摘要：2021年世界互联网大会乌镇峰会在浙江开幕，大会中强调：“中国愿同世界各国一道，共同提起为人类谋进步的历史责任，激发数字经济活力，增强数字政府效能，优化数字社会环境，构建数字合作格局，筑牢数字安全屏障，让数字文明造福各国人民，推动构建人类命运共同体。本文简述介绍纸质、录音、录像、磁带、图表档案等数字化利用计算机及扫描设备、以及网络处理技术来实现方便、快捷，查找文件资料与大家共享。

关键词：档案的重要性;档案数字化;工程档案管理;管理制度

近年来，中国数字经济特别是互联网产业蓬勃发展，不仅发展了自身，也造福了世界。同时我们工程档案数字化在我国目前普及到各部门，各级领导非常重视。为此国家、《军队档案条例》于2019年发布自2020年1月1日起施行。我们贯彻落实规范对纸质档案、图表档案、磁带档案、录音档案、录像档案进行各项工作，使转化为数字化档案让我们的工作更方便、快捷。

1档案数字化的定义与意义

1.1档案数字的定义

档案数字化是指利用一定的技术手段，将传统介质纸质的档案转化为数字信息和处理过程（《军队档案工作基本术语》GJB6640-2008）。传统介质的档案包括纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、档案缩微品等多种载体形式的档案，其中纸质档案所占比重最大。

1.2档案数字化意义

档案数字化是档案档案信息资源建设的主要内容之一，其意义主要有以下四点：

①档案数字化能使档案的利用更加方便和快捷

档案工作的目的除了保存历史记录外，主要是为利用。由于数字化信息可以通过网络等现代技术实现异地远程利用，因此档案数字化能够使档案信息的利用更加方便和快捷。

②档案数字化有利于保护档案原件

档案具有凭证价值和情报价值，是真实记录历史的重要体现，必须最大限度地保护档案、处延长档案寿命。档案数字化后，档案利用的方式以网上利用为主，大大减少了档案原件出库率，从而使档案原件得到更好的保护，。此外，便于异地备份，减轻灾难发生时对档案的危害。

③档案数字化可扩大利用范围

档案数字化后，同一份档案文件信息可以通过计算机检索系统同时为多人提供阅览报务，从而扩大档案利用范围。

④档案数字化是实现档案信息资源共享的基础

档案数字化后，可将数字化的档案信息资源，地区、来源和利用对象分别纳入统一的档案管理网络，实现全国数字化档案资源的网上查询、检索和利用，实现档案信息资源共享。

⑤档案数字化工作的内容及原则

档案数字化的内容包括：纸质档案数字化、照片档案数字化、录音档案数字化、录像档案数字化、档案缩微品数字化、数字化之间的相互转换以及实体档案的数字影像化处理。不同载体档案的数字化，需要不同的硬件设备与软件系统。

⑥档案数字化工作的原则

根据《军队档案资料数字化通用要求》以及国家标准（GJB7530-2012），档案数字化的工作原则是：对传统介质的档案（资料）进行数字化转化和存储应遵循档案管理的客观规律。数字化过程中保证真实地反映档案的历史面貌和内容，维护档案原件的安全并尽可能保护原件不受损害，使历史档案信息资源便于科学管理和有效利用，得到充分的整合和共享。

⑦纸质档案数字化工作流程及要求

纸质档案数字化是指将纸质档案转化为数字图像或数字文本的处理过程。目前纸质档案数字化的技术已较成熟，主要通过高速扫描仪技术与数据库技术来实现。我国于2005年颁布了《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的行业技术标准，我军也于2012年颁布了《军队档案资料数字化通用要求》。

纸质档案数字化的工作量大，因此，要按扫描计划和工作进程，每次以一定卷数为一批次按排到人。在档案出库时，档案管理人员和扫描人员双方在清点，登记并办理交接手续后，才开始进行档案数字化的工作。

然而工程建设档案，是涉及到的范围相对较广泛，同时包含的内容，主要应包括可行性研究论证、评估、设计任务书、设计基础资料和设计文件、工程建设管理文件、施工文件竣工文件以及工艺、设备和财务、器材、质量管理文件和有关的工程声相材料、磁性载体、录音、录像、照片、图表、技术总结和交工验收等资料。管理工作流程复杂。为了让工程档案的真实性、完整性及可靠性得到有效保证，需要不断转变管理模式，对数字化技术加强分析，明确管理目标，充分利用档案数字化的实际优势。

