摘要：随着科技信息的飞速发展，大数据也随着发展起来并逐渐进入到人们的生活中。各行各业的业务和流程中都有着大数据的身影，大数据已经成为人们生活中的热门话题。档案的价值不可估量，在档案管理工作中引用大数据，使档案管理的模式与时俱进，而且加快了资源共享的进程。大数据的发展，让企业认识到现在正是革新档案管理的一个重要，如何在大数据的影响下进行档案管理工作，提高工作效率是各行业正在面临的重要问题。

关键词：大数据；档案管理；档案服务

大数据被人们广泛应用在生活中，给人们带来了非常大的便利。在使用便利的网络时，海量的信息资料也随着一同产生，档案管理的工作内容也随之增加了。信息的生产是科技进步的有力证明。怎样将大数据技术加入到工作中，提高档案管理的服务能力和工作水平，支持企业和人民为其提供服务，推动社会发展，是当下管理工作面临的重要问题。

一、什么是大数据

（一）大数据

人们通过观察和计算获得的信息就是数据，其可以被查询和存储。人们感受到的任何事物都可以是数据。在档案工作中融入数据概念，可以大体把档案分为电子和纸质等类型。数据的存储形式非常多样，所以档案的表现形式也十分多样。大数据的主要特征就是价值高、容量大、存取便捷和形式多样这几方面，普通的软件并不能处理、抓取数据，大量的信息资源的存储，需要新兴的手段和管理技术抓取数据，管理数据。

（二）大数据技术

普通的数据抓取软件并不能获取和存储大规模的数据，而大数据技术手段则可以将海量的数据进行专业的处理，进行存取和分析、管理。各个行业都依托于大数据的技术，对数据进行科学的管理，将数据为人服务的能力进一步提高。技术成熟的大数据被许多的行业广泛的应用着。数据以资源的形式出现在网络平台上，让人们能够快速的获取利用。变革档案管理形式，需要大数据的支持，提高信息管理工作的质量。

二、档案大数据的来源

首先是档案自身的数据，将收集到的电子视频、语音数字化，然后再将其中的数据以电子的形式展现出来，就是档案子身的数据。在生成数据时产生的文件和目录也是档案自身的数据。身为档案大数据的重要部分，档案自身的数据具有鲜明的特色。其次，就是业务部门开展活动时会产生很多的数据，这些数据就是档案数据的来源之一。最后是，用户的个人数据，其中包含了用户的信息，存储，个人位置等数据。以上就是档案中的数据主要来源，档案中不存在无意义的数据，只存储有价值的数据，所以，在开展管理工作时，需要工作人员整理分析数据，对于数据的价值进行判断，过滤出无意义的数据，让后续的整理工作能够顺利进行。

三、大数据技术为档案管理带来的新机遇

（一）提高管理工作的效率

过去的档案整理工作形式中一直存在着，大量的资料对于物质、人力和空间消耗非常高的问题，而且这种方式还会降低工作效率。现在档案工作中有着大数据的支持，工作的形式被极大的改变了，在工作中利用电子录入、云端存储的方式，不再使用手写的方式记录数据，这种工作形式节省了大量的空间和时间，为单位节省了大量的纸质资源，为环保做出了贡献。其次，新兴的储存技术，大大的提高了工作的效率。

（二）工作的服务质量得到有效提高

纸质档案在查找和储存时都相对费时，导致服务质量较差。在存储工作中应用大数据，可以减少档案存取的时间。使用移动终端存储和接收数据比传统的方式更加高效。使用纸质材料记录档案，档案上的文字可能会消失，而且纸质材料容易被损坏，使用大数据技术储存数据使上述问题得到了很好的解决。档案管理的服务质量得以提高。

（三）存储质量得到提升

传统存储方式占用空间较大，而使用大数据保存数据可以有效减少空间的占用，使数据存储的质量得到有效提高。一般来讲越是重要的信息越是需要长久的储存，使用纸质材料储存信息，长时间存储会使档案上的字变得不清晰，在使用时让人看不清，而且纸质材料可能出现老化现象，使保存信息的质量变低。将大数据技术应用到档案存储中，使原本的纸质储存改为电子存储，有效避免了上述现象的发生。

