摘要：随着我国不断发展，科学技术不断进步，企业在发展过程中引进更多先进的办公设备，这些办公设备能够有效促进企业的生产和管理，逐步应用于企业的各个环节，其主要包括有计算机、打印机、传真机等，在企业发展和管理中起着重要作用。因此，本文分析了目前企业设备管理的存在的问题，并对办公设备管理的职责分配做好有效探讨，然后阐述了办公设备管理维护的流程，从办公设备的购入、办公设备的入库验收以及办公设备的配置进行重点分析，最后重点总结了办公设备的使用与维护，注重电子设备的使用环境并建立电子设备维护档案，从而为企业的办公设备管理维护工作提供重要参考。

关键词：办公设备；管理维护；探讨论述

现阶段，许多企业引入新型办公设备，其具有智能化信息化的特点，在企业的各项业务活动中，办公设备作为重要手段，需要每个公司对此方面做好管理与维护工作，提升办公设备的使用效能，为企业带来良好效益。做好办公设备的管理维护工作，不仅能够为企业提升工作效率，还能够有效节省大量维修成本，该工作的主要对象则是计算机办公设备以及与计算机相关设备，如打印机、网络设备、传真机等。在企业的正常运行中，这些办公设备对企业的相关工作具有重要作用，为了提升办公设备的使用性能，需要对办公设备做好必要的管理维护工作，以提高公司生产管理效率。

一、办公设备管理维护过程中存在的问题

（一）人员问题

随着当前科技不断发展，设备更新速度逐渐加快，类型较多，操作人员无法深入了解设备性能，在设备的使用过程中，工作人员不足以充分掌握正确的使用方法，造成设备损坏等问题，不能够有效发挥设备的作用，根据相关调查，办公设备的损坏绝大部分是由于操作不当等造成的，具有较大的人为因素。

（二）硬件方面问题

由于人为因素影响，办公设备的不规范操作，以及不注重日常管理，会严重影响办公设备的硬件使用。一些设备长时间不使用但不及时断开电源，则会引发故障问题。若不按使用规范做好日常的关机和重启工作，以及出现带电热插拔数据线等操作，均会影响到设备硬件的正常运行。例如，打印机的使用过程中，若数据线使用过久出现老化等问题，打印电缆出现缺陷等，均会影响数据传输的正常工作。

（三）软件维护难

公司中具有较多种类的办公软件，由于个人本身的习惯问题，会安装一些其他软件造成计算机设备软件冲突等问题，企业员工的上网使用及U盘插入等又可能携带病毒，影响到设备的正常使用。

（四）环境卫生差

办公设备主要由电子机械等部分组成，具有较为精密和复杂的内部环境，更加注重对环境的要求。办公设备必须分散管理而不能够集中存放，一些设备存放于通风口、门窗等位置会受到外界环境的影响，如潮湿、灰尘等情况。设备的长期存放也会影响其正常运行，较差的环境卫生也不利于办公设备的顺利运行。

二、办公设备管理的职责分配

办公设备的管理需要职能明确，保证每个人均有自己的管理职责，要求其了解自己的工作内容，若出现某一环节的问题，都需要对应的员工承担相应责任，使问题得到有效解决。明确职责分配，能够提升员工对工作的重视，提升自身责任感，提高办公设备管理维护效率。做好责任到人，也能防止管理维护人员推卸责任等问题，保证管理维护工作质量。做好办公设备的管理和维护，为企业的正常发展基础，其中，办公设备的职责分配主要有以下几方面。

