摘要：高校毕业生档案管理及转递工作对毕业生个人、高校以及社会均有着极为重要的意义。该项工作需不断完善档案材料收集机制、推进档案管理信息化建设、规范档案转递流程以及提升档案管理队伍专业素质，优化高校毕业生档案管理及转递工作，确保毕业生档案的安全、完整与高效流转。

关键词：高校毕业生 档案管理 档案转递

一、引言

高校毕业生档案是毕业生个人经历、学业成就、政治面貌等重要信息的综合载体，在毕业生的就业、升学、未来进入工作岗位后职称评定等多方面发挥着关键作用。随着高等教育规模的持续扩大和社会对人才信息需求的日益精细化，高校毕业生档案管理及转递工作面临着新的挑战与更高要求。如何有效解决高校毕业生档案管理和转递过程中的现存问题，提升工作质量与效率，已成为高校档案管理领域亟待深入研究的重要课题。

二、高校毕业生档案管理及转递工作的重要性

（一）对毕业生个人的重要性

为高校毕业生提供就业保障。在竞争激烈的就业市场中，许多用人单位尤其是国有企业、事业单位和政府部门，将毕业生档案视为招聘决策的重要参考依据。档案中的学业成绩、奖惩记录、社会实践经历等信息能够全面反映毕业生的综合素质与能力水平，有助于用人单位精准评估求职者是否符合岗位需求，进而影响录用结果。

有力支撑高校毕业生职业发展支撑。在毕业生漫长的职业生涯里，档案犹如一份个人职业发展的“编年史册”，伴随其经历职称评定、职务晋升、工作调动等各个重要阶段。以职称评定为例，评审机构需详细查阅档案中的学历学位证明、工作业绩材料、继续教育记录等，以此确定申报者是否具备相应的专业资格与能力条件，从而为其职业发展提供坚实的支撑与保障。

（二）对高校的重要性

充分体现了高校对学生的教育管理成果。毕业生档案是高校教育教学管理成效的直观反映。通过对毕业生档案的系统梳理与深入分析，高校能够全面了解各专业学生的整体培养状况，包括知识掌握程度、实践能力培养效果、思想政治教育成果等多方面信息。这些信息为高校适时调整专业设置、优化课程体系、创新教学方法提供了极具价值的数据支持与决策依据，有助于推动高校教育教学质量的持续提升。

有力维护了学校名誉声誉。高效、准确且规范的毕业生档案管理与转递工作，能够有力提升高校在毕业生群体、用人单位以及社会各界心目中的声誉与形象。相反，若档案管理工作出现混乱无序，如档案材料丢失、信息错误或转递延误等问题，将不可避免地给毕业生带来诸多困扰，引发用人单位的不满与质疑，进而对高校的社会声誉造成严重损害，影响高校的长远发展。

（三）对社会的重要性

合理配置人才资源。毕业生档案作为人才信息的重要存储库，为社会实现人才资源的优化配置提供了不可或缺的信息基石。用人单位借助档案中丰富且详实的信息资源，能够更加精准地选拔与任用合适的人才，使各类人才得以在最匹配自身能力与特长的岗位上充分施展才华，从而促进整个社会人力资源的合理流动与高效利用，推动各行业的协同发展与进步。

建设社会诚信体系。档案中的诚信记录板块，涵盖了学生在校期间的奖惩情况等重要信息，是社会诚信体系的有机组成部分。规范严谨的档案管理与转递工作，有助于维护社会诚信秩序的稳定运行，引导毕业生树立强烈的诚信意识，积极营造诚实守信的良好社会氛围，为社会文明进步提供内在动力。

三、高校毕业生档案管理及转递工作中存在的问题

（一）毕业生档案材料存在不完整情况

材料收集范围不明确。部分高校在毕业生档案材料收集范围的界定上缺乏明确性与系统性，导致一些具有重要价值的材料未能被纳入收集范畴。例如，部分高校可能忽视了学生在校期间参与的各类学术社团活动经历、专业技能竞赛获奖证书、创新创业项目实践成果等材料的收集。这些材料能够从不同维度展现学生的综合素质与特长优势，对全面评估学生具有不可忽视的作用。

材料收集过程有漏洞。在档案材料收集的实际操作过程中，由于涉及多个部门协同工作以及众多人员参与，信息沟通不畅与责任落实不到位的问题屡见不鲜。以学生的奖惩材料为例，其可能分别由学生工作部门、教学部门以及相关学院掌握，但各部门之间往往缺乏高效的协调联动机制，容易造成材料的遗漏、重复收集或收集不及时等情况。此外，部分学生对档案材料的重要性认识不足，缺乏主动配合提供相关材料的意识，也在一定程度上增加了档案材料收集工作的难度与复杂性。

