摘 要：高校招生档案作为高校招生工作的直接载体，系统承载招生政策执行、考生信息审核、录取流程监管等核心信息，是高校教育管理体系中具有基础性与保障性的核心构成要素。研究以高校招生档案的规范化管理展开研究，对招生档案管理的重要性进行分析后，认为高校招生档案是招生工作查考的依据、存档凭据的有效证明、招生工作科学研究的基础、招生宣传材料的储备需要。进而分析了招生档案管理中存在的问题，发现主要存在专业人员匮乏，综合素质亟待提高；档案意识不强，档案利用率低；管理制度不健全，管理手段较单一；档案硬件投入不足，经费资金紧缺。进而提出加强招生档案的规范化管理，通过强化队伍建设，提升工作人员专业素养；增强档案意识，提升档案利用效率；规范收集流程，保障档案完整性；完善制度建设，强化管理规范性；推进技术赋能，实现管理现代化；加大经费投入，完善硬件设施，旨在为广大学者提供参考帮助及建议。

关键词：高校招生档案；档案规范化；规范化管理；管理措施

引 言：高等教育办学迅猛发展及高考改革深入，高校招办工作管理要求完整性、规范性、法律化程度不断加强，高校招生档案综合使用效益愈发明 档案包括从招生计划的拟定、咨询、考生报考到录取审批等各个阶段的资料，是招生工作有效 亦是高校招 制度完善、人才培养质量提高等方面的数据依据[1]。诚然，目前高校招生 问题，造成招生档案管理存在不规范、利用效率低下现象。为解决新形势下档案管理的重点、 难点问题， 推动高校招生工作科学化、标准化，研究以高校招生档案的规范化管理进行分析，旨在为广大学者提供参考帮助及建议。

一、招生档案管理的重要性

招生档案是指在高校招生工作中形成的具有保密价值的文件汇编、招生计划、数值参数、报表图册、电子文档、音像制品等材料。招生档案是招生工作的真实记录，是录取结果的重要依据，也是存档凭据的有效证明。但在实际工作中，高校招生档案管理还存在着“重保密，轻利用”或“重利用，轻保密”两种极端现象，影响了档案管理工作的正常进行，正确处理好档案的保密和利用关系，在充分保密的基础上做到有效利用，是高校招生事业健康发展、招生工作顺利推进的必然要求[2]。招生档案作为高校招生工作“原始记录载体”，其管理质量直接关乎招生工作规范性、公信力及高校教育事业的长远发展，具体核心价值体现在以下四个维度：

（一）招生工作查考的依据

招生环节众多，涉及人员众多，且受国家、省（自治区、直辖市）级相关政策、法规制约，任何一个环节出现问题，都有可能会引发政策性的纠纷。招生档案中的招生计划文本、招生政策文本、考生报名数据、考生资格初审记录、招生录取会议记录等原始档案记录可再现招生整个过程的轨迹，出现问题考生报考资格和招生录取结果时，招生档案就是最原始最真实的查考依据，可凭借档案中原始材料划分责任、查清事实，确保招生工作的公平和公开性。

（二）存档凭据的有效证明

招生档案不仅系统记录考生的基础个人信息，更包含考生成绩证明、体检报告、志愿填报信息、录取通知书存根等关键凭证，此类材料是考生入学资格认定、学籍注册的法定依据。对高校而言，招生档案是确认学生身份合法性、保障生源质量的基础载体；对考生而言，招生档案是其升学经历的权威证明，在后续学历认证、就业政审、考研深造等环节具有不可替代的法律效力[3]。

（三）招生工作科学研究的基础

提高招生工作，需要对学校历史数据进行科学分析，并通过规律探索数据规律，而档案资料是具有这类数据的历史累积。其中，当年招生计划完成率，当年招生生源地域分布特点，招生考试成绩分布特点，报考专业热度变化趋势等内容，档案中蕴含相关一手资料。

