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摘  要：随着信息化数字化技术在各领域的广泛运用，企事业单位高质量发展步伐加快，对档案管理质效和档案管理人员综合素养都提出了新的要求。本文以南京体育产业集团档案管理为例，通过调研，阐述企事业单位档案管理人员现状，分析档案管理人员当前面临的新形势，总结在信息化背景下对企事业单位档案管理人员素养的要求，并提出相关建议。

关键词：企事业单位；档案管理；信息化；档案管理人员；素养

档案是企事业单位在各项工作活动中直接形成并具有保存查考价值，反映单位存续期间各时期建设、经营和管理等方面历史面貌的文件材料，是单位开展业务和管理工作的原始记录，是发展和生产经营活动的重要历史见证。以南京体育产业集团档案管理实践为例，南京体育产业集团是经南京市委市政府批准，于2015年4月正式挂牌成立的全国首家市属体育集团和全市唯一国有经营性体育资产运营主体，肩负“利用放大青奥品牌、盘活公共体育资源、创新发展体育产业”三项任务，设立培育所属全资及控股、参股二级子企业9家，三级子企业4家。2021年，南京体育产业集团入选国家体育产业示范单位，多个子企业获国家高新技术企业和“江苏省体育产业示范基地”称号。近期，在迎南京市档案局档案馆关于2023年档案工作综合检查评价中，结果等次优秀，并确定为“江苏省示范档案室”称号。同时，随着信息化数字化发展进程和单位高质量发展要求，南京体育产业集团通过开展调研、创建并升级综合档案系统，不断完善档案信息化建设并受到档案主管部门好评和推广。

近年来，随着企事业单位高质量发展步伐加快，档案管理工作越来越受到单位领导的重视，同时也对档案管理人员的政治素养、专业能力和管理水平提出了更高要求。在信息化数字化时代背景下，档案管理人员更加需要树立牢固的档案管理意识，不断与时俱进，提升信息化管理水平和档案信息化管理工作质效，助力企事业单位实现长足发展。

文章以南京体育产业集团档案管理为例，借助《江苏省档案局、档案馆关于2023年机关团体企事业单位档案工作检查评价》契机，通过调研，阐述企事业单位档案管理人员现状，分析档案管理人员当前面临的新形势，总结在信息化背景下对企事业单位档案管理人员素养的要求，并提出相关建议。

一、当前企事业单位档案管理人员工作现状

（一）对归档材料应收尽收要求落实还不够

借助《江苏省档案局、档案馆关于2023年机关团体企事业单位档案工作检查评价》契机，通过调研发现，企事业单位部分档案管理人员对归档材料的主动收集意识还不强，大多满足于各部门、处室移交什么，档案员就收集什么，导致部分有价值的档案并没有做到应收尽收，会直接影响单位档案管理的质量和效果。主要表现在如下几个方面：一是档案门类收集不全。档案管理人员一般较注重文书档案的收集，对照片、录音、录像、实物及科技等其他门类文件材料收集较少；二是文件材料完整性缺失，如个别文件存在正文后缺失附件，有请示无批复或请示批复归档不规范等现象；三是档案质量把关不严，如存在复印件和原件混杂，纸质件和电子件不一致，归档章不符合要求，用笔不规范等等现象，对企事业单位档案进馆及实际利用效果造成一定程度影响。

（二）对档案管理专业技能储备有限

档案管理是一项需要从收集、整理、归档、移交、鉴定、保管、统计、利用、编研等专业技能的工作，据了解，目前大多数单位档案管理人员身兼数职，专业技能尤其是数字化管理经验有限。在档案管理上真正投入的时间、精力和专业知识储备还不够，个别单位档案管理人员上岗前仅经过简单临时培训，缺乏对档案各环节流程的系统认知和了解。在实际的档案管理工作中对收集到的文件材料做简单的处理，与单位档案管理要求和相关规章制度存在较大差距，档案管理质量就无法得到有效保障，单位的档案将可能处于混乱无序之中。

