摘要：信息技术的飞速发展在极大程度上便利了工作与生活，在各个领域的应用范围也在不断扩大，引起了信息化变革，加快了社会信息化建设的步伐。档案信息化管理就是档案管理和信息化技术有机整合的重要产物，为档案管理工作的创新带来了强有力的技术支撑，也满足了档案资源现代化开发利用的要求，可以为单位顺应信息化改革提供保障。财务和文书档案作为单位档案体系当中的核心内容，与信息技术结合是必然要求，可以综合保障档案的安全以及档案管理的质量。单位在加强财务和文书档案信息化管理过程中应该认清传统档案管理模式的不足，积极推动档案管理创新，减少不必要的资源浪费。

关键词：财务；文书；档案；信息化管理

时代进步推动着技术创新，越来越多先进的技术手段应用到工作生活的方方面面，促进信息技术和多个领域的结合成为必然要求。档案管理在单位的运营发展过程中扮演着重要角色，运用科学先进的档案管理方法，有利于单位跟上时代变革的要求，提高工作效率与质量。财务和文书档案是单位在运行发展过程当中的宝贵资源，为各项工作的开展提供着可靠的信息支撑，在对财务和文书档案进行管理的过程中应该改变过去落后的档案管理模式，引入现代信息技术，实现对财务和文书档案信息化管理，顺应信息化时代的发展潮流。

1、档案信息化管理的特征

档案信息化管理是信息化背景之下对档案管理进行有效变革的产物，有效改变了过去纸质档案管理的传统模式，注重对现代科技手段进行运用，以便提升档案管理有效性为档案资源的有效利用打好基础。档案信息化管理除了注重把传统纸质档案转化成数字化档案，还强调借助先进的信息技术方法，做好对档案资源的收集、整理、保存、搜索、利用，使得档案工作的各个环节都能够在现代技术的支持之下提高效率。在档案信息化管理实践当中，要借助多样化的数字化设备，把纸质档案资料变成数字化资料，并借助有关的档案管理软件进行保存与管理，与此同时还强调要构建有效的数据库完善检索系统，方便档案使用者对档案信息进行查询与使用。

档案信息化管理和传统的档案管理模式不同，主要表现为以下几个鲜明特征：一是数字化特征。数字化是档案信息化管理最为基础的特点，强调的是借助纸质档案到数字化档案的转变来满足，按数字化保存和检索的要求，极大程度上节约信息存储所需的空间，让信息检索更加高效。二是网络化特征。互联网的普及度在不断提高，网络技术水平也在持续提升，在这样的背景下，档案信息化管理对于网络科技手段的依赖度也大幅度提高。网络化成为档案信息化管理的鲜明特征，并且在网络的支持之下，能够满足档案的远程访问需求，促进档案资源的共享，进一步扩大档案的利用范围，满足不同信息使用者的需求。三是自动化特征。在信息化手段的支撑之下，档案信息化管理逐步朝着自动化方向发展，有效解放了人力，也减少了人为操作的失误。过去在进行档案管理的过程中需要借助手工操作方法，不管是信息的录入还是查找，都需要通过人力操作方式进行，而档案信息化管理则能够依托自动化系统完成上述工作，大幅度提高档案管理效率。四是智能化特征。档案信息化管理，注重对先进档案软件的使用，这些软件除了具备信息保存与检索的功能之外，还拥有智能化管理功能，可以满足信息智能检索和智能推荐的要求，让档案管理工作不再呆板。五是便捷性特征。档案信息化管理的实现能够让档案资源的利用变得非常便捷，也就是说信息使用者只需借助相应的软件或者是网络平台，就能够查询到所需的档案资料，而不必到档案馆或者是资料室。

2、加强财务和文书档案信息化管理的意义

在信息化时代，单位的运行发展对于档案管理工作的要求越来越高，尤其是需要在档案工作改革当中加强对现代信息化手段的运用，实现档案信息化管理，从而满足单位现代化管理工作的要求，壮大整体实力。加强单位财务和文书档案信息化管理的重要意义主要体现在以下几个方面：