（四）信息共享更加便捷

大数据技术的应用使信息的传递更加的便捷。档案部门的档案可以通过网络直接进行线上实时传递。相比线下传递档案，线上省去了路上花费的时间，可以快速的得到需要的数据，满足用户的需求。此外，企业之间的档案部门可以构建信息共享平台，从系统中直接分享信息。将大数据技术作为开展信息管理的方式，可以使信息的查询和存储更加的方便，网络的实时共享也是信息的传递分享更加的便利。

四、大数据技术为档案管理带来的挑战

（一）开展信息化建设刻不容缓

科技的飞速发展使传统的管理方式变得非常落后，不能满足现代管理工作的需求，建设信息化管理刻不容缓。现阶段的档案已经由纸质版转变为电子版，这种效率高、形式简单的管理模式，大大减少了人们在查询和存取信息时的时间。企业中的重要组成包含了档案部门，企业的长远发展离不开档案部门的支持。因此，企业需要提高对于档案管理工作的重视程度，在建设档案信息工作中投入更多的精力，对于现在的管理模式做出改变，将信息化建设工作放到首位。

（二）提高档案管理队伍的综合素质

现阶段大部分企业中存在员工年龄过高的问题，主要体现在档案管理的工作人员中，高龄人员的接受能力较差，不适合进行保存数据的工作。年龄较高的工作人员的思想水平和技术手段相对落后，没有接受新的技术和知识的培训，不会利用大数据技术开展工作。因此，企业需要对档案管理队伍做出要求，管理人员的年龄不能过高，能够接受在工作中应用科技技术手段，会使用电脑。管理部门应重视团队管理，信息化建设的进程会受到低素质工作人员的阻碍，降低管理工作的效率。

（三）档案的安全

在管理工作中应用大数据可以将繁琐的工作简单化，但同时档案的安全也面临着威胁。和纸质模式的档案安全工作相比，大数据档案的安全保证较低，需要工作人员提高警惕，加强对于信息的保护，但是目前网络安全的技术还不够成熟。利用网络技术存取数据，为人们带来便捷的同时，也同时为数据增加了安全隐患，工作人员应重视档案的安全管理，避免数据丢失或遭到恶意损坏。

五、开展档案管理工作的方式

（一）完善制度和设备

结合大数据开展管理信息工作，可以利用科技技术调整档案工作的制度和体系。将信息管理制度和大数据联系起来，使用新兴的手段改变陈旧的纸质记录方式，使档案管理的方式紧跟时代的脚步，将档案归类形式和大数据进行细致的结合，分门别类进行档案管理。明确的制度和标准能够让管理人员更加顺利的展开工作。所以，制定完善的制度和标准是开展管理工作的首要任务，让员工在工作遇到问题时能够根据制度找出解决措施，使管理工作能够更加的规范。其次，部门中的软件和硬件设施问题也是工作人员需要重视的问题。管理工作需要通过软件和硬件来实施，其重要性不言而喻。建设现代化工作需要调整基础设施，使其能够完全发挥在工作中的作用。企业需要认识到管理工作的重要性，加强对于信息管理的人力以及物力的投入。优秀的档案管理软件，能够帮助管理工作提高效率，因此，工作人员需要和大数据公司一同探讨，研发出适用于自己部门的软件，以此保证管理工作的质量。

（二）培养员工的大数据意识

现代社会的发展进步离不开大数据技术的支撑，增强了信息技术的实力。虽然科技的发展让人们的生活有了质的改变，但是大部分的企业人员并未意识到将大数据科技的重要性，没有将其应用到工作中。发展管理工作需要将大数据思想融入到其中，才能提高管理工作的质量，将工作中的问题及时解决，提高工作效率，显现管理数据的价值，让用户或企业能够利用数据。现阶段的管理工作并未将大数据技术应用其中，导致管理工作的质量逐渐下降。企业的发展和档案管理工作的开展有着重要的关系，如果没有认识到大数据的重要性，企业的发展将被落后的管理工作阻碍，无效的管理工作导致管理部门逐渐消失在人们的目光中。因此，企业需要培养员工的大数据思想，帮助员认识到大数据的重要性，将其带入到工作中，更好的开展管理工作。

