打开文本图片集

摘要：本文结合当前高校日常办公中OA系统的应用现状，分析了OA系统在高校中的应用优势以及应用困境，并为OA系统在高校日常管理办公应用中的问题提出了一些对策，并对OA系统在高校的未来应用趋势做出了分析。

一.引言

随着信息时代的发展，建设和发展数字化校园逐渐成为高校优化资源配置、提升自身管理水平、加强内部控制的重要措施，得到了越来越多高校的认同和重视。OA系统是数字化校园建设的重要组成部分，办公自动化 （office automation， OA） ， 是基于工作流的概念，采用Internet技术，将计算机网络与现代化办公相结合，使得单位内部人员共享信息、协同工作的新型办公方式^[1]，其对高校的教学、管理、科研等相关事务的处理与协调具有非常大的促进作用， 同时在一定程度上也体现了高校其网络化管理与数字化建设的水平^[2]。而且，伴随着高校的管理复杂程度正日益提高，高校管理和办公的工作量也在日益增长。在如此背景下，传统办公方式的弊端已被逐渐放大。因此，将OA系统应用到高校各种管理工作和日常办公中已经成为高校数字化建设的重要问题。

二.OA系统应用现状分析

2.1OA系统内部组成分析

高校OA系统一般主要包括“个人事务管理”“公文管理”“系统管理”“行政管理”“公共信息”等五项基本功能。每一项基本功能按照不同处理对象划分为若干个子功能模块。通过OA系统下的各个功能， OA系统对学校公文、综合事务等各种政务信息进行发布、收集，为部门的内部事务处理和信息发布、部门之间的工作合作协调、个人事务和行政管理的处理提供了高效的工具。

个人事务管理包含了办公人员的工作计划、代办事项、自定义协同办公、文件传送和新闻审批等日常工作事务。这些功能通过OA系统和办公人员结合完成，综合利用OA系统中提供的人员数据。系统汇总个人需要处理的事务， 例如待处理的公文文件、项目申报和岗位季度工作任务等等，根据时间节点，形成一个工作计划。也可添加每天的代办事务及完成时间截点，超出时间系统会自动超时信息提醒。如果当前用户因出差、岗位调整， 需要实现工作交接， 交接后交接人员可查看由代办人处理过的任务以及尚未完成的事项。通过文件传送，上级可为下级分配下发任务，下级完成后再以该方式将完成结果在指定时间内上报给上级。以及学院单位的新闻发布审批工作。

公文管理主要针对官方文件的拟文、发文、收文、办文归档等，如行政文件、党委文件、纪委文件、党政办文件和领导讲话等^[3]。凭借OA系统的核心工作流技术，将公文管理中每一项任务的每一个环节具体落实到个人，并按照流程化的形式进行推进。每一个环节都有章可循，使得公文管理透明化、公开化。此外，按照上述的分类。使得公文不仅易于归档，而且使得用户查阅也变得非常方便。

系统管理中提供个人账户管理、电子邮箱管理、学校通讯录、即时通以及密码管理等等服务。学校通讯录是以学校人事部的数据为基础，将学校全体教职工按其所在院系、部门进行具体划分归纳，通过学校通讯录可以快速查找要找的用户，可了解其自主公开的基本信息。而且，即时通可以在网页界面直接进行实时聊天，在与对方不互为好友的情况下，通过学校通讯录，也可以快速地与目标的用户进行沟通交流。

行政管理是整个OA系统的核心，囊括了资产管理、审批管理、值班管理、门禁管理、财务管理、会议管理和人员管理。资产管理。主要是针对固定资产和低值易耗品，对于各种办公用品和设备的申批及采购、储存、申领、使用登记、设备维修、报废处理和统计等等，准确及时地把握各种资产的使用情况。审批管理，即对各种审批事项管理。包括审批流程、操作指南，各种类型的审批表格及下载，例如出差申请以及审批。财务管理，针对各部门办公和科研经费的申请、提交、审批、使用、结算等以及部门各类活动开支的发票审批报销和结算，差旅费用也通过网上填报进行报销和结算。通过OA系统，各类财务报销、各种出差审批通过财务管理和审批管理，不仅帮助教职工节省了大量的填表、审批和签字时间，而且大大提升了其工作效率。值班管理，包括制定月值班计划、安排寝室楼值班人员、记录值班人员情况，防止日常生活中学生出现突发情况而找不到老师。门禁管理，主要外来人员信息管理、来访车辆信息管理、校园监控管理。保卫处设置身份证信息收集系统，外来人员进出必须出示身份证，门卫需要采集外来人员基本信息，以及来访事由，并将其录入系统中。会议管理，主要包括会议申请、会议室预定、与会人员管理、会议信息通知、会议文件管理，即针对各种大小型部门会议以及领导会见会议等等进行会议流程和信息备案管理。