第一，办公设备的日常维护及保养工作主要由办公设备的使用人员负责，使用者需要充分了解计算机的相关操作，正确使用办公设备。还要日常检查办公设备性能，做好日常维护和保养工作，这样能够有效提升日常管理维护工作，加强管理的有效性，促进办公设备的正常运行。第二，办公设备的采购维修工作一般由公司维修部门管理。在企业的运行过程中不免会出现办公设备损坏等问题，办公设备一旦停止运行，则会严重影响到企业发展效率，不利于整体的生产发展，也会影响到员工的办公效率，这时就需要由公司的维修部门做好技术性维修工作，维修部门要具有专业技能，保证其对办公设备进行专业处理，这样才能提高维修效率，使办公设备能够正常运行，为公司办公提供重要基础设施。若办公设备损坏严重，则需要进行报废工作，由于企业的办公设备价值较高，若随意进行报废，则不利于企业控制成本，影响到企业的经济利益，因此需要设立科学的报废标准，还要由专业人员认定办公设备的报废标准。只有当办公设备达到报废指标，才能更换办公设备。第三，办公设备的报废处理由公司管理资产部门负责。当办公设备无法使用而需要报废时，公司管理资产部门需要做好处理与回收工作，对报废的办公设备进行回收处理，将此项工作交由资产部门处理，由资产部门计算相应成本和支出，做好精准统计工作，有效提升办公效率。第四，公司要做好培训和监督工作，针对以上三个部分落实思想培训工作，使之明确自己的具体工作，按照工作内容承担自己的责任。在明确划分办公设备的管理维护工作后，需要做好明确的落实与监督工作，保证企业按照规定执行维护管理工作，因为若仅做好保养工作，而不加强监督落实则会使计划成为空谈，这需要管理部门做好管理工作，监督相关人员承担自身职责，做好办公设备的维护工作，有效提高管理效益和工作效率，提升办公设备管理维护质量，为企业的正常发展提供重要帮助。

三、办公设备管理维护的流程

（一）办公设备的购置

办公设备管理过程中，办公设备的购入作为第一环节，需要由专门人员提交购入申请，由专门管理人员对申请做好审核，然后交由部门负责人将其递交到主管部门，主管部门审核后，做好审批工作，审批通过则可由办公设备管理人员进行库存领用工作，如果库存不具有更多的办公设备，则要安排采购部门做好办公设备的购入，则可完成最后的购入工作。

（二）办公设备的入库与验收

采购部门采购的办公设备需要由相关负责人员进行入库验收工作。在入库时需要由负责人员对购买设备进行手续办理。信息管理部门还需要检验设备质量，保证其符合使用要求，检验完成后，需库存报告人员填写好设备的入库信息，即可完成设备的入库流程。

（三）办公设备的配置

不同的办公设备具有不同的配置方式，也需要有不同的使用人员来申请领用。根据办公设备的诸多类型做好对应的办公设备的配置工作。首先。员工要个人提出专用计算机设备的使用申请。填写好申请表后交由相关部门审批。审批通过后则可进行后续的领用环节，在此过程中，若员工进行私人事务处理，则不可申请公用计算机的使用。还要日常维护好自己的专用办公设备。不能因计算机为公用设备而随意损坏，否则公司则会予以处置。其次，一些部门的设备由于其较为特殊，如电话、传真机等的应用需要由主管人员提出申请，相关部门再根据实际情况和部门需求进行审批工作，审批结束后则将其递交到负责部门，负责部门将申请需求做好登记工作，最后由库房进行发放，并进行后续的安装工作。设备的正常运行对整个部门的工作效率起着重要影响，因此部门需要做好办公设备的日常维护工作，承担起设备保养工作职责，正确使用计算机设备，做好日常使用维护，保证设备的正常使用。

四、办公设备的使用与维护

（一）注重电子设备的使用环境

办公设备的运行一般由电力供应，在日常维修工作中，要注重电子设备的使用环境，为电子设备提供较为安全的运行环境，保障设备的正常使用，需要保证其环境处于适宜的温度和湿度，这提高了对周围环境的要求。其一，要维持较为合适的室内环境温度，保证办公设备的正常使用，若出现温度过高或过低问题，则会影响使用效率，甚至严重损害办公设备。其二，环境湿度也会影响到办公设备的正常使用，由于办公设备一般为电子设备，其环境若过于潮湿，则会影响到设备的零件受损情况，造成办公设备效率低下，因此需要保证适宜的环境湿度，使用者若处于较为潮湿的环境，则需要做好及时的除湿工作，一旦出现环境湿度过高，就要做好及时的处理工作。其三，在设备的运行过程中还要做好日常除尘工作，保证设备清洁，避免出现灰尘堆积而影响到设备的正常运转，防止出现设备老化、损坏等问题，影响到设备的寿命，不利于企业的正常发展，因此在设备的日常维修工作中，要做好日常的除湿清洁工作，保证设备的正常运行，从而提升工作效率。