（四）招生宣传材料的储备需要

招生宣传作为高等院校做好招生工作的有效途径，高等院校保存的历年招生宣传资料、典型优生事例、各专业招生宣传册、招生宣传片、招生简报等材料都是高校搞好招生宣传工作的资源积累[4]。

二、招生档案管理中存在的问题

目前，招生档案管理中仍存在诸多问题亟待解决，具体问题表现如下：

一是专业人员匮乏，综合素质亟待提高。目前，高校绝大多数招生档案工作交由招生办公室行政干部兼职，缺少专业档案人员，兼职人员因缺乏档案收集、档案分类、档案整理、档案归档等知识，导致高校的招生档案工作具有很大的盲目性。二是档案意识不强，档案利用率低。高校和相关领导以及工作人员存在轻视招生档案管理工作的理念，过于看重招生中招生计划完成程度、录取工作时效等指标，导致档案利用效率较低。三是管理制度不健全，管理手段较单一。完善规章制度作为规范招生档案管理工作的重要基础，诚然，目前高校招生档案管理规章制度存在较大的漏洞的问题。如规章制度过于简单，缺乏档案收集对象与要求、档案整理方式与步骤、档案保管、查阅、销毁归档人员等相关规定，工作推进无法形成依据；另一方面，高校尚未实现档案网络化存储、档案管理智能化及网络化的资源共享，导致管理技术较为单一、落后。四是档案硬件投入不足，经费资金紧缺。招生档案管理工作需要一定的硬件设施与经费支持作为前提，但当下部分高校并未对此加大投入力度，以至于在招生档案保管场所中，有少数高校并未设立招生档案管理专门保管场所，档案与其他档案类办公用品混放存放，导致档案安全性无法得到保障[5]。

三、加强招生档案的规范化管理

（一）强化队伍建设，提升工作人员专业素养

建设一支专业化的招生档案管理队伍， 强化人员素质及提升业务能力是加强招生档案规范化管理的重要途径。高校应该选拔专业化招生档案管 兼职” 的 开招聘人员、调剂内部人力资源，挑选有一定档案学专业背景、 用能力的专业型专职招生档案管理人才，在高校组织核定其招 存、利用等操作的岗位职责与工作权限，推动档案管理工作步入常态化、专业化管理轨道，避免兼职管理出现精力被分散以及权力在施加者和执行者手中时存在责任模糊、缺失导致出现工作疏漏等问题。

（二）增强档案意识，提升档案利用效率

针对高校招生档案管理存在模糊认识等问题，招生部门可会同学校档案馆，形成制度化的宣传引领工作模式。校领导应认识档案管理工作的重要意义，争取档案建设经费；印发相关政策指导手册，开展相关档案负面案例分析会，组织部门人员学习了解招生档案的编制管理规范，宣传开展相关档案管理和利用需要遵循的法规政策，明晰管理过程中的高风险点，如近年来查处的有关学历造假的违规调查，说明完整档案的必备；开展相关工作成果、经验分享会，通过专题总结会总结典型招生案例，宣传招生档案工作的典型做法，向广大师生展示一些招生档案真实工作场景等。完善档案信息服务，为提升档案利用效率工作创造良好环境：实现档案检索、查索的信息化、智能化，形成相应的检索、查索相关档案的系统；简化档案借阅流程，对档案提供者出具的高校相关招生档案为校内教学科研提供支持需要，在安全可控的前提下，提升档案信息服务保障水平，将招生电子档案放在校内共享云服务器，在保持档案信息安全的基础上，向教务处、学生处、就业指导中心等其他部门开放档案数据接口，支持具体工作的数据复用。