（三）在档案管理过程中优化创新方法不多

目前，企事业单位档案管理工作与其他工作相比，仍处于传统人工操作阶段，因相关档案内部保密的特性，可创造和发挥的空间有限。据调研，大多数单位档案管理人员习惯于传统的档案管理方式，在档案管理如何优化创新、是否能用信息化数字化手段来改进的尝试和经验上显得不足。一些单位档案管理人员通过调研学习，逐步建立了档案管理系统，但在系统操作使用、功能优化、个性化设置、及时更新升级等方面亦显得滞后。长期以来，档案管理人员的传统管理方式导致档案整理工作耗时长、工作量大、易出错等问题依然存在，自动化、标准化、规范化档案全生命周期管理进程和单位档案管理与数据互联互通进度仍不到位。

二、信息化背景下档案管理人员面临新挑战

信息化背景下，企事业单位对档案工作管理创新和高质量发展均提出了新的要求。对信息技术应用程度不高，仅进行简单记录和资料整理的单位，显然不足以满足档案管理高质量发展要求。信息技术的运用，改变了企事业单位传统的档案管理方式，给档案管理工作带来便捷的同时，也将考验单位档案管理人员计算机操作和信息化水平以及结合工作实际即时发现、解决档案管理和档案系统中出现问题，并及时修正、升级的能力。此外，办公系统与档案系统的互联，自然出现电子文件和电子档案定期归档、管理、移交等一整套事项，电子文件是否符合原件和元数据格式要求，办公系统中产生的电子文件能否做到随办随归即时性，电子文件是否纳入企事业单位档案归档范围等问题将成为单位档案管理人员面临的新挑战。

三、档案管理人员面对新挑战应具备的素养要求

（一）良好的综合职业素养

信息化背景下，档案管理工作的科学高效开展很大程度上依靠高素质的档案管理人员，充分发挥其统筹协调和沟通交流能力。档案管理部门作为保存真实记录的信息库，室藏档案数据也越来越多地彰显了大数据和信息化应用的必要性。面对新形势，档案管理人员应当顺应时代发展，主动更新思想观念，积极参与学习培训，不断完善知识结构，拓展工作视野、提高信息敏感度和判断力。同时，企事业单位也要更加重视对档案管理人员的专业培训，加强兼职档案人员队伍建设，推进档案工作转型升级，实现档案管理现代化，确保企事业单位档案管理工作科学高效。以南京体育产业集团为例，为更好开展档案管理和信息化工作，积极组建档案管理队伍，由集团综合办公室牵头各部门、下属公司，选配工作细致踏实、责任心强、业务水平佳的人员充实到档案员队伍中，不断配齐配强专兼职档案管理人员。目前，集团统筹各部门、子公司共51人档案管理队伍，其中专兼职档案员31人，逐步形成完善的档案管理体系。

（二）全面的专业技术储备

企事业单位档案管理是一项从收集、整理、归档、移交、鉴定、保管、统计、利用等专业技术能力较强的工作，全面的专业技术储备能力是使单位档案管理工作顺利开展的关键。作为档案管理人员，一是要具备档案管理专业理论基础。档案管理各环节需要专业的理论指导，就要求档案管理人员要认真学习相关法律法规规章制度，熟悉档案收集、整理、归档、编制等基本的认知和操作能力。二是注重档案管理周边领域知识的储备，如科技档案中基建知识、工程建设、财务管理、合同管理等知识内容的储备。三是熟悉计算机应用及操作技术。尤其在档案系统开发建设期间，要求档案管理人员实时跟进完善档案系统功能需求，并从单位档案管理实际出发，以档案有效利用为方向，不断升级完善档案系统的科学性、规范性和实用性功能。

