摘要：本文的主旨为深入探究基于信息化条件下的办公室档案管理策略，以期能够提高办公室档案管理质量，促进办公室档案信息的有效利用。以文献探究为理论基础，通过本文分析可知，应从建立健全的档案信息化管理制度、强化档案管理人员的安全管理意识、提升档案信息化的应用效率等几个方面入手，有助于提升办公室档案管理的有效性。

关键词：信息化;条件;办公室;档案管理;探析

前言：

随着电子信息技术的迅猛发展，办公室档案管理工作也打开了全新的局面。如何充分发挥信息化技术的重要优势，提升办公室档案管理工作的水平，已经成为了当前办公室档案管理人员普遍关注的重点课题。本文通过对基于信息化条件下的办公室档案管理常见问题进行分析，并提出了几点管理策略，对于办公室档案管理工作的进一步发展，具有非常重要的作用。

一、基于信息化条件下的办公室档案管理常见问题

（一）缺乏健全的档案管理制度

目前，办公室档案管理工作从传统模式走向信息化发展的主要阻碍之一就在于尚未建立健全的档案管理制度。现阶段，很多办公室所实行的档案管理制度，是处于传统条件下的档案管理办法。而当前虽然档案信息化的模式已经被广泛应用于各行各业中，但为了能够与现行的档案管理制度相配套，很多办公室依然习惯于将电子化的档案打印成纸质文档后来进行管理，除了会导致档案管理工作效率下降外，还会造成资源的严重浪费。在档案管理信息化条件下，一些办公室不仅没有在管理机制上充分发挥电子档案的重要作用，也没有认真规划电子档案的进一步发展。在这种情况下，很多办公室档案管理工作中的常见现象就是，智能化办公流程与先进的信息化办公设备，只能在高度依赖人工作业的状态下，按照传统滞后的管理制度来开展档案管理工作，降低办公室档案管理水平[1]。

（二）档案信息化存在安全风险

在信息化条件下，档案管理工作的效率与质量明显有所提升，但由于互联网本身具有开放性特点，且随着信息技术的飞速发展，网络信息风险问题也日益加剧。因此，如果办公室的档案管理系统遭到木马、病毒以及黑客等攻击，将很有可能导致系统进入瘫痪状态，甚至还有可能造成档案信息资料的泄漏、丢失以及被篡改等，进而带来严重的不良后果。而很多办公室档案管理人员缺乏足够的安全管理意识，没有提前做好档案管理系统的安全保护工作，也没有及时对档案信息资料进行备份、加密、定期做好安全排查等工作，进而降低了档案管理工作的有效性[2]。

（三）档案信息化应用水平较低

在信息时代的背景下，办公室档案管理工作者从某种角度而言，已经不仅仅是信息数据的传递人员，而是信息数据的管理人员，但很多办公室档案管理工作者仍然还在沿用传统的模式来进行档案管理工作，对档案管理信息化缺乏全面认识。一些办公室档案管理人员在日常的工作中，还仅仅将工作内容停留在档案查找与档案存储上面，工作重点还是在围绕档案柜而展开，缺乏对档案信息系统的有效应用，难以提升档案管理工作水平。在传统的档案管理模式下，不仅档案资料很难及时有效的进行传递与共享，且损坏、丢失等问题屡见不鲜，不仅增加了档案管理成本，而且降低了档案管理质量，不利于档案信息化的顺利发展[3]。

二、基于信息化条件下的办公室档案管理策略

（一）建立健全的档案信息化管理制度

在办公室档案管理工作中，建立健全的档案信息化管理制度，能够为相关制度的贯彻落实提供可靠保障。因此，办公室档案管理相关人员应对当前的档案管理制度进行有效的创新与健全，从而确保档案信息化管理制度的科学合理性。在建立健全的档案管理信息化管理制度过程中，针对涉及到原则性的问题，应对其予以坚持执行，以避免降低档案管理工作质量。故而，相关人员应仔细梳理档案信息管理工作流程，从中确定档案管理工作的核心之处，并针对关键性问题制定对应的管理办法。此外，针对档案信息化管理工作中所需的硬件设施与工作环境，也应建立健全的管理机制，加大先进设备的引进力度，并重视提升档案信息化管理人员的综合素养，有助于打造一支具有专业水平的档案管理信息化团队。如，应定期利用专业讲座、培训教育等活动，使档案管理人员掌握档案管理系统的正确使用方法，并树立档案人员的信息化意识，从而有助于提升档案管理人员的专业素养，为办公室档案管理的信息化建设奠定基石[4]。

