摘要：在大数据时代背景下，信息技术已在各行各业广泛应用，为提升工作效率奠定了良好基础。在工程项目实施过程中，档案是记录工程进度的重要载体，提升档案管理水平，才能保证工程运转更加高效和稳健，这就要求档案部门重视信息化建设，不仅要保证档案资料的完整性与安全性，还要达到快速查阅与利用的目标。基于此，本文章对档案信息化建设与工程档案管理进行探讨，以供相关从业人员参考。

关键词：工程档案管理;信息化;建设

引言

档案是一种人类社会发展不能缺少的信息资源，它可以用文字、声音或者图像对个人、国家机构、各种组织、企事业单位的行为进行记录，所以相关机构逐渐重视对档案的管理工作。随着信息技术发展，影响着档案管理的各个要素都发生非常大的变化，档案信息来源渠道不断扩大，服务对象变得多层次，并且服务内容也呈现更加复杂化，方式更加便捷化，这些都是在当前信息化时代下档案管理模式上呈现的变化，传统档案管理模式应该顺应信息化时代的发展不断变化，才能够更好地适应现代化发展需求。

一、信息化及其建设的基本内涵

信息化主要指发展、培养以计算机技术为代表的生产力，并使其服务社会的时代历程。相较于传统生产力，数字化、信息化能够以数据库、互联网、现代通讯为发展基础，对研究要素进行收集、处理、存储、传输，以此提升特定人群的学习、工作、生活品质，推动现代社会的健康发展。在信息化得到大力发展的过程中，信息技术与信息资源得到了充分的利用与共享，能够使资源潜力与智能潜力得到有效的发挥，进而使社会运行、组织决策及个人行为趋于理想状态。在信息化建设过程中，社会主体需要在电子商务、网站、现代通讯等层面上，加大投入力度，注重资源利用、管理体系的建设。关注信息技术与传统组织架构、运行机制及业务模式的融合、融通，进而发挥信息技术与信息资源的社会推动与服务作用。在信息化建设中，知识管理、信息集成、协同办公及信息发布等平台能够将信息资源与信息技术有效地结合起来，使信息化建设呈现出易用性、强大性、安全性、整合性及移动性等特征。因此在档案管理工作中，信息化建设的基本内容应包含信息平台、信息技术及信息资源等内容。在借助信息化技术创新档案管理体系的过程中，需要档案管理者或组织负责人从技术、资源及平台应用的角度出发，以此提升档案管理的质量。

二、档案信息化建设的必要性

信息化建设有利于提升工程档案管理的质量与效率。随着档案信息资源的大量增加，若是沿用传统档案管理模式，很难满足当前工程档案管理要求。互联网具备高效处理信息的优势，不仅增加了信息储存量，也降低了使用成本，并体现出个性化特征。工程档案管理信息化建设，不仅能够减少在档案工作中的投入成本，也可以保证档案查找更加准确，保证档案管理工作更加高效和便捷。在档案信息资源实现共享后，档案利用者登录系统就能够快速查找到所需信息。而在传统纸张档案管理过程中，从整理归档到存储调用，一般都通过人工方式完成，会付出大量的时间与精力。引入信息化技术手段，则将工程档案以电子文档的方式存储下来，在输入关键词后可以实现高效查找，不仅使工作流程得到了优化，也能最大限度体现工程档案的价值。

三、工程档案管理信息化建设的策略

（一）加大档案管理信息化建设资金与硬件投入

通过研究发现，信息化档案管理工作具有复杂性，需要工作人员有耐心，有责任心。在开展档案管理工作时，如果单纯依靠人力，则会导致档案管理工作进展缓慢，应该引进一批先进的设备。引进先进设备，需要充足的资金。所以，为了保证有充足的资金购买先进的设备，企业可以与政府相关部门进行沟通，获得资金的支持，缓解企业资金困难的问题。除此之外，档案管理部门可以利用社会力量筹集资金。与此同时，应该注意档案管理人员的选择，选择专业能力强的人才，包括具有权威、有能力的管理型人才加入，提升管理工作的权威性和合理性。