（三）较强的创新思维能力

拥有较强的创新思维能力是推进企事业单位档案管理工作创新转型的关键条件，新形势下单位将从创新角度着手促进档案管理模式的更新和发展，将更关注档案管理人员基础业务工作的创新。而档案管理高质量发展将优化传统工作模式，逐步引导档案管理人员树立创新思维，善于学习，开拓思路，运用新技术新方法做好档案管理基础和创新工作。实际工作中，档案管理人员要具备敢于思考、积极实践、大胆创新能力意识，让企事业单位档案管理可以在信息化数据化时代背景下发挥更大的利用价值和作用。

四、提升档案管理人员素养的建议

（一）完善档案管理制度，提升企事业单位档案管理人员工作规范

以南京体育产业集团档案管理为例，集团档案工作从无到有，从有到优，2021年被列入南京市档案馆进馆单位以来，进一步细化档案管理工作组织架构，及时调整档案工作领导小组，成立了由党委书记、董事长任组长，集团其他班子成员为副组长，各部室、子企业负责人为成员的档案管理工作领导小组，形成主要领导全面抓，分管领导直接抓，各部门、子企业负责人具体抓，自上而下的工作机制，做到层层落实，责任到人。体育产业集团将档案工作纳入全面建设整体规划及绩效考核体系，确保档案工作与其他业务工作同步部署、同步实施、同步发展。同时切实加强档案管理制度建设，先后出台并完善《档案管理办法》《电子文件归档与电子档案管理暂行规定》《档案人员岗位职责》《档案收集和归档制度》《档案的保管、保密和利用制度》《档案鉴定、销毁和移交制度》《干部人事档案管理办法》《会计档案管理办法》《档案管理应急预案》《档案保管和库房管理制度》等15项规章制度，覆盖了从档案收集、整理、保管、统计、借阅、利用，到保密、库房管理、应急预案等方面一套职责明确、程序严谨、运转灵活的档案工作机制，保证档案的真实性、原始性、完整性，确保档案工作有章可循，有据可依。

健全的档案管理体系是确保企事业单位档案管理工作有序开展的关键因素。单位依据国家及地方档案管理规章制度，结合工作实际，及时编制、完善自身档案管理制度、细则及操作指南，既符合上级规范要求，又结合单位档案管理工作实际，具有可操作性，便于档案管理人员按规范操作、按标准落实，推进单位档案管理工作标准化、制度化、规范化。二是企事业单位档案管理人员及时跟进学习国家档案局相关文件指示，实时更新、修订单位档案管理制度规范，坚持单位档案管理制度与国家、省、市档案管理标准保持一致。

（二）提升档案管理水平，强化企事业单位档案管理人员队伍建设

信息化背景下，企事业单位档案管理工作进一步提升的关键需要档案管理人员的支撑，档案管理人员队伍建设是推动单位档案管理工作现代化进程的重要依靠。强化企事业单位档案管理人员队伍建设，一是加强档案管理人员队伍思想建设，深入开展党的政治理论学习，坚定档案管理人员政治立场，提升思想道德修养和岗位责任意识；二是加强档案工作宣传力度，展现单位档案管理人员队伍形象。新形势新阶段，企事业单位档案管理人员在做好管理服务的同时要加大宣传力度，以国际档案日、法制宣传日、企事业单位开放日等为契机，做好单位档案工作的法制化宣传；通过图片资料、珍贵档案视频材料等介质，积极开展、参与面向公众的展览活动，普及档案知识，提升企事业单位档案工作和档案管理人员的形象。“工欲善其事，必先利其器”，档案管理工作要取得成效，离不开档案管理人员队伍的共同努力。档案管理人员队伍的素质高低直接影响到档案管理工作的质量和成效，大力加强档案管理人员队伍建设，才能适应科技进步和企事业单位发展的需要，不断提升队伍综合素质和专业技能水平，规范档案管理工作流程，为新时期档案管理工作顺利开展提供人才支撑[1]。