（二）学生档案管理信息化程度低

信息录入不及时。尽管信息化建设在高校档案管理领域已逐步推进，但在实际工作中，信息录入的及时性仍难以得到有效保障。例如，学生的学期考试成绩、奖惩情况等信息在相关部门产生后，常常未能及时同步录入档案管理信息系统，导致档案信息的时效性大打折扣。这不仅影响了高校内部管理决策的精准性与及时性，也给用人单位在查询毕业生档案信息时带来诸多不便，无法为其提供准确、实时的数据支持。

信息化系统功能不完善。现有的部分高校档案管理信息化系统存在功能单一、兼容性差以及智能化程度低等诸多问题。这些系统大多仅具备基础的信息存储与简单查询功能，而缺乏对数据的深度分析、智能预警以及自动化处理等高级功能。例如，在毕业生档案转递环节，系统无法依据毕业生的就业去向信息自动生成优化的转递方案，也不能及时提醒相关工作人员办理转递手续，仍需大量人工干预与繁琐操作，这不仅降低了工作效率，还显著增加了人为错误发生的风险，不利于档案管理工作的高效开展。

（三）档案转递流程不规范

转递信息存在不准确情况。当前高校毕业生档案转递方式呈现多样化的特点，包括邮政机要通信、邮政特快专递（EMS）、专人押送等多种形式，在档案转递过程中，由于毕业生个人信息填写失误、高校档案管理部门与用人单位或接收单位之间信息沟通不畅以及信息更新不及时等多种原因，档案转递信息不准确的问题时有发生。例如，毕业生可能因疏忽将接收单位的详细地址、联系人姓名或联系电话填写错误，或者高校在转递档案时未能及时跟踪接收单位信息的变更情况，导致档案无法准确无误地投递至指定目的地，甚至可能出现档案在转递过程中丢失的严重情况，给毕业生和接收单位都带来极大的困扰与不便。

（四）档案管理队伍专业素质参差不齐

专业知识不足。相当一部分高校档案管理人员缺乏系统全面的档案管理专业知识培训，对档案管理工作所涉及的法律法规、业务流程、技术标准以及行业规范等了解不够深入透彻。在档案材料的分类整理、编号归档、装订保管等基础工作环节，可能因操作不规范而影响档案的质量与完整性；在应对档案信息化建设过程中的数据安全管理、系统维护升级等复杂问题时，也往往因专业知识储备不足而显得力不从心，难以有效保障档案信息的安全与稳定运行。

四、解决高校毕业生档案管理及转递工作问题的对策

（一）完善档案材料收集机制

明确材料收集范围。高校应依据国家相关法律法规，如《干部人事档案材料收集归档规定》，结合本校的教育教学特色与实际管理需求，制定详尽且明确的毕业生档案材料收集范围清单。该清单应全面涵盖学生从入学注册到毕业离校期间的所有重要材料，包括但不限于高中档案材料的转接、高考报名相关材料、大学期间各个学期的学习成绩单、各类奖惩材料（奖学金证书、荣誉称号证书、处分决定等）、党团组织关系材料（入党申请书、思想汇报、团组织介绍信等）、社会实践活动报告、专业实习报告、毕业论文及评审意见、学位证书复印件、各类职业技能证书等。同时，高校应建立定期审查与更新机制，确保收集范围能够及时适应教育教学改革的推进以及社会发展对人才评价标准的变化需求，保证档案材料的完整性与时效性。

加强部门协作与信息共享。构建由高校档案管理部门牵头主导，学生工作部门、教学部门、招生就业部门等多部门协同参与的档案材料收集协调联动机制。明确各部门在档案材料收集过程中的具体职责与分工，通过建立常态化的信息沟通渠道与共享平台，加强部门之间的协作配合。

提高学生关注本人档案意识。通过多种形式与渠道，如开展专题档案知识讲座、纳入新生入学教育体系、发放档案管理宣传手册等，加强对学生的档案意识教育与引导。使学生充分认识到档案在其个人大学生活以及未来职业发展中的重要性，明确档案材料的收集范围与规范要求，增强学生主动配合高校档案管理部门做好个人档案材料收集工作的积极性与自觉性。

