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摘要：为了提升企业电子档案管理的效果，本文主要对企业电子档案管理的问题及改进措施进行研究，文中先分析了企业电子档案管理的重要性，之后分析了工作中的问题，并且提出了优化措施，包括立足于制度层面，规范管理控制人为因素影响;立足于归档方式层面判断完整性;立足于业务流程较读确保电子档案的真实性;采取技术措施，确保电子档案安全问题;提升档案管理人员的专业性;整合各种类型的电子档案，挖掘其价值，希望可以为有关人员提供参考。

关键词：企业;电子档案;档案管理工作

信息技术和计算机技术在快速的发展中，已经在很多领域中得到了有效的运用，在档案管理中的运用，产生了电子形式的档案，打破了传统的管理方式，可以为管理工作提供便捷。同时也对档案管理人员提出了更高的要求，除了要掌握档案管理专业知识之外，还要了解电子档案管理的理论及技巧。可见，电子档案给传统档案管理带来了很大的冲击，对于管理制度以及安全性等提出了新的要求。

1、企业电子档案管理的重要性

第一，可以提升档案检索的效率及准确性。电子档案管理模式强调的是智能化，可以简化以往复杂的档案查询流程，为查询提供便利，利用信息技术的优势，可以提升查询效率及准确性，优化档案管理效果。第二，可以促进档案资源的共享，提升利用效率。现阶段，生态环保变成社会各界广泛关注的问题，企业办公也在朝着环保方向发展，呈现出无纸化的趋势。在档案管理中运用数字化办公手段，取代传统的管理方式，能够解决以往管理中存在的问题，为档案服务提供便利^[1]。除此之外，借助信息化管理方式，可以促进档案资源的共享，打破时间及空间限制，有利于提升其利用效率。第三，有利于保证纸质载体档案的安全性。对纸质形式的档案进行数字化之后，能够减少纸质档案的利用率，进而减少对纸质档案的侵害或损害问题，提升原件的安全性。第四，可以减少工作量。对于电子档案的编研、阅览以及查阅，无需到库房提调，归还入库时也不用清点。在统计档案时，无需逐一清点，可以减少人力资源的投入，减轻工作人员的工作量，更好地为企业提供服务。

2、企业电子档案管理中存在的问题

2.1工作中存在隐患

电子文件数据类型更多，如数据库、视频、文本、程序以及图像等等，存储介质包含光盘、磁盘以及磁带等。相较于以往的人为纸质归档方式，电子文件归档的自动化管理为工作提供了便利，并且体现出了安全隐患。真实性隐患。真实性就是电子档案内容、结构与生成的职能活动、电子文件的办理过程、作用、上下文的关系和结果以及对其产生影响的信息和形成时的原始情况相同。影响真实性的因素主要包括自身特性、自然及人为因素。

2.2缺乏完善的制度

当前企业正朝着智能化及数字化转型，然而在转型中缺乏健全的制度，尤其是企业中的档案信息数量不断增加、职工数量较多，以往档案主要是纸质形式的，职工对于电子档案缺乏了解，企业并未制定健全的电子档案及文件管理制度，甚至并未构建这方面的制度，使得管理实践受到了影响，呈现出无序的状态，新旧管理制度的交替存在不足，不利于工作的高效开展。

2.3管理人员的专业性较低

一些企业对于电子档案管理工作缺乏足够的重视，导致档案管理人员受到影响，限制了管理工作的高效开展，且管理人员的专业性不足。部分管理人员在对电子文档进行管理时，并未全面发挥出信息技术的优势，对文档实施统一归类以及编号，同样没有结合具体情况，备份机密或重要文档，操作方面的不规范，会给存储及提取工作带来安全隐患。因为管理人员的专业能力及信息化技术操作能力有限，导致在管理中无法采取规范有效的管理措施，对于电子档案的提取以及挖掘存在不足。

2.4利用率不高

现阶段，企业对于电子档案以及文件的利用，通常只限制在基本的操作上，比如浏览以及检索等，并未充分发挥出其价值。电子化除了要为查询及浏览提供便利之外，还要注重分析档案文件的关联数据，提升其利用率，将大量的档案数据进行整合，基于深度分析，探索规律及识别问题，但是很多企业并且做到这一点。

