摘要：随着我国机关事业单位职能的转化以及社会经济的发展，事业单位的人员组成结构、档案管理制度以及管理模式等也随之发生了巨大的变化，机关事业单位在档案管理过程中的规范性问题也逐渐引起了人们的关注和重视。本文从机关事业单位档案管理内涵及其特征出发，深入剖析机关事业单位档案管理工作存在的问题及其原因，并提出在档案规范化管理过程的几点可行性策略。

关键词：事业单位;档案管理;策略

引言

档案管理是事业单位及时记录人员工作信息和考察评价人员发展历程的重要举措，是事业单位人力资源部门的重要工作，对事业单位工作任务的分配和人员的调控有着决定性作用，其重要性不言而喻。事业单位的工作人员负责传达上级分配的任务，需对社会领域所发生的细节情况有密切关注，从而做出基础的工作方案。事业单位肩负的行政和公共管理职能多，因此在新时期完全可以构建为多元目标体系，以减少资源损耗的方式达到最优效果，这也是事业单位进行标准示范的必然要求。要保证事业单位多种功能目标的实现，且有效的管控资本投入，需要立足于事业单位的基本工作流程，对影响整体工作效果的各环节进行梳理，找出能够优化和提升效率的价值元素，从而完成有意识的创新。在事业单位的日常工作开展中信息技术的使用必不可少，因此必须将这一重要工作环节优化，发挥档案管理的新功能，科学应用信息技术促使事业单位整体效能强化。

1事业单位档案管理现状

1.1工作模式较为落后

以往档案管理工作以纸质文件管理为主，效率低下，且容易出现失误。在新的时代背景下，将综合档案管理和信息技术相结合是必然趋势，但是部分单位的信息化建设力度不足，并未配备完善的硬件设备，也没有针对性地开发档案管理的信息化软件、网站等，工作效率难以得到提升。事业单位档案资料对单位的重要性不言而喻，一旦资料丢失，或是内部管理机制没有落实到位，将会对事业单位发展带来严重影响。由于个别单位对监督工作并不重视，没有根据要求制定监管机制，对归档、编辑、借阅、保存等各方面的管控不足，很容易出现资料泄露、管理不力等问题，影响到综合档案管理工作成效，为单位发展带来了较大风险。

1.2缺乏专业管理人才

事业单位档案管理工作开展过程中，缺乏专业人才，导致档案管理效果较差，难以达到预期目标，从而影响实际效能。一方面，一些档案管理人员对于档案管理认识不足，定位较低，认为这一工作发展空间较小，积极性较差，从而影响实际工作开展的效能。例如，一些档案管理人员认为档案管理属于“闲职”，只要保证档案信息安全、不丢失即可，在其他方面投入不足，难以提升服务价值。另一方面，一些档案管理人员并不是科班出身，专业知识较差，对于档案管理工作依然采取原有的管理方法，按部就班，缺乏创新。例如，一些工作人员仅仅进行简单的档案存储、档案更新、档案邮寄等工作，对于如何发挥档案管理价值方面思考不足。第三，档案管理人员缺乏主动服务意识，在档案管理方面过于被动，只是辅助相关人员开展工作，以完成基本工作为目标，对于如何提升效能关注不足。

1.3缺乏信息化管理意识

虽然网络信息技术为文档管理模式的创新和改革指明了方向，但事业单位的工作人员和管理者缺乏档案管理信息化和优质管理意识，是导致档案管理效率低的主要原因之一。比如，医院部分档案管理工作人员和管理层的工作人员思想观念比较保守，认为传统的文书档案的管理服务模式足以应对我国事业单位的各种需求，不需对其进行大幅度的改革，导致医院的文书档案资源管理系统模式仍停留在原地，进而使文书档案安全管理的效率得不到有效提升。

1.4管理制度不够健全

首先是档案管理缺乏科学、合理的监督制度。从整体来看，机关事业单位虽然建立了一定的档案管理流程及相关事务工作程序，但缺乏明确的监督条例，在档案管理监督工作层面没有具体的监督措施以及专门的监督部门和机构。因此，不能对机关事业单位的档案管理工作人员起到有效的监管效应，给档案管理工作留下了潜在的管理风险，造成档案管理制度在付诸实践的过程中容易出现不规范问题。其次是相关管理部门及工作人员不够重视档案管理的开发，现有的制度没有完全覆盖档案管理工作的方方面面，却很少有单位足够重视档案研究开发。大多数机关事业单位仅仅是对档案进行简单的归类整理，没有形成充分挖掘档案价值的意识。

