摘要：利用是档案工作的目标和宗旨。将科研档案通过信息共享和深度开发提供利用是实现科研档案价值、践行科研档案工作宗旨的关键和重要环节。为此，对科研档案的共享和利用提出了一系列的要求。本文对科研单位中科技档案的共享管理进行分析，以供参考。

关键词：科研单位;科技档案;共享管理

引言

随着数字信息技术的不断进步和发展，我国对于数字资源的共享管理也愈发重视。档案管理部门利用数字化手段实现科技档案的共享，可以有效提升科研单位档案整理的质量和效率，进一步实现信息资源的开发共享力度。科研单位的科技档案信息资源是科研成果产出与转化的重要基础支撑，因此，科研单位有必要针对目前档案管理方面存在的问题，采取有效措施提升科技档案管理的信息共享效率，实现档案管理工作的规范化、标准化、高效化。

1科研档案管理存在的主要问题

1.1缺乏统一的收集标准

整个档案工作的基础就是档案的收集，科研项目档案，随着项目的进行，在不同的阶段会生成不同的文件材料，因此档案管理人员只有通过跟踪该项目的全过程，才能够把项目从立项到验收全过程的研究活动收集齐全，以便于今后查找利用。科研项目种类多样，科研档案材料的日常收集要依靠项目团队，如果不设立一个统一的收集的标准，往往会使科技档案收集不齐全、不完整，使许许多多有价值的材料没有及时归档，造成科研档案缺失，给今后的成果利用带来诸多不便。

1.2档案工作无法适应现有项目类型的需要

随着我国各相关领域科研成果的不断增加，成果呈现多样化，对于档案的收集和利用逐渐从相对单一型转为多样型，这就需要根据有关内容，对一些特殊的成果进行单独管理，以保障利用效率。往往在这种情况下，档案工作人员仍按固有档案的收集程序进行归档管理，导致无法在规定时间内对成果的信息资料进行有效处理，从而降低了对整体项目信息档案收集与整理的工作效率，利用效率也大打折扣。

1.3档案管理制度不完善

一是没有建立相关的档案管理制度来明确科研项目档案的管理机构、管理部门、管理责任人和相应的工作职责。有的科研单位科研项目材料由项目负责人管，有的由科研办公室管，有的由行政办公室管，由于没有明确具体分工和职责，这些部门的管理人员互相推诿、互不沟通，最终导致科研项目档案无人管理、散乱堆积、材料缺失。二是没有建立规范的科研项目档案管理办法来明确科研项目档案的归档范围和归档整理标准。科研人员和档案管理人员对科研项目实施过程中哪些材料需归档保存、哪些不需要归档和该怎么整理归档都是一知半解，全凭个人主观判断，导致科研项目档案整理归档不规范、档案材料不齐全。三是科研项目验收管理制度不完善。多数科研单位没有建立项目验收管理制度，对科研项目档案材料验收把关不严，有些科研项目已经通过验收了，档案材料都不齐全。

2科研单位中科技档案共享管理的措施分析

2.1加强科技档案管理的创新力度，提升利用效率

科研部门要想有效地提升科技档案管理工作的创新力度，需在科技档案管理过程中，充分考虑到影响档案资料质量及整理查询效率的因素。这就需要充分利用目前我国先进的互联网技术，将先进的互联网技术与科研单位的档案管理工作进行有效的整合，确保科研单位的科技档案管理工作得到优化和创新。单位也应重视档案管理工作人员网络信息技术的培训，通过线上与线下、理论与实践相结合，提升档案管理工作人员的综合业务素质，在有效的时间内实现较高的工作效率，起到事半功倍的效果。科研单位可以通过搭建办公自动化档案管理平台的方式，对档案资料进行有效整合，提升档案收集整理的工作效率，为科研工作者查找科研资料与基础数据提供便利。

2.2不断完善科技档案的制度规范

我国科研单位的科技档案共享管理工作之所以停滞不前，主要原因就是目前还没有建立先进的科技档案管理政策法规，导致科研单位的档案管理工作人员对于档案管理的规范尚不明确。通过制定出相关的科技档案政策制度规范，可以促使科研单位的科技档案共享管理工作趋向标准化和规范化，保障科技档案管理工作有序开展。有关部门也应定期修订完善系列方针政策，确保方针政策顺应当今的时代发展特色;同时，有关部门要加强与科研单位的沟通和协调，对于一些对科技档案共享管理工作理解不到位的单位，有关部门要主动深入了解并帮助其解决问题，自上而下完善相关规范，确保科技档案共享工作稳步推进。

2.3创新科研档案利用服务机制

要探索建立定向服务科研人员的档案信息利用服务机制，采取一位档案人员对接一位或几位科研人员的方式，及时了解科研人员档案信息利用需求，定向主动地向科研人员提供档案信息。建立档案人员定向为重大科研项目提供档案利用服务的机制，实行重大科研项目档案人员派驻制，增强向科研项目提供档案信息的针对性、精准性和及时性。探索建立有利于档案信息利用的部门合作机制，通过项目合作、建立协调联动机制等方式提高档案部门服务的质量。

2.4探索科研档案开发利用新方式

要探索利用本体等知识管理技术，提高科研档案检索效率。要从当前弘扬科学家精神的迫切需求出发，重视与科学家个人有关的科研档案开发，探索建立科技名人档案全宗。加强科研诚信工作中的档案利用。科研诚信是当前我国科研领域关注的重点，科研诚信工作中需要科研档案的支撑。2018年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于进一步加强科研诚信建设的若干意见》指出：“科研诚信是科技创新的基石。”科研档案作为科研活动的原始记录，是科研诚信体系运行的基础。在诚信事件发生时，档案人员要及时主动提供科研档案还原科研过程，为科研诚信事件的解决提供快速、精准、高效的档案信息，助力科研诚信建设。

2.5建立相适应的管理模式

就目前的科研项目来看，研究周期比较长，1年研究期限最为常见，重大专项及重点研发项目多为3至5年，在材料收集过程中，非常容易造成材料遗失，导致材料不完整、不系统、内容不全的情况发生，造成项目的成果及数据遗失和浪费，导致严重的损失。针对这种情况提出几点解决的方法。一是成立项目小组，划分职责分工。项目主持人为第一责任人，负责所有项目材料格式的把关工作。项目成员中设一名专职秘书，负责项目档案材料的收集与整理，由秘书同步进行材料的整理、编写、存档，确保在科研项目的每一个环节都能将产生的文字材料与数据材料进行快速处理，快速存档。二是如遇人员变更，及时对接所有工作，使材料收集不间断，确保整个科研项目期间档案材料的完整性。

结束语

档案管理人员要加强自身的学习，通过自学与深造不断更新知识结构，提高工作能力，适应种类繁多科研项目的要求，不断创新自己的工作方法，更好地适应科研项目需求，为项目的顺利完成验收和成果鉴定做好各项准备工作。要加强完善档案工作监督管理机制，单位主管档案工作的领导要经常过问档案工作，监督档案管理制度落实情况，定期分析研究当前档案工作形势，帮助档案管理人员解决档案工作中遇到的困难和问题，指导做好档案管理工作。

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