摘要：本文首先分析了行政档案管理中的信息化技术的应用流程，接着分析了行政档案管理中的信息化技术的优化应用措施。希望能够为相关人员提供有益的参考和借鉴。

关键词：行政档案管理;信息化技术;应用

引言：

行政事业单位的档案管理是一项比较复杂性的工作，在信息化时代，应当结合先进的信息技术对档案资源进行科学化的管理。信息技术的有效利用可以极大地提升档案管理的整体效率和质量，但是同时也应当注意当下的档案管理还存在着一定的不足之处。在随着时代的发展应当不断地改进和完善单位内部档案管理的规章制度并及时组织档案管理人员学习最新档案管理技术，使档案管理工作更好地适应信息化社会的发展需要。

1行政档案管理中的信息化技术的应用流程

1.1档案信息的收集整理

我国传统的行政档案管理模式是人工干预的方式，在实际的档案管理工作中，需要采取手动的方式进行档案信息资料的整合、记录和储存。信息化技术大范围应用的今天，则多是以实物档案和数字档案结合收集整理为主。在具体的档案信息收录过程中，对于经常出现的文字信息填补不标准、内容不够完整或者是字迹模糊等现象，在信息化技术的处理模式下，行政档案管理人员则会利用电子化的收集手段，进行档案信息的收集和整理，一旦出现上述问题，需要利用信息化技术进行补充。另外，行政档案管理人员还需要充分利用信息化技术的优势，制定有效的电子档案，规范档案信息内容，方便档案信息进行整理和保存，并利用信息化技术进行档案的排序。

1.2档案归纳和分类

无论传统的手动归档还是利用信息化技术归档，在档案信息的归纳和分类方面，都会由于，比如：归档人员的认知差异、人为的工作疏忽、建档体系变化等诸多因素，出现档案信息资料的归类错误。在应用信息化技术进行档案归纳和分类的过程中，一方面可以更直观地理清建档思路，从最开始就设计好档案架构，方便后续工作的开展;另一方面，电子档案建立过程中，通过关键词、备注或者分类等方式，有利于将不同卷宗、不同类型但有结合使用需要的档案间建立关联。例如，某档案资料按照用途进行分类，属于A类，但是，由于在近期的档案资料的使用过程中，随时会用到B类的内容，在这种情况下，档案管理人员就可以将其也归类到B类，并加以说明，为档案资料的后期使用提供便利。

1.3档案信息的查询和提取

在信息化模式下，行政档案管理人员利用信息化技术，可以采取便捷的查询方式，进行档案信息的查询和提取，在实际的信息查询和提取过程中，可以同时提取多个文件。档案管理人员还可以设置相关的信息代码，以此来实现信息的准确提取，避免其在提取过程中受到同类的信息的干扰，影响档案信息的正常使用。另外，档案管理人员应用信息化技术，还可以实现信息的远程提取和使用，避免档案信息在使用过程中出现丢失和损毁等现象。

2行政档案管理中的信息化技术的优化应用措施

2.1强化对档案管理的重视

在新时期，随着信息化水平的逐步的提升和被广泛的应用，此背景下想要使档案管理的水平得到提升，最关键的就是事业单位内部的领导意识到档案管理的重要意义，并进行观念的转变，进而加强对档案管理的监管力度，逐步的激发档案管理工作者的积极性。还要注意对档案管理的资金投入，当下的档案管理工作和以前具有很多的不同，其中关键的就是要及时配备档案管理信息化科技化所需现代化办公设备，发挥现代科技、微缩等技术在档案管理当中的应用，这将会极大地提升档案的管理效率和质量。

2.2完善档案信息化的管理制度

虽然行政事业单位的信息化档案管理有了一定的成果，但规范性仍然需要加强。例如，在档案管理过程中，工作人员没有科学有序地安排所有的管理环节，甚至出现了杂乱无章的情况，各个部门不能同步开展工作，并在工作中存在责任推诿等情况。基于此，行政事业单位要加强完善信息化档案管理制度，对档案管理的各个环节进行约束和规范，及时纠正档案管理过程中的问题。与此同时，行政事业单位还需要建立明确的责任制度，确保工作人员及职责。要建立完善责任追究制度，加强工作责任心。行政事业单位要对档案管理的程序进行完善，明确安排档案的网络流转和检索制度，限制档案的使用人员，促使档案的安全性和完整性不断加强。

2.3加强对档案管理工作人员的培训

当前，部分行政档案管理工作人员对档案管理工作不够重视，部分单位领导对《档案法》缺乏清醒认识，部分行政事业单位没有专职档案管理人员。忽视档案管理工作的现象会对档案管理工作造成较大的影响，很多文件和重要的资料未得到及时收集和整理，部分重要资料没有及时存档，严重时还会给单位带来重大损失。多数行政事业单位内部的一些档案管理工作人员业务能力需要进一步提升，许多工作人员在上岗之前没有接受过专业的培训，在进行档案管理工作中经常出现纰漏，导致后期需要耗费大量的精力去审查和批改。行政事业单位需要加强对档案管理工作人员的培训，一方面要对即将上岗的工作人员进行专业知识和实践能力的培训，另一方面还要培训工作人员运用现代信息技术开展工作的能力，提高档案管理工作的标准化和规范化程度。与此同时，行政事业单位还需要将文书工作和档案管理工作紧密联系，防止这两项工作脱节。

结束语：

随着我国科技水平的高速提升，信息技术的水平可谓是在突飞猛进的发展。当下的行政事业单位可谓是十分普遍的在使用信息化技术进行档案的管理。在使用信息化技术时，其具有较高的技术性，若是能够从管理层意识到档案管理的重要性，完善相应档案管理规章制度，优化对档案管理人员的管理，提升整体素质，则娴熟的信息化技术可以极大地提升行政事业单位的档案管理水平，并对行政事业单位的整体发展产生积极意义。所以，相关的部门应当高度重视行政事业单位的档案管理工作，逐步的提升行政事业单位的管理工作水平。

参考文献

[1]浅议行政档案管理中信息化技术的应用[J].吴秀杰.经贸实践.2017（24）

[2]试析行政档案管理中信息化技术的应用[J].范桂灵.科技经济导刊.2017（06）