2数字化档案利用的特点和方式

数字化技术将利用计算等电子设备和电子文件管理系统实现的，使得电子文件的利用具备了共享性、复用性、交互性等纸质档案利用所不具备的特点，也给电子文件利用管理工作提出了一些特殊要求。

2.1利用数字化档案的主要特点

数字化文件的共享性，是指一份电子文件可以同时、异地提供多个利用者使用。传统的纸质档案是集中保管，利用者必须到文件、档案管理部门可以查询到想利用的文件，文件的份数也是有限的，利用者有可能不能及时利用到所需要的文件。而数字化电子文件的利用则打破了“份数”和“地点”的限制。人们利用电子文件时不需要关心这份文件是否已被“借出”，也不需要考虑份文件具体存在什么地方，只要有查询的权限和检索的终端就可以完成电子文件的利用。电子文件是名副其实的“流动资源”，不但能让利用者在异地利用电子文件，还能让多个利用者同时利用同一份电子文件。

电子文件利用的复用性，是指电子商务文件的利用不会对电子文件的信息造成丝毫的损伤和破坏。就传统纸质档案而言，由于其信息电子文件与信息载体是一体的，每一次利用都会不同程度志损坏;随着利用次数的增加，反复使用导致的纸质损伤程度会不断加剧，字迹老化程度也会不断加重。而电子文件，不论是显示在计算机屏幕上利用还是打印在纸上利用，不论利用多少次，都不会对其信息内容造成任何破坏。

数字电子文件利用的交互性，是指数字电子文件的利用是在人机交互的过程中实现的。传统纸质档案的利用模式是单一的检索;利用者向文件、档案管理人员提出自己需求，管理人员按照利用者需求动漫库房查找。如果管理人员对利用者的需求理解得不够准确和全面，会造成文件、档案查询的不准确和不完善。电子文件的利用模式则完全不同。电子文件的利用的借助电子文件管理系统在人机交互的过程中实现的，利用者通过管理系统提出自己的利用需求，通过人机对话方式调整和修改自己的需求;管理系统能够不断地按照利用者的需求检索他所需要的电子文件信息并调整和补充检索结果，逐步接近查询目标，整个利用过程是交互式的逐步递进的模式。

2.2数字电子文件利用的主要方式

①浏览，是通过计算机等电子设备的屏幕将电子商务文件信息内容显示出来供利用者阅读，也包括阅读电子文件的打印或复印件。这是电子文件最基本有利用方式。

②复制，是应用各种技术将数字电子文件的信息内容拷贝到光盘、硬磁盘或磁带等载体上，或输出到纸张缩微胶片上。这是电文文件利用最常见的方式。电子文件管理者通过这种方式形成电子文件的副本，用于备份或提供利用。

③网上展览，是根据需要、按照一定主题，系统地在网络上对电子文件的信息内容进行展示。网上展览是宣传档案工作、强化公众档案意识的重要手段。

④专题编研，是按照一定的主题，对特定范围内的电子文件进行选取和组织，形成多种媒休的电子文件汇集提供利用服务。

2.3数字电子文件利用中的安全防范

从数字电子文件利用的重点和方式可以看出，数字电子文件利用与传统的纸质档案利用具有更大的安全隐患，必须在管理制度和技术措施上加强防范，杜绝一切不安全因素。

①管理制度方面，要根据数字电子文件利用的特点制订相应的管理制度，加强对数字子文件利用过程的管理。例如抓好封存载体不得外借，未经批准不得擅自自制数字电子文件等管理制度的落实。

②技术措施方面，要做好软硬件环境的安全防护。例如修复操作系统漏洞，加强密码管理。

3档案数字化的实际应用原理

数字化的应用原理为对计算机设备及信息处理技术的利用，对不同的信息资源开展数字编码工作，使得信息资源得到快速处理，是一种综合性较强的技术。档案数字化是在计算机技术以及多媒体技术应用的过程中产生，属于一种新型的档案信息形态，主要涉及到的技术手段有数据压缩技术、高速扫描技术以及数据库技术等，通过以上技术形式的利用，让纸质文件以及声像（照片、录音、录像磁带等）文件等，得到电子化处理，从而形成具备较强有序性结构的档案数字信息库。采用数字化的存储方式，同时结合网络化的数据传输形式，并采用计算机系统开展相关的管理工作，让重要的数据信息资源得到共享。

4纸质扫描过程简介

选择扫描仪软件、保存路径、扫描前要将扫描档案的档号设置填写完成（全宗号、保管期限、类别、案卷号、子卷号、件号、页号）;检索共享。

扫描前，各门类档案目录格式和内容的要求，先对扫描档案的目录进行检查和修正。如检查文字图表档案目录著录项的录入和字段的设置是否正确和规范，对错误的或不规范的地方要加以修正。