3、企业电子档案管理的优化措施

3.1立足于制度层面，规范管理控制人为因素影响

在电子档案管理中，应该提升规范化及制度化水平。电子档案管理除了依靠技术手段之外，还需要依靠健全的管理制度及规范，进而形成管理合力，确保电子档案的安全性。对此，企业需要结合自身情况，制定完善的电子档案管理制度，如档案数据库建设规范、档案管理系统操作规范、电子文档归档管理制度、档案数字容灾备份制度等等，在实践中不断的对相关的制度进行优化，提升制度的可操作性，全面落实规范和制度内容，充分发挥出其价值，提升电子档案的安全性^[2]。

3.2立足于业务流程较读确保电子档案的真实性

电子档案在真实性方面存在隐患，为了确保其可靠性及真实性，就要采取有效的措施。首先，形成归档阶段。这一阶段的真实性风险体现在人为随意修改系统中的信息，如过程、原始信息及定稿内容，对此，应该构建完善的专网传输通道。针对保密级别高的数据，可以利用介质物理归档。其次，管理阶段。归档结束后，就是综合管理环节。档案部门在把电子文件提交给综合管理系统前，需要先检查电子签名及印章是否符合法律法规，确认完整、真实之后才能接收^[3]。最后，利用阶段。当前对于电子档案的利用服务，通常是在网络上，要想防止非法用户通过不法行为破坏其真实性，在提供服务时，不仅要强化网络安全防护，还要定期核对网络上提供利用的档案信息的真实性。

3.3立足于归档方式层面判断完整性

首先，在物理归档时判断完整性。在这一环节中产生的电子档案的应用系统和档案部门档案管理系统由于各方面因素，系统间缺乏数据交换接口，因此，在数据交换方面，需要导出及导入数据。对此，在判断完整性时，需要确保数据从应用系统导出时生成包含各方面信息的电子移交目录。导出之后产生数据包，其中要涉及到电子全文及电子档案间在应用系统间的联系。在接收环节，需要通过档案管理系统导入数据包，系统可以核对其中的数据，在确保相同以及完整的基础上，形成数据导入报表和检查结果。其次，逻辑归档时判断完整性。基于逻辑归档把电子档案交给档案部门的，要求检查验证电子档案是否完整，确保已经归档的档案没有受到破坏。在逻辑归档操作中，可以在应用系统和档案管理系统间设置数据接口，运用网络链接，依据提前制定的归档程序及数据归档内容，自动归档^[4]。不同系统间存在差异，导致数据交换可能要通过中间技术来实现，对此，已经归档的电子档案和原数据间，应该检验电子文件生命周期表项目以及集合的完整性。

3.4采取技术措施，确保电子档案安全问题

为了提升电子档案的安全性，就要采取有效的技术措施。首先，物理安全。常用的技术就是数据存储备份。备份包括离线及在线备份两种，前者的网络风险抵抗性较好，主要涉及到硬盘、磁带、光盘及磁盘备份，由于电子档案数据量很多，常用磁带备份;后者可以在较短时间内恢复，主要涉及到网络及直接附加存储、存储区域网络等等。其次，运行安全。其就是流转系统的网络防病毒。为了更好地防治病毒，可以将网络和防治技术进行融合，利用分布式解决方案，设置一台防病毒服务器，对网络内防病毒策略的制定和升级实施统筹管理，利用软件的管理工具及自动化管理手段，实施集中管理，防止用户终端PC机网络服务器受到病毒影响^[5]。最后，信息安全。立足于技术层面而言，电子档案信息安全应该注重几方面，分别是管理终端、防御网络攻击、控制文件，安全保密以及防护主机安全。要想更好地防御网络攻击，可以利用多层防御系统，把网络访问控制与入侵检测设备进行有效的结合，进而监测及防御攻击。并且依据系统漏洞检测技术，及时识别潜在安全隐患，有效的应对。主机安全防护涉及到用户身份及主机合法性认证，其中主机合法性认证运用介入认证系统，可以避免没有授权的主机接入，有利于提升计算机的合法性。要想避免非法用户登陆主机系统，就要注重用户身份认证，可以将专用硬件令牌与口令进行组合应用，防止不法分子盗用用户身份，引发一系列安全问题。对于终端安全管理，要想避免用户违反规定操作终端PC机，就要利用安全审计系统软件，对非法外部连接进行监控，依据预定策略阻止网络连接;监控重要文件的相关操作行为;对计算机外设监控，监管外设端口;实施进程监控，确保主机运行的安全性。为了保护文档安全性及机密性，应该利用合理的技术手段验证用户的身份，严格控制其对于电子档案相关操作行为的权限及时间^[6]。