（二）强化档案管理人员的安全管理意识

在信息时代的背景下，虽然人民群众的生活水平正在逐渐提升，但个人信息资料的安全性也备受威胁。如，在互联网中，很多不良分子会利用网络病毒、木马程序以及诈骗网址等方式盗取用户的个人资料，致使用户的个人隐私与财产安全难以得到有效保障。因此，在档案信息化管理工作过程中，档案管理人员必须具备高度的安全保护管理意识，做好相应的安全保护措施，从而有助于减少档案安全风险问题。由于互联网信息技术的交互性与开发性等特点，可能会有部分不法分子利用黑客技术，对办公室的档案管理系统进行入侵，进而造成档案信息资料丢失、损毁或者被篡改等，甚至还有可能被不法分子将档案中的资料用做违法行为，为相关人员带来严重的不良后果。因此，办公室档案管理人员必须强化自身的信息技术水平，应重视用网安全问题，及时更新维护计算机中的杀毒软件，确保杀毒软件的敏捷性与时效性，加强对防火墙等网络保护手段的研究，从而降低档案管理系统被非法入侵的可能性。此外，档案管理人员还应及时对档案资料信息进行备份处理，并对身份验证等加密措施进行强化，有助于提升办公室档案信息的安全指数[5]。

（三）提升档案信息化的应用效率

在办公室档案管理工作中，加强档案管理信息化的主要作用在于提升档案管理工作的效率与质量。因此，办公室档案管理人员应根据实际情况对当前的管理模式进行改善，从而转变档案信息的采集方式、存储方式、调阅方式以及传输方式，进而充分发挥信息化条件的重要优势。此外，档案管理人员还可以利用相关平台建立档案共享数据库，从而在存储技术与大数据技术等先进科技的帮助下，实现档案资料的实时共享与传输，进而使相关人员能够在网络技术的作用下，准确快捷的完成对档案资料的检索，进而有助于减少交叉工作的重复性，且有助于提升档案资料的利用率。需要注意的是，档案资料的共享必须应加强信息数据的安全防护措施[6]。

总结：

通过本文的分析与研究，在信息时代的背景下，加强办公室档案管理工作的信息化建设，有助于提升办公室档案管理工作的效率。基于此，本文提出了几点管理策略：建立健全的档案信息化管理制度、强化档案管理人员的安全管理意识、提升档案信息化的应用效率等。文中所提的几点管理策略，对于办公室档案管理工作的发展与进步，具有积极的促进意义。

参考文献：

[1] 陈雯， 朱群. 探讨新形势下如何提高医院行政档案管理工作[J]. 健康必读 2020年34期， 230页， 2020.

[2] 赵子叶. 基于电子档案管理的安全保护方法研究——评《我国档案生态安全应急管理机制研究》[J]. 中国安全科学学报， 2022， 32（1）：1.

[3] 孔旸. 基于区块链的铁路电子档案管理技术研究[J]. 微型电脑应用， 2022， 38（2）：4.

[4] 李晓霞. 新时代背景下基于信息化的高职院校档案创新管理研究[J]. 信息记录材料， 2021， 22（1）：2.

[5] 魏见黎. 基于信息化时代档案管理的发展趋势[J]. 新一代信息技术， 2022， 5（1）：3.

[6] 曹太刚. 基于档案管理的电子信息化管理模式建设及应用研究[J]. 中国管理信息化， 2020， 23（4）：2.