（二）积极引进信息化档案管理的专业技术人才

当今社会，各行各业最重要的是人才，档案管理工作也是如此，要在档案工作上推陈出新，不断优化管理结构、合理统筹全局均离不开专业的人才队伍。首先，相关部门要建立一套吸引人才的制度方案，提升待遇水平、增加领导关怀，让外来人才把这里当成家，当成想要奋斗终生的地方。只有具备一支能力水平高、综合素质强的队伍，才能形成高效、高质量的信息化档案管理。同时，应该建立专业的档案人才储备库，对不同地区的档案人才敢于提拔使用，给想在档案管理工作上干出成就的专业人才提供更多的机会和平台;其次，要加强档案人才的梯度管理，对复合型人才的引进力度不小于专业人才，完善人才储备队伍的知识结构，形成梯度分明的档案后备人才储备队伍。最后，要加强宣传引导制度，加强对专业人才以及复合型档案人才的宣传工作，强化社会各界对信息化档案管理的价值认同。

（三）加强档案信息数据库建设

首先，合理整合企业档案信息资源，在管理系统中对原数据的管理、归档编号、流程定制、分类、统计、检索与利用、模板设定及应用等功能模块进行设置。对于没有机密性的企业档案信息，按照档案管理的规定，在信息化企业平台上进行公开管理，但应加强对各功能模块的权限控制，防止因权限管理不当而泄露信息，有效保障了文件所有者的个人信息安全。其次，加大开发和设计企业现有数据库的功能。例如，为使有关人员能够快速地查询、统计数据信息，企业需要积极构建基于数字企业平台的通用人员信息数据库及档案目录数据库，并完善包括身份管理、检索、联机浏览、打印等多种功能。最后，受企业管理体制改革的影响，档案信息要及时更新。因此，需要积极构建档案信息更新功能，以确保在人员有变动时，档案管理人员能及时更新企业档案数据信息库，实现信息管理的动态。

（四）建立信息化档案管理制度

档案管理人员可以建立档案管理信息化制度，通过使用先进的信息化系统对文件进行加密，只有专门的人员才可以解锁。另外，应该注意备份工作。文件档案要合理保存，不要放在较为湿润的环境下，并且注意虫子的咬食，保证文字文件的良好保存。在进行归类时，可以进行编号设置，将有关文件放置在相连的位置，让员工便于查看。还要注意电子备份工作，将文件进行扫描，并标明文件的内容，分类保存。这样，可以防止文件丢失带来的损害。如果有关员工想要查看其中的档案，需要相关部门领导的批准签字，经领导同意后，档案管理人员才可以让员工进入。要依据相关的法律制定档案信息化管理制度，严格规范员工的行为，让员工在制度范围内开展工作。设置防火墙软件，防止病毒的侵害，有效保证信息的安全。

结束语

总而言之，信息化为档案管理提供机遇的同时，也带来了不小的挑战。因此，档案信息化管理工作的开展，必须要提高对该工作的重视程度，更新档案信息化管理软硬件设备和技术水平，提升档案管理人员的综合素养，并不断探索与之相适应的信息化发展道路，切实提高档案管理工作的智能化、信息化、高效化水平。

参考文献

[1]刘楠楠.基于信息化的工程档案管理分析[J].住宅与房地产，2020（33）：152+156.

[2]张小莉.浅谈新时期工程档案管理信息化建设[J].中国住宅设施，2020（05）：34-35.

[3]钟小燕.档案信息化在工程档案管理中的现状及实施措施[J].城建档案，2020（05）：21-22.

[4]连远丹.大数据时代工程档案信息化管理浅议[J].城建档案，2020（03）：27-28.

[5]蔡春玫.在建项目工程档案信息化管理的现状及对策[J].城建档案，2020（01）：16-17.