摘要：企业档案管理是企业生产、经营、管理工作中不可缺少的一环，因此，加强企业档案管理工作的科学性是非常必要的。要改进当前的档案管理状况，企业管理者就必须对档案管理工作给予足够的重视，推行员工培训，加强档案安全保障体系的建设，形成全员参与的管理模式以满足企业的各项业务需要，把企业的经营管理推向精益化。基于上述分析，本文探讨了在现代企业中，如何构建精益化的基本理念，并提出了一套行之有效的管理策略。

关键词：现代企业;档案管理;精益化模式;构建策略

在很多现代企业的档案管理工作中，目前仍然存在一些对其管理工作缺乏足够的重视、档案管理不精细、企业档案管理体系不完善、档案管理人员培训力度不到位、缺乏相关的资金投入、信息化不足等普遍的问题，在目前的档案管理中引入精益化管理的思想，它不仅能反映出现代企业的经营状况，而且还能推动档案管理的科学化、标准化。如何在现代企业中建立高效的档案管理模型，是当前企业档案工作的首要任务。本文在总结了企业档案管理工作的重要意义的基础上，结合当前我国企业档案管理存在的一些问题，提出了建立档案管理精益化的对策，以供有关人员借鉴。

一、现阶段企业的档案管理工作中存在的问题

档案管理是企业生存发展的必然选择。档案是企业发展的一种手段，也是企业今后发展的一个重要依据。现代企业若不将其作为一种重要的资源，将会使其丧失珍贵的生产要素，使其快速发展蒙受巨大的损失。只有加强企业的档案管理，积极探索和创新档案管理模式、方法和策略，才能使企业的档案资源得到最大程度的利用，从而实现企业的现代化转型升级，为企业更好的应对市场环境提供有力的支撑。

（一）对档案管理工作的不重视、不精细

随着企业间的竞争越来越激烈，企业的管理者越来越重视企业的运营效益。许多企业的领导把档案管理当作一种可有可无的工作，忽视了档案管理工作的重要意义，致使档案管理部门的设置和人员配备相对较少，造成档案文件丢失、损坏等问题。首先，企业的档案资料保存不完整，有些档案资料有残缺。其次，在电子档案管理模式下，传统的档案数字化工作遇到了阻力，特别是对历史档案的系统整理与利用产生了负面的影响。再次，随着企业现代化进程的不断推进，企业的业务、项目的种类和数量都会不断的增加。面对不同的项目、不同的业务，必须采用更加精细、个性化的档案管理方法。目前，企业的档案管理方式都是单一的，对项目档案的个性化管理要求不高。同时，也说明了在企业档案精益化管理的基本形式和要求下，必须根据企业的实际情况和业务的具体情况，对其进行更细致的管理[1]。

（二）企业档案管理体系的不完善

一是尽管现在一些企业已经认识到了档案管理的重要性，也投入了大量的人力物力，但他们的档案管理工作并没有得到科学的实施，更没有形成一套完整的管理体系。二是档案文件的格式都是纸质的，没有电子格式的文件;三是企业没有明确的档案文件的管理部门，一般都是和其他部门合并。

（三）档案管理人员培训力度的不到位

在具备了良好的档案管理意识和健全的档案管理制度以后，影响企业档案工作的主要因素就是档案管理人员的素质问题。当前，很多企业缺乏与之配套的专业的档案管理人员，致使档案管理工作无法正常进行，而且，这些企业对相关人员缺乏科学的专业训练，也没有引进和培养相关的人才，导致精益化的档案管理工作难以推进。

