摘要：随着信息技术的迅猛发展，档案管理由传统纸质形态向数字化转型已成为不可逆转的趋势。数字化档案信息在提高存储效率、检索便捷性及共享能力的同时，也对信息安全提出了更高要求。尤其在云计算、大数据、人工智能等技术广泛应用的背景下，档案数据面临的安全威胁愈发复杂。本文以档案信息数字化管理中的安全保障为核心，从人员素养与制度规范两大维度出发，系统分析当前数字档案管理过程中存在的安全风险与制度缺陷，探讨提升从业人员信息素养的必要性，并提出构建完善的制度规范体系的实践路径，旨在为提升数字档案管理的整体安全水平提供理论支持与实践依据。

关键词：档案数字化；信息安全；人员素养；制度规范；管理机制

引言

当前社会正处于数字化浪潮的深度推进阶段，信息资源已成为组织管理与社会治理的重要资产。在此背景下，档案信息的数字化管理不仅提高了行政效率与资源共享水平，也拓宽了信息利用的边界。然而，数字化进程中的安全问题日益突出。档案数据一旦泄露、篡改或丢失，可能对组织声誉、法律责任及社会信任造成严重影响。传统档案管理强调实物保护，而数字档案的安全管理则更依赖于技术防护与管理制度的协同。人员在管理过程中的行为、素养直接影响安全成效，而制度规范的缺失或形同虚设则会使风险难以防控。基于此，本文将围绕“人员素养”与“制度规范”两个维度，深入探讨如何构建安全可控的数字档案管理体系。

一、档案信息数字化背景下的安全管理现状分析

1.1数字档案管理的快速发展趋势

近年来，国家政策不断推动电子政务、数字政府建设，使得机关单位与企事业组织加速档案信息的数字化。大量传统纸质档案通过扫描、转录等手段转换为电子档案，配合数据库与信息系统实现了高效管理。这一转型大幅提升了档案调阅、归档、查询等工作的效率。同时，分布式存储、云平台部署等新兴技术手段的引入，为档案管理提供了灵活支持。然而，与数字化速度相对应的安全保障能力却未能同步增强。一些单位在推进数字化过程中忽视了对数据生命周期的整体管控，造成信息安全漏洞频发。

1.2数字档案安全风险的主要表现

数字档案安全风险主要包括数据丢失、信息泄露、非法篡改及系统入侵等。一方面，黑客攻击、恶意软件、操作失误等外部或内部因素可能导致档案信息毁损或外泄；另一方面，技术运维人员权限管理不严、访问控制体系薄弱，也使得非授权操作行为时有发生。此外，部分单位在数字化转型中存在重技术、轻管理的现象，忽略了制度建设与人员培训，导致安全管理机制不健全，无法有效应对突发情况。

1.3现有制度与人员管理的短板

当前档案管理制度仍以传统纸质管理模式为主，难以完全适应数字化管理需求。多数单位未建立针对数字档案的分级分类制度，缺乏明确的访问权限划分与操作审计机制。同时，从业人员的数字信息素养普遍不足，对安全防范意识淡薄，操作流程不规范，甚至存在将敏感文件传输至个人设备等行为，埋下安全隐患。制度规范与人员素质的双重缺口成为档案信息安全的核心短板。

二、档案管理人员素养对安全保障的影响机制

2.1数字信息素养的内涵与构成

档案管理人员的信息素养应涵盖基本信息技术能力、安全防护知识、法规意识与职业操守等多个方面。面对不断演进的安全威胁，从业者不仅要掌握信息系统操作技能，更需了解数据加密、权限控制、风险识别等技术原理。此外，熟悉《网络安全法》《档案法》《数据安全法》等相关法律法规，是实现合规操作的前提。职业操守方面，要求管理人员具备高度的责任感与保密意识，严守岗位职责。

2.2素养不足导致的安全漏洞实例

在实际工作中，因人员操作不当导致的安全事故屡见不鲜。例如，某单位档案管理员因未设置复杂密码，致使外部攻击者轻易入侵系统，获取敏感数据；又如，部分工作人员将工作资料通过个人社交软件传输，导致信息外泄事件发生。这些问题的本质在于缺乏基本的安全防范意识与操作规范，说明人员素养直接关系到档案安全防线的牢固程度。

