摘要：在科技及经济飞快发展背景下，各行各业都在不断更新及转变管理模式，以期能在激烈的市场竞争中占据一席之地，获得更大市场份额，从石化企业角度出发也是如此。随着时代发展，石化企业管理制度必然会走向现代化，档案管理工作作为企业基础化信息资源，使其走向规范化及标准化发展已成为每个企业的追求，而石化企业由于分支结构多、站点地域广、人员数量大等行业特殊性，故此在档案管理过程中更应结合企业实际发展情况，创新档案管理模式，使其能更符合企业发展需求，成为企业成长的推动力量。基于此背景下，本文主要分析当下石化企业工程档案管理现状，并提出几点完善措施，以供相关工作人员参考。

关键词：石化企业;工程档案;管理现状;完善措施

引 言：

档案管理系统是一个复杂且庞大的工作系统，其包括人事管理、培训管理、工程管理、资产管理等各方面管理内容，在记录公司发展历程及实际运行情况方面作出巨大贡献。完善的档案管理可以及时为企业管理者提供决策依据，在保障企业战略方案准确性上起到重大作用。工程档案作为档案管理工作中的一部分，其能有效记录整个施工过程中所产生的一系列信息，不仅起到保证工程质量作用，也为后期运营及维修工作提供参考资料。是以，石化企业要加强对工程档案管理工作的重视，以使其能在工程运行中发挥更大作用。

1、石化企业工程档案管理现状

1.1档案资料收集不齐全

工程档案管理中最普遍存在的问题就是档案资料收集不齐全，档案整理工作不科学。石化企业所运行的工程一般来说都是大型基建项目，其资金规模庞大，工程内容复杂等都给档案管理工作增添了难度。一般来说，工程项目档案管理应包括如下内容：项目建议书、可行性研究报告及审查文件、项目立项及审批、项目评估文件、基础设计及审查等项目前期文件等，同时也应包括工程实际施工过程中所产生的各种纸质文件、图纸、采购单、预算单等，这些繁琐的档案文件严重影响了档案收集质量。此外，有些企业为了减少麻烦会选择档案管理外包形式，但这种外包公司的质量很难被保证，也会造成档案管理达不到预期效果。因此，在工程建设过程中，石化企业除了要关注工程成本、工程质量及工程进度外，也不能忽视工程档案管理工作，最基本应保证其质量能达到中石化对于工程建设项目档案的有关规定。

1.2归档管理不规范

现代化档案管理模式并不是单纯的收集整理工作，还应在整理过程中对档案实施有效分析、判断及归档，从而保证档案管理工作质量。然而从实际情况来看，大部分企业内都存在归档管理不规范的问题，即使是在电子档案管理中，也会存在档案归纳不及时、错误、遗漏等现象，而且常常会忽视原件备份工作，给档案管理工作留下极大隐患。除外，在石化工程项目中，一般都会运用到进口设备，有些档案管理人员也会忽视对外文资料的收集与归档，影响了整体档案信息的完整性。而且还存在一个普遍问题，即工程人员为了工作效率可能会随手带走资料以便进行更好研究，但这样可能导致重要技术资料丢失[1]。综上所述，石化企业应该加强档案规范化管理，有效落实其移交、保管、登记、借阅等工作。

1.3档案管理人员专业素质有待提高

档案管理工作人员是否具有专业素质在一定程度上决定着档案管理质量的高低。而参考相关企业实际数据可以看出，档案管理工作在企业内基本属于边缘性工作，其人员流动频率非常大，且专业化程度也普遍不高，甚至存在非专业人士兼职的情况。此外，企业也忽于对员工进行专业培训，使得员工无法意识到自身工作的不足，从而缺乏自觉学习的观念。同时，随着信息技术发展，传统的人工管理模式已无法满足高速发展的档案管理要求，势必会向信息化管理模式靠拢，而大部分档案管理人员依然沿袭陈旧模式，这也导致了档案管理工作效率不高。

