不能被管理员删除或者篡改。审计人员要定时对日志数据加以分析，依照异常行为阈值的设定，比如非工作时间大量下载，频繁密码尝试，越权访问尝试等，系统可以自动识别并发出预警，针对可能的内部威胁。审计日志对发现的违规操作有不可抵赖的电子证据。全覆盖、不可篡改的审计机制，使每一次的数据交互都处在严密的监视之下，有效地遏制了内部人员的违规冲动。

（四）终端设备的端口管控与封堵

终端计算机是人机交互的直接窗口，端口开放程度直接决定数据流出的难易程度。必须通过技术手段对所有的终端的USB 接口、光驱、红外、蓝牙模块进行封堵或者管控。只保留打印机或者扫描仪等必要的外设端口，并对接入设备进行白名单限制。对于确实需要开放 USB接口进行数据导入的终端，需要安装专门的监控软件，实时监控数据流向，禁止数据导出功能。屏蔽操作系统的截屏、录屏功能，防止用图像的方式窃取屏幕显示的档案信息。通过终端端口极小化开放、严格封堵，切断了数据通过物理接口非法流出的途径，加强了终端层面的防御能力 ^[4] 。

四、档案涉密人员的审查与制衡

（一）关键岗位人员背景审查机制

人员是防御体系中最活跃也是最不稳定的因素，对涉密人员的源头把关十分重要。建立严格的背景审查制度，在人员的选拔和定岗之前，需要对候选人的政治立场、社会关系、财务状况、过往经历等进行全面的调查。重点排查是否存在复杂的海外关系、巨额债务或者其它会影响其忠诚度的风险因素。对接触绝密级档案的核心岗位，审查范围要扩大到其直系亲属。审查工作不是一次性的，应该建立定期复审、动态评估的制度，关注人员思想、生活变化。一旦发现存在泄密倾向的风险点，应立即把其调离涉密岗位。用前置性审查过滤的方式来保证档案队伍的政治道德的纯洁性，降低人为泄密的主观风险。

（二）档案处置流程的双人复核

为了防止单人作业时出现舞弊或者失误，在重要的档案处理环节必须实行双人复核制度。档案实体出入库、密级变更、销毁鉴定、数据库权限调整、日志清理等均需两名以上具有相应权限的人员同时在场。一人负责主操作，另一人负责旁站监督和核对，操作完毕后双方要共同签字或者进行双重生物特征认证。互为监督的机制冲破了权力的垄断，任何违规行为都得串通两人以上才能实行，大大加大了违规成本和暴露风险。依靠流程上的权力制衡来保证各项处置操作的合规性、透明度，有效地遏制了内部人员滥用职权的行为[5]。

（三）离岗脱密期的档案交接

涉密人员离职、退休或者调岗时，其掌握的档案秘密并不因此而消失，必须实行严格的脱密期管理及交接程序。在离岗前需要对保管的所有实体档案、电子数据、密钥进行清点和移交，签署离岗保密承诺书。设定6 个月到2 年脱密期，在此期间禁止其进入有关涉密场所，也不允许其受聘于有关的敏感机构。档案部门需要对在职期间经办的业务进行回溯审计，保证没有未结事项或者遗留隐患。掌握核心机密人员在脱密期内需要定期向组织报告行踪和从事的工作。通过这种延伸到离岗之后的管控措施，防止人员因为职业变动而造成记忆中的秘密泄露，保证档案机密的延续性保护。

（四）保密责任书的签署与法律约束

法律契约是规范人员行为的硬性约束，必须签署保密责任书把责任落实到人。入职、上岗以及参加专项涉密项目时，档案人员都应当签订有法律效力的保密协议。协议中需要明确保密的范围、保密期限、违约责任以及法律后果。通过细化条款来使人员明确知晓什么样的行为属于违规，一旦发生泄密事件会承担怎样的行政处罚或者刑事追责。责任书不是一纸文书，它还是对人的心理的一种警戒。定期组织责任书内容的宣讲与重温，强化人员契约精神和法治意识。依靠法律的威慑力，使人员在日常工作中自觉遵守保密纪律，把外部的强制约束变成内在的自我约束。

（五）外包服务人员的驻场监管

在档案数字化或者系统维护过程中，外包服务团队是常态，但是也存在巨大的泄密隐患。对外包服务人员实行准入制，核查其所属公司的保密资质和人员的无犯罪记录证明。外包人员进入档案工作区要佩戴临时通行证，不得携带手机、相机、存储设备。工作期间必须由本单位内部人员全程驻场监管，实行“贴身式”陪同，保证其操作行为始终在视线之内。外包人员所用的计算机和软件必须由档案部门统一提供并预先净化。项目结束之后，对外包人员所持有的任何纸质草稿或者过程数据进行收缴并销毁。用严防死守的监管方式来保证外包服务只限于技术支持层面，防止机密信息通过第三方渠道泄露。

五、结语

党校档案保密和防御工作是项繁杂的系统工程，不能有丝毫懈怠和疏忽。面对日益严峻的外部挑战和内部风险，单靠一种防护手段已经不能够应对了，必须建立起物理环境稳固、流转过程透明、数字边界严密、人员管控规范的立体化防御网。依靠物理隔离、加密存储、日志审计来构建数字信息的坚固防线，加强背景审查、双人复核、离岗脱密来构筑起人员治理的制衡机制，通过精密控制库房微环境、设置防灾监控设施给实体档案生存提供物理基础，对档案流转全流程进行轨迹追踪、权限分级来堵住风险敞口。这样一系列策略的有机融合和刚性执行，就完成了从静态存储到动态利用、从实体载体到虚拟数据的全方位覆盖。只有不断加强这些防护工作，保持高度的警惕性以及敏锐的观察力，才能保护好党校档案这个重要的文化遗产，在资政育人工作中发挥出应有的作用，保证档案事业长久稳定的发展，维护好档案事业的核心利益。

参考文献

[1] 张晓晨 . “互联网 + ”背景下的党校档案管理研究 [J]. 兰台内外 ，2024，（28）：34-36.

[2] 龙志敏 . 党校档案管理的公共服务质量优化研究 [J]. 办公室业务 ，2023，（12）：150-152.

[3] 杨洋. 党校干部教育培训档案管理中电子档案建设思路分析[J].黑龙江档案 ，2023，（02）：71-73.

[4] 林伟红 . 大数据时代加强党校档案管理的几点思考 [J]. 黑龙江档案 ，2022，（06）：145-147.

[5] 刘长东 . 党校数字化档案安全等级保护措施探讨 [J]. 兰台内外 ，2022，（30）：40-41.