（二）推进档案管理信息化建设

建立健全档案管理信息系统。高校应加大在档案管理信息化建设方面的资金投入与技术支持，研发构建功能完备、操作便捷、安全可靠的档案管理信息系统。该系统应涵盖档案信息录入、存储、查询、统计分析、共享交互、转递跟踪等全流程管理功能模块。在信息录入环节，应实现与高校其他核心管理系统（如教务管理系统、学生工作管理系统、招生就业管理系统等）的深度数据对接与自动采集功能，确保学生相关信息能够及时、准确地录入档案管理信息系统，有效提升信息录入的效率与质量。员、同时，在系统开发与运行过程中，应严格遵循《中华人民共和国网络安全法》等相关法律法规，采用先进的信息安全技术手段，如数据加密技术、访问控制策略、防火墙技术以及数据备份与恢复机制，全方位保障档案信息的安全性与完整性，防止档案信息泄露、篡改或丢失等安全事故的发生。

加强信息安全保障。高度重视档案管理信息系统的信息安全保障工作，在遵循相关法律法规的基础上，采取多种综合性的信息安全防护措施。除上述提及的数据加密、访问控制、防火墙等技术手段外，还应建立健全信息安全管理制度与应急响应机制。建立信息安全审计机制，对系统内的所有操作行为进行详细记录与审计，以便及时发现异常操作并追溯源头；制定完善的应急响应预案，针对可能出现的网络攻击、数据泄露、系统故障等安全事件，明确应急处理流程与责任分工，确保在安全事件发生时能够迅速响应、有效处置，将损失与影响降至最低限度。同时，定期组织信息安全培训与演练，提高档案管理人员及相关工作人员的信息安全意识与应急处理能力，使其能够熟练掌握信息安全防护技术与应急操作流程，保障档案管理信息系统的安全稳定运行。

提高档案管理人员信息化素养。加强对档案管理人员服务意识的培养，树立以服务为宗旨的工作理念。通过开展职业道德教育、服务规范培训、用户满意度调查等方式，引导档案管理人员增强服务意识，提高服务质量。加强对档案管理人员的信息化培训与继续教育工作，全面提升其信息化素养与业务操作技能。培训内容应涵盖档案管理信息系统的操作使用方法、数据维护技巧、信息安全知识、数据分析与挖掘技术等多个方面。通过组织参加专业培训课程、学术研讨会、线上学习平台交流等多种形式，为档案管理人员提供持续学习与提升的机会。例如，邀请档案管理信息系统开发专家为档案管理人员进行系统操作与功能应用培训，使其能够熟练掌握系统的各项功能模块，提高工作效率；开展信息安全知识专题讲座与案例分析，增强档案管理人员的信息安全意识与防范能力；组织参加数据分析与挖掘技术培训，使档案管理人员能够运用数据分析工具对档案信息进行深度挖掘与分析，为高校教育教学管理决策提供更具价值的数据支持与参考建议。

（三）规范档案转递流程

确保转递信息准确的准确性。在档案转递前，高校档案管理部门应组织专人对毕业生档案转递信息进行认真细致的核对工作。核对内容包括毕业生个人基本信息（姓名、性别、身份证号、出生日期、民族、联系方式等）以及接收单位信息（单位名称、详细地址、联系人姓名、联系电话、邮编等）。要求毕业生本人对转递信息进行签字确认，以确保信息的准确性与真实性。同时，建立健全档案转递信息跟踪与反馈机制，加强高校档案管理部门与邮政部门以及接收单位之间的信息沟通与协作配合。在档案转递过程中，及时跟踪档案的投递状态，如发现档案出现投递延误、地址错误或其他异常情况，应迅速采取相应措施进行纠正与处理。例如，若档案因地址错误被退回，高校档案管理部门应及时与毕业生取得联系，核实正确地址后重新安排转递；若档案长时间未被接收单位签收，应主动与邮政部门和接收单位沟通协调，查明原因并督促尽快完成签收手续，确保档案能够安全、准确地送达接收单位。

五、结论

高校毕业生档案管理及转递工作是一项系统而复杂的工程，关系到毕业生的切身利益、高校的教育管理质量以及社会的人才资源配置与诚信体系建设。当前工作中存在的档案材料不完整、管理信息化程度低、转递流程不规范、管理队伍专业素质参差不齐等问题，需要高校从完善档案材料收集机制、推进档案管理信息化建设、规范档案转递流程、提升档案管理队伍专业素质等多方面入手，采取切实有效的对策加以解决。只有这样，才能确保高校毕业生档案管理及转递工作的高效、准确、安全，为毕业生的未来发展奠定坚实的基础，为高校教育事业的发展与社会的进步提供有力的支持。在未来的发展中，高校应持续关注档案管理工作的新变化、新要求，不断探索创新，进一步完善毕业生档案管理及转递工作机制，以适应时代发展的需求。

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