摘要：

会议是现代企业管理的一种重要手段，通过会议讲座、论坛、头脑风暴、集体讨论及决策等方式为主要沟通进展和解决问题，汇集着众人的智慧，做实召开和参加会议，在企业单位内发挥着极为重要的作用。疫情防控形式下的科学技术产业会议，是科学技术推动产业的一项重要管理工具，是从国家需求出发，结合国际前沿布局科学，是为了解决科学技术产业共同的问题而聚集在一起进行讨论、交流，从而理解科学活动，进而助力推动科学技术产业高质量发展。

【关键词】疫情防控下;会议过程管理;会议高质量发展

根据疫情防控常态化形势下会议工作的特点和规律，结合实际相关防疫管理要求，对疫情下科学技术产业会议的新任务，遵循中央“八项规定”，按要求会议精简、务实、高效的新要求下，提升会议管理高质量发展是成为企业单位的重要内容。以会议高质量发展为管理核心的探析，要在重点统筹把握科学谋划、落实推动工作环节更为深度的加强进行会议过程管理方面，高效推进整个会议系统，在科学技术产业会议上得到实际应用，运行效果良好。

一、科学谋划

企业单位为推动科学技术产业高质量发展，邀请数名知名专家学者做特邀报告，旨在为科学技术产业工作者提供一个共享科研成果和前沿技术，了解科学技术产业发展趋势，拓宽研究思路，加强学术探讨及促进学术产业成果转化的平台。落实会议综合要求，深入科学技术产业发展方向，针对领域的热点问题及其研究中涉及到的关键技术方法等议题进行跟踪，对过程进展收集汇总，对紧急任务及时专项梳理沟通。

二、落实推动工作环节

紧紧围绕会议各模块小组工作的合理分工，抓好会议过程管理。做好会议工作，分为统筹筹备组、疫情防控组、宣传组、资料组、嘉宾组、宣传组等9个工作组，准确全面领会会议意图，通过召开会议推进具体事务性工作，解决会议问题，构建起整体会议环环相扣的工作闭环，达到推动科学技术产业高质量发展目的，让会议工作更加聚焦、实际效果更加彰显。

（一）统筹筹备组

借鉴参考学习以往同类科学技术产业会议经验，会议统筹标准规范的各模块方案，根据实际需求提出建议，做好各模块各环节阶段性任务。积极精心筹划组织科学技术产业会议筹备、报备形成会议组秘书处，召开前期动员会，确定会议各模块及负责人，做好会前准备、会中服务、会后总结。

（二）疫情防控组

疫情防控下，做好会议源头把控。遵循所属辖区所在时间段的相关政策要求参照执行，包括交通、住宿、餐饮等政策，落实“谁主办、谁负责”的会议办会原则，按同步采取线上形式召开，线下的会议报主管企业单位领导审批同意后召开，根据区相关单位报备原则，沟通区府办、街道办、卫健委、公安局。提前做好参会人员情况审核、制定疫情防控方案和应急预案、防疫物资准备及突发情况应急准备等工作。

1、落实会议管理原则。做好参会人员情况审核，所有人员入园均需持24-48小时核酸阴性证明（区内防控区人员或 14 天内有外地带星城市旅居史人员不接待入会场，14 天内有外地不带星城市旅居史人员需持有市内 24小时核酸阴性证明），符合要求者在会议会场入口处配合扫场所码、检查健康码、行程卡及测温。

2、制定疫情防控方案和应急预案。参会人员需符合会议的基本要求，并严格遵守隔位就座、佩戴口罩的防疫要求，会前会后进行会场消毒工作，保障会议防疫安全。推送防疫要求，会议邀请函后面专门附防疫要求，交代会议根据疫情将进行及时调整，宣传海报、会议手册、会场张贴防疫宣传公告。

3、防疫物资准备及突发情况应急准备。安装体温测量设备，准备防疫物资包含口罩、消毒液、湿巾，放在会场入口处。按区卫健委要求，提前安排评估符合条件区域，用于准备隔离装置。

三、会议过程管理

对于为科学技术产业工作者提供一个共享科研成果和前沿技术产业交流平台，从而推动科学技术产业发展的效果，制定会议计划，做好会议督办工作。细致全面梳理嘉宾组、资料组、宣传组、招商参展组、注册组、保障组、会议会场组、机动组、财务组，精准检查规范各模块小组，从容应变各模块小组的突发情况，并在会后深入认真总结。

