摘要：本文聚焦于全生命周期理论在建设工程档案管理模式创新中的应用。阐述全生命周期理论对建设工程档案管理的重要意义，分析当前管理模式存在的问题，并从管理理念、技术应用、制度建设等方面提出创新策略，旨在提升建设工程档案管理的整体水平，为建设工程的质量与效益提供保障。

关键词：全生命周期理论；建设工程；档案管理模式；创新策略

引言

建设工程档案承载项目全流程关键信息，在质量追溯、责任认定及后续项目参考等方面意义重大。但当下，管理分散致信息零散，信息孤岛使数据难互通，利用率低造成资源浪费，难以契合现代建设工程精细化管理要求。全生命周期理论可提供全程、系统、动态管理思路，将其引入档案管理模式创新，对解决现存问题、提升管理水平意义非凡 。

一、全生命周期理论对建设工程档案管理的意义

全生命周期理论为建设工程档案管理带来系统性变革，在多个关键维度展现出显著优势。首先，在信息整合方面，建立覆盖项目各阶段的文件生成规范，打破信息孤岛。施工环节不仅记录常规文件，还同步记载设计变更、材料检测等关联信息，完整呈现工程实施轨迹，极大提升档案可追溯性，为工程质量责任认定提供可靠依据。其次，在管理模式上，实现从纸质被动收集到电子主动抓取的转变。借助标准化模板与数字化手段，在隐蔽工程验收等关键节点即时归档影像和数据，防范证据缺失风险。动态管理模式可实时监控档案完整度，及时追溯补正缺失资料。再者，明确建设、监理、施工等各方档案管理职责，建立跨部门文件流转规则，解决传统模式下责任模糊、移交滞后问题。竣工验收时，各方按统一标准核验档案，避免重复提交和资料冲突，缩短备案周期，为后续运维利用创造条件。此外，质量管控环节前移至文件生成阶段，施工方形成技术交底记录、材料检测报告等文件时即接受监理审核，从源头减少无效文件，保障归档资料真实性。档案保存阶段引入定期核查机制，比对电子档案与实体工程状态，确保档案信息持续反映工程实际，为设施全寿命周期管理筑牢根基。

二、当前建设工程档案管理模式存在的问题

2.1 管理分散

建设工程档案管理在实施过程中普遍存在多头管理、协调不畅的突出问题。首先，不同责任主体在档案形成环节各自为政，建设单位、设计单位、施工总包与分包单位往往按照自身管理习惯进行档案记录，导致文件格式、信息要素存在显著差异。其次，设计变更文件在流转过程中，常因设计单位与施工方沟通不及时，造成现场施工记录与变更图纸版本不同步。这种阶段性割裂还表现在竣工验收阶段，施工单位提交的竣工图与监理单位的验收记录时常存在数据矛盾，需耗费大量时间进行人工核对。再者，由于缺乏统一的数据交互平台，土建、安装、装饰等专业分包单位分别建立独立档案体系，重要施工节点的交叉作业信息未能有效整合。在机电安装工程中，管线预埋记录与建筑结构施工档案分属不同管理系统，后期检修时难以快速获取完整的空间位置信息。这种分散存储模式还造成档案调阅效率低下，往往需要跨部门协调才能获取完整资料档案。此外，现行管理制度对参建各方的档案管理职责界定不够清晰，特别是对设计变更等动态过程文件的归档责任缺乏明确规定。实践中常出现施工方向监理单位提交文件后，双方都未及时归档的情况。这种管理漏洞暴露出分散式档案管理模式在过程控制方面的严重不足。

2.2 信息孤岛

各部门档案信息系统相互独立所引发的问题，已成为制约建设工程档案管理效能提升的关键因素。由于缺乏有效的数据交换与共享机制，不同系统之间犹如“信息孤岛”，难以实现互联互通。首先，有的以数据库形式存储，有的以文件形式保存，甚至同一部门不同项目使用的格式都存在差异。这种格式的不统一，使得数据在不同系统间传输时，需要进行复杂的数据转换，不仅耗费大量时间和精力，还容易在转换过程中出现数据丢失或错误，影响数据的准确性和完整性。其次，各部门在档案信息的分类、编码、命名等方面缺乏统一规范，导致同一信息在不同系统中可能有不同的表述方式。例如，对于工程材料的信息，有的系统按照材料类型分类，有的系统按照使用部位分类，这给信息的检索和整合带来了极大困难。再者，在项目决策、质量追溯、责任认定等环节，由于无法及时获取全面、准确的档案信息，导致决策缺乏科学依据，质量追溯难以深入，责任认定不够清晰。为了解决这些问题，需要建立统一的数据交换和共享平台，制定统一的数据格式和标准，加强各部门之间的协同合作，打破信息孤岛，实现档案信息的互联互通和综合利用。

2.3 利用率低

建设工程档案利用效率低下，已成为阻碍其价值充分释放的关键瓶颈，在检索、共享及应用层面问题显著。首先，传统档案管理系统多依赖按时间或工程部位分类的线性检索方式，面对特定专业资料需求时，工作人员常需在堆积如山的纸质档案中逐页翻找，或在电子文档的文件夹海洋里逐个排查，耗时费力且效率低下。部分电子档案库虽已建立，却因缺乏智能检索功能，无法实现关键词组合或空间定位的精准查询，导致信息获取困难重重。其次，施工图在项目验收后往往被封存，未能与后期运维管理系统实现数据对接，造成设计阶段积累的技术数据在设施改造中无法有效复用，信息资源浪费严重。各部门档案信息系统相互独立，数据格式与标准不统一，缺乏有效的数据交换和共享机制，进一步加剧了信息孤岛现象。再者，多数工程项目未建立档案数据分析机制，海量施工记录、材料检测报告等数据处于“沉睡”状态，难以转化为决策支持信息。同时，权限管理机制僵化，跨部门调阅档案数据流程繁琐，施工单位常需多级审批才能获取非本阶段档案数据，严重制约了协同工作效率。这些问题亟待通过创新管理模式、引入先进技术、完善制度等措施加以解决。

