摘要：随着信息时代的到来，数字化管理方式的应用领域越来越广泛。招标投标是较为公平的合作伙伴选拔方式之一，招标投标贸易管理方式的运用是经济贸易领域交易规范化的一个重要标志，也顺应了国际化趋势。招标投标过程中产生的一系列文档具有非常重要的保存价值。应用信息化手段和数字化资源，对招投标过程中产生的一系列文件进行收集、整理、立卷，并采用数字化管理形式存档，能够降低管理成本，完善市场化运作体系，推动招投标活动规范化开展。

关键词：招投标;档案数字化;管理模式

引言

就目前招投标档案管理工作的发展情况来说，记录信息的难度整体提高，信息的规模也不断扩大，随之而来的是档案工作的加重。目前招投标档案管理工作日常运行数据是极为庞大，这些数据信息如果依靠人工管理的话，产生的成本也是极为庞大的。而工作人员的工作效率和质量也对招投标档案的记录管理存在极大的影响，比如档案资料不全的情况，就会对招投标档案管理工作带来直接的负面影响。

1招投标档案的重要性

1.1招标单位历史沿革的见证

档案具有原始记录性，是记录招投标活动重要的信息资源。招标活动的开展往往与招标单位的建设、发展息息相关。在招标活动中形成的档案是招标活动最原始的记录，招标档案充分展示了招标单位的发展史，是招标单位历史沿革的见证者。

1.2数据资源开发的基础

招投标档案包含丰富的数据资源。全面收集、整理档案中的数据信息，并加以清洗、分析、利用，可以形成丰富的数据资产，充分了解不同供应商的价格水平、中标区间、变化趋势、资质信息等，为后续招投标工作提供数据支持。

1.3防范招标风险、杜绝腐败的重要保证

详细记录招投标过程中的相关文档，能够对招投标过程实现全流程跟踪记录，倒逼招标活动按照《招标投标法》《政府采购法》等相关法律法规有效进行，成为防范招标风险、杜绝腐败的重要凭证。

2信息化环境下招投标档案数字化管理上存在的不足

在信息化环境影响下，实现招投标档案数字化管理对于企业经营发展具有诸多好处，既有利于建设工程项目的顺利开展，又有利于提升档案管理效率。进入信息时代，在多种因素的作用下，当前一些企业的招投标档案数字化管理依然存在着一些不足。

2.1在招投标档案数字化管理认识上存在不足

长期以来，由于受到传统档案管理工作模式的影响，档案管理人员的思想比较古板，不愿意主动接受新鲜事物。信息化环境下，相较于传统的档案管理模式，招投标档案数字化管理具有无可比拟的优势，无论是在档案信息资料的收集整理上还是查询、使用及管理上都更加科学先进。然而由于受到以往档案管理工作模式的束缚，档案管理人员已经形成了固定的思想认识[2]。在招投标档案数字化管理模式应用过程中，多数档案管理人员很难转变思想，也就很难自觉接受先进的数字化档案管理工作方式，甚至产生抵触情绪，这在一定程度上影响了招投标档案数字化管理的实施效果。

2.2信息化基础建设及设备设施配套有待完善

在招投标档案信息化管理过程中，基础建设及设备设施配套是指用于信息生产、档案资料存储的数字化管理的设备以及应用技术等，同样包括相关的计算机系统软件、网络等，以保证招投标档案资料信息的安全。从当前一些企业的招投标档案信息化与数字化建设来看，相关系统配套与软硬件建设等均有待进一步完善，现有的数字化及信息化程度难以满足企业招投标档案信息管理的实际需求。在技术应用上缺乏创新，难以实现档案信息网络共享，使企业的投招标档案信息数字化管理缺少规范性与统一性，从而影响了档案数字化管理效率。信息化环境下，网络安全与档案信息安全是重点，如果无法有效控制，就会限制企业招投标档案数字化管理的发展。

3优化招投标档案数字化管理模式的设想

3.1注意培训，提高档案工作人员的整体素质

在招投标档案管理工作开展过程中，不论软件、硬件和技术处于什么水平，最后成果取得的关键因素在于工作人员的素质水平，在于工作人员的工作水准和理念。档案记录者有非常重要的作用，他的工作直接影响到招投标档案管理的真实程度，是电子技术服务下的招投标档案管理工作良好开展的保障。由于重视程度不够、人员管理制度尚不完善、职位认知不清等原因，一部分工作人员不能很好地完成档案记录工作。电子技术为招投标档案管理工作人员工作能力的提高提供了一个契机，其可以利用电子技术强化自己的工作能力，保障档案工作的顺利开展。同时，电子技术的应用也为招投标档案管理工作吸引来了更多的技术型人才，大大激发了招投标档案管理工作的发展潜力。因此，相关部门应该在工作人员的选择上设置较高的标准，选拔一些有责任心、有能力、技术水平高的人承担此项工作。同时，还应该注重对工作人员的后期培养，深化其对信息技术、现代教育理论的了解程度，安排科学的培训任务，进一步促进招投标档案管理工作的发展，提高相关工作人员的水平和效率。

3.2加强数字化档案管理技术创新

信息化环境下，实现招投标档案资料的数字化与性能细化管理，需要加强数字化档案管理技术创新，应用先进的大数据技术、与计算技术以及物联网技术等集中管理企业招投标档案信息资料。对于企业招投标档案数字化管理来说，只有不断加强技术创新，才能保证招投标数字化档案管理效率与效果。应用先进的数字化档案管理技术可通过系统专用网络集中管理各种招投标档案信息资料，既可保证档案信息资料安全，也可提升招投标档案管理的针对性。招投标档案数字化及信息化管理系统涵盖云计算应用程序与物联网应用程序，这些都发挥着重要作用，通过技术应用可实现招投标档案资料的迅速提取与存储。同时，借助物联网技术可将电子招投标档案资料与纸质档案资料加以有机结合，通过数据信息挖掘及数据新分析等技术进一步优化招投标档案信息数字化管理工作。此外，搭建招投标档案网络信息共享平台，通过档案信息共享，投标机构及企业都可在相应信息系统中查询到招投标档案信息，从而加强招投标档案数字化管理。

3.3优化创新招投标档案数字化管理流程

强化招投标档案数字化管理，要不断优化创新招投标档案数字化管理流程，以保证各项招投标档案管理工作的顺利开展。档案管理人员应从投标企业、档案管理部门及信息化与数字化技术应用等方面出发，依据档案管理及使用需求，制定严格的招投标档案数字化管理流程，以提升档案管理的规范性与统一性。根据管理流程与管理标准，规范档案管理人员的工作行为，确定其工作职责。在此基础上，加强招投标档案管理流程创新，做好电子招投标档案的管理工作，实现招投标档案资料的自动归档，并随时进行归档操作，以免遗漏档案信息及相关文件资料。此外，应用信息系统的归档程序完成招投标档案信息归档操作，保证各种资料信息及时入库，降低档案管理工作操作失误的发生概率，从而有效提升招投标档案数字化管理成效。

结语

数字经济时代，各行各业都在酝酿着技术和管理模式的变革，招投标工作也不例外。招标人、招标代理机构要紧跟变革的脚步，全流程服务数字化建设，既要发挥好档案的留史、咨政作用，更要利用大数据手段，不断挖掘档案的实体价值和数据价值，为企业和招投标行业的发展提供数据信息支撑。

参考文献

[1]乔园.高校招标档案信息化管理模式构建研究[D].郑州：郑州大学，2016.

[2]刘永金.招标代理机构采购档案信息化管理方案[J].招标采购管理，2020（12）：34-36.