（一）嘉宾组

特邀报告嘉宾讲解科学技术产业发展趋势，促进学术成果转化的平台，深入研究科学技术产业发展方向，针对领域的热点问题及其研究中涉及到的关键技术方法等议题进行跟踪，对过程进展收集汇总，从邀请嘉宾、拟定通知日程更新，及收集嘉宾简介资料实时跟进，跟踪嘉宾会议变更的信息，发送政府、学术、资本、企业单位邀请函。

根据会议日程，做好嘉宾行程梳理，做好讲话稿、主持人主持稿。（1）第一遍邀请函，整理确定出席的名单。（2）第二遍邀请函，收集嘉宾简介、报告题目，收集嘉宾的往返行程时间或是需要预定的航班信息，做好接机人安排告知嘉宾在当地产生的费用，如车票、船票等报销的，需保留发票原件。（3）第三、四遍嘉宾确定会议日程并制作更新版本，发送嘉宾日程行程安排。

（二）资料组

会议工作任务实行清单式管理，资料内容全涵盖，做到资料无漏项、无错项。

会场材料准备：（1）主题背景板、易拉宝、指示牌;（2）嘉宾证内页制作;（3）会议手册制作;会议前出会议手册初稿，进行信息核对修改;初稿核对后，打印小样并由会议总负责人、筹备组负责人、嘉宾组负责人现场集体再次校对;打印终稿小样，由会议总负责人最后确定，印刷会议手册成品。（4）会议用纸、笔、餐券;（5）嘉宾证、会议手册、纸笔、餐券进行成品装袋，将嘉宾证内页按照分类装进卡套安装吊绳，按照人员类别分别存放保管。

（三）宣传组

发布会议通知，维护管理网站，网络直播平台安排，设计沟通宣传海报更新信息，会后通讯稿、微信稿、新闻稿;对接宣传视频，剪辑发出宣传片;摄影摄像，后期宣传各类新闻、视频、照片存档。

与各部门网络媒体通气会，对接过程通稿、深度稿件宣传、侧记、电视台采访、记者采访人员安排，与场地方确认网络直播详情。

（四）招商参展组

1、招商通知编制（参照会议通知、出招商模板的价格、合同条款是否有展位、赞助类别）和发出邀请（沟通赞助商的要求是否可以满足相应要求赞助条款）;2、赞助合同细节沟通和赞助商指引条款制定，沟通过程;3、赞助商信息收集和沟通（参展回执、汇款回执）;4、参展商快递接收安排;5、提前联系物业现场安保沟通，布置电线现场;参现场协调展商摆放到位，所有现场必须处于清洁整齐状态;6、招商布展其他会前，租用展位布置和数量、编制桌签、制作签到表;会中，发放资料等巡视查看;会后，协调会议收尾等工作。

（五）注册组

提前布置注册台，摆放好资料和准备发放，注册台负责安排好人员接应对重要签到等保管好物品携带，设置嘉宾物品临时存放区。

1、制作注册链接，现场扫码。

2、现场注册准备物资。（1）准备扫描复印机、签到表、准备空白表、会议盖章通知函、电脑、插线排等;（2）消毒液、口罩、纸巾;（3）发放参会证、会议手册、餐券、会议用纸笔的成品袋。

（六）保障组

用餐、住宿、交通一体化管理，按相关政策要求参照执行。

1、普通用餐：（1）与餐厅沟通签订合同，确定用餐人员数量、时间和地点;（2）用餐当天现场协调突发状况，用餐总负责人协调人员负责指引;（3）餐后清点餐票，以餐券数量作为结账凭证，及会后与会议财务对接开票。

2、VIP用餐：（1）VIP嘉宾用餐时间地点确定;（2）与嘉宾组确定晚餐人数订餐;（3）用餐当天驻场协调、主桌放名牌、嘉宾的关系、用车协调。

3、茶歇：茶歇当天现场协调突发状况，协调安排人员现场查看准备情况、剩余情况。提前准备茶歇铃铛，结束后摇铃提示。

4、住宿：分类需要报销的或是自费的，可预留房间或推荐酒店。①确定入住酒店、与嘉宾组确定入住人员名单及房型、预定房间、拿到预定号;②从酒店要回预定号，返给嘉宾组;③会议前与酒店经理核对房间数，并及时督促酒店留好每天房间;④会议只承担嘉宾房费和早餐费，其余费用须嘉宾自行承担;⑤每天晚上12点与经理核对入住人员名单;⑥安排值班人员在酒店处理突发事况（晚到嘉宾的入住办理、注册等）;⑦每天早上安排1-2个人跟车从酒店到会场，负责清点人数、带路等;⑧会议结束与酒店经理核对账单并开具发票（需提前确定开票信息）。