公共信息是OA系统日常的消息发布窗口.其中包括通知公告、校长信箱、校内信息和部门简报。公共信息，学校管理员将其这些功能分配权限给与各部门以及学院，由相关领导审批后官方予以上传发布，是校内信息广泛传播的一个有效的窗口和途径。

2.2OA系统的应用优势分析

（1）事情处理流程透明化，实现责任承担明确化

OA系统的应用，取代了传统办公形式的审阅传阅、文件流转等功能，OA系统通过明确了每个人员的责任，将拥有特定权限的系统用户可以对工作流程的信息进行查阅掌握，其中包括了处理时间、审批进度等信息，使得事情处理的流程更透明化、公开化^[4]，对每一个处理步骤的操作都进行了量化分析，来及时找出"病因”，使得过程中责任承担者明确化，提高了事情处理的效率。

（2）开启无纸化办公模式

在传统办公模式中，主要依靠是大量的纸张文书完成工作流程，而OA系统的出现，开启了无纸化的办公模式^[5]，大大减少了学校的管理工作对纸张等用品的使用，极大地降低了办公成本、时间成本和人力资本。

（3）推进管理方式转变，强化职工服务意识

OA系统可以有效推进学校的管理方式由“管理”向“服务”的转变，更好地服务了教学的中心位置，为民主决议、高效管理提供了更真实的信息。拿"校长信箱"来说，自从此功能上线后，相关函件的响应、处理和回复速度明显提高，监督和反馈效率得到有效提高，得到了师生的好评^[6]。

（4）建立学校内部交流平台。

过去的通信方式大多采用手工通信和纸质方式，或者电话通知。人工沟通费时费力，对于时间敏感的事项无法及时完成。电话通知既快捷又方便，但缺少记录。沟通和信息交流迅速、顺畅、有文件记录。传统的信息发布多采用网站发布或公告发布的方式，这对于高效的信息或范围有限的信息会产生问题。OA系统内部平台的使用取代了传统的信息发布渠道，使得发布的信息能够在有效范围内及时流通、广泛传播^[7]。

（5）学校资源的合理优化以及配置

高校的管理工作涵盖的内容繁杂，OA系统辅助高校管理可有利于促进各种信息的整合，以及对高校资源的优化配置。如通过系统可归纳整理各种文件资料等，并进行安全保存，就可以让身处外地的进行远程办公和信息共享，较大程度地优化了办公流程，节省了办公成本^[8]。

（6）办公流程自动化。

OA系统简化了高校整体的一个办公流程，提高了办公效率，实现了高校日常办公的流程自动化。在网络条件良好的情况下，就算是出差在外也能够实现远程办公，办公流程自动化^[9]。去除了传统管理模式下办公人员来回操作的弊端，省时省力，在简化了事情处理流程的同时，又极大地提高了高校办公人员的工作积极性。

2.3 OA系统的应用困境分析

（1）高校经费投入不足，优良系统建设不易。

由于资源问题，大多数高校对于OA系统建设与升级维护的经费投入较少，对OA系统建设优良化以及应用有巨大的影响^[10]：第一，大多数高校的OA系统建设仅仅停留在系统初期的基础使用，对于后期的优化、升级和维护缺少足够的经费投入，更难以根据学校的工作特点定制开发，更大程度上满足办公需求;第二，学校的办公人员劳动力不足。OA系统的各级系统管理员大多部分都是身兼数职，只能基本保证OA系统的整体运行，更不用说OA系统的深入应用了;第三，使得高水平OA人才待遇一般，高校难以吸引优秀人才参与系统的建设与优化。

