摘要：加强保险业务档案管理不仅是维护法律严肃性的需要，也是保险公司在保障被保险人权益的前提下，维护自身权益的重要手段。本文从保险业档案管理的重要性、存在的问题展开论述，并针对这些问题，提出了具体的应对策略和改进措施，为保险公司的高质量转型发展提供保障支撑。

关键词：保险业务、档案管理、现状和对策

《中华人民共和国保险法》第121条规定：“保险公司应当妥善保管有关业务经营的完整帐簿、原始凭证及有关资料”。并且要求“前款规定的帐簿、原始凭证及有关资料的保管期限，自保险合同终止之日起计算，不得少于十年”。这一条例给保险公司的业务档案管理提出了更高的要求。加强保险业务档案管理不仅是维护法律严肃性的需要，也是保险公司在保障被保险人权益的前提下维护公司自身权益的重要手段[1]。

保险公司要实现其预定的发展目标，就必须准确掌握和综合分析保险业全部信息资料。严格的档案管理在公司发展中发挥着举足轻重的作用：一是使决策者和管理者能够全面、及时、准确地掌握管辖范围内的各项信息，精准分析保险市场形势，确定工作方向和目标;二是减少工作中不正之风滋生，以及徇私舞弊、违规经营等现象的发生;三是为监督检查提供连续、完整的原始资料，避免人员、财务、定损、理赔等业务工作的随意性;四是为有关部门和参保户查阅保险政策、法律法规提供便利;第五，为安全教育和防灾宣传提供典型实例，为今后的发展打好基础，更好地为社会和个人服务[2]。

然而目前，保险业务档案管理工作还存在着一些问题，主要有以下几个方面：一是档案管理意识淡薄。尽管企业决策者多次强调档案工作的重要性，保险公司也专门制定了档案管理办法，但许多员工普遍存在“用档案想档案，平时工作忘档案”的现象。一些核保人员和理赔人员不注意原始文件的收集、存储以及相关文件的整理和归档，导致文件残缺和数据丢失的情况时有发生。二是档案人员配备不足。兼职工作过多，影响了档案工作的质量，尤其是保险业务档案不仅有中文、还涉及到英文和其他语言，这也对档案工作者的文化水平提出了更高的要求。第三，档案数量多与档案仓库短缺的矛盾突出。由于对各类企业档案的归档期限有明确规定，最短的是10年以上，各级公司尤其是基层公司的归档量每年翻一番，而档案管理员的档案仓库、办公空间和阅览室普遍紧张，许多基层公司感到不堪重负，这个问题亟待解决。第四，档案馆设备简陋。根据上级要求，档案库房应配备防火、防盗、防潮、耐高温、防虫鼠、防光、防尘等设施，如消防器材、湿度计、吸尘器、空调等。近年来，在各级领导的支持下，境况有所好转，但离预期存在较大的差距。第五，档案管理数字化程度低。近年来随着大数据、区块链、5G等先进技术的发展，电子档案的数量明显上升。然而目前，部分保险公司未搭建数字化平台或数字化平台不完善，导致电子档案在共享过程中，存在“水桶效应”，导致时间和人力的浪费。另一个问题与社会环境有关，即书写档案内容的笔。根据要求，各种文件都必须用毛笔或钢笔书写，但现实情况是，许多重要凭证都是用圆珠笔书写的，解决这个问题仍困难重重[3，4]。

针对上述问题，笔者认为加强保险业务档案的管理工作，应当从以下几个方面入手：

一是要充分结合《中华人民共和国保险法》的实施， 努力培养全体员工的档案管理意识。领导要结合保险行业特点，强调保险合同的法律约束力，使档案管理人员真正认识到档案工作的重要性，自觉维护档案工作的严肃性，认真对待各项业务，维护账簿，原始凭证及相关资料的完整性。

二是要做到档案管理工作规范化。根据各项档案工作的指导思想和基本原则，适应档案事业发展新形势的客观需要和上级的要求，建立保险工作综合档案室，制定必须共同遵守的规章制度，考虑到各类档案专业业务流程和工作方法的独特灵活性。

三是要做到档案管理工作标准化。通过各项标准的制定和实施，为分工协作提供统一科学的规范和依据，档案管理部门和其他部门在技术上实现协同发展，形成统一的标准，使档案工作正常有序地进行。

四是要做到档案管理工作现代化。首先，要采用现代科学技术，利用先进的设备和管理手段，将当今先进的技术引入档案管理工作，实现档案工作技术的现代化;二是要加强档案工作的组织管理，以系统论、信息论、控制论、办公自动化等现代科学理论为指导，研究档案管理工作的规律性，达到快速检查、评估、参考和有效服务的目的;第三，建立具有现代科学知识和专业知识的档案专业干部队伍，使档案管理人员充分利用所学知识，扩充信息来源，增强档案管理水平，提升档案安全意识，为做好系统性档案工作打下坚实的基础。

五是要做到加大软硬件资源的投入。保险公司决策者要高度重视档案管理工作，提供足够人力、物力的支持。企业要顺应时代发展的潮流，加快档案管理数字化、信息化改造，加大的资金投入，加速构建现代化档案管理和共享平台，保障档案管理工作系统性的开展。

参考文献

[1]蔺秋艳. 应当加强保险业务档案的管理[J]. 金融理论与实践， 1995， 12：52-53.

[2]王居英. 人保公司档案管理发展方向的探讨[J]. 图书情报导刊， 2003， 13（008）：58-58

[3]林世敏. 浅谈人保财险系统档案垂直管理后现状及对策[J]. 现代国企研究， 2015（4）：2.

[4]梁欣蕾. 商业保险档案管理探究[D]. 黑龙江大学， 2017.