4.1数字电子档案归档应当符合国家和军队相关标准，保证数字电子文件真实性、完整性、可用性和安全性。

4.2应当加强工程建设所属人员对档案材料的收集、整理、归档、保管和移交工作;

4.3重要档案应当备份，异地保存。数字电子档案、档案数字自制件应当实行离线备份。

5工程档案管理工作落实过程中存在的主要问题

5.1工程档案复杂性强

工程档案资料具备较强的复杂性及多样化特点，涉及到的专业种类较多，同时信息资料来自不同的部门，在后期的使用过程中，对工程档案的要求会越来越高。以上因素的影响下，导致档案分类不规范以及不完整的情况出现，由于档案管理工作的相关部门较多，同时包含很多机构，会使得很多重要工作得不到有效衔接，不仅影响档案管理工作的质量和效率，还会对很多工作的顺利开展形成一定阻碍。

5.2档案管理缺少完善的制度

在部门工程档案管理工作中，缺少完善的管理制度，导致很多工作的开展没有基础依据，工作人员的日常行为得不到有效约束。同时在很多工作落实的过程中，缺少较强的有序性，部分岗位职能缺乏合理明确，责任范围也没有得到科学划分，导致管理界限不清晰，工作流程混乱，无法为其他部门的档案资料利用提供便利条件。

5.3工程档案管理人员的综合素质待提高

在部分工程档案管理工作中，存在档案管理目标不明确的情况，使得资料整理工作无法发挥主观能动性。部分档案管理人员缺少正确的工作方向，并且没有较强的专业能力，对理论知识的理解不到位，无法做到熟练掌握及应用，同时部分工作岗位是由其他部门工作人员代替，由于缺少对整体工作流程的了解，导致档案资料的有效管理受到不利影响，质量无法得到充分保证。

6档案数字化在工程档案管理中的实际作用分析

6.1有效提高档案管理质量

通过将数字化信息技术作为主要依据，实现对档案管理质量的强化，使得工程档案管理具备更强的实践性及适用性，但是在实际管理工作开展的过程中，依然存在一些需要解决的问题，如管理意识不强等。为了避免此类问题的发生，需要对数字化技术做好分析，并加强计算机技术、大数据技术以及互联网技术的有机及扫描设备数据结合，充分发挥数字化的应用优势，使得工程档案管理质量得到提高，让工程档案管理工作更加标准化及科学化。同时通过相关技术的合理运用，能够让工程档案资料的完整性得到保证，相关部门需要提高对信息开发及利用的重视，使其具备的重要作用得到充分体现。

6.2进一步实现档案管理信息共享

采用档案数字化的方式，能够让工程档案的共享性得到突显，使得档案管理工作效率得到提高。在部分单位中，工程档案管理数字化建设水平没有得到提升，同时与其相应的运行制度不够完善及合理，对档案资料的共享存在较为严重的影响和阻碍。为了让以上问题得到及时且有效的解决，需要加强工程档案管理数字化建设工作的落实，在利用档案数字化管理软件的基础上，使得工程档案的影响力不断得到扩大，让档案的实际利用率得到提高，充分发挥自身的价值和作用。除此之外，由于传统的纸质化档案管理存在一些限制，如对存储环境有着较高要求，需要做好防水、防尘以及防火等工作，但是数字化档案的应用，不涉及到环境问题，打破传统档案管理中存在的空间以及时间限制，让重要信息的传输及利用效率得到提高。

6.3让信息资源得到有效保存

通过对档案数字化技术的利用，能够实现对多种数据信息的有效处理及存储，针对工程事业的稳定及有序发展而言，能够起到强大的助推作用，使得资源综合体的优势得到突显。工程档案管理形式呈现多样化特点，主要包括纸质文件、图像、视频等，为了提高数据信息的传递速度，需要提高对档案数字化的重视。通过采用数字化的档案管理方式，可以让档案信息的完整保存得到保证，实时了解档案的归档状态，为其他部门的高效运行打下坚实基础。

7如何有效发挥数字化档案在工程档案管理中的效用

7.1增强档案管理数字化建设意识

档案管理部门的工作人员需要增强档案数字化应用意识，充分利用数字化管理模式，在各环节工作中引入数字化管理理念，让高效的档案管理工作得到推动，为了实现以上目标，需要从思想意识的角度出发，对档案管理人员做好数字化档案管理意识强化，保证相关工作得到充分落实。同时加大此方面的资金投入力度，建立数字化档案管理机构，加强数字化基础设施建设，通过对实际情况的分析，构建完善的档案管理系统。