（2）缺乏系统运维绩效评价体系，导致办公人员丧失工作热情。

在缺乏系统运维绩效评价体系的情况下，办公人员只满足于一步一步完成当前的工作任务，没有深入的思考和探究，利用现有的系统功能如何进一步提升工作效率、优化办公流程、减缓工作压力，不利于系统整体运维效率的提升。

（3）OA系统自身问题

很多高校都建立了OA系统，但从OA系统软件开发的角度来看，大多数高校都是购买软件开发公司的软件后，直接全面地进行软件的推广和实施。因为在OA系统软件开发的过程中，开发公司对购买软件的高校的实际情况并没有全面的了解，不可能面面俱到，考虑到所有的情况。因此，只有在软件操作和使用的过程中，其存在的问题才会逐渐显现出来^[11]。然而，许多高校在购买软件后并没有进行部分试运行。往往在全面推广后，他们发现OA系统本身存在很多问题，导致OA系统实施不佳。

（4）实际应用性问题

目前绝大多数高校的OA系统属于信息管理中心的管辖范围，但是没有行政管辖，信息技术人员和行政管理部门当中存在有效沟通与合作的问题。另外，一些高校在OA系统的运行过程中，只注重其功能的全面性，而忽视了加强其实际应用。虽然他们花了很多钱购买系统，但是却没有考虑最实用的功能。

三.OA系统的应用对策分析

（1）高校强化数字化建设的统一领导和经费保障。

信息化的统筹规划是OA系统良好应用的重要前提。OA系统的管理和应用，需要学校和各部门领导的重视和支持，需要办公工作人员的积极配合。领导也应该高度重视，带头学习和掌握系统的过程和操作规范，并强化学校的数字化建设的统一领导。同时加大OA专项资金的投入和保障，使得OA系统极大可能根据高校的管理特点进行运维，加强高水平信息技术专业人才的引进，确保系统后期的管理和维护费用可以稳定，保证OA系统正常、高效的运行。

（2）建立系统运维绩效评价体系，激发信息技术人员工作热情。

结合新建高校的情况和OA系统的应用管理水平，建立OA系统运维绩效评价体系。从系统管理人员、办公人员、用户等多个角度吸收建议，根据实际情况建立和完善绩效考核方案。同时，要严格执行绩效考核制度，实行奖惩激励机制，激发员工工作积极性，促进OA系统的深入应用，提高高校办公效率。

（3）健全完好工作机制，合力建设高效系统

传统的应用系统建设一般采用“由谁需要，由谁构建，由谁管理，由谁推广”的原则。这种“边界清晰”的应用系统建设模式给管理和应用带来了诸多弊端。对于OA系统来说，由于其运营流程涵盖了学校各个职能部门的主要任务，其使用者面向的是学校各个层级的领导和教职工，传统办公模式的惯性对其应用具有较大的阻力，因此OA系统的应用和推广要求各院系和部门之间的合作水平要不断提高。按照业务与技术相结合的想法，可以形成“计划—分工—实施—反馈—修正”的工作机制^[12]，有效促进高效系统的建设。

（4）分层培训，高校与系统相适配

针对OA系统实用性较差问题，根据高校不同办公人员的职责与权限，进行分层培训。根据高校自身特点，编撰OA系统操作指南，消除行政人员与信息管理人员之间的配合不一致的问题。对于OA 自身问题，做好前期调研，针对高校自身的建设情况进行调试和升级，加大科技和资金投入以及OA系统设计人员的培训。

（5）技术、观念和管理的有机融合

OA系统的建设必须依靠现代计算机技术和网络技术，但它也取决于组织的实现者和用户的积极合作，这是一个人机组合系统。高校是一个特殊的组织，它是先进知识和文化的代表，但是由于管理体制比较陈旧，改革比较缓慢，其管理中不容易接受新事物。所以在高校OA系统的建设中，不仅技术、观念和管理需要到位^[13]，而且这三者需要不断地进行更新并进行有机融合。

