打开文本图片集

作者简介：赵威（1983.10-），男，汉族，湖南岳阳，本科，助理馆员，研究方向：档案管理。

摘要：为了提升档案管理的效果，本文主要对档案的收集整理鉴定与数字化进行研究，文中分析了档案的收集整理鉴定数字化的意义，之后分析了档案管理中存在的问题，并提出了有效的措施，包括注重电子档案收集和整理；提升档案鉴定质量；构建健全的数字化档案管理机制；加强档案管理人员培训，希望可以为有关人员提供参考。

关键词：档案；收集；整理；鉴定；数字化

档案管理具有重要的意义，其中涉及到较多的内容，而档案整理就是不可或缺的一部分，其较为独立，因为档案信息的来源不同，且档案形式多样、零散，完成收集工作之后需要实施整理，基于鉴别档案信息并做出增减，确保档案内容明确、完整，做到系统化，为保管工作提供便利，提升档案保存和利用价值。现阶段，信息技术在快速的发展中，传统的档案管理模式已经无法适应发展要求，这就需要在管理中积极的运用数字化技术，充分发挥出其优势，解决以往管理中的一些问题，精简管理流程，提升工作的高效性，实现无纸办公，不断提升档案管理工作的水平。

1、档案的收集整理鉴定数字化的意义

收集、整理、鉴定均是档案管理工作中的重要组成部分，实现数字化具有积极的影响（如图1所示）。

第一，可以加强现代管理技术，提升工作效率。档案管理工作的内容较多，档案收集、整理和鉴定工作任务较重，而运用数字化技术，可以减少人力资源的投入，并且提升管理效率，档案管理人员借助信息化技术可以高效的鉴别、划分类型和整理档案信息。首先，可以为档案分类和整理提供便利。以往档案分类和整理工作需要通过档案管理人员来完成，然而每位工作人员的理解能力存在差异，分类整理方式不同，使得整理工作缺乏规律性，容易产生错漏的问题，不利于档案查阅及调用[1]。利用计算机实施档案检索和分类，能够划分档案类型，同时进行编号，结合类别打印档案内容，还可以调整打印顺序，减少工作中的错漏，帮助工作人员减少任务量。其次，能够精简管理流程。以往档案管理工作主要靠人工来完成，工作中难免会出现各种各样的问题，如果档案内容遗漏或不完整，就需要拆卷，重新排序档案内容，再次编制档案目录，然后编号和装订，工作流程较为繁琐，需要花费较多的时间和精力。而借助计算机和数字化技术，可以找出档案内容中的错漏问题，调整档案内容，基于修改目录，能够解决问题，无需拆卷、编制目录、编号、装订等工作，精简工作流程，减少工作量，提升工作的效率[2]。最后，可以确保档案保存的完整性和高效性。过去在档案整理工作中，工作人员若是操作不合理会影响到档案文件的完整性，易出现损坏问题，而在工作中运用数字化技术，可以为档案归档工作提供便利，避免产生文件破损问题。不仅可以提升工作的效率，还能完整的保存文件，提升工作高效性，减轻整理和鉴定工作压力，促使管理人员将更多的时间及精力投入到档案信息收集和利用中，提升档案利用率，充分发挥出其使用效益。

第二，可以完善管理人员的知识结构，提升档案管理队伍结构水平。信息技术在不断的发展中，已经在各行业中得到了有效的运用，在档案管理工作中应用具有积极促进作用。以往档案管理实践中，纸是主要的载体，但是纸质形式的档案管理工作较为繁琐，容易受到一些因素影响，使得档案丢失或损坏，工作需要花费大量的时间和精力，难度较大[3]。而利用数字化技术，档案载体材料变得多样化，且存储方式较多，如图片、磁盘、录影带和光盘等等。上述问题可以通过数字化档案来解决，减轻管理人员的工作量，提升工作效率，同时有利于优化人员的知识体系，加强管理能力。要想在工作中有效地运用数字化技术，管理人员应该熟练地掌握数字化技术，灵活地进行运用，加强管理能力，不断提升业务能力。对此，档案管理部门需要注重人才引进，招聘复合型人员，不仅要懂档案管理方面的知识，还要懂数字化技术。除此之外，单位需要加强档案管理人员的教育培训工作，不断提升人员的综合素质，增加其专业知识，从而促进档案管理人员队伍建设，提升整体水平，为档案管理工作的高效开展提供人才保障。