一是能够大幅度提高工作效率，对档案管理工作流程进行优化改革。在单位的运行发展进程中，财务和文书档案是至关重要的信息支撑，对这类档案进行科学化和现代化管理，可以更好地满足单位创新建设的要求。把信息化手段应用到财务和文书档案管理工作当中，能够实现对财务与文书信息资源的高效率录入以及整理，极大程度上提升工作效率，减少对人力的依赖以及由于人工操作导致的失误，更为突出的是可以让档案管理工作流程朝着更加标准与规范的方向发展。

二是可以提高资源配置有效性，为单位决策提供更好的支持。实现对单位财务和文书档案的信息化管理，能够更好的对档案资源进行科学配置，为单位制定发展决策，提供强有力的支持。比如单位能够借助对财务档案的数字化分析，获得财务情况的精准资料，进而在制定财务决策时提供可靠根据；文书档案包含了政策、合同等方面的关键资料，能够为单位制定战略决策，加强风险控制带来决策依据。对文书档案进行信息化管理，能够提高信息获取和信息利用的效率，进一步提高其决策支持效能。

三是能够提升信息安全性以及合规性，有效防范和应对法律风险问题。在步入信息化时代之后，信息安全问题越来越显著。加强财务和文书档案信息化管理，能够依托比较先进的数据加密、备份、身份认证等技术手段保证档案资源的安全性，防止档案信息泄露、篡改等问题的出现，减少法律风险，让单位的根本权益得到维护。

四是可以促进单位现代化管理改革，壮大综合实力。档案信息化管理是单位现代化建设的标志，所以实现财务和文书档案信息化管理是满足单位现代化建设的要求，不仅仅能够满足信息跨区域和跨部门共享的要求，还能够密切单位和外部环境之间的信息沟通，促进业务拓展，提高市场适应能力。五是可以满足知识管理以及文化传承的要求。不管是财务档案还是文书档案，都是单位发展过程当中非常宝贵的知识资产，通过对这些档案进行有效整合，利用能够为员工培训、工作创新等工作带来可靠支持，特别是通过挖掘这些档案资料当中的文化内涵，能够促进当代优秀文化与价值观的传承发扬，更好地履行社会责任。

3、加强财务和文书档案信息化管理的措施

3.1 革新档案管理理念

财务和文书档案信息化管理的实现必须有先进的档案管理理念作为根本指导，提供行动的方向。单位领导人员应该建立对财务和文书档案信息化管理的战略意识，总的来说要深刻意识到实现对档案的信息化管理，有助于从整体上提高单位的竞争实力。对档案资源进行更加科学的配置，提高风险防范和应对能力，并将财务和文书档案信息化管理工作纳入单位的战略规划体系。这样才能够让档案信息化管理具备长效性和更加明确的方向，为后续的实施提供可靠保障。档案管理人员应该树立档案信息化管理的数字化意识，要从过去单一化的纸质档案管理工作当中解放出来，积极推动档案数字化形式改革，方便信息的保存和利用。同时档案管理人员还应该具备创新观念，只有把创新性的信息技术和财务与文书档案管理工作相结合，才能够在单位制定相关决策和推进有关战略工作的过程中提供支持。为了促进先进档案管理理念在实际工作当中的落实，单位管理人员可以运用多样化的宣传手段，促进信息化管理思想在单位当中的推广。为了让先进理念深入人心，单位可以通过组织专题讲座、加强会议宣传、榜样示范引导等多元化方法，让档案信息化管理思想融入财务和文书档案的现代化管理工作当中，改变落后的管理思想，提高各个方面的协调配合度。