（二）建立电子设备维护档案

为了有效提升管理与维护质量，要做好电子设备维护档案设计，对于企业的各个电子设备做好定期维护和检查，细致化分析每台办公设备的实际情况，并记录好设备的日常管理和维修状态，其主要内容有维修日期，故障部位、故障处理方式做好记录，还要对其故障处理方案及排除故障的方式进行详细描述，这样维修人员就能够充分了解设备的运行状态和维修工作，在后期的维护检修工作中则会提高维修效率，及时采取对应的维修方案。将设备的信息准确记录在电子档案中，使相关部门充分了解各个设备，提高管理维护效率，促进管理与维护工作的高质量进行。

（三）改善环境质量

办公设备的工作效率及使用寿命与办公环境的质量存在着密切关系。以打印机为例，此类设备，主要依靠静电工作，其能充分吸附外界环境中的灰尘、纸屑等细小微粒，为了减少环境对设备的影响，需要保持机房环境整洁，延长设备使用寿命。同时还要做好打印设备的通风工作，但是并不能将其直接放置在通风口上。若将其放置在门口过道等位置，则会增强打印机的吸尘效果。灰尘对办公设备的正常使用产生了严重影响，要做好日常的清洁工作，除了设备清洁师对设备的专门清理外，还要做好环境的有效处理，减少设备附近的纸屑和灰尘，避免污物过多而损坏打印出的纸张。对于打印机的相关部位要用干净柔软的湿巾轻轻擦拭，这一工作虽然简单，但其对打印机的正常运行起到了必不可少的作用，能够有效减少办公设备的磨损，提升工作效率。打印机的碳粉会严重影响到人体的生命健康，在打印机工作过程中，碳粉可能会受到静电影响而吸附到打印机内部其他部位，在粉盒的更换时也会发生碳粉扩散问题，而碳粉又可能影响到纸道的正常工作，出现飞散等情况还会吸入人体，影响到人的健康，因此在打印机的运行过程中需要保证其周围环境远离通风口，同时还要避免其处于阳光直射、高温、潮湿等环境。

（四）建立安全使用规章制度

对于设备的使用要做好日常管理维护工作，建立安全使用规章制度。对于不同类型的设备做好专门的管理维修工作，对打印机、计算机等设备要做好防尘、防静电、防潮湿措施。遵守移动储存设备的使用规范，按照使用说明利用好移动硬盘，避免在其高速运转时进行操作，而严重影响到硬盘的运行，硬盘会受到外界压力而产生损坏，在拔出移动U盘和硬盘的过程中，要按照相应规范进行操作，若直接拔出则会影响到硬盘及电子设备的正常使用，在会议室投影仪的使用过程中，其维护管理工作需要落实到专门人员，保证其认真负责，在允许的条件下使用设备，该设备在设备的使用时，还要按照使用说明进行相关操作。在设备的采买过程中，要统一购买计算机软件及应用软件，按要求做好相关步骤的操作，避免损坏软件的正常使用。还要严禁安装其他应用软件，防止出现病毒感染问题。

在电子设备维护档案的建设过程中，要做好日常备份，由各部门的指定负责人对相关数据进行备份，其主要内容有设备名称、维修日期、维修费用等，做好移动储存设备的定期杀毒和更新计算机的清理工作，由使用人员进行每周两次的外部清洁，按照操作规则定期清洁机箱，利用专门工具做好尘土清理。另外，还要严禁办公设备外借外带等情况，严禁利用办公设备从事与工作无关的活动。在设备的领用时还要设立本人签字制度，将公共设备用品由专人保管，专人维护。在设备的搬运时，还要做好防护措施，避免出现设备损坏等问题，借用归还时要做好设备的清点和检验工作，保证设备齐全、无损坏情况。

总结

综上所述，办公设备的管理与维护在企业运行过程中发挥着重要作用。办公设备作为企业的重要资产，为企业的正常运行提供重要基础，因此需要重视公司办公设备的专门管理和维护，做好办公设备管理的职责分配，规范办公设备管理维护流程，提高办公设备的使用与维护工作，要保持较为合适的温度和湿度环境，避免损坏设备的正常使用，做好设备的日常清洁工作，避免出现设备老化等问题。在办公设备的管理维护中，建立电子设备维护档案，对设备的维护和维修工作做好详细记录，提升管理维修效率并建立安全使用规章制度，保证设备的正常使用。在目前的办公设备管理维护过程中仍存在一些问题，未来还需要更多专业人士做好相关研究，提升办公设备的管理维护效率。

参考文献

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