三、制度规范在数字档案安全管理中的基础性作用

3.1制度建设的规范性与适应性问题

一个科学、系统、可执行的制度体系是保障档案信息安全的制度基础。当前许多单位的制度仍以纸质档案为对象，内容更新滞后，缺乏对数字化特征的针对性应对。例如，在数据备份机制、系统访问控制、终端设备管理等方面规定模糊，难以落实执行。此外，部分单位制度制定形式化、流于纸面，缺乏动态评估与监督机制，无法有效适应技术环境与业务流程的变化。

3.2制度执行力不足的表现与原因分析

即使有制度存在，若缺乏有效的执行机制，其保障作用也将大打折扣。一方面，部分管理层对信息安全重要性认识不足，导致监督考核流于形式；另一方面，制度与实际操作流程脱节，使执行者无所适从。此外，制度执行缺乏技术支撑，如权限控制系统、日志审计系统等辅助工具配置不足，也会削弱制度落实的刚性。

3.3规范制度体系的构建路径

要构建高效的制度体系，需从制度内容、执行机制与技术手段三方面发力。首先，制度内容要结合数字档案管理特点，涵盖数据存储、访问权限、操作日志、灾备机制等各环节；其次，建立执行监督机制，通过定期审计、违规追责、动态更新等方式提高制度执行力；最后，引入技术工具辅助制度执行，如基于角色的权限管理系统、实时风险预警系统等，确保制度落实有据可依、有迹可循。

四、提升人员素养与制度规范的协同机制构建

4.1教育培训体系的完善与常态化

提升档案管理人员的信息素养，首先必须建立科学、系统、分级分类的教育培训体系。针对不同岗位、不同职责的人员，应制定有针对性的培训内容。管理层需重点培养其战略视野、政策理解力以及对数据安全战略部署的综合把控能力，使其能够从组织全局出发规划安全管理制度。而一线档案工作人员则更应聚焦于具体操作技能、安全流程执行与应急处置能力的培训，确保在实际工作中准确识别风险并及时应对。

在培训方式上，应积极运用线上平台、虚拟仿真环境、案例演练等多元化手段，提高培训的趣味性与实践性。例如，通过模拟信息泄露场景进行应急演练，可有效检验和提升应对实战的能力；通过分析典型安全事故案例，可以让受训者深入理解违规行为背后的成因与后果，增强警示作用。

4.2激励与约束并重的管理机制设计

单纯依靠教育培训难以完全改变从业者的行为模式，必须辅以激励与约束并重的管理机制，才能真正推动人员素养转化为规范行为。激励方面，单位应建立以信息安全为核心指标的评优评先体系，如设立“档案安全先锋奖”“最佳操作规范奖”等荣誉，定期表彰在安全管理中表现突出的员工。这种正向激励不仅能够增强个人成就感，还能在团队中形成积极的示范效应。

同时，可借助“红黑榜”制度对员工的安全行为进行公开评价。将安全行为良好者列入“红榜”并予以表彰，对发生违规操作或存在安全隐患者列入“黑榜”并要求限期整改。此举有助于增强员工对安全行为的重视程度，形成“以安全为荣，以违规为耻”的工作氛围。

五、结语

随着档案信息管理进入数字化新阶段，安全保障成为其可持续发展的关键命题。本文从人员素养与制度规范两大视角，分析了当前档案数字化管理中存在的风险因素及根源，明确指出：人员是执行者、制度是保障，两者协同发展才能构建坚实的安全防线。提升档案管理人员的信息素养，是应对安全挑战的第一步；而建立动态、科学、可操作的制度体系，则是实现规范化管理的根本路径。未来，应以“人”与“制”为双轴心，加强科技融合、管理创新与风险评估，推动档案管理安全保障体系不断优化与完善，切实服务于国家治理体系与治理能力现代化。

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