摘要：在信息时代背景下，事业单位人事档案管理工作为了解决传统工作模式响应滞后、协同不足以及碎片化等问题，需要积极寻求突破以实现高质量创新发展。文章以全生命周期为指引，结合其动态性与协同性特征，对事业单位人事档案管理流程进行重构设计，提出档案形成期、维护期、利用期以及销毁期的全流程设计，并提出协同创新保障路径，旨在为事业单位满足新时期人事档案管理创新要求提供参考借鉴。

关键词：全生命周期；事业单位；人事档案管理；流程重构；协同创新

一、全生命周期给视野单位人事档案管理工作带来的积极影响

全生命周期理论有着系统性、动态性以及协同性这样的核心特点，它给事业单位人事档案管理带来了从“单一环节”迈向“全流程闭环”升级的理论框架，其产生的积极作用主要集中在管理效能、服务价值以及风险防控三个方面。全生命周期可以促使事业单位人事档案管理流程展开系统化的重新构建，以此来提高档案在整个流程当中的效率。在传统的管理模式里面，档案的收集环节、整理环节、保管环节以及利用环节往往因为部门分工方面的割裂情况而出现“信息孤岛”，然而全生命周期理论着重指出要以档案的“生命轨迹”当作主线，借助标准化流程的设计方式去打破部门之间存在的壁垒 ^[1]∘ 。全生命周期管理规定档案数据需要随着员工的职业生涯持续动态更新，并且依靠技术赋能来挖掘其中潜在的价值，这样的创新规定能够强化档案数据的动态利用，让服务价值得以释放。就好比说，运用区块链技术针对档案材料开展存证工作，能够保证信息不会被篡改，从而为职称评审、干部选拔等工作提供可靠的依据。构建起风险防控的闭环，以此来保障档案的合规性。全生命周期管理在档案销毁环节、权限管理环节等存在较高风险的环节当中嵌入合规性审查节点，进而形成“事前预防 - 事中监控 -事后追溯”的风险防控体系。

二、全生命周期视阈下事业单位人事档案管理流程重构设计

（一）全过程阶段流程优化

在全生命周期管理理念的引领之下，事业单位能够把人事档案管理流程重新构建成为一个包含档案“形成——维护——利用——销毁”各个环节的动态闭环体系。档案的形成阶段是数据准确性的重要源头，在传统模式当中，材料提交往往依靠人工来核对，常常会因为标准不够清晰明确而导致出现信息缺失或者格式混乱的情况。人事档案管理流程重构需把“标准化清单”当作核心要点，将入职登记表、学历证书、考核材料等各种各样的常规档案依据员工类型（比如新入职员工、调入员工、晋升员工）来进行分类，清晰地明确每类材料的格式方面的要求、必须填写的项目以及提交的时间限制，进而形成一个可以量化的“档案材料模板库”。并配套开发“线上预审系统”，以此达成材料提交和审核环节的数字化闭环效果。员工能够借助单位内部的平台上传电子版的材料，系统会自动依照清单要求来进行比对，对于存在缺失项或者格式错误的地方会实时给出提示；档案管理人员则可以通过预审界面批量地进行审核工作，对于符合要求的材料能够一键完成归档操作，而对于需要补充的内容则可以直接标注出修改的意见并且将其退回。在档案的维护阶段，应对诸如员工职务发生变动、考核结果需要更新这类出现频率比较高的场景，流程重构需建立起“动态更新机制”，把档案维护和业务系统（例如 OA 办公系统、考核管理系统）紧密地集成到一起，当员工出现职务调整、奖惩记录等相关事件的时候，业务系统会自动触发档案更新的流程，相关的材料经过部门负责人的线上确认之后，会同步推送到档案系统当中。为了处理档案更新过程中存在的篡改风险问题，需积极引入区块链存证技术，对每一次更新的操作都进行加密存证处理。在档案的利用阶段，需要在信息公开和隐私保护这两者之间找到平衡点，流程重构方案应实行“分级权限管理”，依据档案内容的敏感程度（像个人身份信息、考核结果、党团资料等）将其划分成公开、内部、机密三个等级，并且相应地设置不一样的访问权限，权限的分配是通过单位数字身份系统和档案系统相互联动的方式来实现的，以此确保操作会有痕迹留存、能够追溯。而且还应积极地引入智能检索工具，以此来提升查档的工作效率 [2]。档案的销毁阶段属于风险防控的最后一道关卡，流程重构需制定“合规销毁流程”方案，明确指出销毁的条件、审批的层级以及执行的方式。系统内设有销毁清单自动比对的功能，对于那些没有达到保管期限或者涉及未结案件的档案，会自动拦截其销毁申请，从而防止出现人为方面的疏漏情况。对于电子档案长期保存的需求，采用的是“分布式存储加上定期迁移”的方案。