第三，可以保存原始文件资料，优化利用方式。档案信息内容种类较多，一些档案的收藏价值较高。比如一些古代文化遗产、各朝代的档案资料和历史文献等，这些都记载了历史文化的发展过程，在档案管理中应该做好保存工作，最大程度地延长保存时间。纸质形式的档案保存工作较难，这是由于其对保存环境具有较高的要求，比如防火、防潮、防尘等等，纸质档案的影响因素较多，使得保存效果受到了消极影响。运用数字化技术之后，基于扫描档案实施数字化处理，能够在计算机、硬盘等中存储数字档案，将原始文件资料封存，如果需要利用可以查询电子档案，防止纸质档案受到损坏，延长其使用时间，提升珍贵及重要档案的利用效率[4]。

2、档案管理中存在的问题

当前在档案管理中存在较多的问题，主要体现在：第一，对档案收集整理鉴定和数字化缺乏足够的重视，并未深刻意识到数字化的重要性，依然采取传统的工作方式，导致工作效率较低，容易产生错漏的问题。第二，档案管理人员专业性不足。档案收集整理鉴定数字化对档案管理人员提出了更高的要求，其需要较强的收集和鉴别能力，然而很多管理人员的能力不足，导致在工作中存在较多的问题，无法确保档案信息的完整性、安全性、价值性，影响了收集和整理工作的效果。另外，管理人员缺乏较强的信息素养。一些管理人员虽然档案管理能力较高，然而信息素养不高，无法灵活的在工作中运用数字化技术，导致数字化技术并未发挥出应有的作用，限制了工作的数字化建设。档案管理部门忽视了档案管理人员队伍建设，并未定期组织人员实施培训，使得管理人员的综合素质无法得到显著的提升，限制了工作的高效开展。第三，数字化建设投入不足。一些单位忽视了档案管理工作的数字化建设工作，因为缺乏重视程度，使得这方面的资源投入较少，限制了数字化建设工作的开展。第三，缺乏健全的数字化档案管理机制。为了促进档案收集整理工作的有序开展，就需要构建数字化档案管理机制，并且对该机机制进行优化和健全。现阶段，档案管理环境体现出复杂多变的特点，然而实际情况是，档案管理部门及人员并未及时的更新管理机制，使得相关工作开展缺乏规范性，信息安全性不高，影响了收集整理鉴定及存储工作的效果。

3、档案的收集整理鉴定数字化策略

3.1注重电子档案收集和整理

档案管理涉及到较多的内容，而收集及整理是第一个环节，对于后续工作的开展具有重要的影响，对此，应该认真、合理的收集档案信息，保证其具有保存的价值，同时利用合理的方式整合档案信息，做好保存工作，为档案信息的利用奠定良好的基础。数字化背景下，信息数量不断增加，这就对档案管理人员提供了新的要求，其应该加强信息收集和鉴别能力，认真地收集档案信息，有效地鉴别出有意义的信息，落实好管理基础工作，提升管理的计划性与合理性[5]。档案管理部门应该提升对数字化建设的认知水平，充分意识到其在管理工作中应用的价值，利用先进的信息技术，构建健全的电子档案管理系统，从而提升档案收集、整理和鉴定的数字化和信息化水平。