1.5档案信息化基础设施建设滞后

当前，网络信息技术发展日新月异，如果长期没有对档案信息化硬件基础设施进行更新，很容易落后于时代发展，也很难对档案信息资源进行系统的开发利用，难以为单位提供档案决策支撑。档案信息化建设是一项系统工程，既需要事业单位重视完善顶层设计，同时还需要较大的资金投入，完善相应的档案信息化建设技术设施。但当前部分事业单位没有对档案信息化软硬件设施相关问题进行系统研究，也没有安排专门资金支持档案信息化建设，导致档案信息化建设缺乏基础设施保障。个别单位的负责同志也忽略了档案信息化建设的整体规划和资金投入，导致进展较慢。此外，部分基层单位在档案信息化建设过程中还缺少专业人才，没有将专业人才作为推进档案信息化建设的重要环节。现有档案管理人员并不具备网络信息技术素养，在档案信息化建设过程中对相关计算机系统和业务系统掌握得并不熟练，难以按照档案信息化建设的要求完成相关工作。

1.6资料信息安全问题

档案信息安全问题是事业单位必须重视的基本问题。事业单位档案管理信息化关系到单位每一个人，一旦出现信息泄露，严重时可能危害整个事业单位。例如，现如今为人们所熟知的、深恶痛绝的电信、网络诈骗，他们利用一些网上的钓鱼软件，制作带有攻击性的病毒，利用病毒的传染性、破坏性、潜伏性等特性，通过微信群、朋友圈等媒介以链接的形式进行诈骗，获取他人信息骗得他人信任，甚至还大胆地对事业单位网站进行网络攻击，使事业单位网络遭遇崩溃的危机。此外，国家相关政策的颁布与实施首先从事业单位出发，事业单位相关内容的制定关系到国家机密，所以在此基础上，档案管理信息化存在的资料信息安全这一问题是事业单位忽视的事情。

2提升事业单位档案管理水平的措施

2.1落实信息化基础建设

当前我国科学技术发展迅速，事业单位的档案管理创新应该顺应时代发展趋势，大力开展信息化基础建设，了解并掌握新形势下档案管理工作重难点内容，通过科学规划、合理建设等方式，为档案信息化管理工作的顺利开展创造良好条件。在此背景下，单位档案管理工作将会迈入新的发展阶段，在未来很长一段时间内，都会为使用者提供社会服务。为了实现这一目标，有关人员要深入了解档案信息化管理的相关知识和技术的应用方法，具体可从以下几方面进行：1.事业单位的电子档案建设，是以“互联网和大数据”为基础的，能够在互联网平台中实现数据的传输和共享。有关部门要加大资金、人才以及技术的投入力度，完善硬件配置，加强人员培训。2.要掌握互联网思维，转变思想理念。档案的信息化建设并非为了盈利，而是要提升档案管理工作水平和效率，切实为事业单位的持续发展而服务。要营造全员参与的良好工作氛围。3.要掌握新时代下事业单位档案管理工作的正确方法，规划好未来的发展方向，为后续工作的顺利开展创造有利条件。4.有关人员要重视纸质档案和电子档案的结合，以单位实际需求为主，针对性地打造网络管理平台。可采用分类设计的方法，突出人事档案管理内容、财务档案管理内容、项目档案管理内容等。5.在整体统筹和规划的背景下，适当地对信息技术进行创新，为该工作的开展注入新的活力。

