0引言

管理诊断是企业邀请有丰富管理经验的专家骨干，到经营管理现场，运用数据分析和实例研究等科学手段，挖掘经营管理过程中存在问题及原因，提出切实可行的改进方案，现场协助指导实施改进措施，从而达到推动企业健康高效发展的一种管理改善活动。而采购管理工作是所有企业必须严格管理的“责任田”，国家烟草专卖局强调行业上下采购管理工作要始终坚守严格规范的“生命线”。因此，借助管理诊断手段，持续监督、改善企业采购管理流程，成为烟草企业确保采购质量、提升投入产出效率的重要手段。

A市烟草公司属于F省烟草三大销区之一，每年组织实施关于卷烟营销、专卖管理、物流配送、三产经营、后勤管理等方面的采购项目达400个。在兼顾采购工作效率和规范并举方面，成为了A市烟草公司实现高质量发展的重要工作内容。

1管理诊断首重组织保障

A市烟草公司成立了采购管理专项诊断活动小组，由综合计划部门牵头，与相关采购经办部门，各直属单位采管办组成诊断小组。为了让管理诊断工作推进更加科学、有序，抽取机关职能部门、基层单位业务骨干作为此次管理诊断小组成员。

管理诊断工作应当将工作重心放在实现优化流程、提升效率、减少浪费、促进规范四个目标上，用好“5W1H”的思维去观察诊断采购工作每个环节的关键要素，并对要素的科学性、合理性进行评估。把各节点中存在执行不到位、风险控制不到位的问题挖掘出来，进行汇总分类，形成指导性建议文书。

管理诊断开展前，要做到“三个统一”。一是思想统一。通过专题会议的方式，组织诊断小组成员与被诊断单位主要负责人进行面对面交流沟通，开门见山地把开展采购工作管理诊断地重要性、必要性和严肃性讲清楚，取得诊断双方人员的高度共识，以便于后续诊断工作的顺利开展。二是标准统一。全面、系统整理、解读行业各级部门出台的采购管理办法，针对制度中规定的对象、时间、操作等方面的要求进行逐一摘录，形成统一的检查标准清单，并由诊断组织部门向全体诊断人员进行培训，并答疑解惑。三是方法统一。由企业管理诊断专家为全体诊断人员讲解“5W1H”方法应用实操，结合近年来企业发生过的采购管理典型问题，现场组织人员运用诊断方法进行深入剖析，给出改进提升方案。

2管理诊断新在方法运用

开展采购管理工作管理诊断必须注重科学方法运用，要做到“到现场、看现物、观现实”；诊断时，要根据工作需要进行分层分类诊断，确保诊断的需求能够得到实现。

以5月采购管理诊断为例，采购诊断小组到4家直属单位，对采购实施、项目分布等两个方面组织现场诊断。通过诊断发现，在采购实施方面发现表单填写不完整、系统流转不及时、资料归档杂乱、签字审核有缺漏、材料不齐全等5项问题；在项目分布方面发现存在同类项目重复采购、项目实施部门较分散等2个问题。

基于“5W1H”分析法，可以准确找到问题症结有：采购制度规范不够完善，相关制度较多，系统性的整合不够；采购经办人员对制度学习不够，对采购流程实施不够熟练，责任心和风险意识不足；培训检查力度成效未达预期，项目过程跟踪不够；采购人员较为分散，采购水平参差不齐；管理集中度不够，采购计划审核整合不足，同类重复采购项目多、项目实施部门较分散。

3管理诊断贵在改进提升

在实施改进方案落实方面，应当注重具体方式方法的运用。譬如，针对表单填写不完整、资料归档杂乱、签字审核有缺漏、材料不齐全等问题已基本立行立改，不用引入复杂的整改措施给相关单位、部门造成负担。但对于涉及流程优化的问题，需要制定整改措施，实行“双集中”管理模式，运用5W1H思维，提出整改措施是什么（What）、由谁来施行（Who）、在哪里施行（Where）、何时施行（When）、如何施行（How），列出诊断整改表和改进实施表。在采购管理诊断结果上，诊断小组从人、机、料、法、环等要素方面给出专业的整改提升意见。以5月诊断报告为例。

1. 在制度完善方面，加强对F省烟草公司《进一步加强采购管理工作的意见》文件的运用，更新采购目录，根据实际情况和制度依据确定采购方式；修订采购管理规范文件、表单和范本，结合采购问题，制作采购指南手册和采购项目实施全过程归档批注范本；制定通用的采购文件负面清单，提高招标采购文件编制的规范性；系统性编制统一采购管理标准文件，避免关键要求的遗漏。

2. 在系统应用方面，新增供应商评价功能，包括季度、年度，并统计出平均分和排名；新增采购计划执行提醒，对未执行采购计划每季度提醒一次，统计已执行、未执行和取消的采购计划列表；新增提醒功能，在易出错的重要节点添加注意事项，以起到提醒作用；新增采购问题库，列清曾经发生的主要采购问题、情形、解决方法及免措施等。

3. 在技能培训方面，定期组织采购培训，深入学习采购制度流程和采购系统操作注意事项，结合案例分析；统一组织采购经办参加社会培训考试，考取采购相关资格证书。

4. 在创新手段方面，形成一份电子招标平台目录或者电子招标平台要求。电子招标是通过电子化交易平台完成招采全流程，推行电子招投标是顺应行业发展的要求。目前电子化交易平台不一，有些是代理公司自有的，有些是外部机构开发的，其规范性、安全性较难评估。建议省局能够草拟一份电子招标平台目录或者电子招标平台要求，供全省参照使用；在电子招标采购全过程无纸化方面，建议项目进行电子归档，无需再打印纸质材料。

4 结论

在A市烟草公司运用“5W1H”分析法，尝试对采购管理工作进行一次“体检”，取得的成效是显著的，也是符合企业实际发展需求的。在实施诊断整改方案后，问题重复发生率极大降低，采购管理流程运转效率得到极大提升。下阶段，A市烟草公司还将“5W1H”分析法运用到其他业务工作领域的管理诊断工作当中，形成更多、更有效的工作举措，固化形成相应标准问题，进一步提升企业管理诊断工作水平。