3.5提升档案管理人员的专业性

企业在运用信息技术时，应该先提升档案管理人员的综合素质，尤其是要提升其信息技术操作能力。企业需要持续引进先进的技术，并且定期组织管理人员实施教育培训（如图1所示），让企业及时地掌握先进技术的使用方法，培养出更多复合型人才。另外，企业应该依据自身情况，注重档案管理人员队伍建设，提高招聘标准，引入专业、具备丰富工作经验的人才，提升管理队伍的整体水平。企业还要注重和软件开发企业的合作，研究开发与企业情况相适应的工作软件，定期维护设备，及时地升级高科技平台及技术计算机网络。只有提升档案管理人员的专业性，加强档案管理平台建设，才能提升工作的实效性。

3.6整合各种类型的电子档案，挖掘其价值

在存储电子档案环节，可以结合项目、时间等划分类型，运用数据分析及统计学知识实施纵向及横向的对比。比如企业基于分析职工的年龄及工种，能够掌握职工的相关信息，如新职工的流动性、现有职工的年龄结构以及老职工的持久性等等。基于分析和企业成长有关的个人经历，能够掌握个人在一段时间内对于企业发展做出的贡献，了解其在企业发展中的作用。这些能够从电子档案中进行挖掘，因此，企业应提升对档案的认知水平，深入挖掘电子档案的价值。信息时代背景下，档案资源数据对于企业未来发展具有重要的影响，只有不断挖掘有影响力以及深度的档案信息成果，才能为决策提供有效的依据。因此，档案管理和有关业务人员需要分析电子档案数据及电子文件，深度挖掘信息，全面体现出电子档案的价值。

3.7遵循有关的原则

首先，真实准确。在工作中应该确保相关档案数据信息的可靠性及真实性，这是工作的核心。因此，在实践中应该遵循这一原则，建立有效的电子档案管理工作程序及模式，促进工作的顺利开展。其次，全程性。在管理期间，应该对档案管理工作实施全过程管理，加强各个环节的质量管理控制，确保档案数据的准确性。

结语：

综上所述，电子形式的档案正在逐渐取代纸质形式的档案，企业的档案管理工作应该适应时代发展要求，充分认识到电子档案管理工作的重要性，分析当前管理中的问题，并且采取合理的措施进行改善和解决，提升档案管理人员的专业性，加强先进技术的运用，优化电子档案管理工作，为档案的查询以及利用提供便利。

参考文献：

[1]郑艳燕.信息时代电力企业电子档案管理的探讨[J].信息记录材料，2021，22（05）：174-175.

[2]陈斐然.水务企业电子文件归档和电子档案管理问题及对策[J].兰台内外，2021（12）：35-36.

[3]何海燕.从档案管理流程管窥企业电子档案管理风险[J].城建档案，2020（06）：47-48.

[4]辛凤.探讨企业电子档案管理中存在的隐患及应对方案[J].价值工程，2020，39（12）：267-269.

[5]安婷婷.互联网+环境下企业电子档案管理的突出问题及应对措施[J].办公自动化，2018，23（02）：56-57+60.

[6]胡波.浅析有色金属企业电子档案管理存在的问题与对策[J].中国有色金属，2017（S1）：214-216.

作者简介：张萍（1991.5-）， 女，湖南吉首人，土家族，助理馆员，本科，研究方向：公司文书档案管理。