四.OA系统的应用趋势分析

随着计算机技术和信息时代的发展，OA系统会大致经历文件型OA系统—流程型OA系统—知识型OA系统—智能型OA系统这四个阶段^[14]。知识型OA系统，随着OA系统的逐步深入和广泛应用，办公人员每天到上班时间的第一件事就是进入OA系统查看最新通知、处理今日代办事项以及收发邮件等，OA系统已成为一个信息交流平台， 集成、汇总和完善高校内的信息，管理着高校的整体知识。而智能型OA系统，是OA系统依靠云计算、大数据和自动化等信息技术的飞速发展，在不久的将来迈入智能型的阶段。OA系统将变成一个全面的信息化平台，分析隐藏在大数据背后的巨大价值，为高校提供决策帮助、知识管理和智能运用。而智能型OA系统则是高校OA系统的最终发展目标，根据大多数普通高校的现状发现，大多高校的OA系统正处在知识型OA阶段，要在未来发展到智能型OA系统需要实现以下三点。

（1）实现平台化^[15]。

高校建立适合自己的数据标准，结合OA系统和统一身份认证和其他技术，与其他校园业务系统连接，提供一个完整的分散的开发模块，和原来的庞大而臃肿软件分割成多个独立的功能组件，每个用户不需要各个系统之间来回切换，大部分工作和沟通需要都能完成。

（2）实现智能化。

对OA系统多年积累的知识和文档进行深度挖掘和智能分析，运用适当的统计分析方法对OA系统中的大量数据进行分析，提取有用的信息并形成结论。可视化图表有助于或替代学校各部门领导的决策。

（3）保证安全性。

需要通过双活存储、远程自动备份、反向代理、额外购买WAF、防火墙等设备等技术手段，保证OA系统的数据安全和网络安全。同时，还需要对全校师生进行网络安全教育，防止用户泄露账号，保证OA系统的安全性[16]。

五.总结

高校OA系统的应用还处于不断发展的阶段，虽然还存在很多问题;但随着信息技术的不断发展，人们对现代办公方式的需求日益增加，高校OA系统在应用过程中应运而生。问题会逐步解决，最终所有高校都将使用OA系统，彻底取代传统的办公方式，实现校园无纸化办公，OA系统也必将在高校的发展中发挥巨大的作用。

参考文献：

[1]高强.办公自动化系统模块设计与功能研究[J].通讯世界，2016，（07）：253-254.

[2]朱尚明，乌蓓华，金奕麟，陈婷，吴希忠.面向流程的校园协同办公平台设计与开发[J].华东师范大学学报（自然科学版），2015（S1）：428-434.

[3]白雪，白永国，赵亮.高校办公自动化OA系统的设计与实现[J].吉林化工学院学报，2017，34（03）：59-64.

[4]安荣革.移动OA办公自动化系统在高校管理中的应用[J].中国管理信息化，2017，20（06）：236.

[5]姚红美.浅析OA系统在高校财务管理中的运用[J].会计之友，2012，（32）：96-97.

[6]何磊.高校办公自动化系统建设的效果及发展趋势分析[J].合肥师范学院学报，2015，33（05）：117-119.

[7]张晓蓉.高校OA系统应用的现状与价值[J].价值工程，2012，31（29）：191-192.

[8]于晶.分析协同OA系统在高校行政管理工作中的应用[J].智库时代，2019，（33）：78+87.

[9]俞学英.高校日常办公中使用OA系统的相关探讨[J].教育教学论坛，2015，（22）：58-59.

[10]艾旭，贾梦菊.新建本科高校OA系统的应用[J].产业与科技论坛，2018，17（14）：71-72.

[11]吴卫群.地方高校OA系统建设中存在的问题及对策研究[J].中国管理信息化，2015，18（18）：247-248.

[12]谢军，崔炜荣.高校办公自动化系统建设的探索与思考[J].管理观察，2019，（36）：137-139.

[13]滕秀梅.对高校OA系统实施与发展的理性思考[J].全国商情（理论研究），2012，（04）：81-82.

[14]张应奇.OA系统在高校中的现状研究及发展趋势[J].信息与电脑（理论版），2017，（03）：106-107.

[15]时小凡，何旷怡.基于智慧校园背景下高校OA办公自动化系统建设的思考[J].智库时代，2019，（39）：60+63.

[16]肖述.新形势下高校办公自动化系统的研究[J].无线互联科技，2021，18（09）：56-57.