（四）档案管理资金投入的缺乏

随着市场经济的不断发展，市场条件日趋复杂，企业的经营压力和竞争压力也越来越大，因此，降低成本，提高效率，开拓市场是提高竞争能力的重要途径，在企业的档案管理上，特别是在经费上的投入明显不足。由于缺乏经费，会造成设备和人员的不足，使企业档案管理的现代化发展难以起到应有的促进作用。其次，要进一步改进档案的管理程序。在"精细化"的思想指导下，档案管理工作应从各方面着手。传统的档案管理工作中的各个环节都有亟待加以改进和完善的障碍，档案管理信息不够透明，存在档案资料丢失、遗漏等问题，要解决这一问题，就必须从档案的管理过程着手，完善档案管理的监督机制[2]。

（五）档案管理信息化水平的不足

随着现代企业的发展，一切经济活动和管理活动都会产生大量的档案，档案的数量也会相应增加。传统的纸质文件系统需要大量的人力，而这样的文件管理方式不仅需要大量的人力物力，而且会产生大量的重复性工作，对提高工作效率影响很大。目前虽有部分企业已经逐步进入计算机化阶段，但通常用纸质数据和电子数据的结合进行记录管理，档案管理的信息化水平不足。

二、构建现代企业档案管理精益化模式的意义

企业档案的基本功能是记载企业发展与创新的历程，它的主要内容有：企业生产经营活动、企业管理模式与成果、企业财务、人事管理、企业技术研发、企业获得的荣誉、证书等。所以，企业的档案管理工作一直是企业发展的一大动力，但是许多企业却没有意识到这一问题，其根本原因在于，企业只关注于技术的更新，而忽略了管理的好处。从个人的角度来看，企业的档案管理是一种责任，它可以通过对员工的简历进行分析和比较，从而保证员工的工作能力，提高他们的自信和满意度。另外，从企业的观点来看，做好企业的档案管理，可以加速企业的发展，提高企业的竞争能力。首先，企业可以将企业的工作理念和工作的方向展现出来，让员工和应聘者对企业有更多的了解，从而提高企业的员工素质，促进企业的发展;其次，能将员工的资源进行合理的分配，建立起一个完整的工作体系;最后，能将企业的整体情况展现给外来投资者，从而为企业提供投资渠道;同时，做好档案精益化管理，对于企业的文化建设也有不可替代的作用[3]。

三、构建现代企业档案管理精益化模式应遵循的原则

（一）全面性

为了最大限度地降低系统漏洞和管理风险，提高系统运行效率，确保企业档案管理的有效性，需要从人员、设备、数据等不同角度建立全面的档案管理体系。

（二）责任化

在企业的档案管理中，最关键的是人的管理。企业档案的精益化管理应从强化员工的管理入手。要加强人员管理，明确职责，明确分工，强化责任，把各项工作交给个人，充分发挥现有档案管理人员的工作热情，将其潜力动员起来，努力实现企业档案管理工作的效率和质量。

（三）创新性

在信息化的今天，传统的档案管理体系、工作模式、管理流程已经不能适应现代企业档案管理的需要。因此，企业档案管理工作必须增强观念创新、方法创新、制度创新，提高对网络、信息技术的敏感性，将创新性思维融入企业档案精益化管理工作的全程中。

（四）服务化

大数据时代，企业档案管理正朝着数字化方向发展，对档案资料的需求也越来越大。坚持"服务导向"理念，提供优质服务，这不仅是加强企业档案管理工作的必要前提，而且是深化供给体制改革的先决条件。企业档案精益化管理应以“服务为本”为核心，不断提升服务意识，强化服务观念，以服务推动管理，实现高效率、高质量的服务。

四、构建现代企业档案管理精益化模式的有效策略

（一）树立档案精益化管理的意识

缺乏"精益"的认识，就不能以"创新"与"探究"为动力，使"档案管理"达到"精益管理"这一目标。所以，要实现现代企业档案管理的精益目标，必须从观念上做起。一方面，要在档案工作中积极地应用"精益思维"。在实践中，档案管理工作人员会根据自己的实际情况，认真地进行理论学习，积极参与各种精益管理的交流和培训，使自己的技能得到充分的锻炼，学会和掌握各种精益的知识，把精益思想融入到自己的工作中。另一方面是加强企业各部门、员工档案管理意识的宣传和教育工作[4]。在企业的档案管理中，涉及到档案的收集、整理、统计、分析、鉴定、开发和保存等诸多方面。在实施精益化管理的过程中，要逐步实现以上工作的部门化、模块化，并对所有员工进行档案管理和培训，重点是档案资料的收集、移交、电子档案应用。

