摘要：随着信息技术的迅速发展和广泛应用，传统的人事档案管理方式存在诸多问题，例如人力资源信息的碎片化、不易查找和难以保密等。因此，要研究如何利用信息化技术构建人事档案管理信息化平台，本文主要讨论基于人力资源管理信息化平台的人事档案管理信息化的构建。

关键词：人力资源；信息化；人事档案

引言：

信息化平台的建设将优化人事档案管理流程，实现人事数据的统一化、集中化和全面化管理，提高人事档案管理的效率和精确性。信息技术赋能档案管理已经成为互联网时代档案工作的必然趋势。随着单位内部信息基础设施的日益完善，档案管理的信息化建设也变得更加便捷。许多单位已经建立了数字化的档案管理系统，实现了档案的数字化存储、查询和管理。同时，云计算、大数据、人工智能等新技术在档案管理中的应用，进一步推动了档案管理信息化建设的步伐。

一、人事档案管理信息化建设的必要性

随着信息技术的快速发展和广泛应用，人力资源管理信息化重要性日益凸显。人事档案承载着记录和管理员工各类重要信息的重要任务，其信息化能够显著提高工作效率。

第一，通过信息化平台，人事档案的存储、检索和管理变得更加简便高效。信息化平台结合了数据库和软件系统，能够实现对人事档案的全面管理和监控。通过对数据的分析和统计，管理者可以及时了解员工的工作情况、绩效表现等重要信息，从而制定更科学合理的管理策略。

第二，在信息化平台，人事档案的数据可以进行备份和加密，避免了纸质档案的丢失和泄露风险。同时，信息化平台也可以设定权限管理，确保只有经授权的人员才能查看和编辑档案信息，提高了数据的安全性和保密性。

第三，信息化平台还可以规范数据录入的格式和内容，减少因人为错误和数据冗余导致的准确性问题，提高了数据的可靠性和精确度。而信息技术使得档案管理不再局限于物理空间，档案数据可以在线共享，扩大档案服务范围，提高档案的利用率。

二、人事档案管理信息化建设中常见的不足

（一）信息化建设体系不完善

人事档案管理信息化建设中要能够满足不同需求，并能够随着发展的变化进行灵活调整和扩展。但是，部分组织在干部人事档案管理的信息化建设中，基础设施投入不足，设备老化、技术落后，难以满足现代化档案管理需求。许多单位缺乏相关的制度保障，信息化管理的规章制度、操作流程等都不十分清晰，而工作人员在落实工作时也很难根据实际需求应用恰当的信息化工具。

该种信息化管理无法有效推进的问题在当前的人事档案管理中十分普遍，其背后暴露出信息化建设体系不完善的问题，管理中存在的漏洞导致工作风险大大增加，不利于信息化管理建设的推进，也很难适应实际操作需求。

（二）档案管理的信息基础薄弱

信息管理避免了传统纸质档案所带来的繁琐和容易遗漏的问题。通过电子化管理，也可以充分利用现代信息技术手段，快速检索和更新档案信息，从而提高了查询和处理档案的效率。云计算、大数据分析等现代信息技术都能实现对人事档案进行智能处理，而移动应用和自助查询终端等工具，也能降低管理成本，提升管理效率。但是，许多单位在信息化建设中，硬件设备投入不足，计算机、服务器、网络设备等配置较低，无法满足大规模档案信息存储和处理的需求。而即使应用了信息系统，也存在软件更新滞后，功能不完善，无法实现档案信息的高效管理和利用的问题。同时，部分系统缺乏必要的安全防护措施，也会导致档案信息存在泄露风险。

（三）人事档案信息化管理工作不专业

人事档案信息化管理工作中，存在部分管理人员的工作素质未能达到信息化管理标准和要求的问题。部分单位在选拔管理人员时，未能充分考虑其专业技能和综合素质，导致管理人员素质参差不齐。而管理人员业务能力不强，不了解工作流程规范，未能掌握信息化档案管理的工作方式，又会导致工作效率低下。同时，由于档案工作并不直接产生经济收益，一些单位在推进信息化过程中，对管理人员的培训投入不足，也导致了管理人员技能提升缓慢，进而使得信息管理的集中化和标准化难以实现，信息化管理的优势也无法发挥。

三、人事档案管理信息化建设措施

（一）建立完善管理制度

数字化的档案数据，可以快速检索、查询和共享，大大提高了档案管理的效率。建立规范的档案管理制度，需要明确各个环节的责任与权限，制定详细的档案管理政策和流程，明确人事档案的分类、登记、移交、借阅、归档等操作规范，以确保人事档案的准确性和完整性。①在物理安全方面，应采取合适的措施来防止人事档案的丢失、损坏和非法访问。②在信息安全方面，应建立数据加密、备份和恢复机制，防止档案信息的泄露和丢失。同时，需要建立权限管理和审计机制，限制档案信息的访问和修改权限，并对档案的使用情况进行监控和审计，确保档案信息的安全性和完整性。

最后，要规范的操作流程和制度，建立有效的档案检索和利用制度，提高人事档案的利用价值和工作效率，实现多维度、高效率的检索，以满足不同需求的查询和利用。通过明确合法合规的使用范围和方式，加强对档案的监督和管理。避免档案的滥用和损坏，保护档案的安全和隐私，也优化人事档案管理工作，提高组织的人力资源管理水平。

（二）加强基础设施建设

为了实现人事档案的高效管理、安全存储和便捷访问，需要完善相应的基础设施。

（1）应确保信息化平台的硬件设备和网络设施的稳定和高效运行，建立健全的数据中心和机房。定期进行数据备份，以保障数据安全。

（2）在数据备份的基础上，还应制定和实施灾备方案，加强网络安全防护。一方面，应严格控制网络访问权限，限制非授权人员的访问，并采用防火墙和入侵检测系统等安全设备来防范网络攻击。另一方面，也要采用对称加密、非对称加密和哈希算法等加密技术，对人事档案信息进行加密保护。

（3）对于传输过程中的数据，应使用安全通信协议，如SSL/TLS，确保数据的机密性和完整性。采用身份认证技术，如数字证书和双因素认证，可以有效防止非法访问。

（三）强化人才队伍建设

（1）强化人才队伍建设要制定全面而系统的培训计划。一方面，根据人事档案管理工作的特点和需求，明确培训内容，进行档案管理的基本知识、操作技能、信息化应用等方面的培训。另一方面，要建立健全的考核评价机制，根据工作任务和目标制定相应的考核标准和指标，定期对人事档案管理人员进行绩效评估，及时发现问题，为其提供合理的帮助和指导。

（2）除了加强现有队伍的培养和提升，还应注重人事档案管理人才的引进和培养。一方面，通过引入具有相关专业背景和工作经验的人才，提升人事档案管理队伍的整体素质。另一方面，要制定合理的引进政策和机制，通过竞争性招聘、定向培养等方式，选拔和培养具有潜力的人才，为其提供晋升和职业发展的机会。

四、结束语

随着信息技术的不断发展，传统的人事档案管理方式已经无法满足管理的需求，因此进行人事档案管理的信息化建设势在必行。因此，要建立完善的管理制度、加强基础设施建设、强化档案管理人才队伍建设等措施，促进人事档案管理信息化建设，提高人事工作效率与质量。

参考文献

[1]黄利斌.新形势下人事档案管理信息化建设探究[J].知识经济，2022（19）：3.

[2]刘紫薇.论网络信息化环境下的人事档案管理[J].智库时代，2022（22）：217-220.