2.2建设档案信息数据库

建设档案信息资源库，是事业单位应用信息技术阶段的首要任务，以此更便捷、迅速地对全部档案资源进行集成、整合。但就我国的实际状况来看，大部分事业单位都对此尤为重视，且数据库及电子系统二者都能起到维护档案资源完整性、共享性的作用。另外，事业单位在开展各项工作时，每个部门都能利用该优势，便捷、快速地获取信息，进而统一步调，共同为提升事业单位工作效率而奋斗。档案信息数据库所涉及的内容较多，具体包括：存档时间、档案类型及档案信息规格等。为使信息更加准确、全面，就必须指派专人和管理机构负责数据库，并对各类档案信息及时更新。在信息技术快速发展的今天，可供选择以建设信息数据库的信息技术种类越来越多，事业单位应第一时间意识到此种变化，择定先进的信息技术以保障数据库建设的安全性和完善性，进而提升数据库的信息水平。

2.3建立针对性的档案管理制度体系

根据事业单位档案管理制度的实际情况，基于提升其服务效能的视角进行档案管理制度体系设计，建议如下：其一，建立针对性的绩效考核制度。事业单位将服务效能提升作为档案管理人员绩效考核的重要内容之一，并根据考核结果进行适当奖惩，从而提升相关人员在服务效能提升方面的积极性。例如，在绩效考核指标设置方面，可以在档案使用效率、档案服务范围、档案服务内容等多方面设置指标，并提升相关指标的权重，提高对其的重视程度。其二，建立360度的评价制度体系。在具体工作过程中，为了详细了解档案管理的服务效能现状，可以使用360度评价模式，增强服务效能评价结果的精准性和客观性。具体操作时，可以通过档案管理人员自我评价、上级领导评价、绩效管理组织评价、各部门人员评价等进行服务效能分析，得出结果和结论。为了体现评价的公平性，有效利用评价结果，还应对评价结果及时公布，及时对一些反馈意见进行处理，并基于评价结果分析档案管理方面的服务效能问题，制定解决策略。例如，经过评价分析得出，档案管理方面的服务效能较差，主要原因在于现有的服务系统功能不足，所以，应使用新的系统，注重服务系统功能拓展。其三，健全档案维管制度，实现专人专职专责的三专模式。例如，在实体档案的存储环境方面，可以设置环境状况自动监察设备，及时了解其温度、湿度、光照等情况，及时改进和优化。对于电子版档案，应及时进行系统维护，避免因系统损坏而导致档案信息丢失。

2.4强化档案管理培训

当前阶段，我国事业单位的档案管理依然采用的是人工操作模式，档案管理的水平一直很难提升，面对这类情况，应当提高档案管理人员的创新能力，以适应新形势下对事业单位档案管理的要求。要重视高新技术产业的发展，对当前存在的信息化技术在事业档案中的应用，要强化训练和加强学习，针对知识水平的掌握不足，可以委托一些企业进行培训及教学，帮助提升事业单位档案管理效率，降低人为错误的出现。事业单位的领导及主管单位也应当对现有工作队伍进行相应的定期培训，通过不断完善档案管理工作，借以提升工作效率。

2.5保障档案信息化资料信息安全

在经济全球化、信息化的背景下，网络环境也出现了很多问题，人们只要上网就会存在网页浏览过的痕迹，一些不法分子或黑客通过 IP 地址就能够快速地查找到另一个人上网的足迹，有可能出现信息泄露的事件。尤其是事业单位与国家相关政策紧密联系在一起，关系到国家机密，这就使事业单位不得不高度重视这个问题。比如，事业单位可以通过聘请专业性、高素质及技术水平超高的人才，结合自身实际情况让其编写一套防盗信息安全软件，在遇到不法分子或黑客攻击单位网络时，能够及时、准确地阻止，从而发挥其保护事业单位网络安全的作用。此外，事业单位应按照法律规章制度，对相关档案信息管理人员进行约束。比如，事业单位可以与档案信息管理人员签订保密协议，使其不得触碰法律的界限，规范其道德行为，这样就可以得到信息安全保密管理的加强;为了防止企事业单位信息泄露，可以以自身发展的需要为基础，同时着眼于实际情况，以逐渐优化与规范档案信息化管理机制，为实现档案信息化资料安全奠定坚实的基础。

结语

就目前看来，机关事业单位档案管理工作的规范性问题已经成为相关领域的关注重点，为了更进一步推动机关事业单位的档案管理规范化、信息化和现代化建设，各级部门和相关单位都相继发布文件，旨在促进机关单位档案规范化管理。

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