（三）规范收集流程，保障档案完整性

招生档案完整性、时效性直接影响档案价值，因此档案材料的收集、归档应建立完善规范收集制度。一方面，高校应根据《高等学校档案实体分类法》结合本校招生种类（普通高考、研究生招生、特殊类型招生、留学生招生等）的特点，制定《招生档案收集范围与质量标准》，明确将招生计划批复文件、政策执行细则、招生宣传材料备案、考生报名信息表、考生报考资格审核材料（含佐证材料）、录取成绩复核材料、志愿确认表、录取审批表、录取通知书存根及邮寄材料、招生争议处理材料等所有与招生工作有关的纸介质材料或电子文件应全部收集归档，以免出现档案遗漏现象；严格规范招生档案材料收集流程，建立“谁经办、谁负责”档案收集机制，明确各环节工作人员将材料形成后 3 天内完成初步整理并将材料上交档案管理部门要求时间，确保档案材料不上报不积压、不遗漏；另一方面，档案管理部门要建立“双人审核”机制，对归入档案的材料进行严格审核，严把材料的真实性、完整性及规范性，对不规范材料及时下发整改通知书，退回材料由材料形成单位进行完善后再归入档案管理。同时，对于招生工作形成大量电子文件，应出台专门《电子招生档案管理规范》对电子文件的采集规则（格式如 PDF/A）、存储要求、元数据规则等提出要求，配备电子档案管理设备，确保电子档案的安全、有效和长期可读。

（四）完善制度建设，强化管理规范性

健全规章制度作为做好招生档案管理规范化工作的关键，应形成“国家法规+行业标准+本校细则”的三级制度体系。高校要认真执行《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法》等法律和行业标准，结合高校招生工作的实际和管理需要，对原来《招生档案管理细则》进行修订完善，明确档案材料收集、档案材料种类、材料编码规范性。此外，学校应不断完善有关制度执行监督考核机制，由学校档案馆负责牵头组织，联合纪委监察处、教务处等部门组成督导检查组，对高校招生档案管理工作开展专项检查，重点监督检查招生档案管理规章制度，确保档案质量合规。此外，对有存期期限的档案能否及时按期归档和达到销毁条件的档案能否履行批准手续等方面工作进行重点检查，将检查结果以书面报告的形式及时通报全校各相关单位。将检查结果与招生职能部门年终考核、涉及工作岗位绩效考评直接联系起来，对严格执行制度、档案管理规范的部门和相关人员进行表彰，对违反制度、发生档案管理乱象的严格依规依法处理，维护制度刚性。同时，随着招生制度改革深化、档案管理技术进步，需建立制度滚动修编机制，每年结合工作实际变化对《实施细则》进行评价修订，保证制度跟进实际需求。

（五）推进技术赋能，实现管理现代化

深化应用现代信息技术，推动招生档案管理工作实现现代管理是提高档案管理水平和质量的要求，也是摆脱传统档案管理模式弊端的主要解决途径。随着高等教育信息化进程的加快，高校需把建设现代电子化招生档案纳入学校的信息化建设之中，加大投入，引进电子档案符合《电子档案管理基本术语》规范要求的电子档案管理系统，建立起“电子化档案+实体档案”的“纸电结合”的全过程、全业务电子化管理模式。一方面，在档案的收集阶段，通过利用高速档案扫描仪，把实体档案变成规范化的电子档案，再运用 OCR 技术对电子档案的文本类信息进行采集、录入，从而使电子档案与实体档案保持相对应；在储存方面，可通过构建“本地终端服务器+云端”的双安全储存模式，采取加密存储模式来实现档案存储的保密性以及异地容灾备份；在档案管理过程中，通过管理系统的分类编码、检索、权限设置等相关信息，方便了档案管理人员对电子档案的快速定位、精确检索，实现了档案的科学化管理；在数据挖掘方面，通过对招生档案实体生成的生源数据、录取数据的统计、分类、整合，运用现代数据统计进行数据分析和挖掘，建立相关模型，如生源质量分析模型、专业报考热度预测模型等，为招生工作的不断改善提供个性化的数据支撑；在档案使用方面，通过校园网络共享平台等方式，建立起电子档案安全可控的档案共享数据库，在设置严格的权限限制及相关保密措施的前提下，在学校相关职能部门内部，实现档案信息高效便捷共享，提升了档案利用效率。此外，强化档案信息安全保护，建立健全数据加密、分级授权访问、操作记录、安全审计等多道保护，定期进行信息安全风险评估及漏洞排查，强化职工的信息安全教育培训，有力防止档案信息泄密、篡改、损坏、丢失，确保档案信息安全及完整性。