7.2建立完善的数字化档案管理机制

工程档案相关管理部门需要建立完善的档案数字化管理制度，充分发挥制度性保障的实际作用，让管理工作具备更强的规范性。提高对先进管理理念的重视，并在制定管理制度的过程中，加强相关理念的融入，让工程档案管理工作更加标准化，从而满足新时期的高速发展要求。档案管理人员应该严格遵循档案管理的内在规律，保证管理制度具备较强的合理性，监督各项工作目标的落实，让工程档案数字化管理工作流程得到简化，工作人员的日常行为得到有效约束，使得各项工作的开展更加顺利。

7.3提升档案管理人员的综合素质

工程档案管理部门应该提高对管理人才引进和培养的重视，人才是保证各项工作顺利及有效开展的基础力量，为了提高工程档案管理工作的质量，应该定期组织管理人员进行专业化培训，同时加强对数字化技术的学习，并积极参与到实践应用当中，不仅能够做到对理论知识拥有深刻理解，还可以对相关技术进行熟练应用。除此之外，需要建立符合自身要求的人才聘用制度，不仅要求管理人员具备较高的学历水平，还应该拥有丰富的管理经验，在实际工作过程中除了岗位工作任务外，做好数字化管理的宣传和普及，采用定向培养的模式，建设具备高素质及复合型数字化档案管理人才队伍。

7.4加强硬件设备的引进

工程档案管理部门需要加强自身硬件设备的引进，充分发挥计算机设备的应用优势，使得不同数据信息的整理和编辑工作得到顺利开展和落实。为了让工程档案的实际价值得到提升，需要对管理工作做好强化，有效整合档案资源，认真分析行业发展规律和市场变化，保证信息资料编制工作的科学性及合理性，从而使其可靠性及完整性得到保证。工程档案管理人员不要急于求成，有序开展信息模式的转变工作，使得数字化技术的各项功能及作用得到全面体现。

7.5做好档案的阶段性收集工作

工程档案管理人员需要保证档案资料的阶段性收集工作得到充分落实，使得档案具备的原始价值得到体现。在工程项目建设过程中，涉及到的范围较广泛，同时在施工作业时，会随时产生不同种类的数据信息及文件资料，档案管理部门需要保证人力资源配置的合理性，对阶段性工作做好细化，并监督落实，从而保证各项工作能够得到有序衔接，让档案管理工作的效率得到保证，在确保重要资料文件得到完整保存的前提下，提高档案包含信息的准确性。

7.6提高对档案原始记录存档的重视

在开展档案收集工作过程中，需要提高对原始记录存档的重视。由于档案数字化管理工作的开展目的是让档案资料的调取更加便捷，同时促进信息共享的实现，但是原始记录有着关键性作用和价值，需要将此项工作作为重点内容进行落实。档案管理人员应该结合实际情况，对原始档案做好分类，相关工作应该交由专业性较强的档案管理人员完成，并且应该保证档案归纳以及移交工作的可靠性，使得档案管理质量得到提高。

7.7保证档案管理与施工进度的一致性

工程建设档案管理的任务：依据《中华人民共和国档案法》、《中国人民解放军档案工作条例》和《建设部档案工作规则》与《军委保障规则》系统地、真实地收集工程建设全过程中具有保存价值的各种文件资料、并按归档要求加以整理，以便交工验收后完整地移交给有关技术档案管理部门。

工程建设档案，是国家和军队的富贵财富，要按统一领导、统一管理的原则，管好工程建设档案，确保其完整性、准确性、安全和有效利用。需要管理工作与施工进度保持高度一致。建设单位、施工单位是工程建设档案管理的基层单位，从工程申请立项开始就确定一名有一定素质的人员负责分管工程建设档案资料工作。不断完善资源库，并保证数据信息系统具备较强的先进性及开放性，做好及时且合理的更新工作，使得资源库具备的基本价值得到充分发挥，尤其在检索功能方面，应该做好更新工作，创新档案信息管理模式，使得信息资源系统的运行更加稳定和安全。

结语：人类步入信息化社会面临的第一场革命，就是数字化技术的革命，21世纪将是“数字化” 天下。数字化档案是新时期发展过程中重要的产物之一，各行业的实际发展过程中，计算机技术及现代通信技术有着广泛应用，能够帮助不同岗位的工作人员简化工作方便、快捷。

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