（二）制定档案精益化管理的目标

现代企业档案精益化管理的目的既包含了目标的设定，也包含了目标的分解。通过对管理目标的选择，可以为档案管理的流程和结果进行评估。档案精益化管理的终极目标是在精益化管理的顶端，它是整个档案管理流程的中心，对所有的档案管理工作都有重要的指导作用。在制定精益化管理目标之前，档案管理部门要对其进行全面的规划、综合分析，明确其长期、阶段性的目标。长期目标是实现档案管理的质量和效率，达到档案服务和档案资源使用的具体标准。阶段性目标是把长期目标分为短期和中期两个方面，设定所要达到的标准或级别，并设定各个阶段的任务完成时限。当前，随着企业业务的增多，档案的数量不断增加，档案的精益化管理可以把重点放在如何解决数量增加的问题上，尽量减少对档案的积存。同时，随着我国档案数量的迅速发展，档案资料的开发与使用，以及提高档案服务质量，已成为档案精益化管理的一个重要课题。通过明确档案管理的目标，将相应的档案管理目标划分为各部门、各环节、各岗位的具体工作，使其可操作、可测量，并对各阶段的执行情况进行评估和评估。

（三）制订档案精益化管理的执行方案

档案管理的目的能否达到，有赖于具体的执行方案和科学的监控机制。为了提高档案管理的积极性，防止重复性和盲目性，确保档案管理的成功，现代企业应建立完善的档案管理监督机制，把每个人联系起来。档案管理部门根据企业的工作和项目实际，制定年度、季度、月度档案归档方案，对各种业务、工程的档案特征进行分析，确定档案的存档时限，并严格执行;运用信息技术对档案的各个环节进行动态跟踪，实时监测档案的整个过程，收集、反馈，并对公司的档案进行管理;根据规定的档案管理计划，及时上报有关人员，保证档案的及时管理，定期对部门档案进行检查，提高档案的完整性和准确性;分析档案管理中的问题，及时改进，提高档案管理的效能。

（四）建立企业档案安全保障制度

第一，继续实施物理安全保护。在信息化的时代，企业的档案管理的安全保护仍是一个很重要的组成部分，企业应建立一个紧急的档案管理体系，可以确保在紧急情况下，有一个统一的协调机制，以将损失降低到最小。第二，应采用相关的技术手段，提高其安全性和保密性。第三，在建立健全的安全和保密体系的基础上，加强对网络的安全管理，采用安全存取技术来验证存取档案的存取者的身份，并通过 ID识别技术实现存取的控制。企业内不同级别的人员可以按照各自的权限调阅和查阅档案;第四，建立更为安全的档案传送技术。应采取防火墙、网络隔离、入侵检测等技术来防止网络中的黑客、病毒等破坏，从而提高档案传输的安全性[5]。

（五）要加大对企业档案管理的投资力度

在信息技术发展的今天，技术装备更新速度加快，员工培训成本增加，日常管理费用增加，企业档案精益化管理的工作必须要有一定的经费支持。在大数据时代，企业档案精益化管理的一个重要特征，就是要使企业的管理资金得到最大限度的发挥，从而达到最大的效益，减少不必要的消耗和浪费。要清理旧的档案，使有关的资源得到合理的分配;要扩大融资渠道，从社会筹集资金，与有关企业加强合作，在合理、合法、合规的基础上，提高企业的收益，为企业的档案管理提供充足的资金支持。