（三）加强档案人员培训，提升企事业单位档案管理人员整体素养

首先，对企事业单位档案管理人员进行定期档案管理培训是以档案管理发展规划为指引，以提高档案管理水平为目的的一项长期工作。通过档案管理培训需求调研，建立系统有效的培训机制，并根据工作需要，确定培训目标，以上岗培训与继续教育为主，同时融合档案基础业务、信息化档案管理技能等专业知识，进行分层次系统培训。其次，企事业单位档案管理人员积极参加档案指导部门及档案学会研讨会、经验交流会、年度工作座谈会等，是促进档案管理工作人员相互借鉴、取长补短的重要途径。企事业单位档案管理人员在参与交流研讨的过程中能够积极思考、聆听并主动分享自己的工作经验，也是充分沟通处理实际问题的有效方法[2]。档案管理人员应当抓住交流研讨参会契机，积极主动吸取更多新观点新思想，提升自身的综合素质能力。以南京体育产业集团档案管理实践为例，集团年度召开档案工作领导小组会议，明确档案工作计划，细化档案管理目标，牵头兼职档案员积极参加市档案局、档案馆组织的业务培训，参加档案协作组会议，组织专家授课及线上线下专题培训，强化全员档案管理意识，全力推进档案管理长效机制。第三，拥有一支综合素质过硬的档案管理人员队伍，是单位档案管理工作实现可持续发展的有力支撑。档案管理要不断创新培训方式，增强培训实效性，引导档案管理人员自觉投入到培训中[3]。通过互帮互学、师带徒的模式，形成梯队培训，使参培人员工作有目标、有责任，同时充分发挥技术骨干的传帮带作用。

（四）加强设施建设，确保档案管理安全规范有序。以南京体育产业集团为例，为确保档案工作顺利开展，集团将档案经费纳入年度预算，为档案工作提供了充足的经费保障。按照档案管理规范要求，在办公用房相对紧张的情况下，先后为档案室配备了适宜且安全的专门库房和阅档室，及时配置和更新计算机、打印机、温湿度计、除湿机等硬件设备，腾出30多平米陈列空间，保障档案管理工作顺利开展。同时落实和加强安全防范工作，安装防盗门、视频监控和防火报警系统等，整个档案室达到防盗、防火、防虫、防霉、防腐、防尘、防潮、防光等“八防”要求，既保证档案不丢失、不损坏，又确保档案信息不失密、不泄密。在档案保管过程中，坚持“安全第一、预防为主”原则，定期巡查库房、清点库存档案，制定应急预案，开展应急演练，时刻保持警觉，确保档案管理安全规范有序。

（五）重视信息化建设，升级系统强化档案服务功能。以南京体育产业集团开展档案信息化建设为例，集团坚持把档案管理信息化纳入信息化建设总体规划，通过调研，创建并升级集团层面统一的数字档案综合管理系统。本部及下属企业依托系统，通过网络加密和授权，顺利完成各门类档案数据在线收集、整理、归档、移交、鉴定、保管、统计、利用、编研等工作，达到了档案整理规范化、档案原件数字化、档案利用网络化、档案管理智慧化的“智慧档案”管理水平。近年来，综合档案室利用集团数字档案综合管理系统牵头完成所有门类档案归档管理工作。其中文书档案3539件，全文数字化42072页。照片档案49件，录音档案141件，录像档案7件，实物档案25件，实现文档一体化全流程管理，切实提高档案业务管理的效率和档案资源的安全可靠。此外，在做好档案归档工作的同时，南京体育产业集团充分利用室藏信息资源，主动对有参考利用价值的档案信息进行整合、加工、提炼，编制全宗介绍、组织机构沿革、利用典型事例汇编、制度汇编、发文汇集、专题文件汇编等编研材料，充分发挥档案服务功能和利用价值。

参考文献：

[1]文艳.档案管理人员队伍建设的思考[J].科技视界2017 （11）：  171.

[2]刘智颖，蒋冠.档案管理人员胜任力模型：基于质性研究的发现[J].山西档案，2020（5）：55—61 .

[3]伊丽萍. 论档案管理人员培训对于效能提升的有效性[J]. 卷宗，2019 -9 （14）： 144 .