3.2 注重基础设施建设

档案信息化管理对于基础设施的要求非常高，所以单位要做好财务和文书档案的信息化管理，需要加大基础设施建设力度，增加对资金和相关资源的支持。一是要积极建设网络基础设施，满足网络信息技术和档案管理工作结合的要求。在硬件设备的配置方面，单位需要引入性能优越的路由器、服务器、交换机，同时还需要配备高容量的存储设施，保证网络运行环境的稳定性以及高效性。高性能服务器具备良好的运算能力，可以满足长时间良性运转的要求。在软件系统的配置方面，应该对防火墙系统、网络节点控制、服务器数据管理等软件进行有效开发和引进，目的是通过完善软件系统来维护网络安全运行。二是要做好档案数字化设施配备。数字化设施当中非常重要的部分是数字化加工设备，比如扫描仪、转换器、相机等等，可以满足档案数字化转化工作的需要，把纸质档案转化成数字档案方便后续信息化管理。存储设备也是档案数字化设施当中需要重点关注的部分，不管是在线还是离线存储，都应该有相应的设备支持，满足各类档案的存储需要。三是要保证信息安全设施的完整配备。网络安全设备必不可少，这是基础设施建设当中的核心内容，是维护档案管理安全的可靠保障。单位可以积极配置高层次网络安全设备，比如防火墙、入侵监测系统等等，同时要注意备份和恢复系统的建设，做好定期数据备份，确保数据的恢复能力。财务和文书档案信息化管理对基础设施的要求越来越高，那么在设施建设和资源配置的过程中需要进行动态调整，始终考虑实际工作需要，定期进行优化更新。

3.3 引入先进信息技术

科技是第一生产力，科技的创新和普及应用带动了各行各业的发展。在档案管理领域，先进的信息技术引起了档案管理工作的变革，催生出档案信息化管理模式。在财务和文书档案信息化管理实践当中，单位需要注重先进信息技术方法的引进，进一步挖掘档案管理潜能，提高信息管理效率，保证档案的综合利用率。一是把科学高效的数字化处理软件应用到档案信息化管理当中。单位的财务和文书档案资源非常丰富，纸质档案的管理难度大，而且存在多样化的人为失误。进行信息化管理可以改变这样的情况，把海量的财务与文书档案转化成数字形式。这一过程当中需要引入有效的数字化处理软件，进行迅速扫描与智能化识别，满足自动化归类和处理的要求，让整体操作不再困难。二是构建统一综合的档案管理系统，把财务和文书档案整合到统一平台上实施管理。统一性的管理系统必须能够满足多样化的查询要求，比如输入关键词可以迅速查找定位，同时还需要具备权限管理功能，让信息使用者只能够查找到自己权限范围内的档案资源。三是有效引入云计算技术与大数据技术。云计算技术和档案信息化管理的结合能够进行档案信息的远程搜索以及远程共享。大数据技术的运用能够满足档案深度挖掘的需求，使得单位在制定战略计划以及决策时拥有更加精准的数据资料。四是对人工智能技术以及先进的机器学习技术进行开发利用。人工智能技术的使用可以让档案智能化搜索以及信息智能化推荐成为可能，提高档案信息资源的利用率。在机器学习技术的运用当中，可以对机器学习模型进行训练，便于自动化识别档案资源当中的关键要素。

3.4 健全档案管理制度

财务和文书档案信息化管理需要朝着规范化的方向发展，这就需要有完善的档案管理制度作为有效指导。单位现有的档案管理制度相对落后，对于档案信息化管理的内容涉及较少，无法为后续工作的开展提供制度规范。针对这样的情况，单位应该根据财务和文书档案信息化管理工作的需要进行档案管理制度的完善。在制度建设过程中，单位首先需要对财务和文书档案信息化管理制度建设框架进行确定。整个框架需要包含档案的数字化建设、储存、检索、安全、利用等诸多层面。各个层面都需要有明确的操作规范和责任主体，提高制度设计的可操作性。在制度执行阶段，单位需要把关注点放在监督以及考核工作的优化上，确保制度执行有效性，发挥制度在约束与管理方面的作用。在实际的监督工作当中，有必要成立专门的监督机构，并配备专业化的监督人员，负责定期对财务和文书档案信息化管理落实以及制度执行情况，展开检查和综合评估。在考核工作当中，有必要把财务和文书档案信息化管理纳入到绩效考核体系，对实际的工作执行效果实施量化考核，对工作人员的行为进行有效的约束以及激励。