（六）建立更加高效的档案管理制度

无规矩不成方圆，通过分工明确、合理、上下联动，在不同层面推动档案精益化管理工作的进一步深化，以保证档案精益化管理目标的实现。要细化工作分工，明确各职能部门的职责与职权，明确各岗位的工作任务，明确档案管理人员的工作职责，把档案管理与档案工作人员的业绩考评相结合，采取奖励和惩罚措施，以最大限度地激发员工的工作热情，使档案管理工作的质量得到提高。同时，企业也要按照国家有关的法律、法规和企业的发展要求，为企业的档案管理工作提供一套与之相适应的档案管理体系。在档案精益化管理的实践中，要把档案管理工作的实效摆在第一位，并严格按照有关的制度来进行，做到档案资料的收集、保管、保密、存储，以保证档案的最大价值。在档案精益化管理体系中，管理体系发挥着重要的作用，档案管理工作要明确档案管理程序，明确档案管理目标，确定档案管理工作，对档案工作进行有序的追踪。同时，也要加强档案管理与自动化办公的合作，建立统一的访问接口和标准，通过自动化技术加强档案管理，使档案管理网络化、科学化、规范化。此外，还要正确确定档案管理的角色，从不同层次、不同角度、不同方式对档案进行管理，使档案资料的分类规范化，并根据特定的方向，不断挖掘其文献的参考价值和学术价值，为其它单位提供更为精确的资料支撑。因此，要构建有效的档案管理模式，必须从加强档案管理体系的建设入手，使各种企业的档案资料都纳入到档案的精益化管理范畴，使其具有最大的学术价值。

（七）运用外部环境提升企业档案精益化管理的水平

在现代企业档案管理工作中，要主动与先进单位交流，学习先进单位的经验，促进企业自身的档案管理工作。此外，企业也要与其所属的分子公司合作，完成档案的齐全和完整。档案工作人员要深入基层，从项目立项、可行性论证、设备选型、招投标、评审、竣工验收、设备开箱验收等全过程，掌握项目进度，及时掌握档案材料，及时处理现场问题，并加强指导、监督和协调有关部门的工作。特别是在项目的实施阶段，由于各类项目资料的不断累积，档案工作人员要转变成主动的心态，及时地为项目的实施管理和实施人员提供有价值的资料，并做好工作文档的完整性。在项目成果验收时，档案的签核是一个非常关键的环节。在项目成果签字验收完成前，必须对档案进行审核和签字。在项目实施的后期，要对项目的技术档案进行全面的审查，及时发现缺陷，以及时完成验收，保证项目成果[6]。

五、结语

从以上的分析可以看出，档案工作是一项系统性、持续性的工作，要求档案管理者不断深化和改进。只有这样，企业的档案管理才能更上一层楼。在现代企业的管理中，把精益思想引入到现代企业的档案管理中，是一种既科学又有效的方法，它可以最大限度地利用档案的价值，提高整个档案的管理水平和效率。在具体实施中，要重视档案工作，实行全员培训;要构建全员参与的档案管理模式，加强档案安全保障体系的建设，以最大限度地发挥其作用，满足企业的各项业务需要，促进企业的现代化发展。

参考文献

[1] 张达.石化企业档案精细化管理研究[J].文渊（小学版），2021（3）：507.

[2] 丁琪.精益生产管理理念在技术资料管理工作中的运用[J]. 卷宗，2021（6）：64.

[3] 祁嵬.企业档案管理工作存在的问题及对策[J].环球市场，2021（19）：53.

[4] 黄晓林.现代企业档案管理精益化模式构建探究[J].卷宗，2020，10（35）：89.

[5] 叶自海.如何对中小企业信息档案进行精益管理[J].经济技术协作信息，2020（13）：23.

[6] 刘玉平.企业档案管理中推行精细化管理的措施[J].卷宗，2020，10（9）：10.

作者简介：何家菊（1983—），女，贵州黔西人，本科，中级，研究方向：档案管理。