（六）加大经费投入，完善硬件设施

经费保障和硬件设施配备是落实好招生档案规范管理的基础和前提。高校应以“档案也是国有资产”为理念，将招生档案管理经费列入高校年度经费预算中，并形成经费动态增长机制，确保经费保障可满足档案库房建设、硬件设备采购及软件设备开发、维护、耗材购置及订购、人员培训、档案数字化建设工作所需资金。在硬件设施配备方面，一是建设符合《档案馆建筑设计规范》的招生档案库房，并根据招生档案数量做好库房的面积准备，配备专业的档案防潮防热恒温恒湿设备、防火报警系统、防盗监控系统、防虫鼠害杀虫鼠设施、空气净化等设备，为档案安全稳定地长久保管创造物理环境条件；二是配备招生档案整理台、高速扫描仪、高速打印机、服务器、移动存储设备、档案密集柜等档案管理专门设备，为档案的整理、数字化处理、档案安全存储等提供硬件支撑；三是配备档案整理装订和保护相关的专门设备、材料、耗材，如无酸档案盒、防潮纸、专用装订刀、装订线等，提升档案的物理安全保障条件。同时，建立经费开支的精细化管理，招生部门和档案馆（室）共同做好经费的申报、使用，将每一份经费用于招生档案管理的重点环节和重要项目上。学校财务机构以及审计机构要对经费的使用进行监督，确保经费可以有效、合理地使用，为学校做好招生工作档案管理的长期可持续发展提供必要的物质基础。

四 结束语

综上所述，高校招生档案管理的规范化是做好高校招生工作公平公正、维护招生工作秩序和招生工作质量、促进高校教育事业健康发展的重要基础工作，高校招生档案管理的质量决定了招生工作的程序性、人才选拔工作的科学性与高校的公信力。现阶段，高校招生档案管理在高等教育改革发展和信息化建设背景下存在专业人才不足、档案意识不强、制度不完善、技术手段落后、经费保障不力等突出问题，这些问题是相互关联的，影响着档案价值的实现。高校需进一步形成重视意识，摒弃“重业务，轻档案”的观念，把招生档案管理作为学校教育管理的重要环节，从专业人才、档案意识、招生制度、信息技术、经费保障等角度着手，采取务实的、针对性强的、系统的方法，建立“专业人才支撑、制度规范、技术助推、经费支持”的科学合理、方便快捷的规范性的、高科技的档案管理招生工作体系，只有实现了招生档案管理的规范化，不仅使招生档案的查考、证明、科研、宣传储备等价值得以充分地发挥，更能为高校招生制度的深入改革、人才培养质量、教育管理水平的不断提升提供帮助。

参考文献：

[1]程义江. 招生档案信息化建设与实施探析[J].兰台内外，2024，（04）：34-36.

[2]郁冬. 浅析挖掘高等职业院校档案资源服务学校管理工作问题；以天津生物工程职业技术学院招生档案为例[J].办公室业务，2023，（22）：164-166.

[3]赖荣. 新时代省级教育考试招生机构档案管理[J].办公室业务，2022，（17）：147-149.

[4]郁冬. 提高院校招生档案资料利用效率的思考[J].办公室业务，2019，（23）：144-14

[5]郁冬. 高校招生工作中的档案管理探索[J].传播力研究，2019，3（26）：291-292.

作者简介：杨小飞（1983.4—）男，汉族，河南南乐人，大学本科，档案馆员，研究方向为高校学生招生就业档案管理研究。