3.5 做好档案安全管理

财务和文书档案信息化管理是在数字化和信息化环境之下进行的，而这样的环境是开放性的，如果没有做好安全管理工作，很容易出现安全风险，阻碍档案信息化管理进程，甚至给单位的稳定运行带来巨大打击。基于这样的情况，单位要做好财务和文书档案信息化管理，必须把安全管理工作落到实处。首先，单位需要着力构建安全管理制度，对档案信息化管理要把握的安全要求进行明确说明，在安全管理工作当中做好责任分工，确保安全操作流程规范。安全管理制度要涉及档案管理的各个环节，对各个工作环节进行严格的安全管控，同时指出违反安全制度的处罚方案，提高犯错成本。其次，单位应该把先进的安全管理技术手段引入财务和文书档案信息化管理体系。安全管理技术多种多样，数据加密技术的运用能够维护档案存储以及传递当中信息的安全；防火墙技术可以提高对外部攻击以及不良入侵的抵御能力。当然也可以和入侵监测系统协调配合，提高外部应对能力；访问控制技术可以对用户信息查询的权限进行控制，避免出现信息泄漏风险。最后，单位需要积极构建应急响应机制，提高对安全风险事故的应对能力。单位应该未雨绸缪，积极确定应急预案，定期组织开展应急演练，同时在日常工作当中就要准备好丰富的应急资源。这样如果出现了安全事故，也可以通过应急预案启动来及时处理，最大化减少风险和损失。

3.6 培养优秀管理人才

财务和文书档案信息化管理工作具备先进性和复杂性，对档案管理人员提出了更高的要求，需要档案管理者与时俱进，不断更新知识体系，学习先进的档案管理方法，从而提高工作胜任能力。单位为了培养更多优秀的档案信息化管理人才，为单位的可持续性发展注入人才活力，就必须建立一个完备的教育培训系统。在教育培训工作当中，首先需要对培训课程进行综合建设，既要重视理论课程安排，又要加强实践课程设置，注重理论和实践的结合，比如与档案信息化管理相关的法律法规、信息安全、信息技术等课程内容。行业专家承担授课任务，引入行业领域的最新学习资源和多样化的学习工具，满足人才专业化发展的要求，培训课程。单位应该把实践平台建设作为重要内容，为档案管理人员提供实践机会，鼓励他们参与到档案数字化建设项目当中，投身于先进档案管理系统的维护与开发工作，提高实操效果。在完成培训工作之后，需要进行综合考核，只有考核合格之后才能上岗，同时还把培训和晋升、薪资水平相联系，对他们起到激励作用。

4、结语

单位的改革发展必须与时俱进，跟上时代创新的步伐，积极吸收时代变革背景之下产生的先进技术与方法，从而与时代接轨，提升工作效能。单位的财务和文书档案是档案管理工作的重点，必须跟上信息化时代的发展趋势，积极变革落后的工作方法，把现代信息技术手段巧妙融合到财务和文书档案的信息化管理工作当中，运用更加高效的工作方式提高工作效率，减少对人力的依赖，促进财务和文书档案的开发利用。加强财务和文书档案信息化管理是一项系统工程，需要正确把握财务信息化管理的特征，认清信息化管理的重要价值，在此基础之上，根据单位改革建设的需要提出强化信息化档案管理的策略非常关键。

参考文献：

[1]徐敏.机关事业单位财务档案信息化管理的问题及策略[J].冶金管理,2023,(7):104-106.

[2]王丽娟.关于财务档案信息化建设的思考[J].兰台内外,2020,(10):17-18.

[3]麦小兰.大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设探究[J].城建档案,2019,(02):31-32.

[4]丁波.事业单位财务档案管理信息化及发展趋势研究[J].兰台内外,2021,(28):3.

[5]任沁.基于文档一体化的文书档案信息化管理策略[J].兰台世界,2022,(08):63-67.