三、基于全生命周期理论的建设工程档案管理模式创新策略

3.1 创新管理理念

在全生命周期理论指导下，建设工程档案管理需要建立全过程、全要素的管理思维。首先，管理理念创新需要打破部门间的信息壁垒，建立多方协同机制。通过制定统一的文件格式标准和数据交换规则，使建设单位、设计单位、施工方等责任主体能够实时共享档案信息。这种协同机制不仅提高了工作效率，还为质量追溯提供了完整的数据链条。其次，通过建立档案信息平台，将二维图纸、三维模型、检测数据等多元信息整合为可视化档案。运维人员可以直接在三维模型中查看隐蔽工程的施工记录，快速定位管线走向或钢筋布置情况。这种直观的档案利用方式显著提升了信息检索效率，使技术档案真正成为工程维护的"活字典"。再者，传统档案管理侧重事后收集整理，新理念要求提前制定档案生成规范。在工程招标阶段就将档案管理要求写入合同条款，明确各参建单位的归档责任和时间节点。此外，定期对档案管理系统进行效能评估，根据工程类型、技术发展等因素调整管理策略。例如针对装配式建筑特点，增加构件生产信息的追溯要求；面对智慧工地建设趋势，及时将监测数据纳入归档范围。这种持续改进的思维模式，确保了档案管理与行业发展保持同步。

3.2 应用先进技术

在建设工程档案管理领域，先进技术的应用正在重塑传统工作模式。首先，建筑信息模型（BIM）技术的深度应用改变了档案呈现方式。三维模型与施工档案的智能关联，使隐蔽工程管线排布、钢筋绑扎间距等技术细节实现可视化查询。运维人员点击模型中的消防水泵位置，即可调取安装记录、检测报告等全套档案，改变了传统图纸与文字资料分离的查阅模式。再者，通过在施工机械安装传感器，实时采集混凝土浇筑温度、桩基施工压力等参数，并自动生成标准化施工日志。这种动态采集机制不仅保证档案真实性，还为过程质量控制提供了数据支撑。此外，通过自然语言处理技术，运维人员输入"2023年地下室防水维修记录"等模糊查询语句，系统能智能匹配相关施工图纸、材料检测报告及维修日志。权限管理模块的优化则实现了分级授权，确保敏感数据安全的同时提升协作效率。这些技术创新共同构建起覆盖工程全生命周期的智慧档案管理体系。

3.3 完善制度建设

建设工程档案管理制度的完善需要建立覆盖全生命周期的标准化体系。首要任务是制定统一的文件生成规范，针对项目决策、设计、施工、运维各阶段的特点，编制标准化的档案模板。例如，在施工阶段明确施工日志必须包含天气状况、材料进场记录、工序交接确认等八大要素，确保不同施工单位产生的档案具有可比性和连续性。这种标准化建设解决了传统模式中文件格式混乱、信息要素缺失的积弊。其次，通过法律文件明确建设单位、监理单位、施工方等责任主体的归档职责和时间节点，建立跨部门的文件流转规则。制度还应包含文件版本控制条款，要求设计变更时必须同步更新相关施工记录，从源头上杜绝"图实不符"现象。再者，引入全过程审计制度，在工程关键节点开展档案专项检查。同时建立信用评价体系，将档案管理质量纳入企业诚信记录，倒逼参建单位自觉履行归档责任。这种监督闭环确保制度要求从纸面落实到实践。此外，制定电子档案合法性认定规则，明确区块链存证、数字签名等技术生成档案的法律效力。在深圳试点项目中，通过《电子档案管理细则》规范BIM模型数据的存储格式和更新频率，使运维阶段模型与实体建筑的匹配度达到98%。数据安全管理制度则规定敏感信息的加密标准和访问权限，在提升共享效率的同时有效防范数据泄露风险。

3.4 加强人才培养

建设工程档案管理人才培养需要建立与全生命周期管理相适应的能力培养体系。首先，当前从业人员普遍存在知识结构单一、数字技能薄弱等问题，难以满足全过程管理需求。通过构建"理论+实践+技术"的三维培训框架，帮助管理人员系统掌握从文件生成到档案销毁的全流程管理要点。其次，建立工程档案管理模拟实训平台，设置项目立项、施工过程、竣工验收等典型场景的档案管理任务。学员在虚拟项目中处理设计变更文件归档、隐蔽工程影像资料关联等实际问题，通过反复演练掌握标准化操作流程。再者，对熟练掌握全生命周期管理工具的技术骨干给予职业晋升通道，在重点工程项目中设立专职档案管理工程师岗位。实施"师徒制"培养模式，由经验丰富的档案主管带领新人参与项目全过程，重点指导跨阶段档案衔接、多方协同归档等核心技能。此外，定期邀请工程管理、信息技术等领域专家开展专题讲座，帮助从业人员了解相关专业知识。建设部门应联合高校开发继续教育课程包，涵盖工程档案法律规范更新、数据安全防护技术等内容。

结束语

基于全生命周期理论创新建设工程档案管理模式，是破解当下档案管理难题的关键路径。通过革新管理理念、引入先进技术、健全制度体系、强化人才培养等举措，可达成档案全生命周期管理，提升管理效能与质量，充分挖掘档案价值。未来，应持续探索该理论在档案管理中的应用，推动模式创新，为建设工程提供坚实保障 。

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