（二）协同创新流程机制

全生命周期管理理论着重于运用系统性思维来对档案整个流程加以整合。事业单位若想推动人事档案管理方面的协同创新，就得突破部门所存在的壁垒，达成资源的高效配置，从内部协同以及外部协同这两个层面去开展工作，对协同流程机制展开梳理与重新构建。在内部协同这个层面上，事业单位的人事档案管理应当组建起“人事 - 业务 -IT”

联合工作组，工作组把档案全生命周期的各个阶段当作节点，制定出跨部门协作的相关规范：在档案形成期间，业务部门需要在员工入职、职务发生变动等这些关键节点同步提交材料清单，人事部门依照标准进行审核之后，由 IT 部门来配置系统权限并且完成电子化归档操作；在维护阶段，业务系统（比如考核管理系统、培训平台）和档案系统借助API 接口实现实时对接，当员工考核结果出现更新情况时，系统会自动触发档案补充流程，IT 部门负责数据的加密传输事宜，人事部门最终完成核验并入库；在利用阶段，针对跨部门查档的需求，工作组一起设计分级检索权限。

（三）协同创新保障路径

事业单位要让全生命周期视野下人事档案管理重构后的协同工作流程能顺利开展，得从技术和制度层面加大变革力度，以此给流程有序落实提供协同创新方面的保障。就技术支撑来讲，事业单位可以加大投资，积极引入全流程数字化工作链，推动人事档案管理信息平台集成OCR 识别以及 AI 分类，达成材料智能处理的目的 θ₀^[3] 。并且运用区块链存证技术来保证数据全流程可追溯，还积极开发“人事档案通”移动APP，允许员工借助手机端上传补充材料（比如继续教育证书）、申请查档，管理人员能够实时审批并反馈结果，拓展服务场景。在制度支撑方面，事业单位需要修订《人事档案管理办法》，明确全生命周期责任。新办法以档案阶段作为线索，细化各个环节的责任主体：形成期由业务部门负责材料的真实性，人事部门负责完整性审核；维护期由系统自动触发更新提醒，部门负责人承担数据确认的责任；销毁期需要经过档案部门、纪检部门联合审批。

结语：

总而言之，信息时代的到来给事业单位人事档案管理工作提出了诸多创新要求。为了迎合时代发展需求，事业单位需积极引入新的工作思想，结合全生命周期管理理论内容，对传统人事档案管理流程进行梳理和重构，结合数字化工具进行协同创新。事业单位为了提升流程重构和协同创新的落地成效，需加大技术方面的投资力度，积极创新协同管理制度，为事业单位人事档案管理的信息化高质量发展奠定坚实的基础。

参考文献：

[1] 宋宁 . 新时期事业单位人事档案管理水平提升策略研究 [J]. 办公室业务，2025（18）：75-77.

[2] 赵琳 . 事业单位人事档案管理体系优化与创新机制研究 [J]. 兰台内外，2025（25）：35-37.

[3] 孙尚崑 . 新时代做好人事档案管理工作的几点思考 [J]. 黑龙江档案，2025（04）：215-217.