摘要：随着我国经济的持续发展，工程建设项目逐年增多，如何管理好、使用好建设项目文档成为一项关键任务。工程项目文档管理是指在一个项目过程控制中将提交的合同、开工报告、进度计划、项目规定、技术标准等文档进行收集管理的过程。如何做好工程项目文档管理，发挥其作用是摆在建设单位面前的一个重大课题，建设项目文档是建设项目的宝贵财富，是项目运作过程中的智慧结晶，项目管理之要本着真实、负责的原则，共同做好工程项目文档管理工作。

关键词：工程项目;文档;管理

随着我国经济的持续快速发展，工程建设项目逐年增多，规模也在不断扩大。如何管理好、使用好建设项目文档成为摆在建设单位面前的一个重要课题。近年来，项目文档管理在国内项目执行中越来越受到重视，对于一个项目的顺利执行起着至关重要的作用。

一、概述

项目信息是项目的“血液“。一个团队在进行信息沟通时，由于个人知识结构不同等原因，会导致思想认知上存在差异。通过文档管理可以统一认识，减少项目运作中不必要的重复工作。由于传统管理模式的影响和思维习惯的局限，重现场指挥协调推进进度、忽视准确周密快捷的文件管理的作用还是普遍存在的问题。项目文档管理得不到应有的重视，在一定程度上制约着工程建设及其项目管理水平和效益的提升，甚至遗留安全、质量、甚至技术、财务方面的风险。因此，如何提高项目文档的管理水平和效率，充分发挥项目文档的管理作用和价值，进一步提高项目管理水平和效益，就成为工程建设的一个重要课题。作为管理完善的项目文档，管理者完全可以依顺它的轨迹看清整个项目进展的脉络，同时通过对阶段性文档的把握使整个项目质量得到很好的掌控。制定一套完整有序的项目文档管理规定十分必要，其作用有以下方面。其一，它是项目管理者了解开发进度、存在的问题和预期目标的管理依据。第二，大多数软件开发项目会被划分成若干个任务，并由不同的组去完成。文档管理则是不同小组任务之间联系的重要凭证。第三，可提供完整的文档，保证了项目开发的质量。第四，项目文档是系统管理员、操作员、用户、管理者和其他相关人员了解系统如何工作的培训与参考资料。良好的项目文档管理制度和遵守纪律的变更程序将对减少未经授权的项目范围、规模、进度变更等带来极大的帮助。

二、工程项目文档管理中存在的问题

目前，我国工程项目文档工程管理工作中，普遍存在无据可依、无规可行的弊端和问题，进而到工程项目文档管理中存在人员分工、岗位职责不清、岗位技能不达标等多方面的问题。为了全面保证工程项目的设计、施工、验收等都能做到规范化、科学化管理，加强对于现行工程项目文档管理制度的更新与完善具有重要的意义，深入分析国内工程项目文档管理工作中存在的问题，主要表现在项目前期管理体系策划、组织机构构架、人员培训等方面。

1、工程项目文档管理体系不够健全。对于文档管理体系的策划，首先要加强对建设项目文档工作的组织领导，根据建设项目的规模、特点和需要，合理配备文档管理人员或建立相应的文档工作人员网络体系;其次是加强建设项目文档管理制度建设，建立项目文档工作各项规章制度，建立切合实际的项目文档工作管理体制和工作程序。制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。俗话说“没有规矩，难成方圆”，建设项目由于规模大、工期长、形成资料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目文档管理中做到规范化、标准化，仅靠建设项目文档管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，依据不同项目特点制定符合该项目实际情况的文档管理体系和管理程序，就成为做好建设项目文档管理工作的根本保障。

2、工程项目文档管理组织构架不完善。建立文档管理组织机构是做好工程文档管理的基础。为了加强对工程建设各阶段文档资料的有序管理了，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期就应按照国家文档管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的文档管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及文档人员在工程文档形成过程中各自所应承担的职责，规范文档资料的收集、整理，以保证工程自开始与文档跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

三、文档管理的质量控制

1、档案管理人员应建立管理制度、管理构架。在项目建设初期，就应当配备专业的项目档案管理人员，建立相关项目文档管理制度、规范各项文控工作流程、搭建项目文档管理构架。完善文档流程管理制度、文档编码制度、施工图管理制度、设备质量证明文件及交工资料质量控制制度等。文档管理制度的建立首先是规范供应商提交的资料，档案管理人员和项目建设相关部门积极沟通，在签合同时将文档管理制度纳入其中，随着项目建设的开展资料越来越多，在源头对文档进行把控。其次可以规范公司内部项目建设相关部门，产生文件后积极提交文档管理中心。项目文控制度要和公司档案管理办法相呼应、相连接，不能冲突。

2、提高档案管理人员的专业素质。为确保项目文档管理控制工作的有效开展，对档案管理人员的素养提出了更高的要求，既要有档案管理经验，又要有项目管理和相关行业知识，能准确判断项目文档的价值，做到及时全面地收集。同时，还要具备良好的沟通协调能力，并且能熟练应用各种办公软件和现代化的办公设备。

3、规范项目文档管理流程。档案管理人员要明确传真、信函、会议纪要、管理文件各类项目文档的编制、编号的管理规定，为进行文档控制奠定良好的基础。对于所有的往来文件都要做好相应的记录、编目，对于电子文件则需设置专项文件共享地址予以保存，对于纸质文件需要进行分类并装订成册，每一个文件夹都需要有目录与标识。通过文档控制软件对项目管理类以及技术类等文件进行存档与分发，同时要确保存档文件的完整、准确和统一。负责项目各专业之间提交文件的登记、整理、分发及确认接收。检查各类文件编码的规范性，版本号的正确性以及各级签署、盖章是否齐全。同时，进行项目电子文件库的上传、登记，做到条目信息与电子版一一对应，方便利用。负责详细设计文件、设备质量证明文件、交工文件和竣工图的检查、接收、整理、入库的管理工作。定期开展资料整理的监督与检查工作，严把质量关。在项目执行过程中，档案管理人员应利用专业文档管理软件对案卷及卷内信息进行编辑，以及打印成册、备考表、卷内目录，配合档案整理，为项目档案竣工验收打下基础。

文档管理可为项目施工过程提供完整的资料文件储备、跟踪、追溯信息源，以确保工程项目过程控制的质量和完整。文档管理人员在接收资料时，检查文件的编号、表的格式、签名的真实性、盖章的有效性、时间的逻辑性。必须严格审查所有信息资源，及时发现问题，以免错误资料进入下一个工序，避免返工，保证工程进度及工程质量。通过对文档的分析使用和系统管理及时得到可控的、有效的、真实的和完整的信息。

参考文献

[1] 吴丽萍. 工程项目文档管理中存在的问题及对策[J]. 石化技术，2017，24（08）：26.

[2] 廖光军，高学武. 在建工程项目文档管理[J]. 工程建设与设计，2019，（11）：20.