（三）对档案管理团队进行培训

管理人员应该具备专业的水平，企业可以开展线上或线下的技能培训班，帮助员工提高自身的信息技术储备量和应用能力。将大数据应用到档案管理中，使管理的方式发生了变化，工作人员需要提高自身水平以适应工作模式的变化。其次，发掘、引进专业性强的人才。现阶段的管理部门对于专业人才的需求量非常大，利用校园招聘或者网络宣传方式，吸引专业人才；校园中有许多相关专业的人才，但是没有岗位经验，对于这样的人才，企业可以设置实习岗位邀请学生实习，实习的经验能够帮助学生在步入社会后快速的进入工作的节奏，更好的进行工作。企业应该对档案部门的结构做出调整。结合档案工作的内容和服务对象，进行人员调整，技术性人才和服务型人员都配备齐全，让每个员工都有事可做。此外，管理团队的人员年龄普遍偏高，企业可以引进年轻人才，使团队的年龄基数能够有所降低，构建出氛围和谐的团队。

（四）提高档案管理工作的安全保障

将大数据技术融入进档案管理工作，为其带来了非常大的便利，但同时也带来了不小的安全隐患。因此，员工需要认识到保证信息安全的重要性，增强保护机制。培养员工的操作习惯，让员工能够在工作中时时的查看安全软件，更新安全软件，找出潜藏在深处的病毒，防止病毒的侵犯。然后，鼓励员工经常进行自主学习，提高自身专业水平，在遇到安全问题时能够及时的解决，使数据安全有所保障。严格的数据安全保证标准，能够提高信息的安全性。档案部门需要制定出全面的安全制度，让工作中的各个环节都有所保障，在面对紧急情况时，能够有完善的措施进行应对，保证工作的秩序。

（五）创新档案服务模式

在档案工作中融入大数据技术，将档案工作中的服务化的一面凸显出来。通过网络平台，企业能够更好的抓住用户的想法，精准的迎合顾客的需求。数据服务中阅览和查询的方式和传统的档案服务不同，互相连接的资源成为了一个综合性强的体系，为用户提供精准而全面的服务和资源，使档案服务更加便捷高效。

（六）整合资源建设平台

现代科技使各个档案馆之间都连接了起来，互相分享资源，建设出整合性强的资源平台非常关键。一家档案馆的资源分别储存在不同的资源库中，这些数据库互相之间并不联通，将数据库连接，能够将资源进行整合，共享全面且完善的资源数据，在提高档案工作的水平同时，将档案原本的价值还原。另一方面，合理的使用信息技术能够我国全部档案资源进行综合，构建全国性的档案平台，需要档案部门投入大量时间和精力建设信息化档案。

（七）结合大数据构建档案管理系统

大数据在企业中的应用程度，可以通过创建大数据档案管理系统来强化。大数据对于提高档案馆的质量有着重要的作用。在建设系统时需要结合企业的准确情况开展设计，投入充足的资金和丰富的人力、物力资源，提高大数据管理水平。整合平台能够帮助企业认识到自身的职责，完善档案管理系统需要结合自身发展状况，确保单位能够有效的进行建设。其次，企业需要建设出综合性强和效率高的管理系统，检索方式和设计方式是建设档案系统的重要内容，设计师应将这两方面进行充实，使用户在检索资源时能够不留遗落。另外，系统的安全性也是建设系统需要格外关注的一方面，安全性强大的系统能够让用户在使用时更加的安心。

结束语：大数据时代，想要改良和调整企业的管理工作，需要强化和研发企业的数据信息，计划出对于企业自身有益的发展目标，开展实践并加以改正，找出合适企业的发展目标。档案管理之间的多元化关系需要合理的构建，企业需要培养适合管理的人才，将档案管理团队的综合水平进行提高，利用培训等方式加强工作人员对于数据理论的掌握，利用现代化科技创建出管理系统将其应用到管理工作中，将管理服务的质量进一步提升。整合管理资源能够保证档案数据的完整性，确保其价值，对于社会和企业的发展有着重要的作用。

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