5、交通：根据会议日程，预定用车调度及跟车行程路线确定;确定跟车人出发和返回时间，跟车人需提前与司机沟通上下车时间、地点等细节（提前制作大巴标识牌，停车场指引）。

（七）会议会场组

要密切关注会场情况，做好常规要对会议材料的准备、会场布置和会议电子电器设备等进行最后的检查。工作人员要保持高度的注意力，密切关注会议动态，要第一时间处理突发情况。

1、会场布置：（1）连接设备（电脑、激光笔等）;（2）布置讲台名牌、嘉宾席名牌;（3）摆放纸质材料（手提袋、议程、名单、致辞稿等）;（4）布置易拉宝、指引牌;（5）确定用水的数量及每个位置摆放形式;（6）收拾设归还备及用品（电脑、电池、转换设备、提醒铃、提示牌）。

2、会场流程：（1）对接确定各个流程的形式;（2）对接跟进流程彩排、对接跟进正式流程;（3）对接领导讲话致辞稿，放桌子上;（4）收集报告演讲材料;（5）会场记录，对接宣传组更新新闻稿;（6）划分领导座次表、观众席位区域;（7）突发状况，紧密对接、迅速解决。

3、设备调试播放：（1）协助对电脑切换换幻灯，拿到宣传片，播放宣传片并跟进现场播放;（2）音响、设备等调试，对临时设备问题的协调解决;（3）对接调试好空调、灯光、音响，确定立麦的位置并放置。

4、彩排：会场志愿者参加培训仪式流程（舞台站位、主持、仪式、指引、话筒），对接完善会场嘉宾、观众人流路线。（1）彩排时，跟进调试设备，设备测试（包含线上会议、直播）;（2）会议期间，幻灯拷贝、盯紧音响设备的使用情况，音响、麦克风的备用方案;（3）准备提示牌，志愿者根据每个报告的时间，计时并举提示牌提醒报告人时间;（4）茶歇时间结束，志愿者使用提醒铃，提醒所有参会人员进入会场。

5、做好会场清点工作，及时整理会议资料和物品，查看有无遗留物品;做好会议文件资料的回收、整理、归档。

（八）机动组

机动组负责要招募和培训志愿者，做好人员路线指引，在提问环节排队提问传递话筒等其他临时性工作任务。

（九）财务组

制定会议经费预算，根据经费申请流程，收集票据报销，做好费用结算工作。

四、推动科学技术产业高质量发展

举办可持续发展科技产业会议，助力推动科学技术产业高质量发展。通过进一步加强会议经验交流和探讨，提升会议工作人员的专业化办会和沟通协调能力。

1、可持续发展科技产业会议，注重参会人员的实践操作、交流讨论等环节。情防控常态化形势下，通过建立微信群，将更新的议程、提醒事项等及时传达与会人员，充分利用网络直播视频多媒体工具，使用新的视频会议工具，提升会议信息化水平。

2、加强会议经验交流和探讨，提升专业化办会和沟通协调能力。组织大家交流，总结经验，根据职责分工，要共享信息、相互补台;面对突发状况，要快速响应;做好与主要领导的对接，第一时间获知准确信息，同时密切关注参会人员的需求，及时作出调整;要加强与酒店等外部企业单位的沟通，在保证服务质量的基础上，合理控制费用支出。

3、推动科学技术产业高质量发展。（1）对会议主题、会议资料等信息深入了解，又要对参会单位及人员的熟悉，从而提升对会议精神和相关要求的理解;（2）加强对会议工作相关工具的学习，养成良好的职业素养、快速响应的工作习惯;（3）推动科学技术产业高质量发展，更要有高度的责任感、专业精神和专业化的学习积累。

结语：

当前，高质量的会议与效率直接影响着科学技术产业的发展，为我国在数量众多、类型多样的会议提供了丰富的会议研究素材，也为建构科学技术产业国际话语权提供在重要议题上。可以说，会议质量是一个科学技术产业管理水平的重要指标，因此企业单位要对会议管理足够的重视。会议工作是科学技术产业保障的重点，我们在会议服务工作中高质量完成会议管理工作闭环，提升会议工作标准化、规范化、信息化水平，不断提高科学技术产业会议保障质量。作为会议主办方，更为深刻认识会议过程管理的重要性，能够及时、快速、准确地完成各项科技学术产业与会议工作，助推科学技术产业会议高质量发展。

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[3]福建省委办公厅秘书一处.把握六个环节做好会务工作[J]. 秘书工作，2021（5）.

作者简介：韦梅红，中国科学院深圳先进技术研究院，深港脑科学创新研究院，深圳，518055，1985，女，壮族，工程师，本科。