3.2提升档案鉴定质量

鉴定工作是档案管理中不可或缺的一部分，渗透在管理的各个环节中，收集档案信息后，需要通过鉴定，判断档案信息是否具有保存意义，同时结合档案信息的属性和价值等方面情况，划分类型进行整理和存储。在鉴定工作中，管理人员的鉴定能力关系到工作开展效率和效果，这就要求人员持续提升这方面的能力。档案资源并非是再生资源，对社会发展具有推动作用，从档案建设后，直到失去使用意义而被销毁，鉴定工作都发挥着不可取代的作用。因此，应该提升对档案鉴定工作的重视程度，加强数字化建设，保证有效挖掘档案信息中隐藏的价值，有效地利用档案，体现出档案信息在社会建设及发展中的作用。随着社会的不断发展，相关单位或部门档案数量日益增加，种类和内容得到了进一步拓展，因此，这也让鉴定工作难度提升，工作任务较重，对管理人员鉴定能力提出了更严格的要求。只有具备较强的鉴别能力，才能从大量的档案信息中找出有意义的档案资料，并且对没有价值的档案资料进行合理的处理，如剔除、鉴别、销毁、暂存，减轻档案存储压力[6]。

3.3构建健全的数字化档案管理机制

要想促进档案收集整理工作的规范开展，就要构建数字化档案管理机制，持续对该机机制进行优化和健全。数字化背景下，档案管理环境体现出复杂多变的特点。因此，在管理实践中，应该与时俱进，及时的更新数字化档案管理机制，促进档案管理各方面工作的数字化发展。管理机制的主要作用就是为各项目管理工作的开展提供指导和约束，通过数字化手段高效的鉴别和筛选电子档案信息，同时合理的整理和分析档案信息，需要构建信息安全保护机制，确保档案信息的安全性，进一步提升档案管理制度的规范性，促进收集整理、鉴别工作的顺利落实，保证档案存储效果。

3.4加强档案管理人员培训

作为档案管理工作的落实主体，档案管理人员的专业能力具有重要的影响，数字化背景下，对管理人员提出了更高的要求，为了适应工作发展要求，不仅要提升人员的业务能力，还要提升其信息化素养。具体来说，首先，组织开展多样化的信息管理技术培训（如图2所示），引导管理人员树立现代化管理思想，加强互联网思维，促使其有效地运用信息技术手段，积极的优化及创新管理方式，提升工作开展效率。其次，加强和其他领域的结合，引入专业的互联网技术人才，进一步完善档案管理人才结构，提升管理人员的信息素养，促进管理工作的高效开展。例如运用大数据和云计算技术，规模化的开展整理和分析工作，提升管理的高效性。

3.5增加数字化投资

档案收集整理鉴定数字化建设，离不开资金保障。对此，应该增加资金投入，配置所需的专业、先进设施和设备，同时优化管理人员的工作条件及环境，加强软硬件建设，为管理数字化奠定基础。

结语：

综上所述，信息时代背景下，对档案管理工作提出了新的要求，为了适应发展要求，提升档案管理的水平，档案管理部门就要加强信息化和数字化建设，积极的在收集和整理工作中应用先进的信息技术，促进数字化建设。同时利用先进的信息技术做好档案鉴别工作，有效挖掘有价值的档案，充分发挥出档案的作用，提升档案信息利用率，确保档案及档案部门能够更好的发挥出社会服务功能。

参考文献：

[1]程秀琴，李圈发.水电水利工程岩芯实物档案的收集整理与编目移交[J].人民黄河，2022，44（S1）：237-238+240.

[2]王晓冬. 淮安市淮阴区村级档案管理研究[D].大连海事大学，2021.

[3]申玉国.浅谈重大突发公共卫生事件档案的收集与整理[J].山东档案，2021（04）：72-73.

[4]白雅文. HS公司技术档案信息化管理存在的问题及对策[D].沈阳航空航天大学，2021.

[5]刘树青. 黄台电厂数字化档案管理系统的设计与实现[D].山东大学，2018.

[6]林斯平. 以数字化为主要引擎的区县档案管理水平提升问题研究[D].福建师范大学，2016