2、加强对工程项目档案的有效管控

2.1加强对工程档案管理审查工作

2.1.1工程案卷审核

施工监理组卷资料是否符合档案要求（如资料已涂改、为保证档案的真实性，需要涂改单位在涂改处盖章）、页码是否准确、案卷题名是否符合要求、案卷装订是否合格、卷内目录与实际内容是否匹配、文件是否缺页漏页、文件是否完整、卷内备考表签字是否齐全等。

2.1.2项目档案审核

施工监理组卷项目档案是否完整、准确、系统。监理档案根据《石油化工建设工程项目监理规范》要求核对是否缺项、监理工序报审表与实际报审是否匹配;施工档案根据案卷不同要求进行核对项目授权人员报审资料是否清楚、项目章授权是否符合要求、机电仪资料报审是否齐全、设计变更与竣工图是否匹配、竣工图折叠是否符合要求等。

2.1.3电子光盘档案的审查

要逐盘逐卷逐册逐页审查，是否有缺页漏页、电子光盘案卷打不开、文件及页码扫描不完整、不清晰、不符符合档案要求及影响后续使用等。建议电子光盘异地备份。

2.2完善企业工程档案管理体系

石化企业工程档案管理体系的完善可以从两个方面进行：工程网络的完善和监理验收流程的完善。在项目验收过程中，档案管理人员应注重对档案的初步检查与核实，切实进入生产线，全面分析项目进展情况，及时发现项目运行的风险因素，限期整改。同时，为确保企业项目档案信息收集的完整性，档案管理部门可组织专业人员召开项目管理组织协调会，以便及时记录和整理项目进度的变化，工程移交文件与施工技术参数。同时，在项目最终竣工验证过程中，还应根据相关施工环节的档案信息记录逐一核对，备份电子档案，形成最终档案。以往工程管理层过分注重项目经济效益，导致项目档案电子版严重缺乏，影响了项目方案的有效制定[2]。因此，在档案管理过程中，相关管理者应明确档案管理任务，提高合作协议中电子版档案的应用程度，为各项工作的有效开展提供保障。

2.3加强相关人员专业培训

档案管理人员的高素质及综合管理水平也非常重要，因此，石化企业有必要建立一支技术与专业知识相结合的现代化档案管理队伍。首先，档案管理者不仅要掌握专业知识，还要增加理论知识的多样性。现代科技成果在档案管理中的有效运用，对档案管理者提出了更高要求，档案人员不仅需要更好了解和学习各种理论及管理知识，还需要掌握相关计算机与数学知识，为以后的信息和现代档案管理打下基础。其次，为了获得更全面的专业知识，档案管理工作的重点应转为管理和配置优化。在此基础上，重点学习档案管理涉及的各种知识，无论是文件管理还是文件描述、复制、装裱，都必须准确掌握并熟练操作，可以说，档案管理人员必须具备较强的专业知识和能力[3]。通过对档案管理过程的研究，为了推进档案管理技术不断发展进步，档案管理者应掌握现代管理技术，深化档案信息资源分析，逐步提高档案咨询信息服务和开发利用服务水平。

结 语：

作为老牌企业，石化公司虽然更早走向现代化发展，但由于其资产规模庞大，企业结构复杂，是以发展速度并不快，以致在工程档案管理方面还跟不上企业发展脚步。但激烈的市场碰撞也给管理工作带来了新的发展基于，这要求石化企业相关管理人员要及时转变管理理念，注重引进先进的档案管理制度，完善档案管理体系，同时做好员工培训工作，促进工程档案管理跟踪质量发展，发挥其最大效益，更好为企业服务。

参考文献

[1]何小琴.档案信息化建设与工程档案管理[J].兰台内外，2021（32）：4-6.

[2]赵霞.浅议对石化企业工程项目档案有效管控[J].石化技术，2021，28（09）：211-212+210.

[3]梁卫.石化企业工程档案管理现状及思考[J].南方论刊，2019（05）：91-92+81.

作者简介：朱贵玮，性别：女 民族：汉族，省市：连云港市赣榆区，学历：专科，专业：会计